優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)資源，工作效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量的保證

了解了一維表，也能正確設(shè)計(jì)表格了，下一步就是如何保證數(shù)據(jù)質(zhì)量？

EXCEL中有一項(xiàng)神器，能確保別人錄入的數(shù)據(jù)就是你想要的樣子，不需要找度娘解決各種奇葩數(shù)據(jù)，不用自己挖空心思去糾錯(cuò)。

這個(gè)神器就是數(shù)據(jù)驗(yàn)證，2016版本以前叫數(shù)據(jù)驗(yàn)證。

從這節(jié)開(kāi)始，我們就開(kāi)始學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)驗(yàn)證各種神一樣的功能。

一、基礎(chǔ)

認(rèn)識(shí)一下，數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能在菜單【數(shù)據(jù)】下的『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』選項(xiàng)卡,見(jiàn)圖1。

圖1

點(diǎn)擊『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』選項(xiàng)卡的下拉菜單，出現(xiàn)三個(gè)選項(xiàng)，〖數(shù)據(jù)驗(yàn)證〗、〖圈釋無(wú)效數(shù)據(jù)〗、〖清除驗(yàn)證標(biāo)識(shí)圈〗，選擇〖數(shù)據(jù)驗(yàn)證〗。

圖2

圖2中，「設(shè)置」這個(gè)選項(xiàng)是數(shù)據(jù)驗(yàn)證中最為重要的選項(xiàng)卡，用來(lái)設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證條件。

「輸入信息」提示用戶(hù)錄入什么格式或內(nèi)容的信息。

「出錯(cuò)警告」，一旦不符合數(shù)據(jù)驗(yàn)證條件，采取什么措施，?停止?、?警告?、?信息?，并設(shè)置相應(yīng)的提示信息。

「輸入法模式」，方便用戶(hù)快速進(jìn)行中英文切換。

二、實(shí)操

1) 選擇?數(shù)據(jù)驗(yàn)證?，出現(xiàn)圖2對(duì)話框。

2) ? 點(diǎn)擊〔設(shè)置〕

3) ? 在〈允許〉選擇相應(yīng)選項(xiàng)

圖3

如果選擇?任意值?，不需進(jìn)行任何設(shè)置。

如果選擇圖3中2，3，5，6，7即?整數(shù)?、或?小數(shù)?、或?日期?、或?時(shí)間?或?文本長(zhǎng)度?，都可以根據(jù)實(shí)際情況，在〈數(shù)據(jù)〉下面選擇?大于?或?小于?等相應(yīng)的選項(xiàng)進(jìn)行相關(guān)設(shè)置。

4) ? 點(diǎn)擊〔輸入信息〕，可以設(shè)置提醒用戶(hù)錄入什么樣的數(shù)據(jù)是合格數(shù)據(jù)。

5) ? 點(diǎn)擊〔出錯(cuò)警告〕，當(dāng)錄入數(shù)據(jù)不符合前面的設(shè)置條件顯示出錯(cuò)警告，可選擇相應(yīng)的處理，如〈停止〉，或〈警告〉，并定義產(chǎn)生錯(cuò)誤原因。

圖4

6) ]點(diǎn)擊〔輸入法模式〕，可以根據(jù)單元格內(nèi)容，自動(dòng)進(jìn)行中英文輸入法切換。

7) ? 上面的相關(guān)設(shè)置全部設(shè)置好了后，點(diǎn)擊?確定?。

8) ? ? 最后根據(jù)需要設(shè)定好〔輸入信息〕，〔出錯(cuò)警告〕。

到此，關(guān)于數(shù)據(jù)驗(yàn)證就基本設(shè)置好了，下一步進(jìn)行正確和錯(cuò)誤數(shù)據(jù)測(cè)試，如果達(dá)到預(yù)期效果，那就大功告成！

三、特殊情況

1. ? ? 序列

例如我們要給學(xué)生名冊(cè)中性別列添加序列，操作如下：

1) ? ? 首先選中D3:D7區(qū)間

2) ? ?選擇菜單【數(shù)據(jù)】

3) ? 選擇選項(xiàng)卡『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』

4) ? ? 選擇〔設(shè)置〕下面〈允許〉，選擇?序列?

5) ? ? 選擇〈來(lái)源〉后面箭頭，也可以直接錄入”男,女”，注意”,” 英文狀態(tài)下逗號(hào)。

圖5

6) ? ? ]也可以選擇提前錄入好K2:K3

7) ? ?點(diǎn)擊?確定?

2. ? ? 自定義

例：我們需要對(duì)學(xué)號(hào)加一些限制，必須是20開(kāi)頭，且學(xué)號(hào)必須是6位數(shù)，這樣『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』中預(yù)設(shè)條件就不能滿(mǎn)足需要，這就需要通過(guò)?自定義?來(lái)解決。

1) ? ?首先選中B3:B7區(qū)間

2) ? ?選擇菜單【數(shù)據(jù)】

3) ? ?選擇選項(xiàng)卡『數(shù)據(jù)驗(yàn)證』

4) ? ? ]選擇〔設(shè)置〕下面〈允許〉，選擇?自定義?

5) ? ?選擇〈公式〉欄內(nèi)錄入“=(LEFT(B3,2)="20")*(LEN(B3)=6)”。

6) ? ?點(diǎn)擊?確定?

7) ? ? 最后根據(jù)需要設(shè)定好〔輸入信息〕，〔出錯(cuò)警告〕。

圖6

關(guān)于數(shù)據(jù)驗(yàn)證的全部功能，我們就全部介紹完了，也請(qǐng)大家多練習(xí)，通過(guò)不斷練習(xí)，加強(qiáng)肌肉式記憶，你的數(shù)據(jù)質(zhì)量將會(huì)越來(lái)越高，后期可以少做數(shù)據(jù)清洗工作，把更多的時(shí)間用到數(shù)據(jù)分析上，讓你的工作更上一層樓！