職場(chǎng)中，很多人跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí)，答非所問，導(dǎo)致匯報(bào)冗長(zhǎng)且不明所以。匯報(bào)不高效的結(jié)果，將使領(lǐng)導(dǎo)憤怒，并懷疑你的能力。
我們都知道，職場(chǎng)中最大的尊重是節(jié)約彼此時(shí)間，匯報(bào)過程中切不可浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)太多時(shí)間。一個(gè)高效的工作匯報(bào)，往往能影響你的直觀印象。
跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)過程，如何既高效又全面？以下3個(gè)方法，將為你打開高效匯報(bào)的路。
1. ?復(fù)述
職場(chǎng)中，很多情況下的低效，來源于溝通不暢。人都喜歡去陳述自己的意見，而極少去主動(dòng)傾聽別人。發(fā)出者與接收者所得信息的不對(duì)稱，將極易阻礙匯報(bào)的高效進(jìn)行。
復(fù)述，就是用自己的話解釋別人的話，這樣可以確保你聽到的信息與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的一致。復(fù)述過后，給予疑問式的反饋，保證信息的高效流通。
小錚在某IT公司入職。IT產(chǎn)業(yè)更新快，他需要經(jīng)常跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。有一次領(lǐng)導(dǎo)把他叫到辦公室說：“小錚，你怎么搞得，最近客戶怎么頻頻抱怨網(wǎng)絡(luò)信號(hào)差？”小錚聽到領(lǐng)導(dǎo)讓其匯報(bào)情況，解釋道：“領(lǐng)導(dǎo)，是不是這位客戶搞錯(cuò)了，我之前的客戶從沒出現(xiàn)類似問題。”領(lǐng)導(dǎo)說：“還狡辯？今天晚上你不用回家了，好好加班吧！”說完，領(lǐng)導(dǎo)就把小錚趕出了辦公室。
此類問題出現(xiàn)的關(guān)鍵原因在于小錚沒有充分的傾聽領(lǐng)導(dǎo)，導(dǎo)致匯報(bào)過程因?yàn)檎`解而低效。其實(shí)小錚應(yīng)該復(fù)述領(lǐng)導(dǎo)的疑問，這樣可以確保領(lǐng)導(dǎo)感到被傾聽的尊重及解決問題的一致性。
小錚應(yīng)該說：“領(lǐng)導(dǎo)您剛才的意思，是這位客戶最近經(jīng)常上不去網(wǎng)？”領(lǐng)導(dǎo)說：“是的，這位客戶已經(jīng)舉報(bào)好幾次了。”小錚道：“這位客戶有沒有說其他出現(xiàn)的上網(wǎng)問題？比如一周掉幾次網(wǎng)。”領(lǐng)導(dǎo)說：“這個(gè)倒沒有，每次都是抱怨幾句，就掛了?！毙″P道：“那我大概知道領(lǐng)導(dǎo)找我的情況了，我這就聯(lián)系客戶確認(rèn)一下，一定處理好。領(lǐng)導(dǎo)您還有其他問題需要指示嗎？”領(lǐng)導(dǎo)說：“沒了，你趕緊去處理吧?！?/p>
如此復(fù)述及用疑問句回饋的方式，讓領(lǐng)導(dǎo)感受到自己被傾聽。同時(shí)，小錚通過復(fù)述，逐步確認(rèn)跟領(lǐng)導(dǎo)需求的信息一致，從而保證匯報(bào)高效地完成。
2. ?深思問題的本質(zhì)
有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)讓你匯報(bào)，我們不僅要能回答表面的問題，而且要挖掘問題背后的本質(zhì)，從而一一解答，保證匯報(bào)的高效。
小閃在一個(gè)國(guó)有石油公司工作，最近由于情勢(shì)不好，工作任務(wù)清閑。有一天，領(lǐng)導(dǎo)找他，并問：“最近油價(jià)還跌不？”一句表面的疑問，其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)有更多深層次的擔(dān)憂。此時(shí)，小閃深刻挖掘到領(lǐng)導(dǎo)的心思，并回應(yīng)道：“目前油價(jià)跌漲不大，但也屬于這幾年來的最低水平。油價(jià)低迷，導(dǎo)致部門工作不多，員工工作相對(duì)清閑。不過領(lǐng)導(dǎo)也不必憂慮員工們的發(fā)展問題，目前科室安排了大量的培訓(xùn)，在工作輕松的情況下安排高級(jí)別師父講座分享工作技能，以備將來人才所需。”
領(lǐng)導(dǎo)一句表面上的問句，如果我們僅從表面來回答，極易讓領(lǐng)導(dǎo)心煩并拉長(zhǎng)匯報(bào)的時(shí)間。我們要深思表面問題下領(lǐng)導(dǎo)的擔(dān)憂，從而提前把解決方法告知領(lǐng)導(dǎo)，使得匯報(bào)高效，并贏得領(lǐng)導(dǎo)信賴。
3. ?推動(dòng)匯報(bào)的深入
當(dāng)我們傾聽了領(lǐng)導(dǎo)的想法，并正確回答了領(lǐng)導(dǎo)的疑慮，接下來我們需要主動(dòng)推動(dòng)匯報(bào)的深入。我們可以說：“領(lǐng)導(dǎo)，既然剛才您對(duì)這個(gè)問題沒有異議，我們可否進(jìn)行下一個(gè)議題？”看似簡(jiǎn)單的一句話，卻極易讓領(lǐng)導(dǎo)感知到時(shí)間的緊迫性，從而加速下個(gè)議題的進(jìn)展。
小然性格內(nèi)向，見到領(lǐng)導(dǎo)更不敢多說一句。每次工作匯報(bào)時(shí)，她都處于被動(dòng)狀態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)不說話，她不主動(dòng)詢問，導(dǎo)致匯報(bào)時(shí)間冗長(zhǎng)。
記得，有一次她跟領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)近來的工作情況，本來已經(jīng)匯報(bào)完畢，但她遲遲沒說話，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為她還有其他問題，就等著她繼續(xù)陳述。結(jié)果，問來問去還是討論剛才闡述的幾塊內(nèi)容，導(dǎo)致時(shí)間冗長(zhǎng)。如果此時(shí)小然說：“領(lǐng)導(dǎo)既然您知道我這塊工作情況，您看還有其他問題需要詢問嗎？有的話，咱們進(jìn)入下一個(gè)議題吧?！?/p>
如此簡(jiǎn)單的問題，使領(lǐng)導(dǎo)察覺到此時(shí)交談的狀況，并主動(dòng)結(jié)束了乏味的匯報(bào)。我們主動(dòng)推動(dòng)匯報(bào)的深入，使得匯報(bào)更高效，節(jié)約了彼此寶貴時(shí)間。
復(fù)述、深思問題的本質(zhì)、推動(dòng)匯報(bào)的深入，使你的匯報(bào)更加高效。會(huì)不會(huì)工作匯報(bào)，從這三點(diǎn)就能看出來！
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