項目聽起來是個很宏偉的詞，其實作為平常人，我們遇到的更多的是重復(fù)和日常性的任務(wù)。比如，新入行的職員，會從資料整理的相關(guān)工作開始做起。學(xué)生求職的時候，也需要針對每家公司打印大量的簡歷和獎學(xué)金等材料。總的說來，資料整理無論什么時候都是個頭痛的事，特別是萬一缺資料，折回補資料消耗的交通時間成本在現(xiàn)實中非常高。所以，今天結(jié)合我自己的實踐，給大家分享一下用doitim的項目清單實現(xiàn)快捷的資料整理的技巧。

像資料整理這樣的任務(wù)，堆積到一定量后，我們完全可以把它作為一個項目來對待。時間管理的一些經(jīng)典書籍給我們灌輸了這樣的流程：“把大項目分解成無數(shù)的小任務(wù)”。而實際上，把這個流程反過來可能更貼近實踐。也就是說，簡單的任務(wù)上升到成量的規(guī)模后，應(yīng)當(dāng)將其拔高到項目的高度，而不是僅僅作處理成待辦事項，每日循環(huán)。

舉個房地產(chǎn)中介業(yè)的例子，新員工經(jīng)常會負責(zé)幫客戶做公積金貸款的申報。客戶公積金貸款一共需要21份資料，有些是房東的資料，有些是購房方的資料，有些需要復(fù)印件，有些需要原件。

如果用傳統(tǒng)的紙筆系統(tǒng)，當(dāng)然也可以很好完成這項工作，比如把這21份資料寫在左邊，右邊打勾。如果只進行一次，沒問題。但如果遇到房產(chǎn)新政策，就需要盡快把許多客戶的資料在新政出來之前完成，也就是說，原來的簡單任務(wù)一下子到了成量的規(guī)模，你會發(fā)現(xiàn)紙筆系統(tǒng)的一些弊端就暴露出來了。

比如資料整理中的“對已有資料打勾確認(rèn)”這個動作，因為在你手中的資料順序往往并不與你紙上列明的資料順序一致，來回找兩者的對應(yīng)關(guān)系會浪費非常多的時間，而且容易出錯。

現(xiàn)在再來看，如果不用紙筆系統(tǒng)，而用doitim的項目清單實現(xiàn)，會有什么效率方面的提升？

我的具體實現(xiàn)步驟是：
1）在項目里新建一個公積金資料清單；
2）把所有資料以任務(wù)的形式分別添加；
3）對已有的資料，打勾完成；

這樣三步走后，你會發(fā)現(xiàn)缺少的資料都在下一步行動這欄下顯示（見圖1），這樣我們可以很方便地繼續(xù)進行下一個動作“將少的資料合并告知客戶”。另外，在操作過程中，已有的每項資料會自動跳轉(zhuǎn)到已完成一欄內(nèi)顯示，大大減少了前面提到的“找兩者的對應(yīng)關(guān)系”所需的時間。

聰明的讀者可能會追問，現(xiàn)在所有的都在已完成一欄，那進行下一次資料整理怎么辦？其實很簡單，你就把已完成一欄當(dāng)未完成用就行。我們在把軟件的功能和實踐結(jié)合起來的時候，不可避免要改造原有軟件的功能，不是原來寫的是已完成，你就只能把已完成任務(wù)進入那一欄。只要能順利快捷完成工作，我們應(yīng)該在使用軟件時保持必要的靈活性，這樣才能真正讓一款優(yōu)秀的軟件“為我所用”。

用doitim的項目清單實現(xiàn)快捷的資料整理，這是我的實踐心得。