項目經(jīng)理如何搞好匯報
向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，看似很平常，實際很重要。匯報得好不好，一是體現(xiàn)著項目經(jīng)理的素質(zhì)，二是關(guān)系到能否真實地反映項目的實際工作情況，三是有時關(guān)系到能否贏得上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，四是關(guān)系到項目經(jīng)理的形象和聲譽(yù)。
領(lǐng)導(dǎo)之所以想要聽匯報，無非是想知道項目干得怎么樣。那怎樣才算是干得好呢？其實只有兩個字：受控。所以項目當(dāng)前完成了多少功能，碰到了多少問題，領(lǐng)導(dǎo)并不會真的關(guān)心。只要情況在控制之中，有一些意外、偏差，有什么關(guān)系呢？ 孫猴子不是很能翻筋斗嗎？翻吧，反正也逃不出如來佛的手心，這就是一種受控。
項目平時有一些小小的變化沒有關(guān)系，只要項目經(jīng)理能牢牢把控全局，它就是一個健康的項目。這就好比我們平時受點皮外傷、得個普通的感冒，也沒有什么關(guān)系，因為“病情”的發(fā)展是可以預(yù)見的，是受控的，因此我們?nèi)匀豢梢宰院赖恼f，我們是健康的。從這個角度來說，領(lǐng)導(dǎo)要求匯報，其實是在尋求信心。要給領(lǐng)導(dǎo)信心，最重要的就是展示受控。受此啟發(fā)，你再匯報工作時，就可以按照這樣的內(nèi)容和程序來組織匯報了：
首先，簡述項目總體情況。比如總體進(jìn)度，成本使用情況，員工士氣等等。對于好的地方一定要展示出來，要知道和珅的存在也是有其道理的。這實際是在暗示領(lǐng)導(dǎo)，你是個明白人，在你的治下，工作井井有條。
然后，匯報項目中的大事，以及你的對策。比如項目的里程碑，各級職能部門的檢查等等，同時一定要記得說一下你準(zhǔn)備怎樣應(yīng)對。這樣做的內(nèi)在含義是告訴領(lǐng)導(dǎo)，項目經(jīng)理不但有大局觀，而且對重要細(xì)節(jié)也跟得很緊，而且很有想法，雖然有一些問題，但不足為懼。
最后可以匯報下一步的工作計劃，工作重點，需要支援等，從而讓領(lǐng)導(dǎo)明白，你的思路很清晰。
總之，圍繞一個核心目的：項目在控制之中，請領(lǐng)導(dǎo)放心。這樣一通匯報下來，相信無論哪個領(lǐng)導(dǎo)也會點頭贊許：嗯，這個項目經(jīng)理不錯，項目也干得不錯！
??當(dāng)然，讓領(lǐng)導(dǎo)放心，也要建立實事求是的基礎(chǔ)上。如果項目本身一團(tuán)糟，你把領(lǐng)導(dǎo)忽悠得再開心，也是沒有意義的。
匯報材料的組織，可以參考以下幾點：
一是要投其所好。
“其”就是弄清楚給誰匯報，他想聽什么、喜歡聽什么，就匯報什么。
匯報內(nèi)容要緊扣上級領(lǐng)導(dǎo)聽匯報的意圖。如果已經(jīng)通知我們匯報的具體內(nèi)容，就要按照 要求準(zhǔn)備材料。防止走題，千萬不能答非所問。也不要隨意增加與上級要求無關(guān)的匯報內(nèi)容。有的項目經(jīng)理想“抓住機(jī)遇”，盡可能多匯報一些，讓領(lǐng)導(dǎo)多了解一些項目的工作情況和成績，這種心情可以理解，但既然上級有明確要求，最好還是按要求誰備匯報材料，其他內(nèi)容可以摘附件，用書面形式報給領(lǐng)導(dǎo)，不要輕易打亂領(lǐng)導(dǎo)的安排。同時也要防止隨意減掉上級要求匯報的內(nèi)容。有的項目經(jīng)理不善于言談，或者擔(dān)心“言多語失”，所以就想盡量少說一些，快點匯報完了事，以致把一些上級要求匯報的內(nèi)容也給“省略”掉了。這很不妥當(dāng)。因為向上級匯報工作是彌的職責(zé)，丑媳婦總要見公婆，再不愿匯報也得按要求進(jìn)行匯報。
?匯報內(nèi)容要緊扣聽匯報者的心理。起草匯報材料之前，首先要研究聽匯報的人員關(guān)心什么、最重視什么、當(dāng)前正在研究什么問題，選這樣的問題做重點匯報，一般容易引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。如果再匯報得很清楚、很透徹，匯報出一些思想和經(jīng)驗來，使領(lǐng)導(dǎo)從中受到一些啟發(fā)，那就會取得更加理想的效果。這樣的匯報，即使內(nèi)容窄一些，也往往能“以一當(dāng)十”。
?匯報的思路和語言要盡量適應(yīng)聽匯報考的思維特點和語言風(fēng)格。這一點做起來可能難一些，因為匯報工作都是對上級而言的，匯報的人要盡可能地通過多種渠道做盡可能多的了解，力求匯報舶思路和語言與其更貼近一些。這樣，領(lǐng)導(dǎo)聽著比較順耳，匯報也就容易取得好效果。
二要突出特點。 項目總有自己的特點。特點就是優(yōu)勢。既然有優(yōu)勢，匯報時就要抓住這個優(yōu)勢，突出這個優(yōu)勢。這樣可以取得多方面的好處：其一，這是實事求是的表現(xiàn)。因為特點是客觀存在的，把客觀存在的東西反映出來，這就是實事求是。其二，容易匯報出深度和厚度，不至于像“攤大餅”流水賬”。其三，容易引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。因為既然是你的特點，就說明別人在這一點上比不過你，領(lǐng)導(dǎo)一般希望在這一點上從你這里多了解一些情況，多受到一些啟發(fā)。其四，在諸多匯報中不至于陷于末流，面容易出類撥萃。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)聽匯報，不僅要了解情況，更要研究問題。所以，一般并不喜歡那種而面俱到面又什么也說不清、說不遠(yuǎn)，不能使他受到啟發(fā)的匯報。如果在諸多匯報中，有的匯報特點很突出，在這一點上匯報得很深透，對領(lǐng)導(dǎo)研究工作確有啟發(fā)，那即使其他方而薄弱一些，也會給領(lǐng)導(dǎo)留下較好的印象。那么，怎樣才能既抓住特點，又能把它突出出來呢?要注意三點；一要把最有特點的內(nèi)容放到最前邊，使領(lǐng)導(dǎo)一聽就能感到你的特色，以求先聲奪人的效果。二要濃墨重筆，寫請、寫綱，給人以完整清晰的印象。在這上面多說幾句，一般領(lǐng)導(dǎo)是不嫌哆唆的，因為這是他最愛聽的地方。三要寫深、寫透，充分挖掘、展現(xiàn)其工作內(nèi)涵、理論內(nèi)涵、思想內(nèi)涵，力求給人以啟迪甚至震镕。
??三要突出重點 ?抓主要矛盾是馬克思主義哲學(xué)的一個基本觀點。寫匯報材料也要抓主要矛盾，就是突出重點。有些匯報材料，事無巨細(xì)，面面俱到，而且平均用墨，結(jié)果成了“流水賬”，哪一點也寫不深透，使人聽了受不到什么啟發(fā)，留不下什么印象。這樣的匯報顯然是不成功的。要克服這種毛病，就一定要突出重點。 ?什么是應(yīng)該突出的重點呢?大體有這么幾個方面：一是最適合領(lǐng)導(dǎo)心理的內(nèi)容。因為這是領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心、最想聽、最愛聽的內(nèi)容，不把它重點匯報好，其他方面匯報得再好，也難以取得好效果。二是最能體現(xiàn)匯報主體特點的內(nèi)容。因為這是匯報主體在工作上最鮮亮、最吸引人的地方，要在諸多匯報中打得響，主要靠把這方面的內(nèi)容匯報好。三是內(nèi)涵最豐富、最深厚的內(nèi)容。也就是說，要把有話可說、有思想可挖、有經(jīng)驗可總結(jié)的內(nèi)容作為匯報的重點。 ?重點確定以后，就要把它故在顯眼的位置上，集中智慧、集中筆墨把它寫好，使它切實成為全篇的重頭戲，成為全篇最精彩、最體現(xiàn)水平的地方。如果重點寫不出“重”來，也就不成其為重點了。 ?
?四是要匯報出思想。 ?匯報不僅是一個搜集資料、積累情況的過程，而且是一個研究工作、升華理論、提高認(rèn)識的過程。因此，匯報不能只是羅列情況，更重要的是要匯報出思想。 ?當(dāng)然，這種思想一般不是直接寫在字面上的，而是富于匯報的情況和角度之中的。具體說可以通過五個方面來體現(xiàn)：一是通過對特定問題所選取的匯報角度和站位的高度來體現(xiàn)；二是通過匯報工作思路來體現(xiàn)；三是通過對工作措施的理性格括來體現(xiàn)；四是通過對經(jīng)驗、體會的理性升華來體現(xiàn)；五是通過對問題的深刻挖掘來體現(xiàn)。 匯報雖然不是在講理論，但匯報的各個方而都應(yīng)組合著深刻的思想。只有這樣的匯報，才有深度、有味道、給人啟迪、耐人尋味，才能給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。也只有這樣的匯報，才有助于展示項目經(jīng)理的素質(zhì)、能力和水平。
