在上一篇中我們說了使用Excel時五個癢而不疼的問題，現(xiàn)在接著說余下的五個問題。

六、數(shù)據(jù)區(qū)域中存在空行、空列、空單元格。之前我們講過，數(shù)據(jù)要保證連續(xù)與完整，否則會影響數(shù)據(jù)分析。Excel是依據(jù)行和列的連續(xù)位置來判斷數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，當數(shù)據(jù)被空行、空列、空單元格分開后，Excel會認為它們之間沒有任何關(guān)系。如果單元格本來就沒有數(shù)據(jù)，為了保證數(shù)據(jù)的連續(xù)性與完整性，沒有數(shù)據(jù)也要填上內(nèi)容。如果單元格的屬性為數(shù)值，則填上“0”；如果單元格的屬性為文本，則填上相應的文本數(shù)據(jù)，如“缺省”等。

七、將同屬性的數(shù)據(jù)分列記錄。我們應該都見過下面這種表格，也可能動手做過這種表格。

這種表格不利于Excel做數(shù)據(jù)分析，甚至無法使用某些分析功能。正確的做法是將“已付”、“未付”歸為一列，因為它們屬于同屬性不同情況。

同屬性的數(shù)據(jù)占行不占列，目的在于便于使用篩選與數(shù)據(jù)透視表。同屬性的數(shù)據(jù)占據(jù)一列，這樣才能在數(shù)據(jù)透視表中將同屬性的數(shù)據(jù)作為列字段，便于統(tǒng)計同一類屬性數(shù)據(jù)中有幾種不同情況。

八、一個單元格記錄了多個屬性。Excel是數(shù)據(jù)處理工具，不是文字處理工具，一個單元格內(nèi)只能記錄一個屬性。因此短語和句子在Excel中是禁止使用的，我們可以把短語、句子按不同屬性分列記錄。如，地址：XX省XX市XX縣XX鎮(zhèn)XX村，可以分成省、市、縣、鎮(zhèn)、村。當然，如果Excel只是用來記錄文本內(nèi)容不作分析，也就另當別論了。那么像10箱、20斤、30本這類數(shù)量詞我們該如何記錄呢？我們記錄數(shù)值的目的在于計算，在Excel中10+10=20，10箱+10箱≠20箱。所以對于數(shù)量我們應當分列記錄，10、20、30是數(shù)，箱、斤、本是量。

九、數(shù)據(jù)格式不一致。這個問題最常見的情況是，在對某列數(shù)字進行運算時出現(xiàn)錯誤，這是因為這列數(shù)字中存在文本型的數(shù)字。在數(shù)據(jù)透視表中，統(tǒng)計結(jié)果應該是求和，最終卻顯示計數(shù)，也可能是某個單元格數(shù)據(jù)是文本的原因。

十、表格設計成二維表格。所謂二維表格，也就是既有列標題又有行標題，看著一目了然，其實不利于Excel做數(shù)據(jù)分析。將行標題放到列標題中成為一個數(shù)據(jù)屬性，將二維表格改為一維表格（只有列標題沒有行標題），一行記錄一條完整的信息。我們可以看看我們的話費清單樣式或者銀行賬戶流水記錄，那就是標準的一維表格。

錯誤的表格各有各的原因，但是正確的表格卻只有一種。那就是一維型表格，并且數(shù)據(jù)格式規(guī)范、屬性完整、描述簡潔、數(shù)據(jù)區(qū)域連貫沒有空白、沒有合并單元格。只有當我們錄入的數(shù)據(jù)符合Excel的規(guī)則時，Excel的那些功能才能幫助我們。