請回顧一下你的家，或者你的辦公室，總之是你經(jīng)常呆的并且有自主權(quán)的環(huán)境。你會怎樣布置這樣的環(huán)境呢？你對這個環(huán)境有怎樣的要求？比如，你希望布置簡單明了，要求衛(wèi)生仔細？還是希望隨意一些，自己看著順眼就可以？或者你不是很在意環(huán)境，因為你的焦點在其他地方。

同樣的，我們對于會議記錄也有類似的態(tài)度。有的人希望會議紀要簡單明了，有的人希望盡可能細致，還有的人認為會議紀要可有可無，甚至是累贅。

實際上，會議記錄是一個會議室成功的一半；會議紀要決定了會議決策執(zhí)行的90%。

一、會議記錄有以下功能：

1、提煉會議的重點，包括：議題、討論的過程、發(fā)言的要點、異議、決議、未達成共識的部分、有待討論的部分、參會人員作出的承諾等。沒有記錄，參會人員可能各自記得的是自己感興趣的部分，人的大腦也容易忽略很多信息，會議記錄里的要點可以讓參會人員看到會議的價值，注意會議未完成的部分。

2、會議記錄可以讓參會人員的思考和發(fā)言更謹慎。你我都知道，說過的話，和寫下來的字，有著不同的分量。

3、會議記錄會提醒參會成員自己做過的承諾。

3、會議記錄給下次會議和執(zhí)行和跟進提供參考依據(jù)。

某公司每個月都有一個固定的項目，流程是一樣的。他們會在這個月的項目籌備會時，拿出上個月的項目總結(jié)會的會議記錄，把上個月出現(xiàn)的問題強調(diào)一遍，目標是“同樣的錯誤只能犯一次”。

4、會議記錄為其他會議提供了參考。

例如某公司的夏季產(chǎn)品研討會會議記錄，可能為第二年同樣主題的會議提供參考。

5、會議記錄為缺席的人提供了全面的信息。

6、會議記錄可能在某一時間，為“調(diào)查人員”提供資料。

某分公司接受總公司審計，需要提供某幾次的會議記錄以說明情況。

二、關(guān)于決議的會議記錄要點

實際上所有的記錄，都需要明確主語、謂語、賓語。也就是：誰，說了/做了什么動作，對誰。對于會議的決議，這個結(jié)構(gòu)尤其重要，還要加上時間。例如：會議達成共識，全年銷售額1000萬，銷售一部王總計劃在明年10月底前完成700萬，銷售二部李總計劃在明年10月底前完成300萬。

詳細的計劃可以使用圖標，更為清晰?？梢苑秩?/p>

對于沒有形成決議，或者沒有形成行動計劃的部分，也需要記錄下來，例如就某問題“未達成共識”，或“下周五例會討論”，或“提交董事會確定”。

三、會議記錄的審核與使用

會議記錄可以根據(jù)具體情況書寫，通常由秘書配合會議主持人完成，秘書部參與會議發(fā)言。在會議過程中，記錄者有時需要插話，來確認一些口頭表達或因為討論熱烈而不夠明確的信息。

會議記錄盡量在會議后3-5天形成文本，交由會議主持人審核，然后分發(fā)給會議參與人，同時歸檔。尤其對于有承諾和行動計劃的會議記錄，是用于跟進會議決策執(zhí)行的重要文件。