那些具備出眾寫作技巧的學(xué)生和青年作家，大多是掌握了一些最為重要的寫作原則，并反復(fù)不斷地使用。那么，這些反復(fù)使用的原則是什么呢？答案就在本書中，即20條放之四海而皆準(zhǔn)的寫作原則。
寫作包含四大支柱：結(jié)構(gòu)、風(fēng)格、可讀性和語法，它們?nèi)缤３忠巫臃€(wěn)固的四條腿。結(jié)構(gòu)關(guān)乎文章組織以及表述觀點的順序；風(fēng)格是寫作的方式，包括如何使用恰當(dāng)?shù)睦C支撐所寫內(nèi)容；可讀性與表達(dá)方式、寫作材料的視覺愉悅感和易讀性等有關(guān)；語法包括措詞等，與語言表達(dá)形式的正確性和可接受性有關(guān)。
原則1 運用“自上而下”的寫作法
先寫總結(jié)，開門見山。
日常生活中常見的寫作類別多為說明文，包括報紙文章、大學(xué)論文、商業(yè)備忘和書信。說明文通常解釋且總結(jié)一個主題或事件。從策略上來講，寫一篇說明文，總結(jié)或結(jié)語一般放在開頭而非結(jié)尾。首先告知讀者文章大意，再提供支撐觀點的事例或細(xì)節(jié)，這樣，讀者就不必猜測作者的中心思想。
說明文的主要目的是解釋、告知或說服，而小說或其他創(chuàng)造性寫作的主要目的是啟發(fā)或娛樂。就小說和其他創(chuàng)造性寫作而言，延遲給出總結(jié)無傷大雅（甚至是更好的選擇），比如意外的結(jié)尾。但是，說明文在寫作時不宜向讀者隱瞞結(jié)論，應(yīng)開門見山地給出，不要玩“我有個秘密”的把戲。
在最后進行總結(jié)是人處理事務(wù)的本性，也合乎邏輯。但是，說明文的寫作重點應(yīng)該自上而下，采用倒三角結(jié)構(gòu)，倒三角形上端的寬基座就相當(dāng)于文章開端給出的總結(jié)論。
多運用“自上而下”的方法寫作：
最重要
次重要
次重要
最不重要
避免使用“自下而上”的方法寫作：
最不重要
次重要
次重要
最重要
原則2 分解事物
把主題分解成二到四個主要部分，然后運用引導(dǎo)句。
假設(shè)你清楚自己想寫的內(nèi)容，就必須決定你的作品由哪些基礎(chǔ)要件組成。你可以把主題分解成二到四個主要部分。通常我們推薦分為三個部分，但為簡潔起見，一般不超過四個部分。經(jīng)典的“五段”寫作法可以用一段話概述任意文章，比如第11頁的例子，劃線部分由你來補充。
引導(dǎo)句與主題句
把主題分成二到四個主要類別后，接下來你就要詳細(xì)闡述這些觀點了。在這里不妨考慮使用引導(dǎo)句，它類似主題句，不同的是主題句歸納的是文章或報告中一個單獨段落的內(nèi)容，而引導(dǎo)句總結(jié)的是一整篇文章或報告的內(nèi)容。將引導(dǎo)句放在文章開頭以提示接下來的內(nèi)容，突出將要討論的事項以及這些事項的討論順序。引導(dǎo)句中的每一事項，在文章或報告的正文中應(yīng)延展為至少一個獨立自然段。例如，在一篇個人隨筆中，這句話可以作為引言或?qū)дZ：
我將通過詳述個人和職業(yè)生涯的三個特殊的轉(zhuǎn)折點，來呈現(xiàn)我是個什么樣的人：憑借曲棍球獎學(xué)金上大學(xué)時期、與維和部隊共同度過的一年、入職倫敦一家商貿(mào)企業(yè)期間。
在商務(wù)報告中，以下句子可以作為引導(dǎo)句，放在報告的最開頭：
基于最近調(diào)查所得信息，本報告概述了我們公司面臨的三大問題：員工流失、店鋪盜竊和低水平客戶服務(wù)。
在寫作中，“三”是個神奇的數(shù)字。思考圍繞三個關(guān)鍵觀點或概念構(gòu)建你的文章。
想出二到四個主要觀點
商業(yè)報告寫作概要
下面的內(nèi)容包含四類經(jīng)典商業(yè)報告的樣本大綱。一般的說明文寫作都包含引言、正文和結(jié)語，但是在商業(yè)報告中，“正文”一詞往往被“調(diào)查結(jié)果”替代。不過要注意，即使在“調(diào)查結(jié)果”部分，如下文的例子，也應(yīng)被分解為三到四個類別。商業(yè)報告包括執(zhí)行摘要（通常占一頁）和建議（通常占兩頁）。執(zhí)行摘要是作者的調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的總結(jié)，它成于報告前，但寫在最后；建議是作者根據(jù)自己的結(jié)論，陳述認(rèn)為應(yīng)該采取的措施。
原則3 使用轉(zhuǎn)折詞
使用轉(zhuǎn)折詞提示寫作的方向。
但是、然而之類的“轉(zhuǎn)折”詞被稱作語言的交通燈，它們有四大作用：對比、舉例、接續(xù)和總結(jié)。下面，你會看到兩篇范文中標(biāo)注出的轉(zhuǎn)折詞。表示說明的詞語包括首先、其次、比如和譬如；因此提示總結(jié)；然而提示比對；而且提示遞進。
轉(zhuǎn)折詞的四種類型
最簡單的寫作方法
以下是一個可以幫你寫出任何東西的萬全方法。它列出的可能不是最令人興奮的寫作結(jié)構(gòu)，但卻清晰而且實用：
1.選擇立場。
2.寫下結(jié)論。
3.陳述“有如下幾個原因”。
4.使用轉(zhuǎn)折詞。
原則4 回顧六大基本寫作結(jié)構(gòu)
使用六大基本寫作結(jié)構(gòu)，使觀點的順序安排得當(dāng)。
寫作很大程度上是排列觀點陳述的順序并對其進行強調(diào)。在順序方面，我們希望觀點能邏輯性地展開，這通常指最重要的觀點要最先被人看到。在強調(diào)方面，我們希望最重要的觀點得到最詳盡的闡述。寫作中最常用的六種結(jié)構(gòu)包括：1.范疇結(jié)構(gòu)。2.評價結(jié)構(gòu)。3.時間結(jié)構(gòu)。4.比較結(jié)構(gòu)。5.線性結(jié)構(gòu)。6.因果結(jié)構(gòu)。
所有結(jié)構(gòu)對觀點的強調(diào)或側(cè)重都很重要，某個觀點或主題你寫得越多，就會被認(rèn)為越重要。順序也很重要，但是在不同情況下重要程度不同。順序重要的幾種結(jié)構(gòu)包括：時間結(jié)構(gòu)、比較結(jié)構(gòu)、線性結(jié)構(gòu)和因果結(jié)構(gòu)。在時間結(jié)構(gòu)中，先討論最早發(fā)生的事件，然后按照時間推進；在比較結(jié)構(gòu)中，先談最重要的觀點；在線性結(jié)構(gòu)中，按照順序從第一項開始，以最后一項結(jié)束；在因果結(jié)構(gòu)中，通常先確定并討論原因，然后才是結(jié)果。
在其他結(jié)構(gòu)中順序就不這么重要了，如范疇結(jié)構(gòu)和評價結(jié)構(gòu)。如果我們選擇使用范疇來建構(gòu)作品，先說美國，然后中國，最后英國，還是先說英國，然后中國，最后美國就無關(guān)緊要了。以評價為基礎(chǔ)的結(jié)構(gòu)也是如此，無論是先說正面再說反面，還是先說反面再說正面，并沒有多大區(qū)別。另外，如果作者想要強調(diào)正反的其中一面（或者某個觀點），還應(yīng)當(dāng)確保結(jié)論與此一致。盡管這兩種結(jié)構(gòu)不被認(rèn)為是經(jīng)典的寫作結(jié)構(gòu)，但也是常見的寫作模式，比如“問答”和“問題與對策”。這兩種結(jié)構(gòu)通常不那么正式，常用于備忘錄、宣傳冊、傳單等。
注意?寫作結(jié)構(gòu)只涉及文章正文，與引言或結(jié)語無關(guān)。
在動物學(xué)中，你可以從動物的骨架判斷出它為何種動物。結(jié)構(gòu)預(yù)示內(nèi)容，文章的重要觀點要給予最多關(guān)注，且應(yīng)最先討論。
以下是突出六種寫作結(jié)構(gòu)的樣例大綱。
下面是“問答”和“問題與對策”格式的兩個代表樣例。其中一個是旅游手冊的部分內(nèi)容，另外一個是商業(yè)備忘錄的部分內(nèi)容。
問答范例
問：到另一個國家旅游的最佳方式是什么？
答：只拍下照片，只留下腳印。
問：我們?nèi)绾伪Ｗo瀕危動物？
答：抗議動物棲息地的減少、檢舉偷獵者、禁止買賣瀕危動物及其副產(chǎn)品。
問題與對策范例
年度會議上提出了許多公司的問題，下面是問題清單以及建議的解決方案。
問題：如何應(yīng)對員工流失率過高？
對策：加大招聘力度；建立內(nèi)部培訓(xùn)項目；由公司出資，每周五發(fā)起快樂周末活動。
問題：如何提升市場競爭力？
對策：重新定位公司重心；中止不能滿足“80-20準(zhǔn)則”的產(chǎn)品和生產(chǎn)線；舉行員工頭腦風(fēng)暴訓(xùn)練，以期發(fā)現(xiàn)新的理念和創(chuàng)造性解決方案。
原則5 整合相似事物
先結(jié)束一個主題的討論，再接著討論其他主題。
想象一下你去動物園觀光，結(jié)果發(fā)現(xiàn)所有的動物全關(guān)在一個籠子里。這對動物而言不僅甚為危險，觀光者也幾乎不可能將所有動物看得真切。不幸的是，有時候一篇文章就可能像個動物園，各種不同的動物（觀點）全在一個大籠子里，混亂不堪。當(dāng)我們寫作（及說話）時，我們描述的觀點應(yīng)該組合起來，最好是先完成一個主題的討論，再接著討論其他主題。
1981年，羅杰·斯佩里憑借他對左右腦分工理論的證明獲得了諾貝爾獎。根據(jù)斯佩里先生的理論，大腦有兩個不同的半球，但是功能部分交疊。大腦的左右半球各自擅長截然不同的思維處理方式?；菊f來，左腦善于分析，而右腦造善于創(chuàng)造。
大腦左側(cè)負(fù)責(zé)分析、時間、語言和理性思維。左腦思維被稱為“聚光”思維。平衡收支、記憶日期或者設(shè)定目標(biāo)任務(wù)時，人們依賴的是左腦。由于大部分西方思維概念來自希臘邏輯學(xué)，它是一種線性邏輯系統(tǒng)，因此在西方教育體系中，左腦訓(xùn)練最受鼓勵。
右腦是整體的、想象的、非語言的和藝術(shù)的。右腦思維被稱為“泛光”思維。每當(dāng)人們回憶一個人的長相、專注于交響樂或者單純地白日做夢時，使用的是右腦功能。右腦的訓(xùn)練在學(xué)校中不常被鼓勵，這一點令許多人深感失望。
上面的三段結(jié)構(gòu)十分經(jīng)典：引言后面緊接著兩個自然段，每一段分別詳述左腦思維和右腦思維。在第二段中，前兩句描述左腦思維，緊接著用第三句支撐，包括這種思維的例證，最后是總結(jié)句，突出左腦思維的發(fā)展結(jié)果。在第三段中，前兩句描述右腦思維，緊接著第三句支撐句，包括這種思維的例證，最后是總結(jié)句，突出右腦思維的發(fā)展結(jié)果。
原則6 支撐所說內(nèi)容
使用準(zhǔn)確、具體的詞匯支撐所說內(nèi)容。
好作品和普通作品最大的區(qū)別，在于你是否使用了準(zhǔn)確、具體的例證。比如說，你要寫一篇關(guān)于蘋果的文章。不是所有蘋果都一樣，你要寫哪類蘋果？金冠蘋果、富士蘋果、麥金托什紅蘋果還是史密斯奶奶綠蘋果？蘋果什么顏色？什么形狀？味道如何？口感怎樣？產(chǎn)地是哪？我們再來看看商業(yè)語境下的例子。假設(shè)你聽說公司利潤下降了，那么詳細(xì)情況是什么？是銷量下降了，售價降低了，還是成本增加了？如果是上述情況之一，程度如何？
注意?下列句子的區(qū)別：
一般
公司利潤下降了。
較好但仍不準(zhǔn)確
公司利潤下降了，因為成本增加了。
準(zhǔn)確
公司利潤下降了10%，因為總體成本增加了20%。
更優(yōu)
公司利潤下降了10%，因為總體成本增加了20%。具體來說，較高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪資成本主要是管理層薪資增加造成的，因為加班時間減少，付給工廠員工的平均工資實際上下降了5%。
當(dāng)人們讀完一篇文章后，能長時間記住的往往是其中的事例和細(xì)節(jié)。比較下面兩篇關(guān)于科學(xué)主流態(tài)度的文章。
引用精準(zhǔn)事例
大部分寫作存在內(nèi)容過于淺薄的問題——太泛。在學(xué)術(shù)和專業(yè)領(lǐng)域中，這種例子不勝枚舉。例如，寫求職信或大學(xué)申請書時，申請者常常會寫這種句子：“我具有良好的人際交往能力”“我具有較強的溝通技巧”或者是“我具有良好的分析能力”。
辯論人士有句格言：“沒有論證的陳述應(yīng)當(dāng)受到無理由的反駁?！比绻粋€人說“紫色波點比基尼真是難看極了”，但不給出任何證據(jù)來支撐這一陳述，另一個人完全可以說“你錯了”，而且也不需給出理由。在打草稿時有一項十分有價值的技巧，就是在寫完之后立刻加上“例如”來強調(diào)你想表達(dá)的觀點，以支撐自己的陳述。
注意?在實踐中，作者要決定文章中“例如”二字的去留，尤其是當(dāng)你想讓觀點和分論點順暢連接時。
下面的例句直接節(jié)選于大學(xué)或研究院申請人的文章。
例1
申請人陳述：
“我是一名積極、忠誠、有創(chuàng)造力、勤奮、誠實、嚴(yán)格、幽默、有責(zé)任心、靈活并有抱負(fù)的人?！?/p>
評審的評價可能是：
“你是否愿意展開論述，用一些具體的例子說明其中的部分品質(zhì)呢？”
在描述自我（如寫一篇個人隨筆）或他人的寫作（如寫學(xué)術(shù)、專業(yè)推薦信或工作推薦信）中，業(yè)余人士確實會犯這種“品質(zhì)購物清單”的錯誤。十多項品質(zhì)要給予充分的說明在實踐中也不太可能，較好的方法是選擇兩到三個品質(zhì)逐一進行較為詳細(xì)的闡述。
例2
申請人陳述：
“因為同時在東方和西方成長，我對東方和西方的觀念都有所體悟?！?/p>
評審可能的評價是：
“這些東方和西方的觀念指的是什么？”
例3
申請人陳述：
“盡管ABC公司沒有發(fā)展壯大，但是我仍然認(rèn)為我的努力是一種成功，因為我能夠辨別我總體業(yè)務(wù)能力的優(yōu)勢和不足。”
評審可能的評價是：
“你發(fā)現(xiàn)了什么優(yōu)勢和不足？”
例4
申請人陳述：
“我不僅發(fā)展了開展業(yè)務(wù)工作的重要操作技能，還經(jīng)歷和見證了企業(yè)日常面臨的挑戰(zhàn)”
評審可能的評價是：
“這些挑戰(zhàn)是什么？”
下面的例子展示了增加具體細(xì)節(jié)如何完善未經(jīng)支持的陳述。
原文
我成長在缺乏文化背景的環(huán)境里，是一個生活在英國殖民地的英格蘭小女孩。我上了13年的國際學(xué)校，而我所在的小學(xué)里有28個民族的學(xué)生。
較好
我成長在缺乏文化背景的環(huán)境里，是一個生活在英國殖民地的英格蘭小女孩。我上了13年的國際學(xué)校，而我所在的小學(xué)里有28個民族的學(xué)生。我記得四年級時，老師決定舉辦一次國際紀(jì)念日活動，要求每個人穿著傳統(tǒng)民族服裝，帶來一份傳統(tǒng)菜肴。但是英格蘭沒有真正意義的民族服裝，所以我打扮成了英倫玫瑰，并帶了一份約克郡布丁（一種甜姜味蛋糕）作為菜肴。
原則7 讓你的例證個性化
增加個性化的例子，使文章更難忘。
原則6——使用準(zhǔn)確、具體的詞匯支撐所說內(nèi)容——可以說是所有寫作技巧中最為重要的。原則6和原則7相輔相成，都是寫作和演講中十分重要的工具。個性化的例子通常與代詞“我”的使用緊密相連。不要害怕使用這個代詞，它會迫使作者以個性化和準(zhǔn)確化的方式與所述話題相關(guān)聯(lián)。讀者樂意通過個人經(jīng)歷來了解某一情境如何，并與作者（或演講者）發(fā)生聯(lián)系。
例如，“奈杰爾很忙，沒有時間玩”是一種寬泛的陳述，但“盡管晚上在公司工作，奈杰爾回家以后還會努力做家庭作業(yè)和預(yù)習(xí)第二天的課程”就是一種表達(dá)了相同觀點的個性化陳述。
個性化事例使文章更令人難忘。下面的例子將向你展示如何使用一般和詳細(xì)的支撐論點。詳細(xì)的支撐論點會給讀者一種感受，即作者本人在這樣或那樣的情境下會如何處理。
注意?在正式寫作中，如學(xué)術(shù)論文或商業(yè)報告，標(biāo)準(zhǔn)做法是避免使用人稱代詞“我”。這個原因可能由于正式寫作的關(guān)注點在工作（文件）本身，而不是作者的個人觀點。
陳述
我具有分析能力。
一般支撐論點
分析能力幫助我在閱讀和理解財務(wù)報告時更好地處理數(shù)字。分析能力是良好決斷力的客觀標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)。
詳細(xì)支撐論點
在AC的工作幫助我形成了良好的分析習(xí)慣。我學(xué)會了協(xié)調(diào)口頭描述和財務(wù)實際。當(dāng)客戶說他們的問題在于高成本時，我會將總成本系統(tǒng)性地分解成獨立組成部分。一旦我知道數(shù)字所指內(nèi)容，就會尋找這些數(shù)字背后的詳細(xì)情況。其實有時候問題不在于客戶以為的高成本，而在于總體系統(tǒng)中的另一個因素。
陳述
人們正在挨餓。
一般支撐論點
人們正在挨餓——你可以從他們的眼睛里、皮包骨頭的樣中看出來。
詳細(xì)支撐論點
但是，你忘不掉的是他們的臉，像重復(fù)出現(xiàn)的夢魘畫面。他們總是回來，揮之不去的臉龐從搖搖欲墜的茅屋窗戶后面向外望，眼神空洞。他們深陷的眼睛毫無生氣，皮膚緊緊貼著背部，雙手向外伸，眼神呆滯萎靡地乞求著。我走過這饑荒的痛苦，猶如在夢中一般。
以上內(nèi)容節(jié)選自電影《危險年代》（The Year of Living Dangerously），描述了20世紀(jì)60年代中期駐印度尼西亞年輕記者的經(jīng)歷。這一詳細(xì)支撐論點還彰顯了歷史悠久的作家格言：“呈現(xiàn)，而不述說。”同樣，從情緒層面來說，寫作有助于保證讀者獲得第一手?jǐn)⑹觥?/p>
學(xué)生在申請大學(xué)或研究院表明課外活動參與情況時，常出現(xiàn)另一種潛在論證技巧的不足。由于高等學(xué)校入學(xué)競爭極大，申請人需要為他們參加的課外活動情況做充分有力的論證，很多人常常因為只提及參與的課外活動名稱和時長而落敗。請注意，如果申請人的報告不僅能支撐所說內(nèi)容，還能提供詳細(xì)的支撐論點使文章更加個性化，報告將豐富得多。
文學(xué)技巧也可用于強化個人甚至商業(yè)寫作能力。除了事例和數(shù)據(jù)以外，不妨考慮將以下寫作技巧作為備選工具，支撐所說內(nèi)容。
軼事
軼事是修飾觀點的小故事。例如，假設(shè)你正在寫“為何我們要走自己的道路，而不應(yīng)過多被他人的建議左右”。你寫道：
這種情況令我想起了一位年輕小提琴家的故事。這位小提琴家對自己能否繼續(xù)演奏小提琴的才能心存疑慮，不知道自己有朝一日能否實現(xiàn)成為藝術(shù)大師的宏偉目標(biāo)，為此她心事重重。一次她有幸與一位大師級的小提琴家相遇，年輕的小姑娘問：“您是否愿意聽我演奏一曲，然后告訴我我有沒有成為藝術(shù)大師的才能？”大師回應(yīng)道：“如果我聽了你的演奏，然后告訴你你不具備這項才能，你會怎么做？”姑娘回答：“我非?？粗啬脑u價，因此我不會再表演。”大師說：“如果你會因為我所說的而放棄，那么你顯然不具備成為藝術(shù)大師所需的條件?！?/p>
引用
引用能夠成為十分有說服力的工具，尤其是引用偉人或名人所說的話。引語如果選擇得當(dāng)，會使你看起來非常有智慧，還能為你的文章增色不少。不幸的是，要從記憶中回想起適合的引用語并不總是那么容易，你可能還需要稍微搜索一下。除了作為引語選集的書籍以外，還有許多在線引語檔案可以查詢。
類比
類比是尋找兩種完全不相同事物的相似性，從而幫助讀者更清楚地理解給定關(guān)系。例如，假設(shè)你正在寫一篇強調(diào)銷售重要性的文章，尤其是生產(chǎn)部門與銷售、營銷部門之間的關(guān)系。你可以使用“槍和子彈”的類比：“生產(chǎn)部門生產(chǎn)子彈，營銷部門瞄槍，銷售部門扣動扳機?！边@樣觀點更清楚，即生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)產(chǎn)品，而營銷部門負(fù)責(zé)確定銷售方向，銷售部門負(fù)責(zé)實際的外出銷售行為。
比方說，你想運用類比來描述一個人的能力和他或她情緒波動之間的差異，這個氣候與天氣的類比可能適合，如：“氣候就像我們的基本性格特征，而天氣就像我們的情緒和心情。”
明喻和暗喻
明喻是比喻兩種不相似的事物，且常常用“像”、“如”等引入。明喻的例子如：“敏銳的頭腦就像一把刀，把問題解剖?！泵饔鞯倪\用相對簡單，而且能夠成為表述觀點的強有力工具。
暗喻直接指示某物是另一物（而不說某物像另一物），“如”或“像”之類的詞常常不用。暗喻的例子如：“他有鋼鐵般的勇氣。”
明喻和暗喻是修辭性比較，不是真正的比較。真正的比較是“辛迪比蘇珊個兒高”。雖然本書的重點是說明文寫作，類比、明喻、暗喻更多是與創(chuàng)造性寫作相關(guān)的技巧，但日常寫作中也會用到這些文學(xué)技巧。推銷信就提供了一個使用創(chuàng)意抓住讀者注意力的日常商業(yè)范例。
思考這些開場白：
一家人力資源公司用明喻作為推銷信的開場白：
沒有目標(biāo)的人就像沒有槳的船。
一家紅酒經(jīng)銷商打廣告（用類比）：
好酒和好醫(yī)生有一個共同點：他們都能延續(xù)你的生命！
一家蹦極運營商運用暗喻：
你擁有獅子的心臟嗎？
原則8 保持簡潔
用簡單的詞語表達(dá)你的觀點。
簡化寫作最基礎(chǔ)的方式是使用較簡單的詞匯。英文中較簡單的詞匯——動詞、名詞和形容詞——含義更寬泛，而較復(fù)雜的詞匯則含義更準(zhǔn)確。因此，使用相對簡單的詞“安全系數(shù)”更高。
部分作家堅信“大詞”（較難、不常使用的單詞）不好，他們認(rèn)為任何使用“大詞”的人只不過是想給讀者留下深刻印象。本原則表達(dá)的觀點是，在日常寫作中，作者應(yīng)該使用較簡單的詞語。這并不是指在寫作中完全不存在使用“大”或更精準(zhǔn)詞匯的情況，而是指作者在任何時候都要思考，針對特定讀者什么樣的詞匯才恰當(dāng)。
使用較簡單的詞匯
下面的列表展示了我們可以用較熟悉的詞替換較陌生的詞，從而使讀者更容易理解。
“注意?原則6提出要使用意思準(zhǔn)確、具體的詞，而不是意思寬泛、模糊的詞，原則8的重點則是使用簡單詞。寫作藝術(shù)要求作者協(xié)調(diào)這兩個概念，從而保持一致?！靶≡~”（較簡單、常使用的單詞）不一定是精確詞，例如在“這個房子不錯”和“加班時間多”中，作者應(yīng)該考慮用更準(zhǔn)確的詞替換“不錯”和“多”，也可以選擇增加補充句，畢竟讀者很可能會疑惑：“不錯”和“多”究竟是什么意思？
原則9 砍斷長句
通過拆分長句，使文章更清晰。
保持文章內(nèi)容清晰的方法之一，就是限制長句的使用，最簡單的方法是把長句拆分成兩到三個短句。提醒一下：使用短句的關(guān)鍵并不是所有的句子都要短，長短句相結(jié)合從而創(chuàng)造起伏變化的風(fēng)格，也是寫作藝術(shù)需要發(fā)揮作用的地方。作者在寫作中必須判斷如何交叉使用長短句，同時還要判斷如何變換句型（參見原則14）。
下面是一個需要修正的超長例句。
原版
領(lǐng)導(dǎo)力——不論是在戰(zhàn)場還是其他領(lǐng)域，如政治或商業(yè)——能夠通過榜樣或指揮產(chǎn)生。亞力山大大帝不論在歷史還是傳說中都赫赫有名，他就是通過指揮和個人榜樣進行領(lǐng)導(dǎo)的軍事領(lǐng)袖的極佳典范。而甘地和特蕾莎修女二人都因為獻(xiàn)身偉大事業(yè)而聞名，是主要通過個人榜樣的激勵力量進行領(lǐng)導(dǎo)的范例。
將這個大長句砍成至少兩個或三個較短句，結(jié)果如下：
較好
領(lǐng)導(dǎo)力能夠通過榜樣或指揮產(chǎn)生。亞力山大大帝就是一個在這兩方面都做到的軍事領(lǐng)袖典范。相反，甘地和特蕾莎修女則主要通過個人榜樣的激勵力量進行領(lǐng)導(dǎo)。
下面是另一個“一句式”段落例子：
原文
我走進醫(yī)院神經(jīng)科，忍受了長達(dá)三個月的各種診斷測試，包括EEG監(jiān)測，即用帶黏性的膠水把電極固定在頭皮上監(jiān)測大腦的電節(jié)律，記錄其一段時間的活動，還要通過血常規(guī)檢測、血球計數(shù)以及我的大腦所需的所有進行進一步的診斷，從CAT掃描（計算機化斷層顯象）到MRI（核磁共振成像），再到昂貴的PET掃描（正電子發(fā)射層析掃描），甚至還有劇痛的脊髓液檢測。
較好
我走進醫(yī)院神經(jīng)科，忍受了長達(dá)三個月的各種診斷測試，包括EEG監(jiān)測、血常規(guī)檢測、血球計數(shù)。我的頭皮連上電極后，通過EEG監(jiān)測觀察我的大腦電節(jié)律。對我的大腦進行進一步檢查的其他診斷性檢測包括：CAT掃描（計算機化斷層顯象）、MRI（核磁共振成像）、昂貴的PET掃描（正電子發(fā)射層析掃描），甚至還有劇痛的脊髓液檢測。
短句蘊藏著強大的力量，千萬別低估它的作用。好的短句（三到五個詞）能迅速抓住讀者的眼球，偶爾使用短句還能給你的文章增添一份靈動，例如：
我喜歡啤酒。啤酒比世上任何東西都更能夠詮釋我。我是誰？我是啤酒男——至少我的眾多好友是這么稱呼我的。
“主題句一行原則”在寫作中十分有價值。在理想情況下，主題句的長度不應(yīng)超過一行，以確保讀者能迅速理解你的觀點。
關(guān)于啤酒和短句，看看下面這條大型黑啤品牌的廣告語：
黑與眾不同。黑精致高雅。黑精明敏銳。黑堅定果敢。黑神秘莫測。黑性感魅惑。黑光滑細(xì)膩。黑是欲望的另一面。
原則10 刪除不必要的詞
砍掉冗余語句、過多的限定和不必要的自指。
也許沒人能比威廉·斯特朗克（William Strunk Jr.）更能抓住文章簡潔的精髓：“文章有力貴在簡潔。句子不應(yīng)包含不必要的詞語，段落不應(yīng)包含不必要的句子，同理，一篇文章不應(yīng)有不必要的段落，機器不應(yīng)有不必要的零件。這不僅要求作者應(yīng)保持所有句子簡短，避免細(xì)枝末節(jié)，僅扼要闡明主題，更要斟酌所說的每一個詞?！?/p>
冗余
當(dāng)作者在不必要的情況下重復(fù)一個詞語或一個觀點時，就會產(chǎn)生冗余。例如，“沒有經(jīng)驗的新手”這句話中就存在冗余，因為“新手”這個詞本身就暗示了沒有經(jīng)驗。冗余的詞語可以去掉但不會改變句子含義。
過多限定
偶爾使用限定詞會使讀者覺得你理性，但過于頻繁地使用限定詞會弱化文章含義，顯得你在寫作時很猶豫，徒增加文章篇幅卻沒有增加內(nèi)容。
原文 這次相當(dāng)嚴(yán)重的泄密或許可能動搖情報界的根本基礎(chǔ)。
較好 這次嚴(yán)重泄密可能動搖情報界基礎(chǔ)。
另外，已經(jīng)表示絕對的詞沒有必要再加限定詞。
原文 較好
相當(dāng)優(yōu)秀 優(yōu)秀
真正的獨特 獨特
極其最差 最差
尤其最喜歡 最喜歡
十分出眾 出眾
另外，還有些限定詞也要找機會清理，如一些、一點兒、高度地、恰好、有點兒、大部分、大多數(shù)、非常、相當(dāng)、真的、稍微、所以、仍然、多少、稍稍等詞語。像非常、真正的和相當(dāng)?shù)亩际侨趸~，大多數(shù)情況下都是不必要的。
不必要的自指
避免這些不必要的短語，如“我相信”“我感覺”和“在我看來”。說明文寫作通常沒有必要提醒讀者你所寫的內(nèi)容是你的觀點。
原則11 使用主動語態(tài)
多用主動句，少用被動句。
在一般情況下，寫作應(yīng)該多用主動語態(tài)，少用被動語態(tài)，因為主動語態(tài)更以行為為導(dǎo)向，更直接、簡練，減少了必需詞匯量。例如，句子“哈利愛莎莉”用了主動語態(tài)，只包含了五個字。句子“莎莉被哈利愛著”用了被動語態(tài)，則包含了七個字。
在正常的“主—謂—賓”句子中，施動者出現(xiàn)在句子前端，受動者出現(xiàn)在句子末端。被動句之所以不如主動句直接，因為它顛倒了正常的“主—謂—賓”句子順序，將施動者放在句子末端，受動者放在句子前端。
被動 公司派對由秘書組織。
主動 秘書組織了公司派對。
被動句也可能未提及施動者。
被動 報告的撰寫很容易。
主動 她輕易地撰寫了報告。
寫作課的學(xué)生一般都要求避免使用被動語態(tài)，這也就不難理解為什么一提到被動語態(tài)，就會引起一些狂熱分子高呼“被動糟，主動好”。然而，時刻避免使用被動語態(tài)的說法并不完全正確，有時被動語態(tài)很好用甚至是必要的，比如在作者必須決定暴露或隱藏施動者身份的情況下。
例1
被動 今天，電腦文件被清除了。
（作者的意圖是隱藏罪犯）
主動 今天，克萊米蒂·簡把電腦文件清除了。
（作者的意圖是暴露罪犯）
使用被動語態(tài)的另一個原因是創(chuàng)作的多樣性。
例2
我們從頭到尾聽完了客座教授趣味盎然的講座，講座討論的中心，是為什么高智商低情商的人往往會為低智商高情商的人打工。后來學(xué)生們的提問也十分有趣。
當(dāng)行為人不明或不重要時，適合用被動語態(tài)。在例3中，油的提取重要但采油人不重要；在例4中，珍珠的發(fā)現(xiàn)重要，但發(fā)現(xiàn)人要么不明要么不重要。
例3
百萬桶油從沙漠地底抽上來。
例4
世界最大的珍珠（6.4 kg）是1934年在菲律賓發(fā)現(xiàn)的。
最后，當(dāng)受動者比施動者重要時，也很有可能使用被動語態(tài)。
例5
喬伊斯·貝肯漢姆被組委會授予獎?wù)隆?/p>
原則12 多用動詞，少用名詞
不要把動詞和形容詞名詞化。
詞語名詞化在寫作中是一個十分重要的概念，它描述的是動詞和形容詞轉(zhuǎn)化成名詞的過程。名詞化在寫作中會弱化文章內(nèi)容的原因有很多，其中主要是因為它會使句子更長，使讀者提取句子含義時更費力。
避免動詞轉(zhuǎn)化為名詞。因此，“成本的減少（reduction of costs）”最好寫作“減少成本（reduce costs）”，“5年計劃的制定（development of a 5-year plan）”最好寫作“制定5年計劃（develop?a 5-year plan）”，“數(shù)據(jù)的可靠性（reliability of the data）”最好寫作“依靠數(shù)據(jù)（rely on the data）”。
避免形容詞轉(zhuǎn)化為名詞。因此，“測量的精確性（precision of measurements）”最好寫作“精確的測量（precise measurements）”，“個體的創(chuàng)造性（creativity of individuals）”最好寫作“創(chuàng)新的個體（creative individuals）”，“工作時間的合理性（reasonableness of working hours）”最好寫作“合理的工作時間（reasonable working hours）”。
原則13 使用平行句式
用一致、平行的形式表達(dá)連串事物。
寫作中的平行，是指一句話中相似的部分應(yīng)當(dāng)使用相同的方式表達(dá)，從而使句子表達(dá)更加清晰有力。注意下列句子的平行形式：“高校企業(yè)創(chuàng)造、資助、推廣了這個神奇的新工具。（The high school entrepreneur created, financed, and marketed the new miracle tool.）”非平行形式：“高校企業(yè)參與了這個神奇的新工具的創(chuàng)造，確保了它的融資，并花費時間使產(chǎn)品投放市場。（The high school entrepreneur was involved in the creation of a new miracle tool, secured financing for it, and spent time getting the product to market.）”
試著領(lǐng)會前美國總統(tǒng)約翰·F.肯尼迪名言中的平行結(jié)構(gòu)：
讓每個國家都知道——不論它希望我們繁榮還是希望我們衰落——為確保自由的存在和自由的勝利，我們將付出任何代價、承受任何負(fù)擔(dān)、應(yīng)付任何艱難、支持任何朋友、反抗任何敵人。
（Let every nation know, whether it wishes us well or ill, that we shall pay any price, bear any burden, meet any hardship, support any friend, oppose any foe to assure the survival and success of liberty.）
注意?觀察所有的動詞如何保持平行。另外，再思考《圣經(jīng)》著名章節(jié)中的排比：
虛心的人有福了，因為天國是他們的。哀慟的人有福了，因為他們必得安慰。溫柔的人有福了，因為他們必承受地土。饑渴慕義的人有福了，因為他們必得飽足。
（Blessed are the poor in spirit：for theirs is the kingdom of heaven.Blessed are they that mourn：for they shall be comforted.Blessed are the meek：for they shall inherit the earth.Blessed are they which do hunger and thirst after righteousness：for they shall be filled.）
任何性質(zhì)的詞都可以使用平行結(jié)構(gòu)，最常見的是動詞、介詞和連詞。平行也可能出現(xiàn)在a, an, the等冠詞上。
在羅列一連串事物時，使用平行結(jié)構(gòu)要嚴(yán)格遵照原則，即要么每項前面的詞都重復(fù)，要么只重復(fù)第一項前面的詞。因此，對第二項串聯(lián)事物的處理，決定了其后所有串聯(lián)項的形式。
例1
原句 米格爾去了智利、秘魯，去了厄瓜多爾。
（Miguel went to Chile, Peru, and to Ecuador.）
正確 米格爾去了智利、去了秘魯、去了厄瓜多爾。
（Miguel went to Chile, to Peru, and to Ecuador.）
正確 米格爾去了智利、秘魯、厄瓜多爾。
（Miguel went to Chile, Peru, and Ecuador.）
例2
原句 她喜歡太陽、沙灘和去海邊。
（She likes sun, sand, and going to the sea.）
正確 她喜歡太陽、沙灘和海邊。
（She likes the sun, the sand, and the sea.）
正確 她喜歡太陽、沙灘和海邊。
（She likes the sun, sand and sea.）
例3
原句 決定采取軍事行動前，首相會見過軍方人員、咨詢最親信的顧問，還研究過最近的民意調(diào)查結(jié)果。
（The prime minister had met with military personnel, listened to his closest advisors, and had studied a recent poll result before deciding on military action.）
正確 決定采取軍事行動前，首相會見過軍方人員、咨詢過最親信的顧問，還研究過最近的民意調(diào)查結(jié)果。
（The prime minister had met with military personnel, had listened to his closest advisors, and had studied a recent poll result before deciding on military action.）
正確 決定采取軍事行動前，首相會見過軍方人員、咨詢過最親信的顧問，還研究過最近的民意調(diào)查結(jié)果。
（The prime minister had met with military personnel, listened to his closest advisors, and studied a recent poll result before deciding on military action.）
省略表達(dá)
當(dāng)句子去掉某些詞仍然能保證語意清楚時，也會涉及表達(dá)的平行形式。在平行句式中使用動詞、介詞和連詞時，可能會出現(xiàn)三種棘手的情況。就動詞（或動詞形式）和介詞而言，第二個動詞或介詞如果與第一個相同，可以省略。檢查平行結(jié)構(gòu)是否有誤，只需完成句子的每個含義成分，確保句子的每個部分都能夠獨立。例如，句子“The speech was informative and funny.（演講內(nèi)容豐富有趣）”不必寫作“The speech was informative and was funny.”因為第二個動詞“was”與第一個動詞相同，不需寫出。
動詞
原句 在我最喜歡的日本料理店，刺身很棒，飲料很貴。
（In my favorite Japanese restaurant, the sushi is excellent and the drinks expensive.）
改正 在我最喜歡的日本料理店，刺身很棒，飲料很貴。
（In my favorite Japanese restaurant, the sushi is excellent and the drinks are expensive.）
解說?句子第二部分的動詞與句子第一部分用的動詞不一樣，因此必須寫出來。
介詞
原句 約翰對高爾夫很感興趣但不太擅長。
（John is interested but not very good at golf.）
改正 約翰對高爾夫很感興趣但不太擅長。
（John is interested in but not very good at golf.）7
解說?句子第二部分的介詞與句子第一部分用的介詞不一樣，因此必須寫出來。
關(guān)聯(lián)詞
關(guān)聯(lián)詞包括“或者……或者……”“既不……也不……”“不僅……而且……”“既……又……”。如果動詞放在關(guān)聯(lián)詞前半部分的前面，則動詞不需重復(fù)；如果動詞放在關(guān)聯(lián)詞前半部分的后面，那么它也要放在關(guān)聯(lián)詞后半部分的后面。
原句 她不僅喜歡沙灘排球還喜歡滑雪。
（She not only likes beach volleyball but also snow skiing.）
改正 她不僅喜歡沙灘排球還喜歡滑雪。
（She likes not only beach volleyball but also snow skiing.）
改正 她不僅喜歡沙灘排球還喜歡滑雪。
（She not only likes beach volleyball but also likes snow skiing.）
注意?上面第一種改正用法更為普遍。
原則14 利用句式變化
變換句子長度和開頭。
英文的普通句型是“主—謂—賓”，如例“我打網(wǎng)球?！痹趯懽鲿r，大部分句子都應(yīng)遵循“主—謂—賓”的句序，因為它產(chǎn)生的力量最強。然而，如果所有的句子都按照這種形式，文章就會變得枯燥無趣，特別是一連串的句子全部用相同的形式開頭，如“我”或“我們”。下面是十種變換句子開頭的方法。
用主題開頭
顧客能告訴我們商品為什么暢銷，如果我們花時間去傾聽他們。
（Customers can tell us why products sell if we take the time to listen to them.）
釋義?主題是句子相關(guān)的事物或人。
用短語開頭
因此，直到我們知道市場存在前，商品是并不存在的。
（For this reason, no product is to be built until we know a market exists for it.）
釋義?短語是一組不包含動詞的詞語。
用從句開頭
因為人類很復(fù)雜，銷售過程不可能減化為一種簡單的模式。
（Because human beings are complex, the sales process cannot be reduced to a simple formula.）
釋義?從句是一組不包含動詞的詞語。
用冠詞開頭
一個良好的平均擊球率在棒球比賽中，無疑是比全壘打次數(shù)更重要的數(shù)據(jù)。
（A good batting average is an arguably more important statistic in baseball than is the number of home runs achieved.）
釋義?英文中有三個冠詞——a, an和the。
用動詞開頭
演講時盡量脫稿。
（Try not to text during the speech.）
釋義?動詞是表達(dá)行為或存在狀態(tài)的詞。
用副詞開頭
可以理解，學(xué)生們喜歡聽企業(yè)家講逆襲的故事。
（Understandably, students like to hear entrepreneurs speak of rags-to-riches stories.）
釋義?副詞是修飾動詞、形容詞或其他副詞的詞。當(dāng)副詞作為句子開頭時（一般后面緊跟逗號），也被稱為“開句副詞”。
用形容詞開頭
聰明且富有同情心，多瑞絲具備成為領(lǐng)導(dǎo)者的品質(zhì)。
（Intelligent and compassionate, Dorothy has the ingredients to be a leader.）
釋義?形容詞用來修飾、描述名詞和代詞。
用動名詞開頭
旅行前花時間了解這個國家的地理和歷史，會讓此次旅行更有意義。
（Traveling to a country is more meaningful when you first invest time
reading about its geography and history.）
釋義?動名詞是動詞加“ing”的形式。在日常情況下動名詞被稱為“看起來像動詞的名詞”。
用不定式開頭
要成為僧人，人們必須能夠摒棄自我，從而專注于更高的目標(biāo)。
（To be a monk, a person must be able to relinquish selfishness in order to concentrate on a higher goal.）
釋義?不定式是在動詞前加“to”形成的名詞。
用關(guān)聯(lián)詞開頭
不僅貧窮，還有污染也威脅著第三世界的發(fā)展。
（Not only poverty but also pollution threatens the development of the third world.）
釋義?連詞是聯(lián)結(jié)單詞、短語、從句或句子的詞，用于連接句子中成分相同的部分。四個常見的關(guān)聯(lián)詞有“或……或……”“既不……也不……”“不僅……而且（還）……”“既……又……”。
原則15 選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣
用積極、個人化的語氣寫作。
語氣是件難以描述的事情，有些人將它定義為作者的態(tài)度。語氣體現(xiàn)在兩個方面：積極的或消極的，正式的或非正式的。在大多數(shù)寫作中運用積極和個人化的語氣比較適合?？刂茖懽髡Z氣的一個方法是選擇積極詞語，避開消極詞語。盡可能在任何情況下使用積極詞語，因為讀者本能性地更愿意接受，而且消極形式也能轉(zhuǎn)化為積極表達(dá)。
積極語氣與消極語氣
消極 商店晚上7點關(guān)門。
（The store will close at 7 p. m.）
注意?這里用了消極動詞“關(guān)門”。
積極 商店一直到晚上7點都開著。
（The store will remain open until 7 p. m.）
注意?這里用了積極形容詞“開著”。
消極 這個計劃不完善。
（The plan is not sound.）
注意?這里用了消極詞語——它告訴了我們“XX不是XX”，而不是“XX是XX”。
積極 這個計劃有缺陷。
（The plan has drawbacks.）
注意?這里用積極的方式陳述了不足。
正式語氣與非正式語氣
寫作中有正式語氣和非正式語氣之分，影響文章正式性的兩個方面是縮略形式和人稱代詞的使用。
添加人稱代詞使文章更加非正式化和個人化。
無代詞 任何后續(xù)問題請發(fā)送到客戶服務(wù)部。
（Please send any follow-up questions to the customer service department.）
有代詞 如果你有任何后續(xù)問題，請聯(lián)系我們的客戶服務(wù)部。
（If you have any follow-up questions, please contact our customer service department.）
無代詞 首席執(zhí)行官意識到提高產(chǎn)品質(zhì)量是改善公司業(yè)績的關(guān)鍵。
（The Chief Executive Officer is aware that strengthening product quality is the key to turning around the company.）
有代詞 我們的首席執(zhí)行官認(rèn)為，我們需要提高產(chǎn)品質(zhì)量以便改善公司業(yè)績。
（Our Chief Executive Officer believes that we need to strengthen product quality in order to turn the company around.）
人稱代詞的完整列表（包括英文人稱代詞的主格和賓格）：
第一人稱 我（I, me），我的（my, mine），我們（we, us），我們的（our, ours）
第二人稱 你/你們（you），你的/你們的（your, yours）
第三人稱 他（he, him），她（she, her），它（it），他/她/它們（they, them），他的（his），她的（hers），它的（its），他/她/
它們的（their, theirs）
以及 誰（who, whom），誰的（whose）
如果你想讓文章給人非正式的印象，可添加縮略形式（例如，can’t, isn’t, shouldn’t, won’t）。
無縮略形式 股東還沒有對新的首席執(zhí)行官進行投票。
（The stockholders have not voted on a new Chief Executive Officer.）
縮略形式 股東還沒有對新的首席執(zhí)行官進行投票。
（The stockholders haven’t voted on a new Chief Executive Officer.）11
其他因素也會影響文件的正式性（見下文）。個人信件或電子郵件通常是非正式的，而商業(yè)報告則是正式的。商務(wù)函件是半正式文檔的范例：它常包含非正式文件的特點（例如使用縮略形式、第一人稱、口語表達(dá)、簡單或非專業(yè)詞匯），也包含正式寫作的特點（例如正式的致意和簽名）。
正式和非正式語調(diào)圖表
下面的兩個“金字塔”突出了正式和非正式語氣的特點。
注意?雖然現(xiàn)在縮略形式的使用十分普遍，但是關(guān)于它的使用效果有兩種理論。一種理論或多數(shù)派觀點是可以在任何情況下使用縮略形式，因為它強化了個人化語氣。另一種理論或少數(shù)派觀點認(rèn)為，盡管在電子郵件或個人信件中使用縮略形式?jīng)]有關(guān)系，但在論文或報告等正式文件中最好避免使用。
原則16 保持文章性別中立
避免使用陽性泛指指示兩種性別。
陽性泛指是指在涉及兩種性別的情形時，僅使用代詞“他”。當(dāng)涉及“他”或“她”時，應(yīng)避免只使用“他”。向兩種性別致意時要敏感，因為任何一般讀者群都可能有50%的女性。避免使用陽性泛指不僅可避免性別敏感問題，也是公平公正的。
從女性的角度思考下面的句子。
原句
現(xiàn)在的首席執(zhí)行官必須八面玲瓏。他必須既要有事業(yè)心和公德心，還要有環(huán)保意識和進取精神。
（Today's chief executive must be extremely well rounded.He must be not only corporate and civic minded but also environmentally focused and entrepreneurially spirited.）
針對這句話主要有兩種修改方式：用“他或她”替換“他”，或改用復(fù)數(shù)形式“他們”重組句子。
較好
現(xiàn)在的首席執(zhí)行官必須八面玲瓏。他或她必須既要有事業(yè)心和公德心，還要有環(huán)保意識和進取精神。
（Today's chief executive must be extremely well rounded.He or she must be not only corporate and civic minded but also environmentally focused and entrepreneurially spirited.）
較好
現(xiàn)在的首席執(zhí)行官們必須八面玲瓏。他們必須既要有事業(yè)心和公德心，還要有環(huán)保意識和進取精神。
（Today's chief executive must be extremely well rounded.They must be not only corporate and civic minded but also environmentally focused and entrepreneurially spirited.）
我們還必須注意和替換表示陽性泛指的詞語。以下列出部分這類詞語：
陽性泛指 較好
ad man（廣告人） advertising executive（廣告人）
anchorman（主持人） anchor（主持人）
chairman（主席） chair/chairperson（主席）
Englishman（英格蘭人） the English（英格蘭人）
fireman（消防員） firefighter（消防員）
man-hours（小工時） work-hours/person-hours（小工時）
mankind（人類） humans/humankind/humanity（人類）
policeman（警察） police officer（警察）
原則17 利用排版和設(shè)計
在文字周圍增加更多空間，以增強可讀性。
提高文章可讀性的最簡單方法，就是增加文檔的頁邊空白。同樣，用空白行把段落隔開，避免一大塊文字緊貼頁面邊緣可以使文章讀起來更輕松。
原則18 運用可讀性工具突出關(guān)鍵詞和短語。
畫家、雕塑家、音樂家、專業(yè)攝影師和詩人非常擅長判斷風(fēng)格對作品整體產(chǎn)生的影響，但只有少數(shù)普通人能做到這一點。寫作也是一門平衡藝術(shù)。作者力圖保留最能定義文章的較大因素，同時尋找小裝飾來增強其外觀和可讀性。在寫作的舞臺上，這種裝飾可能包括粗體、斜體、破折號、項目編號、列舉和陰影。
粗體
粗體（加黑字體）可用于強調(diào)關(guān)鍵詞，從而使關(guān)鍵點在讀者面前“跳出來”。對宣傳單、簡歷及其他讀者可能只會花少量時間來瀏覽的材料而言，粗體尤其有用。斜體或下劃線也具備與粗體相同的作用，但注意不要過度使用。例如，我們通常不太愿意看到一個段落里同時使用粗體和斜體。在寫作和編輯中有一條不成文規(guī)矩，就是絕不同時使用粗體、斜體和下劃線。注意，如果過于隨意地使用粗體反而會減弱效果，可能使讀者眼睛疲勞，而且會讓文章頁面顯得擁擠。
破折號
破折號可以用于改變句子節(jié)奏，以更靈動的方式對詞語和短語進行強調(diào)。
世界上記載日期最古老的書籍——《金剛經(jīng)》——是一部封面絢麗、裝飾精美的書。此書著于公元868年，1907年在中國敦煌附近的一個洞穴中被發(fā)現(xiàn)。
注意?上述例文中的破折號的使用，為何比下面例子中逗號的使用使書名更引人注目。
世界上記載日期最古老的書籍，《金剛經(jīng)》，是一部封面絢麗、裝飾精美的書。此書著于公元868年，1907年在中國敦煌附近的一個洞穴中被發(fā)現(xiàn)。
項目編號
項目編號（·）是轉(zhuǎn)述信息的有效工具，尤其適用于不需要正式句子、以簡潔的短語表述信息的情況。在準(zhǔn)備簡歷、幻燈片或傳單時，項目編號最常用，但是在論文或報告正文中不建議使用，除非包含在表格中。
列舉
列舉涉及對要點的編號。在整理觀點或數(shù)據(jù)時，用數(shù)字列出項目更正式，而且清楚明了。
例1
我覺得我在這個領(lǐng)域最重大、最長期的貢獻(xiàn)可以通過以下兩個方面來衡量：（1）找到用貨幣來定義和量化企業(yè)公民利益方法的能力。（2）在預(yù)見公司項目的推廣、產(chǎn)品和員工的基礎(chǔ)上出售公司的能力。
陰影
陰影在頁面上制造對比，可以成為設(shè)計商業(yè)報告版式的重要工具。例如，你可以通過給小節(jié)標(biāo)題加陰影來強調(diào)報告每個部分的開頭。在一份報告的頁面中，陰影常用于為表格頂行（標(biāo)題行）著色。傳單也經(jīng)常使用陰影突出信息。
簡歷范例
下面是一份簡歷的節(jié)選。簡歷提供了使用可讀性工具的經(jīng)典范例，尤其運用了項目編號、粗體和斜體。
工作經(jīng)歷
2010至今康涅狄格州哈特福特市美國銀行財務(wù)分析師
·分析支行表現(xiàn)，構(gòu)想提高地區(qū)市場份額的新策略。為兩家支行構(gòu)思一份兩年營銷計劃。
·制定新的傭金制度并施行。
·為主要客戶提供節(jié)稅策略和有關(guān)投資證券組合的建議。
原則19 使用標(biāo)題或提要
用標(biāo)題或提要拆分或歸納文章。
結(jié)構(gòu)通常對于篇幅較長的學(xué)術(shù)性寫作十分重要，時間和金錢對于商業(yè)寫作而言至關(guān)重要，標(biāo)題和提要都有助于高效地傳遞這些信息。提要與標(biāo)題相似，兩者的區(qū)別在于長度和作用。標(biāo)題的長度通常只有幾個詞語，提要則有一或兩行。標(biāo)題的作用是區(qū)分章節(jié)內(nèi)容，提要的主要作用則是概述或轉(zhuǎn)述下文。
有效運用標(biāo)題
下文中的標(biāo)題可以引導(dǎo)讀者的注意力。如果沒有標(biāo)題，讀者將無法高效地獲取信息。
鉆石的4C
Color色度
最值錢的鉆石是無色的。鉆石的色度從D至Z遞減，盡管最佳顏色是D（無色），但它們依然具有大量天然色調(diào)，如藍(lán)色、粉色、綠色和紅色，這些華麗的鉆石相當(dāng)稀少，它們與無色鉆石一樣也能賣出高價。
Clarity凈度
寶石學(xué)家將鉆石凈度方面的不完美稱作“雜質(zhì)”，雜質(zhì)越少，鉆石越值錢。
Cut切工
是什么使鉆石凌駕于其他珍貴寶石？當(dāng)然是它閃閃發(fā)光的樣子。自然決定了鉆石的色度和凈度，而鉆石的外形則完全依賴于切割工的技術(shù)。
Carat Weight重量
克拉（Carat）這個單詞源于角豆樹種子，它們在古時候被用于稱重，因此克拉指的是重量?？死翟礁卟⒉灰欢ㄒ馕吨@石越值錢，因為鉆石的價值取決于4C的綜合：色度、凈度、切工和重量?！?/p>
摘錄來自: (加) 布蘭登?羅伊爾著. “一本小小的紅色寫作書?！?iBooks. “色），但它們依然具有大量天然色調(diào)，如藍(lán)色、粉色、綠色和紅色，這些華麗的鉆石相當(dāng)稀少，它們與無色鉆石一樣也能賣出高價。
Clarity凈度
寶石學(xué)家將鉆石凈度方面的不完美稱作“雜質(zhì)”，雜質(zhì)越少，鉆石越值錢。
Cut切工
是什么使鉆石凌駕于其他珍貴寶石？當(dāng)然是它閃閃發(fā)光的樣子。自然決定了鉆石的色度和凈度，而鉆石的外形則完全依賴于切割工的技術(shù)。
Carat Weight重量
克拉（Carat）這個單詞源于角豆樹種子，它們在古時候被用于稱重，因此克拉指的是重量?？死翟礁卟⒉灰欢ㄒ馕吨@石越值錢，因為鉆石的價值取決于4C的綜合：色度、凈度、切工和重量。
有效運用提要
提要是概述商務(wù)報告或個人論文整個章節(jié)的有效工具。下文斜體部分為提要。
大地、海洋和天空在指引我
大地、海洋和天空：這三種環(huán)境影響并幫助我成為了今天的自己。
當(dāng)我回到丹麥北部陸地時，我穿過田野，聆聽鳥鳴。
大地教會我感激溫柔的故鄉(xiāng)。________
顏色鮮艷的小珊瑚可能有毒，而鯊魚可能很溫和。
帶水肺潛水時，我學(xué)會了應(yīng)對意外之物。________
天空提醒我事事皆有可能，哪怕看起來遙不可及。
跳傘鼓勵我攀升到新的高度。________
讓個人生活和職業(yè)生涯全都取得成功是我人生最大的挑戰(zhàn)，當(dāng)我面對它時，大地、海洋和天空在指引著我。
原則20 回顧和修改文章
直到你的文章改到無可修改，否則不能說已經(jīng)完成了。
很少有作家能夠一氣呵成地完成一篇完美的文章，大多數(shù)寫作高手需要至少三遍稿才能完成一篇短小寫作。以一篇求職信為例。首先，把想法寫下來；其次，編寫內(nèi)容、增加細(xì)節(jié)、串連整篇文章并修正；最后，重讀全文，再稍加改動。作品越長，這個過程所需的次數(shù)就越多。
一部完整作品修改的次數(shù)取決于作品的長度和難度。一篇兩行字的辦公備忘錄可能只需一遍稿就完成了，因為它很簡短。而一篇一頁紙的詩可能需要改十幾稿，因為它更長而且更難。
什么時候才算真正完成？
修改文章是件折磨人的事情，但經(jīng)過修改之后，你最終可能會滿意自己所寫的內(nèi)容，不愿意再增添或刪減任何東西，此時就是你文章的完成之時——你的文章已經(jīng)“無可修改”了。未經(jīng)潤色的文章就像沙塵暴中移動的沙子，當(dāng)風(fēng)暴最終停止，沙子也就靜止了。說到寫作，“完成”這個詞真的應(yīng)該加引號，因為這個過程永遠(yuǎn)不會真正完成。完成日常寫作只是工作本身，但對于像小說之類更長久的寫作作品而言，寫作過程可能會無限期延續(xù)，因為它可以不斷完善。即使已出版的書也可以修訂和再編。一本書出版數(shù)周、數(shù)月甚至數(shù)年以后，作者也一定會思考修改之事。
感激這個過程
寫作是一個創(chuàng)造的過程，在這個過程中最讓人滿意的，就是把“垃圾”變成某種有價值的東西。當(dāng)你強迫自己拼湊出一篇長文，如個人論文或商務(wù)報告，你會自然而然地先寫擅長的部分，隨后再寫你不擅長的部分，而這些部分必須修改。
讓我們姑且將你喜歡的部分稱為“花兒”，不喜歡的部分稱為“灰塵”。
當(dāng)你集中精力專注于“灰塵”時，你試圖完善它，然后某一時刻，你出乎意料地發(fā)現(xiàn)，這些部分也變得像某些“花兒”一樣，甚至更好了。這是個讓人極其開心的時刻，你能因此受到鼓舞，獲得能量。
你嘗試完善其他的“灰塵”，直到一處不留。然后，你回到最初“花兒”部分做進一步的改進，從而將作品再提升一個等級。寫作就是一個不斷創(chuàng)造“花兒”和塑造“灰塵”的過程。
很多人討厭修改自己的文章，這是人類的本性。酒精之所以被幽默地稱為“專職作家的職業(yè)危害”，原因之一就在于寫作的壓力。其實讓人想喝酒的不是寫作本身，而是改寫和完善的過程，因為你在動筆之前就知道，不論你寫得多好，你的文章都需要修改。幸運的是，對大部分學(xué)生和商務(wù)從業(yè)人員而言，日常寫作不像謀生寫作需要那么多的情緒起伏。
回看很久以前寫的東西是一件很棒的事情，不論是以前的大學(xué)論文、商務(wù)報告、個人信件還是詩歌，你都會感嘆：“哇，真有趣。有些東西還真是讓人眼前一亮！我是怎么寫出來的？”這個問題沒有絕對的答案。技巧、運氣、膽量和天賦都是寫作過程的關(guān)鍵要素。
