現(xiàn)在開會已經(jīng)是我們的日常工作之一

據(jù)說，1996年，美國年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅h管理，導(dǎo)致的損失高達(dá)五六十億美元。另據(jù)不完全統(tǒng)計：1983年全國的會議開支達(dá)3億多元；1984年全國企業(yè)管理費用大約280億元，其中直接用于會議的費用約達(dá)70億元，差不多占整個管理費的1/4。

在國外的MBA課堂上，會議管理經(jīng)常被作為課程來教授，在職業(yè)培訓(xùn)中，會議管理則是必備項目。

在安博教育看來，會議是工作溝通中最主要的形式，特別是隨著國際經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，對外交流合作頻繁，一些節(jié)資、省時、方便、高效的會議管理——電話會議、電視會議、網(wǎng)絡(luò)會議等特殊會議的管理能給企業(yè)創(chuàng)造出更多價值。

一、電話會議

電話會議是利用電話作為工具，電話線作為載體來開會的一種新型會議模式。

為了實現(xiàn)遠(yuǎn)距離、低成本、避免信息失真的有效溝通，電話會議在各種類型的企業(yè)中被廣泛使用。

與傳統(tǒng)會議模式相比較，電話會議具有安排迅速、沒有時間和地域限制、費用低廉等特點；與傳統(tǒng)點對點電話業(yè)務(wù)相比較，從功能上，電話會議打破通話只局限于兩方的界限，可滿足多方實時會話。

由于電話會議沒有直接的面晤，與會人員不易受到其他人員的直接影響，或更能激發(fā)創(chuàng)造性思維，修正自己的觀點。

不過，正因為少了身體語言的溝通，也使信息的大量細(xì)節(jié)被壓縮。為了提高電話會議的效率，可搭配使用傳真、E-mail等其它通信方式，以增進(jìn)信息傳輸量與形式，使會議效率更佳。

二、電視會議

電視會議是用電視和電話在兩個或多個地點的用戶之間舉行會議，實時傳送聲音、圖像的通信方式，同時還可以附加圖片、文件、傳真等信號的傳送。

與會者在發(fā)表意見的同時，能觀察到對方的形象、動作、表情等，并能出示實物、圖紙、文件等實拍的電視圖像或顯示在黑板、白板上的字和圖，使不同地點的與會者能“面對面”交談。

電視會議適用于布置重要工作、宣布重大決定、商議緊急措施等特殊情況。

電視會議效率高，但投入也大，應(yīng)做好如下會議組織工作：

三、網(wǎng)絡(luò)會議

網(wǎng)絡(luò)會議是用計算機和通信網(wǎng)絡(luò)來召集的遠(yuǎn)程會議，使用者可突破時間、地域的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)“面對面”般的交流效果。

網(wǎng)絡(luò)會議通過互聯(lián)網(wǎng)強大的數(shù)據(jù)共享功能，為用戶提供了電子白板、網(wǎng)頁同步、程序共享、演講稿同步、虛擬打印、文件傳輸?shù)蓉S富的會議輔助功能，全面滿足遠(yuǎn)程視頻會議、資料共享、協(xié)同工作、異地商務(wù)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等各種需求。

為確保網(wǎng)絡(luò)會議有效進(jìn)行，應(yīng)做好如下準(zhǔn)備工作：

相比因為會議頻頻出差的花費，以上會議形式不僅省去了大量時間和精力，還能節(jié)約大量能源和經(jīng)費，可謂“低碳環(huán)?！薄?br>

安博教育認(rèn)為，無論是傳統(tǒng)會議，還是上述特殊會議，會議管理反映了一個企業(yè)、一個團(tuán)隊，以及個人的基礎(chǔ)管理水平。會議的低效直接導(dǎo)致管理低效，特殊會議的有效管理是一個企業(yè)體現(xiàn)其競爭活力的最好表現(xiàn)。