項(xiàng)目經(jīng)理面對(duì)浩如煙海的工作，經(jīng)常是加班、加班、再加班。時(shí)間都去哪了呢？怎么加班工作都做不完 ，其實(shí)很多時(shí)候并不是我們工作做不完，而是我們沒有高效地利用時(shí)間。如何高效利用時(shí)間？請(qǐng)聽下文分解。
項(xiàng)目經(jīng)理常常會(huì)抱怨項(xiàng)目太復(fù)雜，時(shí)間總是不夠花。其實(shí)不管是工作還是生活中，要善于掌握一些技巧，利用一些細(xì)節(jié)，總是會(huì)多出來時(shí)間的，下面這15條建議就是專門提供給覺得時(shí)間總是不夠用的項(xiàng)目經(jīng)理的。
1會(huì)前溝通
在正式會(huì)議開始前，需要詢問與會(huì)人員是否參加。如果他們有任何其他事情沖突的話，但涉及他們的決策，需要和他們談?wù)勊麄兊倪x擇，并非正式地認(rèn)可他們以正確方式提出的建議。
這可能需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，但在實(shí)際的會(huì)議中節(jié)省了時(shí)間，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理能夠使用收集的信息來消除會(huì)議中可能存在的沖突，并使組織更快地做出決定。
2信任項(xiàng)目流程
項(xiàng)目經(jīng)理不要總是擔(dān)心如何去處理變更，所以要設(shè)置可重復(fù)的工作流程來進(jìn)行工作。這個(gè)優(yōu)點(diǎn)是可以將相關(guān)的工作交給別人，讓別人按照和自己同樣的流程和步驟來完成所有工作。另一方面，通過對(duì)流程的使用，可以不斷找出其中可能存在的問題來進(jìn)行循環(huán)優(yōu)化。
3使用模板
項(xiàng)目經(jīng)理可能沒有真正寫過項(xiàng)目相關(guān)文檔，但總有一些可以使用的方法，比如使用模板。使用的模板可能有很多，比如項(xiàng)目計(jì)劃模板、狀態(tài)模板和考核模板等。各種模板使用只有一個(gè)目的，就是節(jié)省時(shí)間。
4批量完成相關(guān)工作
項(xiàng)目經(jīng)理在不同的任務(wù)之間切換會(huì)形成大量的無效時(shí)間，因此需要花時(shí)間去減少?gòu)囊粋€(gè)任務(wù)進(jìn)入到另一個(gè)任務(wù)的次數(shù)。
批量完成相關(guān)工作是指項(xiàng)目經(jīng)理采取相同的工具或技能來一次性處理類似的任務(wù)，比如，集中時(shí)間整理多個(gè)會(huì)議紀(jì)要，或者對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行分類排序等。其實(shí)最常用的就是集中某一個(gè)時(shí)間段來處理電子郵件，不用每隔一段時(shí)間就去查收郵件。
5隨時(shí)寫報(bào)告
項(xiàng)目中的各種報(bào)告并非要等到需要的時(shí)候才去寫，項(xiàng)目經(jīng)理要搭建好一個(gè)報(bào)告的框架后，突出顯示需要增加或更新的文本，那么在項(xiàng)目工作中，隨時(shí)記錄想到的內(nèi)容，然后對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行添加。
比如發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中的一個(gè)問題，那么就要把風(fēng)險(xiǎn)記錄到報(bào)告中去。當(dāng)報(bào)告結(jié)束的時(shí)候，大部分的更新就會(huì)完成，否則你無法想起過去究竟發(fā)生了哪些重要的事情。
6整合通知到一個(gè)地方
項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)有各種被提醒的通知，那么不要在手機(jī)、Pad、PC或筆記本電腦以及各種即時(shí)通訊工具中到處設(shè)置。建議集中到一個(gè)地方比如郵箱中，通過集中所有的重要通知，可以檢查是否存在沖突以及安排相應(yīng)的優(yōu)先級(jí)。
7關(guān)閉彈出窗口
項(xiàng)目經(jīng)理在做事的時(shí)候，很容易被電腦中彈出的窗口打擾導(dǎo)致分心，那么建議關(guān)閉所有可能的彈出窗口，特別是郵箱會(huì)彈出有新的郵件通知這種類型。
這樣做的額外好處是，當(dāng)你忙于在計(jì)算機(jī)上演示某些東西時(shí)，不會(huì)在屏幕上彈出通知消息，有時(shí)候可能會(huì)被所有人看到，而你會(huì)去手忙腳亂地處理這些信息。
8站起來打電話
在打電話的時(shí)候站起來，這個(gè)工作原理是避免讓你在舒適的環(huán)境下長(zhǎng)時(shí)間通話。由于通話能夠比電子郵件或者發(fā)送即時(shí)消息提供更多的內(nèi)容，但實(shí)際上也不需要過多的溝通時(shí)間，站起來可以讓你更快地完成對(duì)話。
9取消與工作無關(guān)的信息
取消所有與工作無關(guān)的消息，這些消息讓你在一天中消耗了大量的時(shí)間。如果想要繼續(xù)閱讀，建議采取非工作郵箱在非工作時(shí)間進(jìn)行處理和閱讀。
10授權(quán)
項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)權(quán)力部分不需要太過于看重，項(xiàng)目中的任務(wù)完成是需要團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合作完成的，而不是靠一個(gè)人來單打獨(dú)斗。對(duì)于非核心的工作要善于授權(quán)出去，通過授權(quán)，一方面可以鍛煉項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力，另一方面也能讓自己集中專注于重要的工作。
11使用電子郵件人員列表
你是否在發(fā)送郵件時(shí)經(jīng)常一個(gè)個(gè)地尋找郵件接收人員，有的是各種項(xiàng)目組的成員，有的是管理層人員，更多的是各種利益相關(guān)方。項(xiàng)目經(jīng)理不可能把所有的人都記下來，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能會(huì)給項(xiàng)目帶來一些麻煩。
在郵箱中分類創(chuàng)建人員列表，給出一個(gè)簡(jiǎn)單的列表名，這樣在發(fā)送郵件或者需要知道相關(guān)的人員名單時(shí)，就可以迅速找到。也可以通過Excel來建立，有些類別的人員會(huì)經(jīng)常變動(dòng)，因此需要進(jìn)行定期更新，當(dāng)然，在表格中處理要比在郵箱中來得更方便。
12嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間
看看你的會(huì)議日程安排，是不是所有的會(huì)議安排都在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)？當(dāng)然一個(gè)小時(shí)不是正確的時(shí)間，但是建議會(huì)議不要安排得過長(zhǎng)。會(huì)議只需要專注于重要的事項(xiàng)，并嚴(yán)格按照日程進(jìn)行下去。項(xiàng)目經(jīng)理可以嘗試著完成下一次的45分鐘的會(huì)議，長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，你的時(shí)間也會(huì)多出來。
13敢于說“不”
項(xiàng)目經(jīng)理不需要接受并完成所有的任務(wù)，你需要從項(xiàng)目和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及各方利益相關(guān)方角度去考慮這些任務(wù)，有些任務(wù)可以放棄掉來節(jié)省時(shí)間和精力。
對(duì)于項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)方要求做項(xiàng)目中額外的某些任務(wù)，如果可以輕松完成或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)期望以不同的方式來完成，那么可以考慮繼續(xù)做下去。否則，要敢于拒絕并繼續(xù)前進(jìn)。
14使用任務(wù)清單
不管是會(huì)議準(zhǔn)備，還是商務(wù)旅行，完成不同的項(xiàng)目階段等任何事情，可以通過任務(wù)清單來幫助你記憶，并可以完成更多的任務(wù)。如果項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常按照這種方式運(yùn)作，清單可以幫助你更快速更輕松地處理具體的任務(wù)。
15休息一下
不要總是讓自己處于緊張的狀態(tài)中。如果想要快速地完成一件事，不是一直埋頭苦干，需要中斷一下去休息，比如出去走走，午餐后睡一會(huì)。如果持續(xù)保持頭腦清醒，也需要和同事聊聊天，或者喝一杯咖啡甚至去呼吸一些新鮮空氣。
項(xiàng)目經(jīng)理圈子（qz.aura.cn）是IT、科技、互聯(lián)網(wǎng)、工程項(xiàng)目經(jīng)理考試報(bào)名、學(xué)習(xí)、交流、分享圈子。集案例+社群+活動(dòng)為一體，全方位服務(wù)項(xiàng)目經(jīng)理。成立以來舉辦線上活動(dòng)200余場(chǎng)，線下活動(dòng)數(shù)百場(chǎng)，覆蓋北京、上海、廣州、深圳、成都、杭州、天津、重慶、武漢等40多個(gè)城市。
