新人入職場，大多碰到過這樣的場景：
牛總：小王，馬上要有個xx會，來，你幫著做個紀要。
小王：哦……（拿上筆和本，跟著?？偝霭l(fā)了）
（會議戰(zhàn)場中……，會議戰(zhàn)場結(jié)束）
小王：會議紀要，啥玩意兒，咋寫呀？
（接著，打開word，開始敲擊鍵盤）
在領(lǐng)導們眼里，會議紀要這種活，但凡上過學識過字的人都能干，隨便抓個人過來寫吧寫吧就行了。
其實不然。舉個栗子。在上市公司組織結(jié)構(gòu)中，董事會秘書是高管級別的，為啥呢，大家都能明白。套用到會議紀要這事上來，會議紀要里寫的話，那字句都是圣旨般，這在古代，能給皇上擬旨的是一般人嗎？給皇上擬的旨，是一般的文嗎？
所以說，別小瞧了這么個看似不起眼的活。關(guān)鍵時候，寫不好也會引起軒然大波的。
鑒于曉漁兒也曾有過這么一段過往經(jīng)歷，我們就來淺淺地談?wù)剷h紀要里的“道”與“術(shù)”。
道：淺談注重結(jié)果，深論莫忘過程。
術(shù)：會前工作準備充分，會中眼急手快心細，會后謹慎搭建邏輯。
道
1 道之-淺淡注重結(jié)果
這條原則，主要適用于會議討論內(nèi)容非常明確、會議要決議的主題也提綱挈領(lǐng)，只需要雙方坐下來簡單討論并達成一致即可。所以，對于這種“淺淡”式的會議，注重把會議決議及達成的共識分類逐條記錄即可。
有人會說，這么簡單的會議非要坐下來嗎？不能發(fā)個郵件嗎？
有時候，“雙方坐下來”比“雙方郵件往來”更有效率。只要雙方坐了下來，意思就是可以淡，即使礙于面子的考慮也會達成一定的共識。但“雙方郵件往來”也許就會是無休止的兜圈子……
2 道之-深論莫忘過程
這條原則，適用于討論主題或討論過程皆復雜的會議。這是一類什么樣的會議呢？大致就是參會任何一方都沒辦法提前預知或預料會議決議將會如何。也許當時有決議，也許當時沒決議。也許決議是這樣，也許決議是那樣?？傊瑫鋈鐟?zhàn)場，或唇槍舌戰(zhàn)，或模棱兩可，或各自緘默。
面對這種“深論”式的會議，無論決議與否，都要仔細記錄整個討論過程，用客觀地語言將雙方的觀點、立場、表達有條理地體現(xiàn)在會議紀要中。目的有二，其一，準確記錄會議過程，其二，防止翻舊賬。
有人會問，那什么是客觀的語言呢？抱歉，這個體現(xiàn)IQ和EQ的功底了。木辦法總結(jié)。
術(shù)
1 術(shù)之-會前工作準備充分
會議紀要人一般能提前收到會前信息與資料，從這些信息中進行小心提煉其實是會前準備工作的重中之重，但往往也容易被忽略。我們可以從資料中重點提取并分析這些信息：
首先要仔細查看參會人員、列席人員。既然他們被列入了與會方就一定與會議主題相關(guān)，這一點請相信高效會議組織者的管理能力。其次，要仔細閱讀上會資料，這是你在開會前唯一可以利用的信息。長期穿梭在各種會議中的睿智會議紀要人員一定可以從上會資料與會議出席、列席人員信息里預估出會議時長、討論過程等，這將有助于你會議中記錄信息。如果會議通知中沒有附上會資料，這樣的會議使得你在會前對會議相關(guān)內(nèi)容了解甚少，你可以通過聯(lián)系會議組織者等方式“曲線救國”。
有人會說，去記錄一個會議而已，會都沒有開，有必要這么過分緊張嗎？關(guān)于這一點，我只想說，如果你有幸參加到高層的會議，這將是你學習的大好機會，了解管理者的性格與睿智、了解公司文化等等。是否愿意向前走出一步，全在一念之間。
關(guān)于工具的準備，推薦幾下工具：
(1)會議通知。打印一份，以便現(xiàn)場核查出席人員、列席人員是否到場；
(2)上會資料。打印一份，這份資料用來在匯報過程中記錄使用，后面會提及。如果資料內(nèi)容過多，可以縮頁打印，視內(nèi)容每張4頁或6頁為宜；
(3)至少兩種顏色以上的筆。一定要準備備用筆，檢查有沒有水。不要去會議現(xiàn)場借筆，這樣顯得很不專業(yè)。多色筆的作用后面會提及；
(4)錄音筆，檢查有沒有電；
(5)筆記本，請注意不是電腦，不推薦電腦記錄。
2 術(shù)之-會中眼急手快心細
會議開始時，一定要小心記錄所到人員，這些信息將出現(xiàn)在會議紀要中。將錄音筆開啟并放到主持人及討論者中間適宜的位置。
會議過程中，學會利用上會資料。在某些內(nèi)容上，如果與會者做了過多的討論，那么這些內(nèi)容就是爭議的重點，將來，也可能成為會議紀要里要著重著墨的地方，所以要將討論內(nèi)容標記在打印的資料上，這也是為什么提前準備資料的用途。
如果討論內(nèi)容較長，建議還是筆記。記錄時可以按領(lǐng)導發(fā)言順序提煉他們的講話內(nèi)容，盡量記錄全面。請注意，記錄全面不是一字一句全記，要學會提煉。記錄前可以先把領(lǐng)導的姓氏寫在開頭，或者你認為后期整理時可以識別的符號，這樣在后期整理時你可以在腦子里快速還原現(xiàn)場。還有一點要說明，領(lǐng)導的發(fā)言順序與發(fā)言內(nèi)容只是會議紀要的素材，它并不會最終決定你的紀要格式與文字。
在記錄過程中，我們事先準備的多色筆將派上用場。領(lǐng)導發(fā)言，多半是又舉例又總結(jié)，有時還會扯得很遠，所以，記錄時也要有的放矢，多提煉總結(jié)。一旦領(lǐng)導們拋出他們的結(jié)論時，那么請你拿出另外一種顏色的筆逐條的記錄，這些才是重中之重，必要的時候也可以多畫些圈圈以示醒目?？傊堄涀∫粭l原則，記錄的過程中學會總結(jié)歸納，這是高效的體現(xiàn)。
會議記錄過程中，我覺得以下幾個技能是必備的，如果認為自己不足，要多加訓練：
(1)速寫能力。不要全指望錄音筆，萬一失效了呢；
(2)提煉、歸納總結(jié)能力。高效的體現(xiàn)；
(3)觀察能力。這是一種緘默知識。
3術(shù)之-會后謹慎搭建邏輯
一份好的會議紀要，一定有以下特點：邏輯框架清晰、內(nèi)容呈現(xiàn)全面、語言表達精準、沒廢話。
關(guān)于邏輯
曉漁兒看書時有一個習慣，那就是先看目錄頁。一本好書除了內(nèi)容精彩，一定是邏輯結(jié)構(gòu)讓你蟄服。一個會議紀要也如此。打開電腦碼字之前，一定要先搭建好會議紀要的呈現(xiàn)框架。
曉漁兒認為邏輯視會議形式而定，“淺淡”式的會議紀要開頭寒暄幾句直接附會議決議即可。“深論”式的會議可以采用“三段論”式的框架。
第一段（部分）：高度概括匯報人的匯報內(nèi)容，以150字左右為宜。這部分內(nèi)容為了讓讀者回顧會議主題，啟下的作用。缺少了會讓讀者覺得跳脫。
第二段（部分）：按主題逐個呈現(xiàn)討論過程。認真分析并整理當時記錄的筆記，把同一個討論主題的內(nèi)容歸類，將他們的講話內(nèi)容與主張進行高度提煉。這里可以打亂講話者的先后順序。
第三段（部分）：形成的會議決議。
關(guān)于文字
在會議紀要里，文字的藝術(shù)體現(xiàn)在四個方面：高度、精準、精簡、度。任何一個方面都能章顯紀要撰寫者的文字把控能力。前三個方面容易理解，重點叨叨下“度”。在會議紀要里，領(lǐng)導們的發(fā)言與主張、公司里顯性與隱性的關(guān)系文化、會議想傳達的深層含義等等因素都將影響并左右你文字的組織與把握。有時，寫淺了沒力度，寫深了觸及多層關(guān)系，這才是碼字之難?？疵總€人的水平了。
關(guān)于溝通
別忘了寫好以后讓會議主持方及上級領(lǐng)導先過目，讓他們給出改正意見，畢竟有些度的把握，他們更有分寸。
以上叨叨的這些，僅是曉漁兒的個人體會，如果你的公司屬于一種特殊體制或有模板范式，那也許就另當別論了。不過，文字的把握能力，是你永遠也繞不開的。請不要再盲目無知的脫口而出“會議紀要有什么難的，誰都會寫”。
