小J在外企工作兩年，感覺真是學(xué)到不少東西。最主要的，是從一個(gè)思想淺薄滿嘴跑火車的畢業(yè)生，慢慢變成一個(gè)思慮甚微謹(jǐn)言慎行的商務(wù)人士。通過一年多的經(jīng)歷，她總結(jié)了如下幾點(diǎn)內(nèi)容：
1. 寫郵件給客戶，首先問候“上午/中午/下午/晚上好”，或者“展信悅”表示禮貌和尊重。
小J一開始寫郵件，都是直入主題，沒有開場白，過渡及完善收尾。
經(jīng)過上司的提醒糾正及言傳身教，小J每次給別人寫郵件都會(huì)禮貌簡潔地打個(gè)招呼，再開始正題。就像啟動(dòng)一個(gè)電腦軟件，屏幕首先映入眼簾的是禮貌問候，顯得更有人情味兒。
2. 郵件要求別人做事，語氣一定要誠懇委婉，避免生硬的命令口吻。
小J的上司之前在外地出差，順便幫小J去見了一下客戶，談好事情后讓小J按照會(huì)議記錄跟進(jìn)，向客戶獲取資料。
因?yàn)樯纤韭毼惠^高，小J就傻乎乎地回復(fù)客戶郵件“煩請按照我司領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)要求準(zhǔn)備好123”。
郵件剛發(fā)出去領(lǐng)導(dǎo)就來電話了，告訴小J她的措辭強(qiáng)硬，有命令口吻之嫌，容易引發(fā)客戶反感及抵觸情緒。比較好的表達(dá)方式是先感謝客戶的信任和接待，獲悉客戶與領(lǐng)導(dǎo)愉快交流，希望有進(jìn)一步發(fā)展，下一步該如何展開合作云云。
得益于上司的及時(shí)反饋和調(diào)整，小J得以在日后的工作中更加注意說話語氣和措辭，犯錯(cuò)的頻率也越來越低。
3. 善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)，用心感謝，真誠祝福。
由于商務(wù)的工作需要協(xié)調(diào)各部門及資源分配，所以小J有許多工作需要多人協(xié)作共同完成。
在此過程中，小J回復(fù)郵件都會(huì)真誠地@每一個(gè)實(shí)際執(zhí)行任務(wù)的人，因?yàn)橐x的人太多，然后就會(huì)恨自己詞匯量儲(chǔ)存不夠，書到用時(shí)方恨少。
在感謝別人的時(shí)候，同事的回復(fù)也讓她收獲了意外感動(dòng)。比如，有新項(xiàng)目需要協(xié)調(diào)資源時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)在啟動(dòng)項(xiàng)目的郵件上祝賀小J取得新的銷售機(jī)會(huì)，并感謝她對內(nèi)部溝通出現(xiàn)問題細(xì)致耐心地跟進(jìn)和解答等。
雖然是非常小的細(xì)節(jié)，也讓小J感受到了忙碌工作中被認(rèn)可和被鼓勵(lì)的滿足感。在面對困難的時(shí)候，也更相信自己能夠處理好。
4. 注意保護(hù)當(dāng)事人的利益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。
小J所在的公司一個(gè)季度會(huì)召開一次全球員工大會(huì)，公布重大決策及內(nèi)部運(yùn)營調(diào)整。工作繁忙且經(jīng)常在外出差的小J偶爾沒有仔細(xì)聽取內(nèi)容，就會(huì)遺漏公司管理層的信息。
近期剛好碰到需要向管理層求助的郵件，她按照之前的經(jīng)驗(yàn)發(fā)給了曾經(jīng)處理問題的聯(lián)系人，結(jié)果被上司提醒，季度大會(huì)上早已告知崗位職責(zé)調(diào)整，小J應(yīng)該向另外一個(gè)人求助。
小J這么貿(mào)然地寫給已經(jīng)更換職責(zé)的管理層，好像顯示出小J的上司沒有及時(shí)傳達(dá)管理層的信息到執(zhí)行層一樣。為了避免產(chǎn)生此類不好的影響，給上司帶來不便，小J馬上追加郵件承認(rèn)上司早已提醒過，是自己沒有記住，現(xiàn)已改正。
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如果細(xì)心觀察和總結(jié)，其實(shí)工作中的收獲遠(yuǎn)不止這些。
可喜的是，小J非常善于學(xué)習(xí)和反思，積極向上正能量，加上勤奮努力的工作態(tài)度，發(fā)展速度較快，自己都能漸漸感覺到成長帶來的改變和從容。
無論是否在外企，都會(huì)要用到郵件作為正式商務(wù)溝通。學(xué)會(huì)把郵件寫好，就可以幫助自己在職場上更加出色。
