零秒變上神:8個提高工作速度的秘訣

實在是沒什么電視看的時候,我又把《偽裝者》看了一遍,依舊被我的王天風(fēng)老師迷得七葷八素。

記得《偽裝者》的前面部分,明臺和他的生死搭檔于曼麗開始組合的時候,有一個考驗他們關(guān)系是否能夠長久的小試驗。于曼麗一直想離開軍統(tǒng)這個牢籠,于是在敵軍投擲炮彈的間隙逃走了。

明臺雖對她的性格有一點了解,但是看著她那樣求著他放她走,于心不忍,幫她解除了后患。由此,于曼麗打開心結(jié),和她組成了生死搭檔。

但是,倆人回到軍統(tǒng)時,卻遲到了整整八個小時。王天風(fēng)老師大發(fā)雷霆,說:“在戰(zhàn)場上晚八秒也不行!”可見時間和速度有時候是多么殘酷。

一直喜歡看比較符合劇情的敵工特務(wù)片,特務(wù)們爭分奪秒收情報和將情報送出去,看得那叫一個驚心動魄。由此我想到,這種生死攸關(guān)的事情,肯定不能找拖延晚期的人來干,不然是不是分分鐘被干掉?

當(dāng)然,處于和平時期的我們,對戰(zhàn)爭是比較陌生的??蛇@依然不影響我去思考,工作當(dāng)中的我們,時間和速度是不是也尤其重要呢?

特別是一些對效率要求很高的行業(yè),如何更加高效的工作,提升自己的工作速度,便成了日常當(dāng)中一個非常重要的存在。

這讓我想起《零秒工作》中提到的提升工作速度的8個原則。

《零秒工作》

這本書的作者是赤羽雄二,他1978年畢業(yè)于東京大學(xué)工學(xué)專業(yè),1983年留學(xué)斯坦福大學(xué)攻讀碩士學(xué)位。1986年進(jìn)入麥肯錫公司,領(lǐng)導(dǎo)了經(jīng)營戰(zhàn)略的立案和實施的援助、新組織的設(shè)計和導(dǎo)入、市場營銷、新視野創(chuàng)立等眾多項目。1990年從零創(chuàng)辦了麥肯錫韓國分公司,推動了許多韓國企業(yè),尤其是LG集團走向了世界。

他在《零秒工作》中提到,希望我們能不斷尋找工作中可改進(jìn)的點,不斷提高工作速度,這是一件非??鞓范幸饬x的事情。

原則1 首先形成整體印象

所謂整體印象是指最終的成果是什么、為了取得最終的成果需要考慮怎樣的要素、需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果、從什么地方著手才最有效等綜合因素。

確定好整體印象之后,便要清楚判斷哪個部分是最重要的,哪個部分不那么重要,哪個部分是關(guān)鍵點,哪個部分是過渡的危險期等等。

把握工作的全貌,分析完這些因素之后,便能夠立馬對相關(guān)環(huán)節(jié)所需時間和精力一目了然了。

作者在這里提到一個“A4紙做筆記”法。

將A4紙橫著擺放,在左上方寫上標(biāo)題,右上方寫上日期,正文寫4—6行,每行20~30個字。重點是花一分鐘時間寫完一頁,而且是快速不思考直接寫的狀態(tài)。

原則2 工作不要過于細(xì)致

細(xì)致是一件好事,但我們的要求是“不要過于細(xì)致”。所以我們要進(jìn)行一個思維的轉(zhuǎn)換。

真正重要的核心部分的工作必須認(rèn)真細(xì)致的完成,但是其他的部分如果也按照同樣的細(xì)致程度來緩慢推進(jìn)的話,那么不管有多少時間都是不夠用的。因為我們要以做出某項成果為目的,而不是以細(xì)致完成為目的。

如果成果沒有出來,一些細(xì)致便是無意義的。

原則3 掌握工作的要領(lǐng)

所謂掌握工作的要領(lǐng)是指,把握完成工作所必需的要點,在減少時間浪費的同時推進(jìn)工作。

把精力放在應(yīng)該重視的部分上,才能保證最終的成果質(zhì)量。

必須在什么時間之前做什么→必須做到什么程度→必須按照什么順序來→必須委托誰來完成

原則4 形成良性循環(huán)

工作朝著良好的方向發(fā)展,叫做良性循環(huán)。

重視彼此之間的溝通,這樣才能使業(yè)務(wù)良性發(fā)展。例如,再制作文件之前先委托他人提供必要的資料,在實際操作過程中,他人也已經(jīng)將資料提供給自己,并且提供了現(xiàn)階段工作狀況,各部門協(xié)調(diào)非常順利,這樣,大家朝著歡欣雀躍的方向發(fā)展,速度肯定大大得到提高。

原則5 對改善方法本身做改善

堅持在工作中改善一點點小細(xì)節(jié),逐步提高自己的工作速度,更容易進(jìn)入良性循環(huán),使工作更有樂趣。

例如,比較身邊人的共同點和不同點,發(fā)現(xiàn)工作效率高的人的特點,并從中思考和刻意練習(xí)。在已經(jīng)普遍的工作規(guī)則中尋求更加快速的方法,做到一步步改進(jìn)等。因為所嘗試的努力和別人明顯不在同一個維度,這件事本身就是一種鼓勵。

原則6 凡事提前

“將能夠完成的工作全部提前完成”即今日事今日畢。就算不是那么緊急的工作,今天能夠完成的也要全部完成。

當(dāng)你在自己能夠接受的時間范圍內(nèi)全力完成時,這樣做才能真正輕松起來,重拾自信,才能讓身體分泌腎上腺素,才能讓思維更加活躍,發(fā)揮出自己真正的實力。

當(dāng)你以這個為前提后,臨時抱佛腳不會出現(xiàn),即使遺漏哪個工作,還是有充足的時間去補上。

原則7 凡事先行一步

這并不是急進(jìn)主義,而是思考的比別人多一點。能夠提前預(yù)設(shè)一些問題,并且能夠及時在腦海想出應(yīng)對的方法。比別人提早進(jìn)入狀態(tài),這樣才不會焦躁不安。

原則8 盡量避免返工

返工的情形時有發(fā)生,但是我們要盡量避免。因為不僅是花費多余的時間,還會導(dǎo)致團隊的士氣大幅下降,讓工作重新回到正軌也并不容易。

例如,如果你是初次接觸某項工作,則應(yīng)該先向周圍有經(jīng)驗的同事多多請教,理解工作的整體流程,確認(rèn)好哪個部分會容易出現(xiàn)遺漏。如果公司內(nèi)部沒人有相關(guān)經(jīng)驗,那么也可以去請教外部同行業(yè)的前輩,主動去學(xué),肯定不會吃虧的。

而《零秒工作》這本書除了提到的這8個原則之外,依舊對提升思考速度的方法和最大限度提供工作速度和效率的技巧有詳細(xì)說明。

盲目和拖延是很多工作場合中的大忌,讓思考事半功倍,讓工作難題迎刃而解,是每個職業(yè)人必須要掌握的技能,改進(jìn)無限,你的潛能也無限!

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