理論篇#
1基本問題#
1.1 怎樣成為大手筆##
怎樣讀書，怎樣積累材料，怎樣看問題和分析問題，怎樣掌握各種材料的寫作技巧。
1.2 機(jī)關(guān)文稿與其他文章的比較##
作用不同、表達(dá)主體不同、語氣和語言風(fēng)格不同。多用祈使式、號召式、命令式語氣，極少用可能大概等模糊語言。語言風(fēng)格嚴(yán)肅、通俗、明快（開門見山）、樸實、潑辣（有針對性、穿透力）。
1.3 需掌握的知識##
語言文字基礎(chǔ)、公文寫作常識、歷史、政治理論、經(jīng)濟(jì)、科技、法律、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)?！巴ā焙汀皩！?，廣泛涉獵知識的基礎(chǔ)上，突出學(xué)習(xí)和掌握幾項專門知識。方法有缺什么補(bǔ)什么、劃分粗讀和精讀、選定主攻領(lǐng)域。
1.4 積累資料##
（1）大政方針和重要言論
主要包括黨和政府制定的一定時期的方針政策、工作任務(wù)和目標(biāo)，馬列主義經(jīng)典著作中的重要論述，領(lǐng)導(dǎo)人的重要言論，報刊上的重要言論片段，某些工作的規(guī)范性提法等。既可原文引用，也可啟發(fā)思路，或用于結(jié)合實際提出問題，有助于少犯或不犯政治方向、觀點和提法上的錯誤。
（2）格言佳句
經(jīng)典著作、文學(xué)作品、史籍、報刊上的精辟語句。戰(zhàn)略性、綱領(lǐng)性的東西，包括指導(dǎo)思想、奮斗目標(biāo)、工作重點等。
（3）大事要事
歷史的、現(xiàn)在的、國內(nèi)的、國外的、本地的、外地的、物質(zhì)文明領(lǐng)域和精神文明領(lǐng)域的重大事件、重要成果和重要經(jīng)驗教訓(xùn)。
（4）先進(jìn)典型和經(jīng)驗
通過引用典型經(jīng)驗激勵先進(jìn)、闡釋觀點、啟發(fā)思路，提出任務(wù)和要求。了解典型事例的地點、人物、事件、成果、主要經(jīng)驗及有關(guān)數(shù)據(jù)。
（5）基本情況和工作運行情況
基本情況主要包括地方的歷史沿革、行政區(qū)劃、土地面積、地理特點、人口、資源、結(jié)構(gòu)編制、風(fēng)俗習(xí)慣、發(fā)展水平等方面情況。工作運行情況主要包括工作進(jìn)展情況、取得的成績、存在的問題及解決思路等。
1.5 思維能力##
（1）全面客觀地看待問題。如看到成績的同時發(fā)現(xiàn)問題。
（2）辯證地看問題，防止“非此即彼”的思維方式。
（3）透過現(xiàn)象看本質(zhì)。把規(guī)律性和根本性的東西揭示出來。
（4）增強(qiáng)預(yù)見性，把握事物發(fā)展規(guī)律趨勢，未雨綢繆，爭取主動。
（5）注重對實際問題的理性思考，防止就事論事。
1.6 新手如何盡快上路##
（1）過好“三道關(guān)”。
一是知情關(guān)，通過看書看報、閱讀文件、參加會議、基層調(diào)研等渠道，對本地、本單位的基本情況和工作運行情況有一個基本的了解；
二是適應(yīng)關(guān)，盡快適應(yīng)機(jī)關(guān)工作氛圍和文秘工作性質(zhì)，怎樣思考問題，怎樣打交道；
三是基礎(chǔ)關(guān)，機(jī)關(guān)文稿寫作的種類、格式、行文規(guī)則、寫作要求、處理辦法等。
（2）堅持“三勤”。勤積累、勤練筆、勤比較（研讀質(zhì)量較高的文稿，想想自己會怎樣寫以發(fā)現(xiàn)不足，或分析別人修改稿，搞清楚為什么這樣改）。
2 領(lǐng)導(dǎo)講話稿#
2.1 類型和基本特征##
按用途分為以下幾類：
（1）布置工作。就某一階段工作進(jìn)行部署，提出目標(biāo)任務(wù)和措施要求。
（2）總結(jié)工作、表彰先進(jìn)?；仡櫣ぷ?、總結(jié)經(jīng)驗、激勵先進(jìn)，提出今后努力的方向。
（3）例會講話。報告前階段工作情況，提出下一階段工作意見。
（4）會議上的非正式講話。篇幅不長，補(bǔ)充性和強(qiáng)調(diào)性，如主持詞或會議小結(jié)。
（5）小型會議上的指導(dǎo)性講話。根據(jù)會議內(nèi)容發(fā)表個人觀點，給與會者以啟發(fā)指導(dǎo)。
（6）直接指導(dǎo)基層工作的講話。首先肯定該地該部門的工作成績，指出存在的問題，提出有針對性的工作意見。
（7）應(yīng)景式講話。闡述某一重大事件的意義和作用，給人們啟示激勵，帶有較強(qiáng)的鼓動性和號召性。
2.2 基本要求##
（1）符合上級的方針政策和指示精神。
（2）貫徹和符合領(lǐng)導(dǎo)意圖。
（3）有較強(qiáng)針對性和說服力。
（4）切實本地本部門工作實際。
（5）語言簡練樸實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)和諧，立意新穎深刻，觀點鮮明確切等。
（6） 講到點子上，要做到深（透過現(xiàn)象看本質(zhì)）、準(zhǔn)、實（談思路、提要求、講措施要實在）、緊（緊扣主題）。
（7）縮短篇幅：戒空話套話，多說實話管用的話；戒大包大攬，內(nèi)容力求集中、重點突出；把會開短開精開得有質(zhì)量。
2.3 準(zhǔn)備工作##
（1）搞清領(lǐng)導(dǎo)意圖。把領(lǐng)導(dǎo)原話記錄下來，琢磨清楚后加以梳理、完善和發(fā)揮。如果領(lǐng)導(dǎo)未做交代，則根據(jù)會議主題和上級有關(guān)要求，本地本部門實際情況，推測可能要講什么，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)歷次講話特點和平時接觸，搞清楚領(lǐng)導(dǎo)喜歡講什么。平時也要注意領(lǐng)導(dǎo)的即席講話。
（2）吃透上級精神。
（3）摸清下情。
（4）調(diào)動“積累”。
（5）列提綱。
2.4 結(jié)構(gòu)##
有些講話稿格式比較固定，如黨代會、人代會等例會，有些則因會議的主題、內(nèi)容、對象而異，結(jié)構(gòu)較多樣，關(guān)鍵把握以下幾點：
（1）以內(nèi)容定結(jié)構(gòu)。先考慮主題，根據(jù)主題要寫哪些內(nèi)容，內(nèi)容決定結(jié)構(gòu)。
（2）力求緊湊集中。一是內(nèi)容要服務(wù)主題，二是內(nèi)容之間要有機(jī)聯(lián)系使得結(jié)構(gòu)緊湊，三是內(nèi)容設(shè)計要集中，不要貪大求全。
（3）合理安排段落和層次。并列式、遞進(jìn)式、附帶式、主從式、交互式、總分式。
同一會議多個領(lǐng)導(dǎo)講話，結(jié)構(gòu)上要注意：
（1）兩個領(lǐng)導(dǎo)講話不分主次，都是就某一項或幾項工作進(jìn)行部署，要注意避免內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上的重復(fù)。各有側(cè)重，或者一方講全面，一方講重點。
（2）正副職同時講話，有主次之分。內(nèi)容、角度、語氣上都要有區(qū)別。如主要領(lǐng)導(dǎo)將全局，分管領(lǐng)導(dǎo)講具體任務(wù)和要求。
（3）兩個領(lǐng)導(dǎo)，一個作主體報告，一個作會議總結(jié)。總結(jié)就是概括會議情況和會議收獲，在此基礎(chǔ)上提出工作意見。但不是重復(fù)主體報告內(nèi)容，而是就如何貫徹主體報告和會議精神提出要求，并對重點工作進(jìn)行強(qiáng)調(diào)，對主體報告沒有提到的事項進(jìn)行補(bǔ)充。
2.5 取題目##
（1）針對性強(qiáng)，與主題和內(nèi)容吻合。
（2）立意要高。高屋建瓴，主旨鮮明，思想性強(qiáng)。
（3）句子要精巧。一是節(jié)奏感，單音詞雙音詞合理搭配。二是句式勻稱、整齊、長短搭配。三是句子有氣勢，富有鼓動性和號召力。四是句子之間邏輯性強(qiáng)。
（4）新穎別致，避免雷同。
2.6 列提綱##
（1）程序分三步走。一級提綱-二級提綱-安排內(nèi)容。
（2）一級提綱。即小標(biāo)題，注意標(biāo)題之間的邏輯關(guān)系，合理使用序號。序號的使用，一是把握什么時候該用什么時候不該用，講話稿是所有機(jī)關(guān)文稿里最不宜多用序號的。二是各種格式序號靈活交替使用。三是掌握不使用需要仍使文章層次分明。如并列內(nèi)容之間用分號隔開，說完一層意思時用“要”帶出另一層意思。
（3）周密安排起承轉(zhuǎn)合。合理使用過渡詞、過渡句和過渡段，如此外，值得注意的是，還需提及的是。更重要的是結(jié)構(gòu)設(shè)計的內(nèi)部邏輯性要強(qiáng)，由表及里，由因而果，由破而立。
（4）列提綱時還要考慮詳略得當(dāng)。重點的部分要詳寫，非重點的部分可略寫。聽眾不熟悉的內(nèi)容詳寫，熟悉的內(nèi)容略寫。新任務(wù)新要求詳寫，強(qiáng)調(diào)多次的工作略寫。與本地本部門關(guān)聯(lián)強(qiáng)的詳寫，關(guān)系不大的略寫。實質(zhì)性東西詳寫，過程性東西略寫。
2.7 開頭寫法##
格式化開頭，如“現(xiàn)在，我代表市人民政府作工作報告，請予以審議”，不在討論之列。切忌語句拖沓、句式呆板、套話連篇，一般也要避免詞藻華麗。
（1）點題式。開門見山，如，我們這次會議的主題是...
（2）依據(jù)式。道出會議由來，如，根據(jù)...安排部署，經(jīng)局務(wù)會研究決定，召開...
（3）動因式。由目的牽出話題，如，為了...
（4）引入式。從某項工作進(jìn)展情況引入主題，如，自...以來，我局各項工作進(jìn)展順利，但也存在...等問題。為了解決這些問題...
（5）歸納式。概括會議性質(zhì)或特點。
（6）承接式。常見于繼一位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言后，另一位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，如剛才，...同志就如何...講了很好的意見，請各單位認(rèn)真貫徹落實。下面我再補(bǔ)充幾點意見。
2.8 結(jié)尾寫法##
切忌雷同、拖泥帶水、平淡乏味、文不對題、不合時宜。
（1）結(jié)論式。對前面的內(nèi)容進(jìn)行概括升華，加重分量，加深印象。
（2）號召鼓動式。
（3）肯定式。點明有利條件，增強(qiáng)必勝信心。
（4）提問式。是肯定式的提問，比正面號召更有力量，更發(fā)人深省。
2.9 口語化##
（1）用詞通俗易懂，戒深奧生澀。不要用生澀詞匯和生僻句子。
（2）語氣親切自然，戒生硬蠻橫。一種能讓人接受、與人溝通的語氣。如在批評不良現(xiàn)象的句子前，加上表示理解、體貼的話。
（3）句子生動鮮活，戒古板陳舊。多用一些常見常用的詞句，增添生活氣息?；蛴帽扔魇址ǎ谡Z化的短句等。
（4）句子輕松順口，戒拖沓拗口。簡短明快，說一句是一句。
2.10 怎樣闡釋大道理##
要深入淺出、富有新意、有的放矢、切合實際。
（1）博采眾家之長。多方面多角度啟發(fā)，開闊思路。
（2）用自己的語言表達(dá)。
（3）從實際生活找到切入點。
（4）把理論和認(rèn)識問題融會于談實際工作中。
2.11 引用典型事例##
典型事例可以印證觀點、啟發(fā)聽眾、樹立榜樣、教育干部。事例要精心篩選，適當(dāng)顧忌到“面”，事例要核實。引用典型事例，需視需要和篇幅而定，不能太多太濫，而且文字要盡量精簡。
2.12 換位思考##
（1）心理上的“角色訓(xùn)練”。設(shè)身處地，角色扮演。
（2）平時留意領(lǐng)導(dǎo)分析處理問題的方法，思維習(xí)慣和辦事風(fēng)格，喜歡怎樣表達(dá)思想，喜歡用哪些口頭語，最關(guān)注、最感興趣的是哪些問題等。注意不同領(lǐng)導(dǎo)的特點和風(fēng)格，直率型，樸實型，細(xì)膩型等。
（3）把握領(lǐng)導(dǎo)活動的特點、規(guī)律和形成決策、指導(dǎo)工作的基本方法。
（4）把握本地本單位各項工作進(jìn)展情況，進(jìn)行必要的綜合分析，找出規(guī)律性、傾向性的東西，設(shè)想下一步怎么辦。
2.13 內(nèi)容不熟悉如何入手##
（1）查閱資料，包括書籍報刊、相關(guān)部門的簡報、匯報材料、工作總結(jié)等，尤其要搞清楚方針政策、目標(biāo)任務(wù)、基本要求以及關(guān)鍵性的詞句、提法、術(shù)語。
（2）向相關(guān)部門索要材料。
（3）參閱同類稿子。
（4）技巧：多寫宏觀，少接觸微觀；多寫熟悉的，少提及不熟悉的；多花筆墨突出重點，少在一般問題上牽扯不清；多掌握關(guān)鍵性行話，少觸及難懂的專業(yè)術(shù)語。
2.14 反復(fù)強(qiáng)調(diào)的工作寫出新意##
（1）從上級文件、上級領(lǐng)導(dǎo)講話中找出新要求、新提法。
（2）某項工作經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)前幾次講話布置后，落實情況如何，有什么新進(jìn)展，存在哪些問題。
（3）選擇不同的角度切入。如突出某些重點，啟發(fā)思路入手，先破后立入手。
2.15 應(yīng)急式講話稿##
（1）注重平時的學(xué)習(xí)和積累，重要的東西要記在腦子里或文檔里，方便調(diào)用。
（2）先抓主題和大層次。
（3）抓住關(guān)鍵觀點、關(guān)鍵內(nèi)容和關(guān)鍵詞句，把主要意思表達(dá)清楚。
（4）套用通用格式和基本用詞。
2.16 整理領(lǐng)導(dǎo)講話##
一種情況是領(lǐng)導(dǎo)在講話稿的基礎(chǔ)上作了某些發(fā)揮，或加進(jìn)了幾個重要觀點，這種情況，將這些內(nèi)容原原本本記下來，加進(jìn)去。另一種情況是處理即席講話，可記錄或錄音。整理階段：
（1）層次是否順暢。避免內(nèi)容重復(fù)交叉，或邏輯不順。
（2）觀點是否準(zhǔn)確。只是修正觀點，不是改正，盡量保持原意。
（3）語句是否通順。理順即可，盡量保留原來的語言風(fēng)格和精華部分。
（4）意思是否完整。
（5）句子是否干凈。在干凈度和口語化之間尋找平衡。
3 調(diào)研文章#
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4 決定、意見和工作通知#
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5 工作總結(jié)#
5.1 內(nèi)容和結(jié)構(gòu)##
一般包括開頭、工作情況和工作經(jīng)驗三部分，應(yīng)做到全面、緊湊、精煉。結(jié)構(gòu)：
（1）縱式結(jié)構(gòu)。常用于單項工作總結(jié)，按照工作進(jìn)展過程來寫，從交代背景到工作展開的步驟、方法、成效、體會。
（2）橫式結(jié)構(gòu)。常用語綜合性工作總結(jié)，即數(shù)項工作同時總結(jié)。按照不同內(nèi)容和特點來安排層次，它們之間是并列關(guān)系。在排列順序和敘述方法上要做到布局合理、主次分明。
（3）橫縱交叉式結(jié)構(gòu)。一般用于綜合性工作總結(jié)。主體部分每個層次都是既談情況又談體會，而若干層次又呈并列關(guān)系。
5.2 準(zhǔn)備工作##
最重要的就是搜集材料：
（1）掌握材料的渠道要寬。搜集相關(guān)部門的總結(jié)資料，實地調(diào)查，聽取群眾意見，查閱有關(guān)綜合部門的動態(tài)分析材料，掌握領(lǐng)導(dǎo)對工作情況的分析和對工作成效的評價。
（2）綜合分析資料，宏觀上把握事物發(fā)展的態(tài)勢和特征，從而得出正確結(jié)論。上一級的工作總結(jié)，不是下一級工作總結(jié)的簡單相加，而要從中找出帶共性、規(guī)律性的東西，由此體現(xiàn)全局工作的總體面貌。
5.3 排列工作情況##
縱式結(jié)構(gòu)按過程排列即可，橫式結(jié)構(gòu)常見排列方法：
（1）按輕重主次排列，重點的、主要的工作排在前面。
（2）按因果關(guān)系排列，前面寫怎么做、采取哪些措施，后面寫取得什么效果。
（3）按鮮果后因排列，先寫取得的成效，厚些所做的工作和采取的措施，常用語需要用較多數(shù)據(jù)說明工作業(yè)績的總結(jié)。
5.4 制作小標(biāo)題##
基本要求是簡潔、明快、緊湊。小標(biāo)題本身就是工作內(nèi)容的“綱”，按包含內(nèi)容不同，分為：
（1）任務(wù)式。說明做了哪些工作，如加強(qiáng)聯(lián)系指導(dǎo)，充分發(fā)揮人民代表的作用。
（2）措施式。如深入開展宣傳教育，增強(qiáng)基層干部的政策法律觀念。
（3）效果式。寫工作效果。
（4）特點式。如，工作突出了實、深、新、廣。
（5）提示式。提示下面要展開的內(nèi)容，如在黨的建設(shè)方面，在安全生產(chǎn)方面。
5.5 如何反映工作成效##
（1）注意把定量分析與定性分析結(jié)合起來。定量分析，即列數(shù)據(jù)，用最主要的、最能體現(xiàn)工作成效的數(shù)據(jù)；定性分析，即通過對照上級要求、既定目標(biāo)和橫縱向?qū)Ρ?，對工作成效做出恰如其分的評價和判斷，注意不能只下結(jié)論不擺事實。
（2）注意工作內(nèi)容與工作成效的一致性。
（3）兼顧點和面。點，即重點，需要展開寫、著重寫的內(nèi)容；面，即非重點，需要兼顧的內(nèi)容。
（4）指出存在的問題。不能含糊籠統(tǒng)、避重就輕，但也不用寫得太具體，同時注意表達(dá)方式，避免引起誤會。
5.6 總結(jié)經(jīng)驗##
（1）與客觀實際相符合，對實事進(jìn)行提煉概括。
（2）有自己獨特的、又實用價值的東西，切忌一般化。
（3）要有理有據(jù)、有骨有肉，同時要合理擺布材料，防止前后重復(fù)。比如情況部分?jǐn)[的是實事，經(jīng)驗部分又要擺事實。這就需要對材料進(jìn)行分工，考慮哪些放在經(jīng)驗部分，哪些放在情況部分，盡量避免兩邊都用到。
（4）要精心提煉觀點。目前標(biāo)題制作，用的最多的是判斷句和肯定句，如加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育是做好黨建工作的重要前提，必須抓緊解放思想這一“頭道工序”?？梢試L試用其他表述方法。經(jīng)驗和情況既不重復(fù)，又銜接配合緊密。
5.7 寫出特色##
年年都要做總結(jié)，寫出新意的方法：不同角度、不同結(jié)構(gòu)、不同表達(dá)方法。最重要的是突出特色，即不同于以往、不同于別人的工作。對比分析今年與去年的工作在側(cè)重點、方法、措施、力度上有哪些不同。找準(zhǔn)特色的基礎(chǔ)上，表現(xiàn)手法：
（1）直接在小標(biāo)題上反映特色。
（2）有特色的工作詳寫，無特色的一般性工作略寫。
（3）先羅列總體工作情況，再集中一段講特色。
（4）情況部分作一般敘述，經(jīng)驗部分著重談工作特色。
6 信息的編寫#
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7 其他常用文稿#
7.1 工作匯報##
工作匯報類似工作總結(jié)，都用于反映工作情況，但匯報材料一般反映某一方面或某項活動的開展情況。結(jié)構(gòu)包括：由頭（開頭點明是貫徹上級那份文件、那次會議精神或工作部署），主體（貫徹情況，包括采取的措施、取得的效果、存在的問題等）和結(jié)尾（簡要談下一步打算）。多講實質(zhì)性內(nèi)容，多講重點的、有特色的貫徹情況。
7.2 經(jīng)驗介紹##
（1）特色鮮明。一般從題目和標(biāo)題就能看出特色，即人無你有、人有你新的東西。有特色的要濃墨重彩去寫，不是特色的點到為止。
（2）生動感人。要使材料具有較強(qiáng)的可聽性、可讀性?？蛇m當(dāng)?shù)嘏e些例子，用活生生的事實說明問題。語言要力戒官腔、書生腔，盡可能生動活潑。
（3）說服力強(qiáng)。用事實和成效說明問題，使經(jīng)驗站得住腳且給人啟發(fā)。
（4）結(jié)構(gòu)。開頭，簡單介紹本地本單位基本情況，緊接著切入正題，總括下面要介紹的內(nèi)容，亮出工作中取得的主要成效。主體，詳細(xì)介紹做法和體會，一種是夾敘夾議寫，寫某項工作怎么做的、碰到問題怎么解決的、成效是怎樣取得的；另一種是分成兩段寫，先寫做法再寫體會。結(jié)尾，先說幾句謙虛的話，如工作雖取得了不錯的成績，但與上級要求比，與兄弟單位比，還存在一定差距，接著簡要談幾句今后打算。
7.3 學(xué)習(xí)考察報告##
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7.4 工作計劃##
7.5 會議紀(jì)要##
7.6 通報##
7.7 請示##
7.8 決議##
8 文稿修改和機(jī)關(guān)文風(fēng)#
附錄：讀書的三個時段。長時段讀經(jīng)典，由此及彼、舉一反三的讀法有利于積累；中時段讀暢銷書和期刊，培養(yǎng)緊貼社會的時代語感；短時段應(yīng)時應(yīng)景，臨時抱佛腳、補(bǔ)課性質(zhì)?？朔懽鞯男睦碚系K的方法就是動筆。表達(dá)障礙是根本性的心理障礙。
實踐篇#
1 一切立足于解決實際問題##
要有的放矢，對癥下藥，指明方向，交代任務(wù)，提出解決問題的思路和辦法。構(gòu)思階段就直奔主題，根據(jù)主題考慮結(jié)構(gòu)和行文；寫作階段始終圍繞提出問題解決問題。
常見錯誤：浮（對工作內(nèi)容了解不深入，缺乏綜合分析）、虛（沒有圍繞解決問題來寫）、空（空話套話）。
