原創(chuàng)：七棱鏡

?鏡子物語(yǔ)：在繁忙混亂的工作中保持一種“禪定”狀態(tài)，并非天方夜譚。

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忙亂讓你總是心不在焉？

作為一個(gè)職場(chǎng)人，忙與亂，可以說(shuō)是我們生活的常態(tài)。每天從走進(jìn)辦公室的那一刻起，我們就馬上進(jìn)入“戰(zhàn)斗”狀態(tài)。盡心竭力工作幾小時(shí)后，仍然有一大堆沒(méi)來(lái)得及回復(fù)的電話，沒(méi)處理的郵件，沒(méi)向上級(jí)匯報(bào)的事項(xiàng)，沒(méi)整理的堆積如山文件，還會(huì)有隨時(shí)而來(lái)的突發(fā)事項(xiàng)，把你手頭的工作打斷……

似乎永遠(yuǎn)干不完的工作，讓我們?cè)絹?lái)越焦慮，甚至在任何地方、任何時(shí)間都表現(xiàn)得“心不在焉”。比如我，每天晚飯后半小時(shí)，是我跟兒子寶貴的散步時(shí)間，但我的腦子里依然盤旋著白天的各種事情，以至于兒子在旁邊說(shuō)了什么，我都沒(méi)聽(tīng)見(jiàn)。

專業(yè)調(diào)查顯示，緊張的工作節(jié)奏、多任務(wù)壓力，以及無(wú)孔不入的信息，讓我們的社會(huì)普遍存在一種焦慮情緒——人們會(huì)感到?jīng)]來(lái)由的悵然若失，從而產(chǎn)生一種無(wú)法解脫、永不停息的緊張情緒。這種情緒嚴(yán)重影響了我們的工作狀態(tài)，甚至讓我們?cè)谏钪幸矡o(wú)法放松下來(lái)。

有沒(méi)有一種好方法，能夠使我們既能輕松自如地完成工作，又能享受生活的樂(lè)趣，即使整日事務(wù)纏身，也能夠時(shí)刻保持頭腦清醒，氣定神閑地控制和處理一切？

時(shí)間管理領(lǐng)域的專家們就此提出了諸多理論和方法，但多數(shù)理論在應(yīng)用到實(shí)踐中時(shí)，并不總是十分奏效。比如，被廣泛認(rèn)同的，由史蒂芬·柯維提出的“四象限法則”，把事情分為“重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急”四類，告誡我們要優(yōu)先做重要不緊急的事，少做不重要也不緊急的事。但現(xiàn)實(shí)生活中，當(dāng)很多事情一起涌過(guò)來(lái)時(shí)，我們往往很難準(zhǔn)確分辨出哪些更重要一些。

再者，即便我們把事情分了類，我們依舊無(wú)法集中注意力。比如，我正在寫著一篇文案，心里卻想著：下午的會(huì)議，我得先準(zhǔn)備出一個(gè)匯報(bào)方案……

相對(duì)于“四象限法則”，世界知名時(shí)間管理大師戴維·艾倫提出的“GTD”時(shí)間管理法，就現(xiàn)實(shí)可行得多，可以真正拿來(lái)指導(dǎo)我們的工作和生活。

2

一次只做、只想一件事，才是根治之道

戴維·艾倫指出，我們焦慮的根源，不是不知道該做什么，而是那些“未完成之事”之事對(duì)大腦造成的干擾?？赡苣銢](méi)有意識(shí)到，你腦海里閃過(guò)的每一項(xiàng)任務(wù)，無(wú)論大小，都時(shí)時(shí)刻刻被你自身的無(wú)意識(shí)所緊密追隨?！叭魏螞](méi)有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)存在方式的事務(wù)，都會(huì)盤踞在我們腦海中，成為懸而未決的問(wèn)題?！?/p>

研究已經(jīng)證明，你的大腦會(huì)不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，但它不會(huì)主動(dòng)給你準(zhǔn)確的提醒，反而會(huì)給你希望思考的其他事項(xiàng)帶來(lái)干擾，繼而會(huì)降低你的工作效率。這就是為什么許多人的腦子里總是在接連不斷地放電影，即便在有要事處理時(shí)也是一樣的原因。

而根治之道，就是讓自己心無(wú)雜念，安于當(dāng)下，一次只做一件事，并只想這一件事情。

這種狀態(tài)，可以用“心如止水”來(lái)形容。想象把一粒石子投入池塘，可能激起一片漣漪，一朵水花，但很快就歸于平靜。用莊子的話來(lái)說(shuō)，就是“至人之用心若鑒，物來(lái)則現(xiàn)，物去不留?！?/p>

而一旦你達(dá)到這種狀態(tài)，就能體會(huì)到輕松掌控一切的自由。就像日本著名禪師鈴木俊隆所言：“如果你的大腦空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，那么它就會(huì)向一切事情敞開(kāi)大門?！?/p>

你一定會(huì)問(wèn)，要達(dá)到這種狀態(tài)，談何容易？戴維·艾倫“GTD”時(shí)間管理法，就是要通過(guò)一系列簡(jiǎn)單可操作的方法，清空你的大腦，幫助你在任何必要的時(shí)候，都能過(guò)到高效和放松的境界。

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只需3步，掌控所有未盡事宜

戴維·凱克奇說(shuō)：“焦慮是由缺乏控制、組織、準(zhǔn)備和行動(dòng)引起的。”通常情況下，你對(duì)一些事情總是念念不忘，這是因?yàn)槟氵€沒(méi)有明確地認(rèn)定它們的預(yù)期結(jié)果是什么，你下一步的具體行動(dòng)到底是什么，所以它們?cè)谀愕拇竽X中屬于“未歸檔”狀態(tài)。只有當(dāng)你對(duì)這些信息做了必要的決定，并且把它們寄存在一個(gè)安全可靠的地方，以便在需要行動(dòng)時(shí)提醒你，你的大腦才會(huì)放松下來(lái)。

你可能會(huì)說(shuō)，那我可以制定一個(gè)日程表。但實(shí)際上，日程表上每天的任務(wù)清單和那些簡(jiǎn)化的優(yōu)先順序代碼，常常被老板的電話、各種即時(shí)信息和指令打斷，那些無(wú)法正常進(jìn)行的計(jì)劃，反而會(huì)進(jìn)一步加深我們的焦慮感。

相比而言，“GTD”時(shí)間管理法提出了更系統(tǒng)、實(shí)用、有效的解決方案。主要包括3大步驟：

第1步：將所有信息收入“工作籃”

你要養(yǎng)成這樣一種習(xí)慣：對(duì)所有你想到的需要做、打算做的事，以及接觸到的資料信息進(jìn)行收集記錄，統(tǒng)一放進(jìn)你的“工作籃”。這個(gè)“工作籃”可以是紙質(zhì)的本子，也可以是電子形式的文檔等形式。怎么方便怎么來(lái)。但要記住兩點(diǎn)：1、百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少?zèng)Q定去做的事情。2、“工作籃”的形式要盡量少，如果你的周圍貼滿了各類便簽，亂放著各種紙條、文檔，那只會(huì)讓你更加混亂。

第2步：整理、清空“工作籃”

至少每周清理一次“工作籃”。把里面的事項(xiàng)逐一拿出來(lái)進(jìn)行整理。針對(duì)其中的每一件事，問(wèn)問(wèn)自己：“這是什么？需要采取行動(dòng)嗎？”

如果需要采取行動(dòng)，就把此事歸入“是（下一步行動(dòng)）”的清單中，相反則歸入“否”的清單中。

對(duì)于不需行動(dòng)，也就是“否”中的事項(xiàng)，再進(jìn)一步歸為“垃圾”“將來(lái)或許做（備忘錄）”“參考資料（在需要的時(shí)候看）”三個(gè)子清單。

對(duì)于需要行動(dòng)的事項(xiàng)，進(jìn)一步考慮：“下一步的行動(dòng)是什么？何時(shí)進(jìn)行？能在兩分鐘內(nèi)完成嗎？”

如果是兩分鐘內(nèi)能完成的，就歸入“立即執(zhí)行”子清單；否則，歸入“指派別人”和“延遲”子清單，而“延遲”中又可分為“按指定時(shí)間完成（日程表）”和“需要盡快完成的行動(dòng)”兩類。在每個(gè)子清單中寫明具體的“下一步行動(dòng)”。有確切時(shí)間的，按時(shí)間先后排序，沒(méi)有確切時(shí)間的，比如“需要盡快完成的行動(dòng)”，憑直覺(jué)排出先后順序。

另外還有一類需要行動(dòng)的事項(xiàng)，是需要多個(gè)步驟才能完成的，那么就納入需要行動(dòng)下的“項(xiàng)目計(jì)劃”子清單。

這里有兩點(diǎn)需要注意的地方：

1、從“工作籃”中取出的事項(xiàng)，一定不要再放回“工作籃”。不要對(duì)同一件事，做兩次相同的思考。

2、制定“下一步行動(dòng)”時(shí)，一定要寫出明確具體、可實(shí)際操作的行動(dòng)。比如：起草總結(jié)大會(huì)的具體議程；給主管打電話匯報(bào)活動(dòng)預(yù)算問(wèn)題。

第3步：選擇行動(dòng)，從排在最上面的一件事做起

當(dāng)你做好了上述全部準(zhǔn)備工作后，每一天，每個(gè)時(shí)刻選擇做什么事，就變得非常簡(jiǎn)單。你只需要隨時(shí)花上幾秒鐘的時(shí)間，查閱一下“下一步行動(dòng)”中的幾個(gè)子清單，看一看排在最上面的分別是什么事就行了。能在兩分鐘內(nèi)完成的，就馬上處理掉；把日程表中的事按順序完成；有空閑時(shí)間時(shí)，看一看“需要盡快完成的行動(dòng)”中，有哪些可以調(diào)整到“立即行動(dòng)”或“日程表”中來(lái)。

“項(xiàng)目”子菜單，方便你隨時(shí)查閱手頭有什么項(xiàng)目，思考下一步行動(dòng)。而考慮好的行動(dòng)，就可以直接納入“日程表”“委派他人”或“需要盡快完成的行動(dòng)”中。

這里還有幾點(diǎn)需要注意：1、對(duì)于清單系統(tǒng)里已完成的行動(dòng)，要立即刪除；2、要經(jīng)常回顧一下清單系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際情況作出動(dòng)態(tài)調(diào)整；3、遇到突發(fā)緊急任務(wù)時(shí)，要把手頭沒(méi)做完的工作及時(shí)歸檔到相應(yīng)清單中，以便后期繼續(xù)進(jìn)行。

用心體會(huì)這個(gè)方法，你就能發(fā)現(xiàn)，只要一個(gè)人確信，所有待辦事項(xiàng)都已經(jīng)納入這個(gè)“系統(tǒng)”中，那他就再也不用為可能遺漏什么事情而擔(dān)心。“GTD”時(shí)間管理法的最大意義正在于此：不僅能讓你的工作十分高效，還能幫助你在任何繁忙的狀態(tài)下，都能專注當(dāng)下，氣定神閑。這套方法的實(shí)際效果已經(jīng)被全球各大知名企業(yè)所驗(yàn)證，極大地改善了無(wú)數(shù)職場(chǎng)人士的工作和生活。如果你也正被困擾著，就來(lái)試一試吧。

七棱鏡，資深媒體人，用碎片時(shí)間堅(jiān)持寫原創(chuàng)的上班族，熱愛(ài)深度閱讀，崇尚自我管理的文字控。專注提供自我管理/職場(chǎng)領(lǐng)域的有用干貨文，幫你少走彎路，越變?cè)胶?，?shí)現(xiàn)人生幸福加速度。微信公眾號(hào)|七棱鏡，頭條號(hào)|七棱鏡2010

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