毫無規(guī)劃的唯一好處是，失敗于你而言純粹是個(gè)意外，而此前你全然不會(huì)為此感到惴惴不安。
——哈羅德·科茲納
01阿蒙森團(tuán)隊(duì)的南極之旅
截止到1911年12月，沒有哪個(gè)地球人到達(dá)過南極點(diǎn)，所以這是一百年前所有最偉大的探險(xiǎn)者、所有最有探險(xiǎn)精神及夢(mèng)想的人最想做到的事情。直到這一年，兩個(gè)競(jìng)爭(zhēng)團(tuán)隊(duì)出現(xiàn)了，一個(gè)是來自挪威的阿蒙森團(tuán)隊(duì)，另一個(gè)是來自英國的斯科特團(tuán)隊(duì)，他們都想率先完成這個(gè)從來沒有人完成過的事情，到達(dá)南極點(diǎn)。
兩只團(tuán)隊(duì)的出發(fā)時(shí)間差不多。這是因?yàn)檫@個(gè)世界上從來競(jìng)爭(zhēng)都非常激烈，當(dāng)有一個(gè)大的機(jī)會(huì)的時(shí)候，沒有可能只有你看到了，基本是差不多時(shí)候有一幫人看到了，這跟其他無數(shù)場(chǎng)合的競(jìng)爭(zhēng)都很像。所以，這兩支團(tuán)隊(duì)差不多都是1911年10月在南極圈的外圍做好了準(zhǔn)備，進(jìn)行最后的沖刺。
結(jié)果是，阿蒙森團(tuán)隊(duì)在兩個(gè)多月后，也就是1911年12月15日，率先到達(dá)了南極點(diǎn)，插上了挪威國旗。而斯科特團(tuán)隊(duì)雖然出發(fā)時(shí)間差不多，可是他們晚到了很多，他們晚到了一個(gè)多月，這意味著什么？
這就是成功跟失敗的區(qū)別，阿蒙森團(tuán)隊(duì)作為人類歷史上第一個(gè)到達(dá)南極點(diǎn)的團(tuán)隊(duì)永載史冊(cè)，獲得一切的榮譽(yù)，而斯科特團(tuán)隊(duì)雖然也經(jīng)歷了同樣的艱難險(xiǎn)阻，但是晚了一個(gè)多月，沒有人會(huì)記住第二名，大家只知道第一名。
但故事并沒有這么簡(jiǎn)單，你不光要到南極點(diǎn)，你還要活著回去。阿蒙森團(tuán)隊(duì)率先到達(dá)南極點(diǎn)之后，他們又順利返回了原來的基地。
而斯科特團(tuán)隊(duì)晚到了，他們沒有獲得榮譽(yù)。更糟糕的是，他們因?yàn)橥砹耍厝サ穆飞咸鞖夥浅２?。他們?cè)诨厝サ穆飞喜粩嗟赜腥说絷?duì)，最后沒有一個(gè)人得以生還！斯科特團(tuán)隊(duì)不但沒有完成首先到達(dá)南極點(diǎn)的目標(biāo)，而且全軍覆沒，這已經(jīng)是生與死的區(qū)別了。
是什么造成了這么重大的區(qū)別，不僅是成功與失敗，更是生與死的區(qū)別呢？
首先，去南極探險(xiǎn)，不光是需要人，還需要物資，兩個(gè)隊(duì)的策略和策劃天壤之別。阿蒙森團(tuán)隊(duì)物資準(zhǔn)備充分，帶著三噸物資上路。而斯科特團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)備的東西很少，他們只有一噸物資。一噸的物資夠嗎？如果過程中不犯任何錯(cuò)、沒有任何意外，剛好夠。這是多么可怕的事情，理論上可行，但現(xiàn)實(shí)中碰到壓力、遇到未知困難，就不可避免地動(dòng)作走形、犯錯(cuò)。所以，計(jì)劃定得太緊，其實(shí)是很危險(xiǎn)的。阿蒙森團(tuán)隊(duì)的三噸物資有較大的富余量，在充分預(yù)知困難的前提下，做好充足準(zhǔn)備，為應(yīng)對(duì)困難預(yù)留了儲(chǔ)備，也給自己留下了犯錯(cuò)的空間。事實(shí)上，兩個(gè)團(tuán)隊(duì)碰到的環(huán)境是差不多的，結(jié)果異同生死！
阿蒙森團(tuán)隊(duì)的成功經(jīng)驗(yàn)，最后可以總結(jié)成一句話：不管環(huán)境好壞，照計(jì)劃實(shí)施。
相反，從斯科特團(tuán)隊(duì)的日志來看，他們是一個(gè)比較隨心所欲的團(tuán)隊(duì)，天氣好就走得非常猛，但天氣不好就睡在帳篷里，吃點(diǎn)東西、詛咒惡劣的天氣和壞的運(yùn)氣，祈禱盡天氣轉(zhuǎn)好。
阿蒙森團(tuán)隊(duì)于1912年1月25日全部返回營(yíng)地。這個(gè)日子和他3年前計(jì)劃的歸程一天不差，是巧合也是奇跡。后來有人請(qǐng)阿蒙森分享經(jīng)驗(yàn)，他說：“最重要的因素是探險(xiǎn)的準(zhǔn)備如何，你必須要預(yù)見可能出現(xiàn)的困難，遇到了該如何處理或者如何避免。然后，按照計(jì)劃執(zhí)行?！闭\如哈羅德·科茲納所言：“毫無規(guī)劃的唯一好處是，失敗于你而言純粹是個(gè)意外，而此前你全然不會(huì)為此感到惴惴不安?！?/p>
02計(jì)劃是花費(fèi)最少影響最大的工作
項(xiàng)目是一個(gè)是復(fù)雜的系統(tǒng)過程，解決問題需要考慮十個(gè)方面，也就是項(xiàng)目的十個(gè)相互關(guān)聯(lián)的目標(biāo)。我將其稱為項(xiàng)目管理的“如來十掌”。具體表述為：
項(xiàng)目管理“如來十掌”
(1) 確定項(xiàng)目的工作內(nèi)容（范圍管理、需求管理）。
(2) 確定這些工作要在什么時(shí)間完成（時(shí)間管理、進(jìn)度管理）。
(3) 確定這些工作要花多大代價(jià)完成（成本管理、費(fèi)用管理）。
(4) 確定這些工作做到什么程度才可以接受（質(zhì)量管理）。
(5) 弄清需要誰、使用哪些資源來完成項(xiàng)目（資源管理）。
(6) 如果沒有足夠的資源，需要外包一些工作給其他公司或個(gè)人（采購管理、合同管理）。
(7) 項(xiàng)目所涉及的內(nèi)外部干系人之間需要有效溝通，才能較好地相互協(xié)調(diào)（溝通管理）。
(8) 識(shí)別哪些不確定性會(huì)促進(jìn)或妨礙項(xiàng)目成功，并積極加以管理（風(fēng)險(xiǎn)管理）。
(9) 如何實(shí)現(xiàn)各干系人有效參與和期望控制并獲得其對(duì)項(xiàng)目的滿意（干系人管理）。
(10) 在上述九個(gè)相互競(jìng)爭(zhēng)的目標(biāo)下，如何實(shí)現(xiàn)最優(yōu)（整合管理）
張斌是一個(gè)負(fù)責(zé)無線通信基站建設(shè)的項(xiàng)目經(jīng)理，他們的項(xiàng)目需要在三天后在野外施工。天氣預(yù)報(bào)顯示，三天后有暴風(fēng)雨將至，而張斌團(tuán)隊(duì)并沒有防雨設(shè)備。怎么辦？
預(yù)則立、不預(yù)則廢，使用好“如來十掌”（圖4-2），春曉的問題可以輕松解決。
三天后需要在野外施工，這個(gè)工作非要做嗎？不做行不？（范圍、需求）
如果非要做，提前或者拖后兩天可以不？必須在三天后做嗎？（時(shí)間、進(jìn)度）
如果必須在三天后做，可以花點(diǎn)錢購置防雨設(shè)備不？如果防雨設(shè)備成本太高，能租用這些設(shè)備嗎？（成本、費(fèi)用）
……
事實(shí)上，只要預(yù)計(jì)到了問題，解決方案會(huì)很多，而且很多方案的代價(jià)并不高。
試想，如果不做策劃和預(yù)計(jì)，現(xiàn)在到了第三天早上，馬上就要出門了，發(fā)現(xiàn)外面正在暴風(fēng)雨。估計(jì)只有兩種方案了：一是管他下什么呢，下刀子也沖出去干——這是“找死”；二是外面暴風(fēng)雨了，詛咒惡劣的天氣，詛咒運(yùn)氣不好，既然如此那就在家休息好了——這是“等死”。
據(jù)調(diào)查，對(duì)于項(xiàng)目來說，項(xiàng)目前期計(jì)劃工作對(duì)項(xiàng)目投資的影響程度為70~95%，設(shè)計(jì)和詳細(xì)計(jì)劃階段對(duì)項(xiàng)目投資的影響程度為60 ~70%，項(xiàng)目施工階段對(duì)項(xiàng)目投資的影響程度還不足40%，然而前期策劃工作的費(fèi)用只占總體費(fèi)用的1~2%，正是這1~2%的費(fèi)用決定了幾乎全部隨后的費(fèi)用。
阿蒙森團(tuán)隊(duì)的南極探險(xiǎn)之旅，還有一些細(xì)節(jié)也值得我們思考。
第一，斯科特團(tuán)隊(duì)用的是矮種馬來拉雪橇，而阿蒙森團(tuán)隊(duì)用的是愛斯基摩犬。阿蒙森團(tuán)隊(duì)足足準(zhǔn)備了97條愛斯基摩犬，阿蒙森認(rèn)為只有愛斯基摩犬才是南極冰天雪地中的最佳選擇。相比而言，馬更強(qiáng)壯，開始的時(shí)候走得更快，但馬不夠耐寒，走到半路都凍死了，最后只能靠人力來拉雪橇；愛斯基摩犬雖然走得慢，但能在很冷的條件下生存，從而保證了行進(jìn)速度。
第二，阿蒙森為了極地探險(xiǎn)，他曾經(jīng)和愛斯基摩人生活了一年多時(shí)間，就為了跟他們學(xué)習(xí)如何在冰天雪地里生活、求生等。
第三，阿蒙森的計(jì)劃非常周詳，連午餐也作了特別的安排。他使用了一種新設(shè)計(jì)的保溫瓶，在每天啟程前早餐時(shí)，便把熱飯菜裝在保溫瓶里。這樣午餐可以在任何時(shí)間吃，既節(jié)約燃料，又省時(shí)間。而由于需要扎營(yíng)生火，斯科特團(tuán)隊(duì)吃頓午餐要多花1個(gè)小時(shí)。阿蒙森的隊(duì)員時(shí)常坐在雪橇上，一邊欣賞極地的奇異風(fēng)光，一邊嚼著暖瓶里的熱飯，而且還有休假：星期天哪怕再適于行路，阿蒙森也不改變習(xí)慣。
正所謂“魔鬼藏在細(xì)節(jié)中”，阿蒙森團(tuán)隊(duì)詳細(xì)策劃，為成功探險(xiǎn)奠定了基礎(chǔ)。
03沒有計(jì)劃的目標(biāo)是浮云
在一次培訓(xùn)時(shí)，我問每個(gè)學(xué)員的工作目標(biāo)，有個(gè)學(xué)員舉手問：“我的目標(biāo)是在一年內(nèi)賺100萬！請(qǐng)問，我怎么制定計(jì)劃實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)？”我問他：“你相不相信你能成？”他說：“我相信！”我又問：“你知不知道要通過哪個(gè)行業(yè)來達(dá)成？”他說：“我現(xiàn)在從事保險(xiǎn)行業(yè)?！蔽医又謫査骸澳阏J(rèn)為保險(xiǎn)業(yè)能不能幫你達(dá)成這個(gè)目標(biāo)？”他說：“只要我努力，就一定能達(dá)成?！?/p>
“我們來看看，你要為自己的目標(biāo)做出多大的努力，根據(jù)你們的提成比例，100萬的傭金大概要做300萬的業(yè)績(jī)。一年：300萬業(yè)績(jī)。一個(gè)月：25萬業(yè)績(jī)。每一天：8300元業(yè)績(jī)。大既要拜訪多少客戶？”我接著問。
“大概要50個(gè)人?！?/p>
“那么一天要50人，一個(gè)月要1500人；一年呢？就需要拜訪18000個(gè)客戶。”
我又問他：“請(qǐng)問你現(xiàn)在有沒有18000個(gè)A類客戶？”他說沒有?！叭绻麤]有的話，就要靠陌生拜訪。平均一個(gè)人要談上多長(zhǎng)時(shí)間呢？”他說：“至少20分鐘?！崩蠈?shí)說：“每個(gè)人要談20分鐘，一天要談50個(gè)人，也就是說你每天要花16個(gè)多小時(shí)在與客戶交談上，還不算路途時(shí)間。請(qǐng)問你能不能做到？”他說：“不能……”
目標(biāo)未必是可行的，通過計(jì)劃的制定與工作分解會(huì)逐步暴露項(xiàng)目目標(biāo)的可行性。干系人期望不是孤立存在的，期望與計(jì)劃是相輔相成的，目標(biāo)指導(dǎo)計(jì)劃，計(jì)劃的有效性影響著目標(biāo)的達(dá)成。
制定一份周密可行的計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理優(yōu)秀能力的體現(xiàn)。所謂有計(jì)劃、有組織地開展項(xiàng)目工作，就是把目標(biāo)正確地分解成工作安排，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
(1)將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。
(2)將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。
(3)估計(jì)每個(gè)工作需要的資源（包含人、財(cái)、物等）。
(4)根據(jù)資源安排相應(yīng)的實(shí)施時(shí)間。
(5)將計(jì)劃發(fā)送給干系人，獲得他們的認(rèn)可和支持。計(jì)劃最好可視化，可采取網(wǎng)絡(luò)圖、甘特圖、里程碑圖等形式。
管理項(xiàng)目是個(gè)復(fù)雜的過程，計(jì)劃充當(dāng)著這個(gè)過程的地圖。該地圖必須足夠詳細(xì)以便決定下一步做什么，同時(shí)也必須足夠簡(jiǎn)單以使人們不會(huì)迷失在細(xì)枝末節(jié)中。
大量的研究支持如下觀點(diǎn)：認(rèn)真地做好計(jì)劃工作與項(xiàng)目的成功密切相關(guān)，而且據(jù)我們所知，沒有任何一項(xiàng)研究支持相反的觀點(diǎn)。
本文作者|郭致星
本期編輯|小圱
參考文獻(xiàn)|“項(xiàng)目管理實(shí)踐三法”之《技法：提升績(jī)效與改進(jìn)過程》
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