2013年八月的某天，入職剛滿三個月的菜鳥——小白（就是我）坐在電腦前，開始著手準備寫轉正申請。
正當各種度娘絞盡腦汁之時，郵箱突然收到一封來自總經理（也是我的上司）的郵件。郵件大意是公司即將舉辦年中會，草草瀏覽一遍，只記住兩句關鍵的話：“培訓部（只有我）與人力主管配合組織”，“會議推薦小白主持”。
納尼？？！！……#￥#%￥……&*??
領導，這樣一份信任，來的稍微“厚重”了一點吧？我還是個菜（hai）鳥（zi）啊~
崩潰與重建
突如其來的“打擊”讓我有點兒蒙，趁著午休一個人默默地走到樓梯間，坐在臺階上開始思考人生。在打了三次退堂鼓之后，我終于決定勇敢面對人生。先冷靜一下，來做個分析吧——
【需求】
領導的郵件里，希望我完成兩件事：
第一，代表培訓部，與行政部配合做好年中會各項安排；
第二，主持和引導年會當天的各項活動。
【分析】
首先，負責舉辦年中會，涉及到我與其他幾個部門負責人的配合，還包括邀請重要人物、確定物資等各種細小的事務。它是一個完整的項目，而我有曾經嘗試使用項目管理工具的相關經驗（具體請閱讀我之前的文章：從帝都移居廣州，我用畫圖全部搞定）；
其次，主持和引導會議，和我之前的培訓經歷相關，這里面應該有很多可以借鑒和遷移的地方；
最后，這是一個幫助我與其他部門溝通的好機會，同時也可以讓我有機會把過去所學的知識實踐一遍。要抱著能夠從中學習的態(tài)度去嘗試。
嗯，態(tài)度有了，那接下來該做點什么呢？
把控全局的思維導圖
開始工作了，我仔細地瀏覽了一遍領導的郵件。發(fā)現(xiàn)他已經在郵件里說明的非常詳細，比如需要找哪幾位關鍵人物進行發(fā)言、討論會議上主要的議題有哪些方面，等等（感謝領導照顧TAT）。
洋洋灑灑一大篇，我該如何理出脈絡出來呢？
要說把控全局，并將內容理出大體框架出來，畫一張思維導圖再合適不過啦~
思維導圖——一種高效的圖形工具。由中心主題、向外發(fā)散的各級分支，以及關鍵詞、圖像和色彩構成?？梢杂煤唵蔚膱D示，將復雜的信息梳理并以直觀而簡潔的圖像呈現(xiàn)出來。——科普by水菱醬
身為導圖小能手的我（咳），花了不到十分鐘的時間就畫好了整個郵件中的內容。
導圖的主要邏輯，是按照領導郵件里敘述的順序來畫的?？梢园l(fā)現(xiàn)其中有一些部分是按照時間順序，而另一些分支是按照性質來進行分類。除去這些，這張圖已經可以清晰地了解到這整個項目的框架與內容了。
接下來，我將相互之間有關聯(lián)的分支加上了箭頭，并標注了一下大體的分工。看著這張圖，整個項目的內容了然于胸的感覺，讓我覺得自己很快可以出任CEO，嫁給高富帥，走上人生巔峰了……
錯誤的網絡圖
萬萬沒想到！接下來我便犯了錯，花了將近一小時的時間，畫了一個不知所云漏洞百出的“網絡圖”。怎么會這樣呢？
網絡圖——用箭線和節(jié)點將某項工作的流程表示出來的圖解模型，形狀如同網絡，故稱為網絡圖。在項目管理中，經常會使用到網絡圖的概念?！破誦y水菱醬
這幅圖的主要問題在于邏輯混亂。很多項目的性質等級不同，卻把它們放在了同等重要的位置上。里面甚至出現(xiàn)了各種交叉的箭頭，讓整個圖形看起來含糊不清。這也就是我為什么會花那樣久的時間去畫，卻把自己搞暈了的原因。
那么，項目管理中的這些的圖，究竟應該怎么用呢？
項目管理的正確打開方式
在度娘的幫助下，我找到了一張干貨。
這張圖，清晰而直觀地呈現(xiàn)出了項目管理的常規(guī)流程?？梢钥闯?，工作的第一步應當是建立工作分解結構（也就是WBS圖），第二步才是建立工作網絡圖。
WBS工作分解結構圖，可以先把一項大的項目分解成各個子項目，在掌握了子項目之間的關系之后，再去畫網絡圖，就不會像我之前那樣吃力了。
這張圖從那時候起，就一直貼在我的辦公桌前了。
所以，一開始，我應該先畫WBS圖啦啦啦~
WBS工作分解結構圖
WBS工作分解結構圖——以可交付成果為導向，對項目要素進行分組。它是項目管理中計劃過程的中心，也是制定進度計劃、資源需求、成本預算、風險管理計劃等的重要基礎。——科普by水菱醬
通過對剛才導圖和第一幅失敗網絡圖的分析，我將這項工作分成了確認嘉賓、場地安排、采購、流程制定和宣傳工作五個子項目，并將每個子項目都分解成了更加具體的工作。之后，又在每一項具體工作的后面，用字母標注出了需要我負責和支持的部分（當然是里面的字母B啦）。
這樣，我要做的工作就變得更加清晰了。
正確的網絡圖
在理清了各項工作之間的關系之后，我又用很短的時間便畫好了一幅網絡圖（方案一），并在圖中標注了每項工作大致所需要的時間。
網絡圖——之前已經科普過了你有認真看嗎？——科普by水菱醬
這一次，可比上次的網絡圖清晰多啦！在畫完之后，我不禁開始思考，它的關鍵路徑是否可以優(yōu)化呢？
關鍵路徑——關鍵路徑通常(但并非總是)是決定項目工期的進度活動序列。它是項目中最長的路徑，即使很小浮動也可能直接影響整個項目的最早完成時間。關鍵路徑的工期決定了整個項目的工期?！破誦y水菱醬
經過簡單分析，我發(fā)現(xiàn)方案一中的“聯(lián)系A總”是與之后的“場地安排”相關聯(lián)的，但是它可以安排在開會之后，和“聯(lián)系B總”并行進行，不需要安排在最前面。而“采購物料”和“發(fā)布宣傳”兩件事情，也可以由不同的部門同時進行。
于是，在經過改進之后，就有了上圖中的方案二。節(jié)省了足足有4天的時間，這樣準備年中會的時間就更加充裕啦~
在收到郵件的第二天，畫完三幅圖（導圖、WBS圖和網絡圖）之后，我便立即和行政部、公關部的小伙伴碰面，和他們溝通工作的安排。我們一起在圖紙上標注了大家的負責內容和時間，大伙兒將圖紙復印下來人手一份，開始按照上面的內容進行準備。
這樣的方式非常直觀，所以我們花了很短的時間就開完了會。能看得出同事們接納了我并不完美的手繪，心里感覺棒棒噠~
掌控進度の利器——甘特圖
在和同事們開完會之后，為了順利地跟進各項工作，我便對照前面的幾張圖，花五分鐘飛快地畫了一張甘特圖（常年手繪鍛煉，畫表格還是可以不用直尺噠）。
甘特圖——以圖示的方式，通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續(xù)時間。縱軸表示項目，橫軸表示時間?！破誦y水菱醬
在圖中，我用陰影標注了各項工作需要完成的時間段，幫助自己更好地掌握工作的進程。在之后遇到需要調整的部分，也可以直接在這張圖上表達出來。
畫完了這張圖后，我連帶之前的幾張圖一起，貼在了我的辦公桌前。看著一切事務變得按部就班，心里也踏實多了。
但是，吞完了這只青蛙，還有一只呢。
那就是“主持與引導會議”……
行動學習之共識建導法
行政小美女很快郵件發(fā)來了已經同領導商議敲定的年會討論議題。我需要做的是，讓同事們在年中會的下午，用三小時的時間把這些議題討論消化一遍，并給出自己的理解和觀點。
看起來很簡單，但實際上來執(zhí)行這項會議引導，對于當時的我來說還是小有挑戰(zhàn)的。一方面需要戰(zhàn)勝膽怯（畢竟還未入職，和同事們也都不太熟）；另一方面要有良好的引導技巧，帶領大家積極地投入到討論當中去。
怎么辦呢？
我想到了兩個月之前參加過的，有關行動學習的工作坊（在此感謝劉文迪老師提供聽課機會?。?。當時課堂上所學的共識建導法，似乎很適合應對這樣的場景。
共識建導法——一種能夠讓團體成員主動參與的引導技術，可以達到匯集大家思想；通過對話識別更大的類型；總結團體的見識；達成決定性的共識的目的?！破誦y水菱醬
運用這樣現(xiàn)成的方法，我就可以少一些自由發(fā)揮的局面。講清楚流程之后，引導大家進行討論，這樣我的心理壓力也會減輕許多。并且這樣的方法還能夠達到很好的效果，簡直是一石二鳥有木有~
想要知道為什么我聽完課就可以將知識全部用起來嗎？推薦閱讀我的另一篇文章：你只是在聽課，而我復制了整個流程
Workshop計劃表
在確定了會議討論的方式之后，更有挑戰(zhàn)的就是把控好整個會議引導的節(jié)奏了。一方面要關注大家的進度，另一方面還要保證在限定時間內完成任務，要怎樣才能兩者兼顧呢？
導圖小能手小白迅速變身，成為培訓小能手。以往的培訓經驗告訴我，是時候搬出那張計劃表來了……
Workshop計劃表——來自《會議就要這樣開》這本書。表格內容涵蓋了整個workshop（或培訓）所需要的全部信息，非常的直觀好用~——科普by水菱醬
由于是手繪版草稿，為了方便修改所以內容都是用鉛筆寫的，翻拍的效果不佳。
沒關系！來一張書上的原圖看看~
圓滿收尾
在做好了這一切的準備之后，年中會如期而至。
我在微信好友圈，記錄下了自己職場生涯的一個小小進步：
至于小白后來是否順利成為了專職員工，你猜呢~
后話
在貼出自己當年畫的這些圖時，心里還是有一點點顧慮的。畢竟天外有天，總有人比你做的優(yōu)秀許多。這些圖表，都是通過讀書+度娘自學而來的，畫得倉促，各種不周。
這篇文章，希望大家讀完，能帶給你一點點的啟發(fā)。
也歡迎你留言，質疑或探討。我會盡量每一條都回復~
最后，還是想說之前那句話：
每個人都有能力找到適合自己的工具和方法，來幫助自己變得更好。
手繪不一定比軟件強，但對我來說會更加適合。
希望讀過之后，你也可以找到適合自己的學習方法。
水菱
20151010
于20151123重新編輯
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