6月初，公司計(jì)劃本月下旬在鄭州城市舉辦一場大型商務(wù)會(huì)議，人數(shù)在300多人，于是在上周前往鄭州去選擇會(huì)議用酒店，整個(gè)過程耗時(shí)三天，期間出現(xiàn)了一些意料外情況，但總算是順利的完成了任務(wù)。
梳理了一遍整個(gè)過程，根據(jù)多次大型會(huì)議經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來希望能對你有些幫助，其中涉及到一些方法論，希望能在以后其他的事情中能對你有幫助。
一、利用黃金思維圈，先想把事情想明白。
黃金思維圈，即 what， how ，why。
首先我知道這是一場人數(shù)眾多的商務(wù)會(huì)議，清楚的了解整個(gè)會(huì)議流程，舉辦此次會(huì)議的目的是為了提高客戶對于公司的信心，振奮士氣及全國大型活動(dòng)貫標(biāo)及啟動(dòng)大會(huì)，那么肯定就要用大氣的酒店，大型的會(huì)議室，較高標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議接待等等。
PS：在你選擇酒店前，你要清楚的知道為什么要做這樣一場會(huì)議，希望達(dá)到的目的是什么？并且要清楚明白整個(gè)會(huì)議流程。
二、定必要項(xiàng)目，列必要要求
根據(jù)會(huì)議具體情況，確定需要酒店提供的項(xiàng)目，并每項(xiàng)列出具體要求。
定項(xiàng)目：1、會(huì)場2、客房3、餐飲。
具體要求：
1、會(huì)場
（1）會(huì)場不管是課桌形式還是島嶼形式可以容納至少300人。
PS：一般的會(huì)議座位形式有三種形式：課桌形式，島嶼桌形式，劇院形式300人如果是課桌形式，需要至少500平米會(huì)議室，如果是島嶼桌形式至少需要550平米會(huì)議室，如果是劇院模式至少需要300平米會(huì)議室（具體容納多少人需要根據(jù)會(huì)議現(xiàn)場來定，和會(huì)場是否有立柱，異形等有關(guān)系）
（2）會(huì)場內(nèi)高度不得低于4米
PS：會(huì)場的高度對整個(gè)會(huì)場的氣場起著非常重要的作用，因?yàn)闀?huì)議的目的為振奮為人心，所以必須要求會(huì)場大氣。即使是一般的培訓(xùn)會(huì)議也不建議采用太低高度的會(huì)場，不然太過壓抑，不利用氛圍大的調(diào)動(dòng)，場域不好把控。
（3）會(huì)場內(nèi)不得有柱子
PS：最好的會(huì)場就是內(nèi)部一根柱子都沒有，有柱子不但會(huì)容易遮擋部分人實(shí)線，而且演講人也會(huì)受到較大干擾，場的能量容易散開。尤其是大領(lǐng)導(dǎo)上臺(tái)演講三個(gè)小時(shí)，更不能有柱子了。
（4）會(huì)場盡量為方形或者短長方形
PS：最好的會(huì)場是方形或者類似于方形，如果會(huì)場為異性或者長條形，座位的擺放就會(huì)比較困難，而且顯得會(huì)場比較凌亂。圓形的會(huì)場也是一種很好的會(huì)場，適合相對比較嚴(yán)肅的會(huì)議，中國人也講究天圓地方。
2、客房
1、房間首先要干凈整潔
PS：房間干凈整潔是第一位的，畢竟是休息睡覺的地方，這個(gè)你一進(jìn)房間就是可以看出來的。
2、房間的配套
PS：床墊要躺下試試，畢竟床墊的好壞直接關(guān)系著入駐體驗(yàn)及睡眠質(zhì)量。（如果是4星或者4星以上的酒店可以不用試，一般都不會(huì)太差的）還有就是房間的整個(gè)風(fēng)格是否符合參會(huì)的客戶，還有就是衛(wèi)生間淋雨，馬桶，電視等設(shè)施也要仔細(xì)看下。
3、餐廳要能容下300人就餐
PS：因?yàn)槿藬?shù)較多，為了方便用餐和適應(yīng)每個(gè)口味我們采用的是自助，并且要有單獨(dú)的可以隔開的用餐區(qū)，因?yàn)樽灾前凑杖藬?shù)收費(fèi)的。
會(huì)議用餐一般分為兩種：自助和桌餐，具體選擇哪種根據(jù)具體會(huì)議情況而定。
以上就是對于會(huì)議需要項(xiàng)目的具體要求，除此之外還有其他的一些要求。
三、非必要其他要求
1、五覺系統(tǒng)選擇標(biāo)準(zhǔn)
五覺選擇系統(tǒng)：味覺，聽覺，味覺，視覺，觸覺
我們對一個(gè)地方好懷的初始評判，五覺的體驗(yàn)起著至關(guān)重要的作用。
如果一個(gè)酒店從進(jìn)入大堂的那一刻就撲鼻而來清新的香薰味道，同時(shí)耳邊響起動(dòng)聽的音樂，放眼望去酒店整個(gè)大堂寬敞大氣，整潔，干凈，酒店服務(wù)人員形象好，專業(yè)，熱情等等，你是一種什么樣的感覺，很舒服有沒有。
如果一個(gè)進(jìn)店從從進(jìn)入大堂的那一刻就撲鼻而來飯菜味道或者老舊的味道，同時(shí)耳邊響起嘈雜的聲音，放眼望去酒店整個(gè)大堂窄小，不整潔干凈，酒店服務(wù)人員禮儀不到位，冷冰冰，你是一種什么樣的感覺，很鬧心有沒有。
PS：選擇酒店五覺中最重要的就是味覺，視覺，聽覺。不管你在酒店的那個(gè)空間都要彌漫著香氣，動(dòng)聽的音樂才好。
2、酒店周邊環(huán)境
周邊環(huán)境不要太嘈雜，盡量不要有太多娛樂場所，盡量選擇周邊環(huán)境安靜一些的場所。同時(shí)查看酒店的停車位是否充足。
3、酒店交通
盡量選擇交通便利的地方，例如靠近高鐵站，飛機(jī)場，地鐵站等等。
四、收集資源，走訪調(diào)研
選擇什么樣的酒店及需要的要求現(xiàn)在都已經(jīng)搞清楚了，那么接下來就要收集酒店資源，制定酒店調(diào)研計(jì)劃。如何搜集符合要求的酒店呢，這里要用到一些工具。
使用工具：百度地圖，高德地圖，攜程，會(huì)小二等等。
首先利用會(huì)小二（一款專業(yè)的活動(dòng)場地資源app）精準(zhǔn)搜索符合條件的酒店，接下來在百度（高德）地圖搜索該酒店并且找到酒店電話，然后撥打酒店電話進(jìn)行咨詢。（一般網(wǎng)上都是留的酒店前臺(tái)電話，而一般酒店的會(huì)議洽談?dòng)射N售部負(fù)責(zé)，所以打通電話以后讓他們轉(zhuǎn)接銷售部或者讓銷售人員聯(lián)系你）
最后安排好路線，一家一家的去到酒店進(jìn)行考察，結(jié)束以后讓酒店銷售做一個(gè)報(bào)價(jià)單在發(fā)送給你。
PS：一般來說在酒店做銷售的人員都互相認(rèn)識(shí)，對本地的酒單都比較熟悉，他平時(shí)也會(huì)互相介紹客戶。所以你每到一個(gè)酒店看完以后，要問酒單銷售還有哪些符合要求的酒店幫忙推薦，一般他們都會(huì)很熱情的幫你推薦的，這樣你就又獲得了很多的資源。
五、排除挑選，最終確定
每次到了做選擇的時(shí)候就是最糾結(jié)的時(shí)候了，一會(huì)覺得這個(gè)酒單的大堂寬敞，一會(huì)又覺得哪個(gè)酒單的周邊環(huán)境好，那么如何找到一個(gè)最優(yōu)解呢？也就是如何做選擇的問題，這里有一個(gè)方法。
你通過反復(fù)詢問自己，這次會(huì)議哪個(gè)項(xiàng)目是最重要的呢,會(huì)議室？大堂？餐飲？周邊環(huán)境？交通？。。。等等。
找到你們本次會(huì)議對于整個(gè)會(huì)議最終效果影響最大的那個(gè)點(diǎn)，也就是你的最必須條件，然后在選出來第二個(gè)重要條件。
例如我們本次會(huì)議，對會(huì)議最終效果影響最大的就是會(huì)場了，其實(shí)就是酒單大堂，因?yàn)閹缀跛袝r(shí)間都在會(huì)場，而且又是以振奮士氣為主的，所有場域好的會(huì)場和大氣的酒店大堂就在至關(guān)重要了。
PS：再其他事情的選擇上，當(dāng)選擇困難時(shí)，都可以在紙上把必要條件列出來，然后進(jìn)項(xiàng)排序，可以幫助你做出更好，更快的選擇。
六、其他注意事項(xiàng)小貼士
1、在確定酒店前，不要在酒店讓銷售人員請吃飯及其他好處，所謂拿人手短，吃人嘴短，會(huì)影響你做明智決策。（如果你是要吃回扣的那這篇文章就不用看了）
2、合同細(xì)節(jié)要確定好，例如酒店房間提前多久可以最終確認(rèn)，首付款多少等等。
3、學(xué)一些談判技巧還是必要的，不要在調(diào)研室就說著這好那好的，盡量只發(fā)表客觀描述語言。
4、到了當(dāng)?shù)乜梢宰廛囈惠v，方便調(diào)研，比來回打車要優(yōu)惠的多。
5、還有其他需要了解的可以聯(lián)系我。
我是青鋒，很高興認(rèn)識(shí)你，如果有任何疑問可以在留言區(qū)交流，謝謝！
