最近藍(lán)圖在做時(shí)間管理的工作坊，幫助大家更好的管理好自己的時(shí)間。參加的學(xué)員有覺(jué)得減肥很重要，但是沒(méi)有時(shí)間的；有覺(jué)得讀書很重要，但是抽不出時(shí)間的；有覺(jué)得完成當(dāng)日工作很重要，但是總是時(shí)間不夠的。
我們的人生總在尋求掌控感，而最好的掌控就是掌控我們自己的時(shí)間。那么如何掌控好我們的時(shí)間呢？你把管理時(shí)間想象成管理一家快遞公司，你就很容易明白如何做好時(shí)間管理，我們的時(shí)間管理該怎么做。
一收好包裹，不要漏包
做快遞公司，第一件事情自然是上門收取客戶待寄的包裹，當(dāng)日的包裹當(dāng)日收取完畢。同樣我們做時(shí)間管理，要做的第一件事就是收集待辦事宜。有哪些事項(xiàng)要做？長(zhǎng)期的、短期的、常規(guī)的、臨時(shí)的，一件不落的全部收集到我們的待辦清單上。這里遵照三個(gè)原則：
1.要不要收？
這個(gè)包裹我們到底能不能收，寄不寄得出去。
比如你看到別人英語(yǔ)流利，你也想學(xué)英語(yǔ)，但是學(xué)英語(yǔ)到底對(duì)你有什么好處？工作中需要用到嗎？如果平時(shí)用的不多，你又想不到對(duì)你的巨大價(jià)值和好處，很可能你寫了計(jì)劃也堅(jiān)持不下來(lái)，這個(gè)時(shí)候，做，不如不做。
2.常規(guī)要進(jìn)行的項(xiàng)目一定要和年度計(jì)劃掛鉤，理清它對(duì)你的意義和遵循SMART原則。
比如減肥，一年你要減掉多少斤？每個(gè)月你要減多少斤？一周運(yùn)動(dòng)幾次？做哪些運(yùn)動(dòng)？每一天你要做什么？這個(gè)目標(biāo)的達(dá)成，對(duì)你來(lái)說(shuō)有什么好處？是否一想到這個(gè)好處，你就會(huì)熱血沸騰，充滿了力量？
3.一件不落，臨時(shí)突然想到或接受的任務(wù)也要隨時(shí)記錄。
比如領(lǐng)導(dǎo)突然要你做一個(gè)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，這不是你的本職工作，但你也不得不做，你想先處理好自己手頭的本職工作，再去做這個(gè)報(bào)告，可是等你處理完手頭的工作，又會(huì)有其他臨時(shí)性的工作補(bǔ)充進(jìn)來(lái)。
等一天工作結(jié)束的時(shí)候，你可能已經(jīng)忘了你還有個(gè)報(bào)告沒(méi)寫。所以在接到任務(wù)的那一刻我們就要把這個(gè)任務(wù)及時(shí)添加進(jìn)清單并設(shè)置好提醒的時(shí)間。
想象你是古代的君王，你的大臣向你匯報(bào)的每一件事，你都了如指掌，一件不落的全部批示，是不是很有成就感和掌控感？
二嚴(yán)格高效的分類
收到的包裹，我們會(huì)進(jìn)行分類。分到各個(gè)省市，各個(gè)快遞站點(diǎn)，各個(gè)不同的快遞員。
同樣，我們的待辦事項(xiàng)，也要進(jìn)行分類。我們可以分成6個(gè)類別：
1.將來(lái)也許需要做的事項(xiàng)
兩周之內(nèi)不會(huì)做，但未來(lái)有可能要處理且暫時(shí)未定具體處理日期的事項(xiàng)。
2.需要委托給別人做的事項(xiàng)
我們要做的就是交代給別人，同時(shí)標(biāo)注別人要回復(fù)或者完成這項(xiàng)工作的時(shí)間點(diǎn)。以便到了這個(gè)時(shí)間點(diǎn)，即使對(duì)方不記得了，我們還記得去詢問(wèn)結(jié)果。
3.復(fù)雜、龐大的事項(xiàng)
一次解決不了或者要花很多時(shí)間解決的項(xiàng)目，我們的拖延也往往發(fā)生在這里。
4.第一步做什么
這個(gè)僅針對(duì)第三類復(fù)雜、龐大的事項(xiàng)，我們從中分解出來(lái)第一步要做的事項(xiàng)，然后把他寫在待辦事項(xiàng)里并注明截止時(shí)間。避免我們因?yàn)殡y以完成而進(jìn)行拖延。
5.按日期點(diǎn)需要完成的事項(xiàng)
比如下周三我要拜訪一個(gè)客戶，三個(gè)月后的18號(hào)和媽媽一起吃飯慶祝生日等。
6.需要盡快完成的事項(xiàng)
沒(méi)有確定時(shí)間但是越快完成越好的事項(xiàng)，比如每天抽時(shí)間鍛煉，每天抽時(shí)間讀書等等。
三按時(shí)、迅速的發(fā)貨
我們?cè)诰W(wǎng)上選購(gòu)了物品后，等待包裹到來(lái)的那段時(shí)間是最充滿期待和漫長(zhǎng)的。如果好幾天沒(méi)到，我們通常會(huì)打低分或者投訴。同樣，如果我們分類后的事項(xiàng)沒(méi)有得到按時(shí)處理，就好像有一個(gè)遠(yuǎn)方的客戶沒(méi)有收到他的包裹。我們的快遞公司自然會(huì)受到差評(píng)，經(jīng)營(yíng)狀況不佳。
這里可以運(yùn)用相關(guān)的AAP時(shí)間管理軟件來(lái)記錄待辦清單，分門別類，并設(shè)置好提醒。完成后及時(shí)打勾。
▲圖片來(lái)自拾捌老師
四收到客戶投訴及時(shí)處理，做好公司運(yùn)營(yíng)的總結(jié)
在我們剛開始有意識(shí)的進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，一定會(huì)因各種原因有沒(méi)有按時(shí)完成的事項(xiàng)。這個(gè)時(shí)候一味的譴責(zé)自己是沒(méi)有用的，我們要深挖沒(méi)有完成的原因是什么。
有沒(méi)有分解出第一步去執(zhí)行？有沒(méi)有完美主義作祟？有沒(méi)有看到里面的價(jià)值和意義？不要直接武斷的歸結(jié)為自己很懶，自己沒(méi)有能力。關(guān)注于我今天比昨天進(jìn)步了多少？下次再遇到類似的我如何應(yīng)對(duì)。
每日每周每月做好時(shí)間管理的相關(guān)總結(jié)。
做到以上四步，相信你的快遞公司，公司氛圍一定積極熱情，公司業(yè)績(jī)一定蒸蒸日上。你看，時(shí)間管理并沒(méi)有那么復(fù)雜，并不是什么反人類的東西，就像加盟一個(gè)小小的快遞站點(diǎn)一樣明確而有趣！
最后祝愿我們每一個(gè)人的時(shí)間快遞公司都日進(jìn)斗金，生意興??！
