頭馬118大區(qū)線上示范會(huì)議
時(shí)間：2月5日20：00-21：30
會(huì)議工具：zoom（會(huì)議前20分鐘爆滿100人）
會(huì)議室爆滿后擴(kuò)展第二會(huì)場(chǎng)工具：騰訊會(huì)議（約擴(kuò)展60人參與）
【我是如何做好會(huì)議角色的】
分享者：Amiya 梁瑩
（CC,ALB,DL3，N3小區(qū)總監(jiān)，廣東省直青年中文演講俱樂部&AACTP廣州Saturday培訓(xùn)師俱樂部雙會(huì)員）
擔(dān)任角色：SAA 接待官
1、做預(yù)演，聽反饋
會(huì)議前一晚的預(yù)演非常重要，接收到參會(huì)角色們和非常有經(jīng)驗(yàn)的嘉賓對(duì)SAA要做的細(xì)節(jié)工作的反饋。
比如何老師和Aaron提出的加入會(huì)議的具體操作指引、Alex提出要針對(duì)電腦版和手機(jī)版不同的指引、Jane（蘭州頭馬）、Kate強(qiáng)調(diào)的儀容儀表和微表情管理、看鏡頭發(fā)言、上半身出鏡、燈光角度、畫面背景和著裝等儀式感，何老師和Shirley Xu提出的進(jìn)入會(huì)議室后聽不到聲音的問題。
有了預(yù)演和問題的討論反饋，我找到了我的SAA工作重點(diǎn)：做好參會(huì)指引，定好會(huì)議規(guī)則，做好聊天互動(dòng)，備好圖片鏈接。全程和會(huì)議經(jīng)理和IT總控Melanie保持密切配合。
2、穩(wěn)準(zhǔn)備，敏應(yīng)對(duì)
（1）提前準(zhǔn)備參會(huì)操作指南和注意事項(xiàng)，通過查找網(wǎng)上資源，和求助Melanie制作PPT，最終決定會(huì)議前2小時(shí)，在大區(qū)PR群，將準(zhǔn)備好的合并聊天信息，和聊天室網(wǎng)頁鏈接來傳達(dá)，幫助遇到問題的參會(huì)人。
（2）在會(huì)議角色群提前確認(rèn)角色能否提前進(jìn)入會(huì)議室，在會(huì)議前15分鐘發(fā)現(xiàn)會(huì)議室爆滿而有角色還沒進(jìn)入時(shí)坦誠(chéng)我們的困難，通過改名規(guī)則騰出少量位置。后來集合到其他成員智慧，開辟騰訊新會(huì)場(chǎng)分流，是我意想不到的亮點(diǎn)。
3、柔提醒，果決斷
會(huì)議全程，通過聊天室，對(duì)沒有關(guān)麥、沒有對(duì)準(zhǔn)鏡頭的伙伴反復(fù)提醒，提高會(huì)議觀感質(zhì)量；通過聊天室發(fā)送提前準(zhǔn)備的網(wǎng)頁鏈接，適時(shí)進(jìn)行問題的解答、最佳投票鏈接指引。
在會(huì)議前、中、后配合進(jìn)度，及時(shí)共享議程表、頒獎(jiǎng)狀、會(huì)議群二維碼圖片提醒所有人，使會(huì)議具有貫穿始終的頭馬會(huì)議風(fēng)格；
面對(duì)抵不住的會(huì)員賓客參會(huì)熱情和仍有角色還沒進(jìn)入會(huì)議室的矛盾，靈機(jī)應(yīng)急決定由未完成改名操作規(guī)則去騰出參會(huì)位置；
會(huì)前開場(chǎng)給予的會(huì)議召集1分鐘短時(shí)間，果斷決定：一句話介紹自己，只講4個(gè)關(guān)鍵的參會(huì)操作功能、3個(gè)會(huì)議禮儀手勢(shì)，完成開場(chǎng)的交接。所有的指引都務(wù)求使用簡(jiǎn)潔精準(zhǔn)的短句。
小結(jié)
以上，“做預(yù)演、聽反饋”關(guān)鍵在會(huì)議前個(gè)人積極參與、留心記錄和思考解決辦法；“穩(wěn)準(zhǔn)備、敏應(yīng)對(duì)”關(guān)鍵在會(huì)議前和會(huì)議中，SAA與會(huì)議籌備團(tuán)隊(duì)的相互配合協(xié)作；“柔提醒、果決斷”關(guān)鍵在是會(huì)議期間和參會(huì)伙伴們的互動(dòng)溝通的自我修煉。
相信每一位頭馬人，都可以通過努力，在任何一場(chǎng)會(huì)議中，成為一位熱情專業(yè)的SAA接待官。疫情期間，正能量的歡樂頭馬線上會(huì)議，走起~
