年終將近，最近加班的職場人士不在少數(shù)。為了業(yè)績，為了年終獎，大家拼命在年前刷新數(shù)據(jù)。當然，領導也會不斷布置任務，期待下屬不斷有新的產(chǎn)出。
我在大型國企工作，年終是一年中最忙碌的時候。近日剛完成了任務，領導又布置了兩天的新任務，但我用4小時就解決了，空余一天時間用于提升自我。
究竟如何用4小時搞定2天的工作任務呢？
1. ?縱觀工作任務
很多職場人士，一拿到任務就馬上行動。殊不知，很多簡單的類似問題可以馬上解決，進而加快工作效率。
近日，領導給我布置了14個工作文件，大都需要Excel進行處理。領導說：“請把這些文件2天之內(nèi)處理完畢?！?/p>
按照以往的工作效率，這些文件大概耗時兩天左右。但這一次我更換了工作模式，4小時便完成了任務，從而多出有一天時間提升自我。
首先，我沒有馬上處理任務，而是把工作表進行了梳理，縱觀整個工作清單。我把相同類似的文件歸在一起，這樣14個文件一共分成了四大類，然后在根據(jù)類別處理問題。
其次，我先處理簡單的文件，這樣如果領導急需，我便可以先將這批文件交差，以體現(xiàn)工作量。如果，我沒有提前縱覽工作清單，而是從頭開始，萬一剛開始的文件難以處理，領導明日來問詢時，我一個文件還沒處理完，他肯定會心情不悅。
拿到工作任務后，我們要縱觀工作任務，對任務進行歸類并提前處理簡單的任務，這樣可以不斷增強自信，并隨時提現(xiàn)工作量。
2. ?提前溝通并提交一個文件驗證
很多職場人士，一味埋頭苦干，到頭來發(fā)現(xiàn)時間消耗最大。我們應該提前咨詢有經(jīng)驗的師傅，并快速完成同類中的一個已驗證領導意圖，進而快速迭代完成任務，避免做重復性工作。
比如，領導交給我的14個文件，可以分為4大類。首先，我把這4類文件提前預覽了下，在腦海中快速運轉，整理出一個自己搞不定問題的清單。針對這4類文件的問題清單，我提前跟領導溝通并談談自己的處理方法。此時，切不可一味地詢問領導，而不談自己的方法，避免成為領導討厭的伸手黨。
此時，領導對我的方法給出了反饋，并指出了修正措施。我按照領導意圖，快速做完同類文件中的一個，交給領導審閱批改，這樣便不會在相同類型的文件中重復修改，從而加快了工作效率。
拿到工作任務后，我們要提前針對同一文件問題進行交流，已獲悉領導意圖，然后快速提交文件，快速迭代以便提升工作步伐。
3. ?保持專注
當工作的思路理清后，我們要有一個高效的專注時間。
當領導批復完意見后，我會設置25分鐘一個的番茄鐘，從而保證高效處理任務。如果在工作中無法保持專注，很容易多次返工造成時間的浪費。比如，你無法專注任務時，被某事情吸引，當你再次回到工作狀態(tài)，可以需要花費數(shù)十分鐘。這樣多次游走的注意力，對你的時間消耗極大。
當開始處理同類文件時，我手機靜音并關掉網(wǎng)絡，啟用時長為25分鐘的番茄鐘，每個番茄鐘之間休息3分鐘，如此循環(huán)往復，保證專注的同時提升了工作成效。
拿到工作任務，理清工作思路后，我們可以設置番茄鐘來保持專注，并不斷提升工作效率。
4. ?擅用工具
職場中，我們需熟悉常用的工具并不斷應用到達熟練程度。
很多職場中的工作慢是不擅用使用工具而致。比如重命名文件，可以用F2快捷鍵，而很多員工，用“右擊鼠標→重命名”的方式，浪費掉很多時間。當然，每個人工作內(nèi)容不同，但要記得及時總結和梳理所用工具。
我這次任務是處理Excel文件，可以采用批處理和宏命令，集中修改相同文件的內(nèi)容。這樣可以一次處理多個文件，高效提升了工作效率。
如果工作中常用某一工具，我們可以好好研究并提高工具的使用效率。一旦常用工具技能提高了，你的工作能力將提升數(shù)倍。
當你用4小時的時間，處理掉2天的工作量，你會發(fā)現(xiàn)可供自我提升的時間逐漸增多。
接到任務時，我們可以縱觀工作任務、提前溝通并提交文件驗證、保持專注和擅用工具，這樣你的工作效率會不斷提升，逐步贏得領導信賴。
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一位喜歡分享，樂于互助成長的工科男。
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