我們搞清楚了項(xiàng)目的利益相關(guān)方，理清楚了項(xiàng)目的范圍，要做什么工作也已經(jīng)妥當(dāng)?shù)陌才藕昧藢Ｈ素?fù)責(zé)，然而項(xiàng)目依然還會(huì)失控。
原因何在？
文? |? 杜松，公眾號(hào) | 產(chǎn)品微言
展開今天的話題之前，先回顧一下我曾經(jīng)的一個(gè)項(xiàng)目。
大概在12~13年左右，我有幸參與了一個(gè)大型的項(xiàng)目，負(fù)責(zé)整個(gè)平臺(tái)的搭建，這是一個(gè)從0到1的過程，公司和客戶都沒有過類似的項(xiàng)目實(shí)踐。
這個(gè)項(xiàng)目，看上去“沒有想象中的復(fù)雜”，關(guān)于是接單、派單、回單的過程，所有人都很樂觀，整個(gè)項(xiàng)目氛圍特別的輕松，3個(gè)月拿下完全沒有問題。然而，隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，直到整個(gè)項(xiàng)目真正上線，前后耗時(shí)8個(gè)月。
項(xiàng)目開始前，當(dāng)你能描繪一個(gè)美好藍(lán)圖的時(shí)候，所有人都會(huì)被感染，然后所有人都很樂觀，被這種情緒感染的時(shí)候，每個(gè)人都會(huì)高估自己的產(chǎn)出，并且“有意識(shí)的”低估項(xiàng)目的復(fù)雜度。
甚至直到項(xiàng)目被徹底拖垮后，人們并不愿意承認(rèn)這種盲目自大的情緒最終會(huì)給項(xiàng)目造成危害。
在項(xiàng)目過程中，所有輕松的氛圍下，極其容易帶來錯(cuò)誤的判斷，低估項(xiàng)目復(fù)雜度，低估項(xiàng)目的資源消耗，在商業(yè)行為上會(huì)演變?yōu)榈凸理?xiàng)目?jī)r(jià)值，從而埋下巨大的隱患。
所以，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說，關(guān)注和把握好團(tuán)隊(duì)的氛圍非常的重要，深刻的發(fā)現(xiàn)和傳遞項(xiàng)目?jī)r(jià)值，爭(zhēng)取相對(duì)于的資源是極為重要的。
這次我們用一個(gè)可以百度搜索的案例。
路易十四把你抓為俘虜，要求你替他做一個(gè)計(jì)劃，為他的城堡添加三個(gè)新地牢：
小的地牢很難設(shè)計(jì)（最快要12周），但是容易建 成（1周）
中等的地牢是典型的，設(shè)計(jì)（5周），施工（6周）
大的地牢容易設(shè)計(jì)（1周），但是很難建造（9周）
你是這個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，你有一個(gè)設(shè) 計(jì)師和一個(gè)建筑師，但你的設(shè)計(jì)師不會(huì)建造而建造師不會(huì)設(shè)計(jì)。
你會(huì)怎么制定項(xiàng)目計(jì)劃？
在做這個(gè)計(jì)劃前，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，最好還是重新檢查一遍?項(xiàng)目的任務(wù)分解?情況，其中往往暗藏風(fēng)險(xiǎn)，一定要讓你的項(xiàng)目是根據(jù)結(jié)果導(dǎo)向來反推工作事項(xiàng)，才能真正估算每一個(gè)結(jié)果的產(chǎn)出所需要的工作量。
正確的工作量預(yù)估，才能帶來可行的項(xiàng)目計(jì)劃。
所以，最直接的方式就是“物盡其用”，根據(jù)工作量估算直接安排項(xiàng)目計(jì)劃，每個(gè)人的工作看上去都安排很飽和，但實(shí)際上，整個(gè)工程工期太長(zhǎng)，資源消耗過多。
既然老板們不同意，那我們就必須尋找更好的辦法來壓縮工期。
1、加班。
在項(xiàng)目范圍不變的情況下，加班是一個(gè)壓縮項(xiàng)目周期的途徑，但很容易導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的氛圍下降，進(jìn)而引發(fā)質(zhì)量的下降。
對(duì)于加班，我們先不去做過多的討論，但我想強(qiáng)調(diào)的是，項(xiàng)目中要把握好節(jié)奏，只加有意義的班，而不以加班為樂。
2、加人。
加人這個(gè)辦法只適合項(xiàng)目早期，而且是越早越好，這其實(shí)意味著要在項(xiàng)目的早期爭(zhēng)取到更多的資源。而在項(xiàng)目過程中，團(tuán)隊(duì)穩(wěn)定才是關(guān)鍵的，往往不等于加人就可以壓縮周期，甚至只會(huì)適得其反。
把新人直接塞進(jìn)項(xiàng)目，多少情況下不是好的選擇。
1個(gè)媽媽生一個(gè)寶寶要10個(gè)月，10個(gè)媽媽生一個(gè)寶寶，能不能是一個(gè)月？
還有一種辦法，就是通過關(guān)鍵路徑法。
既然造房子要先做好設(shè)計(jì)，那就可以把設(shè)計(jì)和建造的工作進(jìn)行“分離”，先排出項(xiàng)目事項(xiàng)的優(yōu)先級(jí)，說白了就是資源的投入順序。
再找到一條完成整個(gè)項(xiàng)目最短可行的任務(wù)路徑，這個(gè)叫做“關(guān)鍵路徑”。
這個(gè)表，就很清晰的知道整個(gè)項(xiàng)目需要耗費(fèi)的時(shí)間和資源，也很清晰的看到，什么時(shí)候什么資源應(yīng)該投入項(xiàng)目。
也就是這每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（里程碑）上都有真正的成功輸出，管理好每一個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，并準(zhǔn)備好下一個(gè)節(jié)點(diǎn)的資源投入，項(xiàng)目總體的進(jìn)度會(huì)比較有序可控。
而且，這里有一個(gè)非常重要的工作——項(xiàng)目計(jì)劃一定要實(shí)時(shí)更新。一個(gè)過時(shí)的計(jì)劃表，等于項(xiàng)目沒有計(jì)劃。
假設(shè)一個(gè)公司有多個(gè)項(xiàng)目并行在展開，意味著全公司的資源能夠交叉的完成的不同的項(xiàng)目，看上去多個(gè)項(xiàng)目在并行開展。
效率很高。
但這種方法卻是最難管理的，而且還帶來額外的管理風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)槲覀冸y以準(zhǔn)確的估算每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的工作量，也難以確保項(xiàng)目進(jìn)度沒有其他因素的占用時(shí)間，比如某一個(gè)技術(shù)難點(diǎn)帶來的某個(gè)節(jié)點(diǎn)的時(shí)間延期。
在這種交叉的項(xiàng)目環(huán)境下，項(xiàng)目非常容易失控。
很多時(shí)候，我們常能聽到說并行開發(fā)，實(shí)際上是對(duì)整個(gè)資源的過度自信和對(duì)項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)不足?？瓷先ロ?xiàng)目都啟動(dòng)了，但質(zhì)量、進(jìn)度難以保障。
同時(shí)干幾件事情的美好愿望最終導(dǎo)致一系列的糟糕局面。
四處救火的局面，應(yīng)該盡可能的少發(fā)生。一定要能學(xué)會(huì)找出項(xiàng)目最重要的事情，而少去干緊急的事情。
理論上來說，在項(xiàng)目進(jìn)入到整個(gè)階段，作為項(xiàng)目經(jīng)理只需要定期檢查里程碑的節(jié)點(diǎn)輸出即可。但你仔細(xì)再看這個(gè)表，你一定發(fā)現(xiàn)建筑工人有兩周的空閑時(shí)間。
兩周的時(shí)間，建筑工人無所事事，整天游手好閑，某一天路易十四巡視工地發(fā)現(xiàn)建筑工人睡大覺，還引起設(shè)計(jì)師的極大不滿。路易十四認(rèn)為你的計(jì)劃有問題，浪費(fèi)資源。
所以他直接把資源調(diào)走，理由是，建筑師并沒有完全被使用或者沒有全情投入。
你怎么辦？
這個(gè)就叫項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。
所謂風(fēng)險(xiǎn)，就是不確定的事情，你不能完全的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，有些時(shí)候你還需要把一些風(fēng)險(xiǎn)利用起來推動(dòng)項(xiàng)目的進(jìn)展。
通常的做法是，在項(xiàng)目的開始階段列出一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)清單，提醒相關(guān)的人員注意可能的狀況，防患于未然。
也就是，在項(xiàng)目過程有一項(xiàng)關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)，就是搞一個(gè)正式的儀式——召開一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。講清楚項(xiàng)目的價(jià)值、背景，需要的資源和進(jìn)度，影響的范圍以及可能的風(fēng)險(xiǎn)。
把所有好的結(jié)果畫一個(gè)大餅給所有人，把所有壞的局面講清楚給所有人。
這個(gè)會(huì)上，不僅僅是傳遞信息，也是爭(zhēng)取資源和權(quán)力的關(guān)鍵時(shí)刻。那些資源是必須保障的，那些事情是需要經(jīng)過審批的，那些事情是需要注意，都需要講清楚。
必須確保整個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)完整的可行的規(guī)則。
如果你只想做個(gè)老好人，沒有通過一個(gè)正式的儀式來獲得相應(yīng)的權(quán)限，這個(gè)項(xiàng)目會(huì)變成非常的難以推進(jìn)。
首當(dāng)其沖的就是需求的變更。
要知道牽一發(fā)而動(dòng)全身，一個(gè)小小的變更，甚至?xí)l(fā)整個(gè)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、成本的大調(diào)整，甚至可能讓整個(gè)項(xiàng)目處于一個(gè)分崩離析的狀況。
如何管理變更，請(qǐng)聽下回分解。
<未完待續(xù)>
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