1.函的寫(xiě)作格式基本和書(shū)信一樣，作為公文，其文體格式與其它公文相同。要有標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、主送機(jī)關(guān)等一系列格式要求。

2.函的內(nèi)容必須單一、集中，不能象個(gè)人書(shū)信那樣無(wú)所不談。對(duì)于詢問(wèn)、商洽工作的函要有問(wèn)有答，有的放矢。

3.函的正文沒(méi)有固定格式。一般的函件以陳述為主，應(yīng)直敘其事，表明意見(jiàn)。工作事宜、問(wèn)題較復(fù)雜的，可以先寫(xiě)緣由，后敘過(guò)程，最后做結(jié)論。

4.函的語(yǔ)言應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要。敘事要簡(jiǎn)潔，表達(dá)意見(jiàn)要直接。無(wú)論詢問(wèn)、答復(fù)、商洽，不必寒喧、客套，尤其不要空發(fā)議論，篇幅要盡量短小。

5.語(yǔ)氣要得體。發(fā)函都是有求于對(duì)方，詢問(wèn)、商洽工作，請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)都要求對(duì)方協(xié)助、回答。因此，函的口氣要懇切。即使上級(jí)機(jī)關(guān)給下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)函，也要用平等的商量的口氣，使對(duì)方樂(lè)于幫助，樂(lè)于回答。

函的結(jié)尾，可選用“此復(fù)”“即請(qǐng)函復(fù)”、“特此函達(dá)”等詞語(yǔ)，不宜用“此致革命敬禮”“順致敬禮”等一般信件祝頌語(yǔ)做結(jié)尾。