在這個休息和運動都在講究效率的時代，高效處理事情的能力變得愈發(fā)重要。工作中、生活中，事情永遠做不完，時間永遠不夠用，怎么辦？

時間管理高手、商業(yè)顧問劉潤，他將把他的私藏工具箱一次性交付給你，從工作到生活，為你時間管理全面支招。

高效管理時間，越早下手越好。

一、把基本功耍得虎虎生風——

郵件、日歷、聯(lián)系人

第一，郵件。

要記住兩點：

1. 作為商務人士，千萬不要使用免費郵箱。

名片上留QQ郵箱，非常不職業(yè)化。

應該申請專門的公司郵件后綴，表明自己創(chuàng)業(yè)是認真的，企業(yè)是正規(guī)的。

2.保留所有歷史郵件。

美國的《薩班斯法案》要求在美上市公司保留電子郵件至少5年。我用它要求自己，保留了過去近20年的郵件。

通過搜索，可以隨時、瞬間調取歷史郵件，提高溝通效率。

第二，日歷。

郵件存在“郵件服務器”，日歷、聯(lián)系人同樣存在服務器。要把一切事情，都放進日歷。

有同事邀請你開會？請他用郵件發(fā)“會議邀請”，點擊“接受”，日歷中就會多出一條日程。

定了航班，收到短信、郵件確認？把航班、酒店、信用卡還款信息等，變成一條條日程，放進日歷。

我的時間顆粒度是30分鐘，我會把所有占用時間的事放進日歷。

當同事問我：

周三下午有半小時時間開會嗎？

我會立刻打開郵件客戶端查看日歷，然后回答：

2點到3點可以，發(fā)個會議邀請給我。

收到邀請，我會把日程標為紅色。紅色表示重要且緊急的事，藍色表示重要但不緊急的事。

周三下午2點快到了，提前15分鐘，手機提醒我：

15分鐘后，在三樓會議室開會。

提醒非常重要。

約了會議，把提醒設為提前15分鐘；

約了晚飯，設為提前1小時；

定了航班，設為提前2小時；

朋友生日，設為當天早上10點。

微軟的Office 365還可以請助理幫忙安排行程。

清晨，手機響起，一則行程跳出：

1.5小時后，司機來酒店接我去客戶辦公室。

在這之前，我需要吃早餐、退房。退房時需要的發(fā)票抬頭、稅號、司機電話、客戶聯(lián)系人姓名、職位，都在這則日程中。

這就是日程管理，這就是效率。

第三，聯(lián)系人。

從1998年開始，我堅持把聯(lián)系人信息都存在云端，我的聯(lián)系人現(xiàn)在已經(jīng)有5 761人了。

坦白說，我記不住每個人，但是聯(lián)系人工具可以。

很久沒聯(lián)系的人給我打電話，我拿起手機就說：

×××，好久不見啊。

他非常驚訝：

這么久沒聯(lián)系，你還記得我啊？

使用聯(lián)系人工具要注意以下幾點：

第一，輸入電話號碼時，一定要加上國別、區(qū)號。

比如上海的固定電話：61888888。

在名片上這么印電話的人沒有國際視野，我們在手機里要把電話號碼存為“+86(21)61888888”。

因為如果在美國，撥打61888888，是撥不到上海的。

第二，認識新朋友之后，可以和他合張影，然后把他的頭像存入聯(lián)系人。這樣，當他打來電話時，手機屏幕上就會出現(xiàn)他的照片。

第三，可以將朋友的生日、各種紀念日、孩子的生日、愛好等重要的信息存在聯(lián)系人中，并設置提醒。

把最基礎的“郵件、日歷、聯(lián)系人”用到極致，會擁有神奇的效率。

二、避免與懶惰握手言和——協(xié)同軟件

借助Teambition等流水線一樣的協(xié)同軟件，可以讓所有人的個體進度服從整體進度，高效向前。

下面介紹一款我正在使用的協(xié)同軟件Teambition，以它為例，介紹協(xié)同軟件的價值。

第一，自動化的PDCA循環(huán)（全面質量管理的思想基礎和方法依據(jù)，即plan、do、check、action）。

某團隊負責人突然有個想法，想安排員工去執(zhí)行，可以用微信說一段語音，或寫兩句文字。但是，這樣做會有兩個風險：

1. 團隊負責人會忘掉；

2. 員工會忘掉。他們很可能都不會“主動”想起來。

在Teambition中，創(chuàng)建一個“任務”，設好3W（Who do What by When），也就是：執(zhí)行者、任務內(nèi)容、截止時間。

員工收到“新任務提醒”后，可以把任務從“待處理”泳道拖到“進行中”泳道。

“泳道”是協(xié)同軟件中的行話，意思是一個個步驟，就像游泳池的一條條獨立泳道。

所有任務，最終只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。

第二，強制化的SMART原則。

在Teambition或者類似的協(xié)同軟件中，都可以設定每個任務的截止時間，這就強制設定了SMART原則（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）中的T：Time‐based（截止期限）。

還可以在任務模板里，專門定義S‐M‐A‐R四個字段，要求每一項任務都強制符合SMART原則，否則無法創(chuàng)建。

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不僅告訴你是什么，更告訴你如何用。

第三，可視化的Scrum（迭代式增量軟件開發(fā)過程，通常用于敏捷軟件開發(fā)）方法。

協(xié)同軟件可以用軟件代替白板。用軟件替代白板最大的好處，是把Scrum的沖刺看板從人調整便簽的“主動工具”變成軟件提醒的“被動工具”?？梢暬潭群凸ぷ餍识紩蟠筇岣?。

當然，除了Teambition，還有很多其他不錯的協(xié)同軟件，比如Trello（團隊協(xié)作軟件）、Worktile（團隊協(xié)同工具）、Tower（團隊協(xié)作工具），都各有特色。團隊可以根據(jù)自己的情況，選擇 使用。

三、高效地休息和運動

工作重要，生活重要，休息和運動也很重要。

初級商業(yè)人士拼體能，中級商業(yè)人士拼技能，頂級商業(yè)人士又回到拼體能。

真正需要平衡的，不是工作和生活，而是工作、生活和它們的對立面——休息。

下面介紹一下在繁忙的工作和生活中，我常用的幫助自己有效休息的工具。

第一，白噪音軟件。

我常用的白噪音軟件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良藥。以前我每天能睡10~12個小時。即便現(xiàn)在，我每天也能保證7~8個小時睡眠時間。

第二，眼罩+降噪耳機。

我每年出差的時間特別多。在飛機、高鐵、汽車上睡覺，是咨詢顧問的必備技能。

在旅途中，營造黑夜環(huán)境，是入睡的要點。為了能在交通工具上快速入睡，并擁有高質量的睡眠，我會隨身攜帶一個眼罩，營造黑夜的氛圍。

這個眼罩比較特別，它一面印著“吃飯叫我”，另一面印著“吃飯別叫我”。至于哪一面朝外，看情況而定。

第三，跳繩。

更好的休息方式是運動。

健身有四個目的：減肥、增加身體柔韌度、增大肌肉和訓練心肺功能。這四個目的中，最關乎健康的，其實是訓練心肺功能。

訓練心肺功能，跑步、游泳是不錯的方式。但對于時間顆粒度極小的我來說，跑步、游泳的效率實在是太低了。

我做了不少研究，也請教了很多專家，最后選擇了從訓練心肺功能角度來看，效率更高的運動方式：跳繩。

跳繩5分鐘，相當于慢跑半小時。

姿勢正確的話，跳繩對膝蓋的傷害只有跑步的七分之一。

四、白板

白板這個看上去平淡無奇，其實不斷創(chuàng)造神奇的工具，可以把我們從“結構化的思維、有邊界的思維、不能錯的思維”中解放出來，幫助我們隨時隨地、無邊無際地思考。

白板本身沒有價值，賦予它思考的意義，它就有了隨時隨地、無邊無際的價值。

五、移動辦公工具

從2006年開始，我每年要坐100多次飛機，甚至一年中有將近200天不在家。

所以，利用工具在碎片時間移動辦公，對我來說特別重要。分享幾個我常用的移動辦公工具。

第一，帶手寫筆的平板電腦。

第二，大屏手機+藍牙鍵盤+手機支架。

把手機立在桌子上，可以便捷有效地代替電腦。

我的手機支架，不用時就像一張信用卡，可以放在錢包里。坐下來后，從錢包里拿出手機支架，從口袋里拿出藍牙鍵盤，瞬間就能創(chuàng)造一個辦公環(huán)境。

這套移動辦公系統(tǒng)，可以極大地提高工作效率，充分利用碎片時間。

第三，藍牙耳機手環(huán)+電話會議音響+主動降噪耳機。

營造更健康、輕松、有效的音頻環(huán)境。

六、電子閱讀器

越是在碎片化時代，越是要系統(tǒng)性讀書。

組合使用多種電子閱讀器，高效獲取知識。

如果讀書的目的是“高效獲取知識”，那就把紙質書當成個人癖好去享受，把電子書當成效率工具去掌握。

推薦三個電子閱讀器：得到、多看閱讀和Kindle。這三個閱讀器各有特色，彼此補充，可以結合使用。

得到的“每天聽本書”，在坐車、走路、候機時，用二三十分鐘的零散時間聽完一本書的解讀，非常高效，奠定了我一年200~300本書的基礎涉獵量，極大地拓展了我的知識邊界。