前言

這篇文章并不是以教程目的存在，其實(shí)是在本人實(shí)踐GTD方式半年多的時(shí)間里，總結(jié)的文檔。其中肯定有不確切或者錯(cuò)誤之處，但是理解的方式因人而異，希望此文能夠?yàn)閷W(xué)習(xí)GTD以及想高效組織和管理自身生活的朋友們帶來一些提示。

文中全部基于文本方式實(shí)現(xiàn)并無配圖，配圖可能會(huì)讓理解更為直觀，但是目前看來更多只能做為點(diǎn)綴，細(xì)讀本文的讀者應(yīng)該不用借助配圖便能獲取其中的思想，配圖可能會(huì)在將來更新之時(shí)給出。

文本原始格式是Orgmode文本，如果看到網(wǎng)頁本版或者其它更多格式的本文，應(yīng)該都是基于該語法導(dǎo)出的文章。采用git方式進(jìn)行版本管理，所以可能會(huì)在完善更新過程中不斷發(fā)布新的版本。

概述

GTD是一種思路和方法，它可以滲透在我們生活的方方面面，而不僅僅做為任務(wù)管理的手段而存在。這里給出的只是是眾多GTD管理方式的一種，是基于個(gè)人目前應(yīng)用與實(shí)踐情況而采用的GTD管理方式；GTD管理并不依賴特定工具，它可以在個(gè)人實(shí)踐過程中，根據(jù)情況逐漸完善與改進(jìn)；不同場景和環(huán)境下可能會(huì)借助不同的方式或工具來使用GTD，但是這些方式或者工具等都具有一種共性，這個(gè)共性就是GTD的思想。

執(zhí)行平臺(tái)

本文中敘述的GTD方法是基于一些常見的可分類、可貼標(biāo)簽、具有內(nèi)部引用鏈接等功能的筆記進(jìn)行，如為知筆記；但是講述的方法會(huì)盡量避免依賴外部環(huán)境的特性（比如標(biāo)簽和引用的功能不一定在所有的工具中都有，Windows下的記事本就只能支持文本編輯）而強(qiáng)調(diào)方法的通用。

良好GTD系統(tǒng)應(yīng)該具備的特性

添加對(duì)特定環(huán)境的特性依賴能使得在該環(huán)境下的GTD管理更有效率，但是對(duì)于一個(gè)良好的GTD方式，個(gè)人認(rèn)為應(yīng)該具有如下特性：

在現(xiàn)有環(huán)境中，應(yīng)該能夠方便地添加適合當(dāng)前環(huán)境的特性依賴以提高GTD系統(tǒng)的效率。
更換環(huán)境之時(shí)，原有的GTD系統(tǒng)應(yīng)該能方便地遷移到新的環(huán)境下繼續(xù)運(yùn)行。
切換到新環(huán)境之后，應(yīng)該能方便地去掉對(duì)原有環(huán)境特性的依賴。

其實(shí)，這幾點(diǎn)分別是對(duì)GTD系統(tǒng)擴(kuò)展性、通用型、靈活性方面的要求，具有這些特性，有助于增強(qiáng)其健壯與穩(wěn)定。任何系統(tǒng)在完善之前，首先要保證它有足夠強(qiáng)的生存能力，最簡單情況下，可以只憑借分類的文件系統(tǒng)、或紙質(zhì)筆記、甚至只憑借自身的記憶（如果能夠保證不會(huì)遺忘的話），實(shí)現(xiàn)GTD的管理。^_

主要內(nèi)容

任務(wù)和項(xiàng)目
管理思路
執(zhí)行方式
建議
其他

任務(wù)和項(xiàng)目

項(xiàng)目

這里的項(xiàng)目，是一個(gè)需要處理的事情、計(jì)劃、或過程。它是日常生活、工作、學(xué)習(xí)中，我們所有要處理的、一系列相關(guān)的事務(wù)的統(tǒng)稱，不同的項(xiàng)目代表不同類的事務(wù)。項(xiàng)目使得我們?nèi)粘Ａ鑱y的處理事務(wù)，有了一個(gè)明確的歸類。

任務(wù)

這里的任務(wù)不像項(xiàng)目那樣籠統(tǒng)，而一定是可以明確執(zhí)行的一個(gè)步驟，它可能屬于某個(gè)項(xiàng)目。確定的任務(wù)可以讓我們平時(shí)行動(dòng)之時(shí)，目標(biāo)明確，精力集中，無需被更多瑣碎的處理判斷歸納分類等而分心。

舉例說明

例如：

“學(xué)習(xí)英語”，這就不是一個(gè)任務(wù)，它是包含許多步驟的過程，對(duì)應(yīng)這里所講述的項(xiàng)目；  
而“背誦5個(gè)單詞”，就是一個(gè)具體的任務(wù)，它屬于“學(xué)習(xí)英語”這個(gè)項(xiàng)目的一個(gè)子步驟；  
我們每完成“學(xué)習(xí)英語”中的一個(gè)任務(wù)，就距離“學(xué)習(xí)英語”這個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)更近一步了。  

我們?cè)谡嬲龑W(xué)習(xí)英語的時(shí)候，每一個(gè)時(shí)刻其實(shí)都是在集中精力做其中的一個(gè)任務(wù)，期間不可能還做其它的事情；
比如“背誦5個(gè)單詞”的時(shí)候，我們不應(yīng)該還要分出心來思考：“學(xué)習(xí)英語需要先背誦一定的單詞，然后嘗試閱讀，學(xué)習(xí)祈使句語法……”；
我們只需要背誦完這5個(gè)單詞，別的事情是規(guī)劃的問題，會(huì)在完成當(dāng)前“背誦5個(gè)單詞”的任務(wù)之后，來專門集中決策一下下一步需要做的事情。

總之，項(xiàng)目是需要規(guī)劃的，任務(wù)是需要執(zhí)行的，而規(guī)劃是確定任務(wù)的。在一個(gè)項(xiàng)目中，將規(guī)劃和執(zhí)行分開，可能會(huì)提高完成的效率，而能夠高效的完成所有的項(xiàng)目，會(huì)提高我們的生活質(zhì)量。另外，并不是所有的項(xiàng)目都一定要完成，GTD只是讓完成的效率盡量高，盡量減少壓力，而非一定要將其中的項(xiàng)目完成。

管理思路

這里的GTD系統(tǒng)，實(shí)際重點(diǎn)在于管理任務(wù)的方式，項(xiàng)目在GTD中主要是用來反映將其中相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)集中起來便于回顧，對(duì)于復(fù)雜項(xiàng)目的管理方式，可能需要額外考慮。目前大致采用如下方式管理項(xiàng)目和任務(wù)，今后有好的方式會(huì)逐漸改善。

任務(wù)管理

每條任務(wù)使用單獨(dú)一條筆記來表示，所有的任務(wù)都有自己的狀態(tài)，狀態(tài)通過目錄來管理，具體見后面。

使用本方式管理任務(wù)，目前比較弱勢(shì)的方面是缺乏時(shí)間提和醒方面的內(nèi)容(也許是為了增強(qiáng)其簡潔并且可移植，而導(dǎo)致的缺陷)，無法讓任務(wù)隨時(shí)間而遷移狀態(tài)，無法合適的指明任務(wù)的時(shí)間屬性，以及無法合適的在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間進(jìn)行提醒。所以日常經(jīng)常進(jìn)行的、并且對(duì)時(shí)間提醒方面依賴不大的任務(wù)可集中在這里進(jìn)行（例如工作日志）。而需要依賴其他特性(如提醒)的任務(wù)內(nèi)容，可考慮借助工具輔助完成，如DGT GTD、中華萬年歷、等等。

項(xiàng)目管理

每一個(gè)項(xiàng)目用一條回顧來表示，而每條回顧用一條筆記來表示，而所有項(xiàng)目類似任務(wù)，通過項(xiàng)目的狀態(tài)目錄來管理，具體見后面。

使用本方式管理項(xiàng)目，目前比較弱勢(shì)的方面是暫時(shí)還無其它合適的方式管理，因?yàn)轫?xiàng)目也是隨時(shí)間動(dòng)態(tài)變化的，隨著時(shí)間的推移我們會(huì)遇到的新的項(xiàng)目和計(jì)劃，所以用目錄或標(biāo)簽來表示項(xiàng)目也不太合適（經(jīng)常建立新標(biāo)簽或者目錄會(huì)使得系統(tǒng)越來越復(fù)雜），這里暫時(shí)用回顧表示一個(gè)總體的項(xiàng)目，每個(gè)回顧用一條筆記表示，期間的產(chǎn)生的各個(gè)行動(dòng)步驟變成特定狀態(tài)的GTD任務(wù)進(jìn)行管理。執(zhí)行任務(wù)時(shí)的一些關(guān)鍵的步驟會(huì)納入到這個(gè)回顧系統(tǒng)中，回顧作為總體索引，也用來表示一個(gè)計(jì)劃，期間會(huì)引用到本GTD系統(tǒng)內(nèi)的任意一個(gè)其它的任務(wù)或者回顧等，也有助于保持整個(gè)GTD系統(tǒng)的有序。

執(zhí)行方式

任務(wù)狀態(tài)

每種任務(wù)同一時(shí)間只可處于一種狀態(tài)，所以可以考慮用目錄方式實(shí)現(xiàn)任務(wù)狀態(tài)。

支持的任務(wù)狀態(tài)

“收集”: 當(dāng)遇到一個(gè)需要處理的任務(wù)之時(shí)，我們需要首先迅速把它記錄下來，可以只簡單給出一個(gè)標(biāo)題以便提示等等，之后在空閑時(shí)會(huì)對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步處理。這個(gè)最初出現(xiàn)的任務(wù)，可以沒有經(jīng)過任何整理，此時(shí)它處于“收集”狀態(tài)。它是任務(wù)出現(xiàn)的初始狀態(tài)，是所有內(nèi)容流入GTD系統(tǒng)的入口。
“下一步”: 同一時(shí)段我們一般只能處理有限的任務(wù)，根據(jù)實(shí)際情況，我們可能會(huì)從所有任務(wù)中選出一部分進(jìn)行處理，這些已經(jīng)開始進(jìn)行處理的的任務(wù)，便存在這里，處于“下一步”狀態(tài)。它是推動(dòng)GTD系統(tǒng)運(yùn)作的動(dòng)力，使我們更集中精力于應(yīng)該做的事情上來，而不被其它還沒有開始的任務(wù)擾亂心神。
“稍后”: 這里的任務(wù)也是應(yīng)該做的，但是由于日程或者其它原因，需要將一些相對(duì)不重要的任務(wù)暫停，推遲一段時(shí)間再做，這時(shí)任務(wù)便處于“稍后”狀態(tài)，它在GTD中起到緩沖緊張度的作用。
“等待委派”: 有些任務(wù)在自己這里已經(jīng)沒有什么可以做的了，需要等待其它方的處理之后才能繼續(xù)確認(rèn)下一步的進(jìn)行狀態(tài)，或者轉(zhuǎn)交給其他人處理，這可以將任務(wù)轉(zhuǎn)給別人，這樣的任務(wù)就處于“等待委派”狀態(tài)，它可減輕GTD系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)。
“將來也許”: 類似推遲，不過這里的內(nèi)容表示沒有一個(gè)期限的“推遲”，這里的任務(wù)相對(duì)推遲的任務(wù)來說也更顯得“不重要”一些，這些“以后用空再做”的任務(wù)都放在這里，處于“將來也許”的狀態(tài)。這個(gè)分類可以允許我們大膽的將想做的列出，并且可以不用對(duì)列出的事情“負(fù)責(zé)”，想做就做，不做也不會(huì)消失，它能大大減少GTD系統(tǒng)的擁塞程度。
“已完成”: 一個(gè)任務(wù)完成之后，可能以后也會(huì)引用，也可能不會(huì)，這些已經(jīng)處理完畢的任務(wù)，便成為“已完成”狀態(tài)，它是GTD系統(tǒng)的歷史。
“取消”: 有些任務(wù)開始可能在“下一步”，過后又變成“推遲”了，再過后又“將來也許”，再過后，可能都沒有必要執(zhí)行它了，不刪除它們，是因?yàn)榭赡芩鼈儗磉€會(huì)有用，這些任務(wù)便處于“取消”的狀態(tài)，相當(dāng)于GTD系統(tǒng)的回收站。

任務(wù)狀態(tài)與生命周期

在上述狀態(tài)下，我們給出一個(gè)描述任務(wù)生命周期的例子。

a.閱讀英文文檔時(shí)，忽然發(fā)現(xiàn)需要背誦一些特定的英語單詞，于是向“收集”狀態(tài)目錄中，添加一條“背誦英語單詞”，然后繼續(xù)工作。
b.空閑時(shí)，對(duì)“收集”狀態(tài)的任務(wù)處理，這時(shí)發(fā)現(xiàn)“背誦英語單詞”這條任務(wù)比較重要，于是把它納入到“下一步”，準(zhǔn)備之后就進(jìn)行。
c.開始處理任務(wù)時(shí)，首先看“下一步”是否有任務(wù)，發(fā)現(xiàn)“背誦英語單詞”這條任務(wù)， 于是開始進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)過程中不斷的對(duì)該任務(wù)對(duì)應(yīng)的筆記進(jìn)行記錄總結(jié)匯總更新等。
d.學(xué)習(xí)一定時(shí)間后單詞還沒有背完，但是在"下一步"又有其它的任務(wù)更為重要需要處理，于是開始處理其它的任務(wù)。
e.在處理“下一步”狀態(tài)中的任務(wù)時(shí)，不斷的有其它更多的重要任務(wù)需要處理，學(xué)習(xí)英語單詞暫時(shí)還不能繼續(xù)，于是把它從“下一步”移動(dòng)到“稍后”狀態(tài)，待處理完手頭的任務(wù)之后再繼續(xù)處理此任務(wù)。
f.處理“下一步”狀態(tài)的任務(wù)時(shí)，不斷的有新的比背誦英語單詞更重要的任務(wù)，由于有重要的任務(wù)在先，被移動(dòng)到“稍后”狀態(tài)。
g.待“下一步”的任務(wù)處理完成后，再看"稍后"狀態(tài)的任務(wù)，找到其中重要的任務(wù)，將它重新遷移到“下一步”中，準(zhǔn)備進(jìn)行處理。
h.處理完“下一步”的任務(wù)，再次從“稍后”狀態(tài)的任務(wù)中， 選出重點(diǎn)的進(jìn)行處理，這時(shí)發(fā)現(xiàn)“背誦英語單詞”這條任務(wù)優(yōu)先級(jí)很低，可能短期內(nèi)不會(huì)再進(jìn)行了，于是將它移動(dòng)到“將來也許”中。
i.某日實(shí)在清閑，在“將來也許”中隨便拿出一個(gè)叫做“背誦英語單詞”的任務(wù)，放到“下一步”之前，發(fā)現(xiàn)它沒有必要了，于是放到“取消”中，表示這個(gè)任務(wù)不執(zhí)行了。
j.很久以后，瀏覽“取消”的任務(wù)，發(fā)現(xiàn)“背誦英語單詞”，感覺最近要做，于是放到“下一步”。
k.到“下一步”中，取出一條“背誦英語單詞”的任務(wù)，開始進(jìn)行，直至完成后，將其移至“已完成”中。
至此，“背誦英語單詞”這條任務(wù)結(jié)束。

項(xiàng)目與回顧

項(xiàng)目回顧是對(duì)GTD系統(tǒng)中任務(wù)的有機(jī)組織，每條回顧都包含相關(guān)的其它子項(xiàng)目或者計(jì)劃、以及諸多任務(wù)處理狀況的匯總。它可以使GTD系統(tǒng)更為有序，也便于將來跟蹤相關(guān)的任務(wù)和情況。

由于項(xiàng)目是一系列相關(guān)任務(wù)的組合，所以每個(gè)項(xiàng)目借助一條回顧來表示；而我們遇到的項(xiàng)目的分類和數(shù)目經(jīng)常隨時(shí)間變化，所以用每條筆記而非目錄表示一個(gè)回顧，進(jìn)而表示一個(gè)新的項(xiàng)目。同時(shí)，類似于任務(wù)的管理，由于狀態(tài)是所有項(xiàng)目相對(duì)通用和固定的屬性，所以我們用不同的目錄來表示項(xiàng)目狀態(tài)，存放所有項(xiàng)目，為便于區(qū)分，表示項(xiàng)目的目錄以“#”作為前綴。

項(xiàng)目狀態(tài)

這里用來存放項(xiàng)目回顧的主要狀態(tài)目錄有：

“#活躍”: 有些任務(wù)，如學(xué)習(xí)計(jì)劃等可能需要反復(fù)執(zhí)行，或者有些項(xiàng)目正處于活躍處理過程中，從中會(huì)不斷衍生出新的任務(wù)到相應(yīng)的任務(wù)狀態(tài)。這樣的項(xiàng)目便處于"#活躍中"狀態(tài)，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)行到一定程度不再特別活躍的時(shí)候，可能會(huì)進(jìn)入“#項(xiàng)目回顧”狀態(tài)。
“#回顧”: 是對(duì)相對(duì)不活躍的項(xiàng)目匯總，包含已經(jīng)完成或者基本明朗的項(xiàng)目。在進(jìn)行任務(wù)時(shí)，并不是所有任務(wù)都要建立回顧。當(dāng)發(fā)現(xiàn)一些任務(wù)需要梳理其關(guān)系和追蹤的時(shí)候，為這些相關(guān)的任務(wù)建立一個(gè)回顧，可起索引匯總的作用，在日后回顧這些復(fù)雜的任務(wù)之間相關(guān)的過程之時(shí)也可參考。

實(shí)際上有些項(xiàng)目，開始是做為任務(wù)進(jìn)入到“收集”狀態(tài)的，執(zhí)行一段時(shí)間之后，知道了它可以做為一個(gè)項(xiàng)目回顧后，便將其放置到相應(yīng)的項(xiàng)目回顧目錄中。從這點(diǎn)上來講也可看出，其實(shí)收集既是項(xiàng)目的初始狀態(tài)，也是任務(wù)的初始狀態(tài)，是任務(wù)進(jìn)入整個(gè)GTD系統(tǒng)的入口。

項(xiàng)目生命周期

項(xiàng)目的生命周期一般是：收集、活躍、回顧；而需要重復(fù)執(zhí)行的項(xiàng)目，其回顧放在"#活躍"目錄中。

建議

原則

建議在實(shí)現(xiàn)GTD時(shí)，能遵循如下的原則：

不要將任務(wù)狀態(tài)設(shè)置太多

過多的狀態(tài)會(huì)導(dǎo)致GTD系統(tǒng)的復(fù)雜，處理任務(wù)時(shí)反而會(huì)因此分散精力。

任務(wù)不一定全部要處理完畢

GTD不是為了完成任務(wù)，而是為了減輕壓力，使用GTD還能輔助記憶和梳理，減輕大腦記憶的負(fù)擔(dān)。

任務(wù)從“收集”中拿出后，不應(yīng)該再放回去

收集箱是暫存新流入和產(chǎn)生的任務(wù)，它是GTD內(nèi)容的主要來源，而非為狀態(tài)遷移而存在。

進(jìn)行的任務(wù)要先移動(dòng)至“下一步”狀態(tài)，再進(jìn)行處理。

這樣能保證正在進(jìn)行的任務(wù)集中在“下一步”狀態(tài)，將精力只集中在“下一步”中的任務(wù)，而無需分散精力在其它狀態(tài)中尋找需要處理的任務(wù)。

處于“下一步”狀態(tài)的任務(wù)不宜過多

“下一步”是當(dāng)前真正正在處理的任務(wù)，能夠同時(shí)處理的任務(wù)是有限的，這里的任務(wù)不宜逗留過久，遲早會(huì)被處理成其它狀態(tài)。過多的“下一步”任務(wù)，會(huì)為大腦和心里造成很大壓力，同時(shí)。

處于“稍后”狀態(tài)的任務(wù)，要么會(huì)回到“下一步”，要么會(huì)被放置其它狀態(tài)

一些相對(duì)比較重要但是還來不及處理的任務(wù)，不放在“下一步”而是放在“稍后”中，可以起到緩沖壓力的作用。這里的內(nèi)容實(shí)質(zhì)是被推遲的任務(wù)，如果不會(huì)被推遲很久，遲早會(huì)回到“下一步”狀態(tài)；如果它可能會(huì)被推遲很久，那干脆將它放置“將來也許”甚至“取消”中。

大多數(shù)GTD管理不需要過于復(fù)雜的特性

執(zhí)行GTD不應(yīng)當(dāng)過度依賴工具，只要可以創(chuàng)建內(nèi)容（表示任務(wù)），并且能將內(nèi)容歸類（表示狀態(tài)），完全可以手動(dòng)完成絕大多數(shù)GTD管理。

多操作多整理多回顧有助獲得正能量

經(jīng)?；仡櫤驼碜约旱腉TD系統(tǒng)，可以保持系統(tǒng)有序，還能給自己反饋正能量。GTD中表示待辦任務(wù)，處理任務(wù)時(shí)便有一種做事情，也看到了效果的感覺。有一種說法是，這些“成就”會(huì)被大腦做為努力一段時(shí)間的“獎(jiǎng)賞”，在手動(dòng)處理GTD的同時(shí)會(huì)不斷地有一種親身獲得“獎(jiǎng)賞”的感覺。直觀一點(diǎn)說，執(zhí)行任務(wù)之前，會(huì)在心里不自覺地討厭列在表上的任務(wù)條目，當(dāng)完成任務(wù)之后，手動(dòng)管理會(huì)親身體會(huì)到將討厭的那一條任務(wù)刪除的成就感，盡管每次的成就很少，但是眾多這樣的反饋不斷的激勵(lì)著大腦，卻能給自己帶來意想不到的力量。

在特定環(huán)境下可借助特定工具擴(kuò)展GTD來提高效率

除了基本的GTD功能，對(duì)于特定工作環(huán)境，一些高級(jí)屬性借助工具擴(kuò)展，可能會(huì)有助提升效率。如今日待辦、或者提醒，場景或任務(wù)跟蹤等等，在一些工具中有特定的表示和組織方式，設(shè)置好相關(guān)屬性后，任務(wù)會(huì)自動(dòng)遷移、或者提醒等等，避免了手動(dòng)設(shè)置。盡管幾乎不用進(jìn)行手動(dòng)設(shè)置了，但是想要保持自己GTD的有序和獲取更多的執(zhí)行動(dòng)力，還是要經(jīng)常回顧?？梢越柚嚓P(guān)的GTD管理工具，這里介紹幾個(gè)：

DGT GTD：

是安卓系統(tǒng)下非常全面的GTD工具，操作便捷，記錄迅速，自定制功能豐富，支持備份，自定義同步等，只是剛開始需要稍微熟悉一下其操作的方式。簡單說，兩個(gè)特點(diǎn)：“丑”（不是很丑）、“好用”（非常好用）。

Doit.im：

支持多平臺(tái)，云同步，界面簡潔便于初學(xué)者使用和理解GTD的工作流程，但是有些功能需要收費(fèi)才能實(shí)現(xiàn)。

Omnifocus：

沒有親自用過，根據(jù)許多文章中的介紹，可以知道這是一款重量級(jí)的華麗版的IOS下的GTD管理工具，入門門檻高，但是功能極其強(qiáng)大。

2Do：

也是一款I(lǐng)OS下好用的GTD管理工具，功能強(qiáng)大，入門相對(duì)簡單。

Wunderlist(奇妙清單)：

簡潔的界面，不過在國內(nèi)同步功能比較慢。

toodledo

IOS下一個(gè)比較流行的GTD工具。

Orgmode：

這個(gè)其實(shí)是基于文本的標(biāo)記語言，是Emacs的一款著名的編輯模式插件，但是功能非常強(qiáng)大，目前已經(jīng)在許多地方支持（如vim、github、IOS、Android應(yīng)用上等）。它的初衷是項(xiàng)目管理相關(guān)的目的，其中就包括能夠?qū)崿F(xiàn)GTD管理的相關(guān)內(nèi)容，但是功能不僅限此，它也可以用來記錄筆記，記錄的筆記基于大綱模式，有一定的所見即所得功能，但是更強(qiáng)大的是“所想即所得”的特性，是word遠(yuǎn)不能及的。這個(gè)工具/語言不限于平臺(tái)，只需遵循orgmode語法即可，配合Emacs進(jìn)行使用會(huì)使得效率極高、擴(kuò)展性幾近無限。Orgmode能夠完成的功能也會(huì)隨掌握程度的提升而豐富：如果簡單掌握，那么Orgmode屬于輕量級(jí)標(biāo)記語言中的一種；但是如果需要更多的功能（如導(dǎo)出發(fā)布為各種格式），則需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)。關(guān)鍵的是，Orgmode文件是純文本格式，只需純文本格式的內(nèi)容便能實(shí)現(xiàn)它的全部功能。

其他

本文介紹的只是一個(gè)實(shí)現(xiàn)GTD的核心思想，但是并不包括全部。還有許多基于此的應(yīng)用場景、和變通的方法（如郵件管理、內(nèi)容管理、工作項(xiàng)目等等），本文不做過多介紹，會(huì)在日后相應(yīng)的機(jī)會(huì)下可能有所介紹。

使用GTD后一段時(shí)間的感受：好的工具能夠提高你的效率，但是世界上沒有最好的工具，因?yàn)榭倳?huì)有新的思想來創(chuàng)造出更好的工具，擺脫工具控的限制，用知識(shí)來充實(shí)自己的思想。

這里給出幾個(gè)利用GTD思想進(jìn)行管理的實(shí)例：

使用GTD思想進(jìn)行內(nèi)容管理

這里所說的內(nèi)容管理是對(duì)知識(shí)體系的一種組織形式，是日常存放積累知識(shí)的體系，實(shí)現(xiàn)完整的內(nèi)容管理和GTD管理類似，也需要一些特定的方法（比如通過云存儲(chǔ)、云筆記、版本控制、文件管理等等）。這里不對(duì)內(nèi)容管理的方面做過多介紹，雖然內(nèi)容管理與任務(wù)管理是兩個(gè)方面的內(nèi)容，但是它們之間也并非沒有聯(lián)系，這里著重講述如何將GTD思想應(yīng)用到內(nèi)容管理上。

在沒有一個(gè)比較系統(tǒng)的方式管理我們積累的內(nèi)容之前，這些內(nèi)容可能會(huì)顯得雜亂、無章，雖然也經(jīng)常會(huì)進(jìn)行定期的清理和組織（比如，對(duì)分類系統(tǒng)的重構(gòu)、重新定義，將某些分類中的內(nèi)容進(jìn)行修改、或遷移等等），但是整理的過程比較耗時(shí)耗力，并且不同時(shí)刻整理之時(shí)采用的思路和策略（很多都是臨時(shí)想到的方法）也可能有所不同，尤其是對(duì)于“非專業(yè)”的內(nèi)容管理，每次整理后，之前整理的策略也很快會(huì)忘記，新的內(nèi)容又會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容系統(tǒng)逐漸重新歸于混亂，甚至整個(gè)知識(shí)體系的結(jié)構(gòu)都會(huì)發(fā)生翻天覆地的變化。隨著時(shí)間的推移，和越來越多的內(nèi)容“堆積”，很容易讓人產(chǎn)生疲勞和沮喪。

其實(shí)我們可以將這些問題歸結(jié)為兩點(diǎn)：

需要不斷地完善更新這些內(nèi)容的組織方式
需要一個(gè)好的方法來完善更新相應(yīng)的內(nèi)容組織方式

前者屬于知識(shí)本身的結(jié)構(gòu)化（成長）問題，它可能會(huì)隨時(shí)間、以及我們每個(gè)人知識(shí)系統(tǒng)的不斷擴(kuò)充而變化，管理策略可以采用內(nèi)容管理方面涉及的各類方法和手段；而后者屬于任務(wù)管理的方面，對(duì)應(yīng)的任務(wù)便是對(duì)內(nèi)容的管理。內(nèi)容管理和任務(wù)管理之間沒有明確界限，其中又有許多相互交叉的方面，所以我們可以將任務(wù)管理和內(nèi)容管理結(jié)合起來（任務(wù)管理為輔，內(nèi)容管理為主）管理我們的內(nèi)容。

隨著我們知識(shí)內(nèi)容結(jié)構(gòu)的變化，可能不同階段會(huì)需要不同的方法來管理內(nèi)容，所以可以考慮選擇一種相對(duì)固定的、不變的方法或思路進(jìn)行“任務(wù)管理”，管理的任務(wù)便是“內(nèi)容”，而管理的方式采用不同階段涉及到的“內(nèi)容管理”相關(guān)技術(shù)。這樣，無論內(nèi)容結(jié)構(gòu)如何變化如何需要調(diào)整，由于更新內(nèi)容所采用的“任務(wù)管理”手段相對(duì)固定，便能在已有體系基礎(chǔ)上讓一切有序的進(jìn)行了。

隨著對(duì)管理技術(shù)的深入實(shí)踐理解，采用的管理策略也會(huì)更趨向合理。這里拋磚引玉，給出目前我采用的一種方式^_：

如果GTD管理體系本身就做為內(nèi)容管理體系的一部分存于其中，例如為知筆記用來管理內(nèi)容，GTD與其中內(nèi)容管理共存，此時(shí)可將用于GTD的內(nèi)容分類冠以"GTD_xxx"，所有GTD相關(guān)操作都在該分類中進(jìn)行。關(guān)鍵是要將內(nèi)容管理和GTD管理區(qū)分開來，分類的作用也可以是區(qū)分功能，不再局限于內(nèi)容屬性（這里是普通分類名稱上加上特殊前綴等等，用以該分類用于功能屬性）。

“任務(wù)管理”方面

使用GTD方法將“內(nèi)容管理”做為任務(wù)進(jìn)行管理:

收集: 如果日常生活中，遇見有些內(nèi)容值得記錄至內(nèi)容系統(tǒng)，那么及時(shí)迅速地將這些內(nèi)容記錄在某些固定的位置，先不用做更多處理。記錄的位置可以是事先設(shè)置好的一個(gè)內(nèi)容管理默認(rèn)分類，或者GTD中的收集箱，總之這樣的地方根據(jù)自身情況只有幾個(gè)，例如：手機(jī)中的便簽、筆記中的“默認(rèn)分類”或者“未分類”目錄、收藏網(wǎng)頁網(wǎng)址的工具、甚至是手動(dòng)人為創(chuàng)建的“收集”目錄等等，只要能方便、快速地將相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分享記錄（例如通過手機(jī)中的“分享”菜單，電腦中的鼠標(biāo)右鍵）即可。
整理: 閑暇之時(shí)（如公交車上、排隊(duì)等待等空余場合），到之前“收集”對(duì)應(yīng)的那些地方，將曾經(jīng)收集到的來不及整理的東西一一整理到對(duì)應(yīng)的合適位置上去。具體整理的策略可能根據(jù)內(nèi)容管理的方式而有所變化，但是既然采用GTD方式進(jìn)行整理，那么整理過程中也必然會(huì)在每個(gè)整理的子任務(wù)中包含“收集”、“下一步”、“稍后”、“將來也許”、“等待委派”、“取消”、“完成”這些類似的狀態(tài)，將每個(gè)整理任務(wù)都走完這樣的狀態(tài)，便能有條不紊地讓內(nèi)容越來越趨于有序。具體方式需要在內(nèi)容管理中才能解釋的更清晰，這里不做過多介紹。

“內(nèi)容管理”方面

采用多種方式結(jié)合，內(nèi)容保證集中存放、便于訪問、靈活通用、可移植，有一個(gè)或者兩個(gè)主要的知識(shí)系統(tǒng)，其它做為分支和輔助。

內(nèi)容管理應(yīng)該屬于和GTD時(shí)間管理“并行”的另一方面管理內(nèi)容，比如“云筆記”（如為知筆記，麥庫記事，有道，evernote，onenote，mynoteskeeper等）、“云存儲(chǔ)”（如百度云，微云，Megalink等）、“本地存儲(chǔ)”（存放一些私有數(shù)據(jù)資料）、“分布式版本控制”（如git本地存放私有內(nèi)容，）、“版本控制系統(tǒng)托管服務(wù)”（github，bitbucket托管不敏感內(nèi)容的git庫）、“發(fā)布系統(tǒng)”（博客、Jekyll建站、Orgmode或Markdown便于分享的內(nèi)容等）、以及其它（如便簽、筆記、記事本、Pocket網(wǎng)頁收集）等等。這里不過多介紹。

將GTD管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容管理

這里介紹的是基于本文中提到的GTD方法，如何將其中的數(shù)據(jù)與內(nèi)容管理系統(tǒng)銜接。

管理思路

在使用GTD方式處理日常任務(wù)時(shí)，一些的“已處理”狀態(tài)中的任務(wù)，有些值得記錄至自己的知識(shí)體系系統(tǒng)中，那么可以嘗試一下這個(gè)方式：

如果該任務(wù)沒有對(duì)應(yīng)的回顧引用到它: 那么直接將它從GTD系統(tǒng)中移動(dòng)（或復(fù)制）到知識(shí)管理體系當(dāng)中，根據(jù)自己的情況選擇移動(dòng)還是復(fù)制。
如果該任務(wù)有對(duì)應(yīng)的回顧引用到它: 那么不是將該任務(wù)內(nèi)容簡單移動(dòng)或復(fù)制到相應(yīng)筆記位置，而是將其復(fù)制到相應(yīng)筆記處并添加一些引用信息，這樣可以防止破壞原有GTD中回顧項(xiàng)目的鏈接。另外，最好也在GTD中記錄一下復(fù)制到了哪里，下次更新之時(shí)，可以同時(shí)更新跟蹤；同時(shí)內(nèi)容記錄之處，保留到回顧項(xiàng)目的反向引用鏈接。

操作的時(shí)候，最好不要讓GTD系統(tǒng)的回顧引用到GTD以外的內(nèi)容。

舉例

例如GTD中，有一條已經(jīng)完成的任務(wù)（單詞任務(wù)），該任務(wù)有對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目回顧（單詞任務(wù)），并且這條任務(wù)已經(jīng)整理到內(nèi)容管理系統(tǒng)中的某個(gè)位置，則可采用類似如下方式處理（實(shí)際只需在相應(yīng)的“已處理”任務(wù)中添加整理至何處的信息）。

GTD系統(tǒng)項(xiàng)目回顧中對(duì)應(yīng)的條目

路徑

回顧條目路徑為： 我的任務(wù)/GTD/#回顧/英語學(xué)習(xí)回顧

內(nèi)容：

回顧條目內(nèi)容如下:

xxxxxxx
閱讀任務(wù)
單詞任務(wù)
語法積累任務(wù)
xxxxxxx

注意：

列出的任務(wù)可以是鏈接，但是顯示的名字要與對(duì)應(yīng)的任務(wù)名一致，便于在不支持鏈接的筆記系統(tǒng)中查找

GTD系統(tǒng)“已處理”狀態(tài)中對(duì)應(yīng)的任務(wù)：

路徑：

任務(wù)條目路徑為： 我的任務(wù)/GTD/已處理/單詞任務(wù)

內(nèi)容：

任務(wù)條目內(nèi)容如下：

已整理至：學(xué)習(xí)/英語/單詞任務(wù)
英語學(xué)習(xí)回顧
XXXXXX

注意：

被整理至內(nèi)容管理系統(tǒng)中的任務(wù)，整理之時(shí)，也在任務(wù)頂部追加“已整理至xxxx位置”之類的字樣，最好名字也和實(shí)際筆記的名字一致，便于日后查找。

內(nèi)容管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的內(nèi)容：

路徑：

筆記路徑為： 學(xué)習(xí)/英語/單詞任務(wù)
內(nèi)容：

筆記內(nèi)容如下：
```
英語學(xué)習(xí)回顧
XXXXXX
```
注意：

在內(nèi)容管理系統(tǒng)中，保留回顧鏈接，可以鏈接至GTD系統(tǒng)中的對(duì)應(yīng)回顧條目。

使用GTD標(biāo)簽管理信息

對(duì)于有標(biāo)簽功能的系統(tǒng)、軟件、工具，其中的信息可以通過這個(gè)方式來整理，整理只能使相應(yīng)的信息趨于有序，而每次的整理不會(huì)受上次整理的影響也不會(huì)對(duì)下次整理產(chǎn)生影響，簡而言之，如果想用這個(gè)方式整理，那么內(nèi)容會(huì)更有序，如果過段時(shí)間不用這個(gè)方式了，整理了一部分的內(nèi)容，也不會(huì)因?yàn)榘胪径鴱U而導(dǎo)致信息更混亂。

GTD標(biāo)簽

首先理解這個(gè)概念，GTD標(biāo)簽，可以用來輔助整理信息，如果某條信息沒貼GTD標(biāo)簽則表示沒有被整理過，也即“收集”狀態(tài)，貼標(biāo)簽的的表示內(nèi)容已由GTD標(biāo)簽輔助處理過，狀態(tài)就是標(biāo)簽對(duì)應(yīng)指示的狀態(tài)。

采用這個(gè)方法，需要信息所處環(huán)境支持標(biāo)簽功能，并且將信息所處的環(huán)境的標(biāo)簽看做有兩類:GTD標(biāo)簽,以及普通標(biāo)簽。普通標(biāo)簽就是平時(shí)我們使用的標(biāo)簽;而GTD標(biāo)簽是從普通標(biāo)簽中預(yù)留一些特殊標(biāo)簽（如標(biāo)題前加GTD_），用做該方法的GTD整理。只有普通標(biāo)簽不代表已由GTD法處理過，并且不能同時(shí)貼兩個(gè)同一體系的GTD標(biāo)簽，只有GTD標(biāo)簽表示暫不關(guān)注整理的分類。

實(shí)現(xiàn)方式

這種方法的原則是：采用此法整理過的內(nèi)容，一定存在GTD標(biāo)簽，沒有GTD標(biāo)簽的，視為沒整理過（即收集狀態(tài)）。即沒貼GTD標(biāo)簽的，就是沒整理的，整理好后，若不用借助GTD標(biāo)簽可保持有序，則可以不再貼GTD標(biāo)簽，過段時(shí)間又亂了可以重拾GTD標(biāo)簽輔助整理。

GTD標(biāo)簽舉例

gtd_下一步
gtd_稍后
gtd_將來也許
gtd_取消
gtd_已處理

當(dāng)信息已處理后（例如借助GTD整理好分類），可以只有已處理，或者同時(shí)有GTD標(biāo)簽和普通標(biāo)簽。這種方式適合無分類的信息管理，或者分類及標(biāo)簽混亂，但是還沒應(yīng)用GTD標(biāo)簽，借助GTD標(biāo)簽來管理內(nèi)容。（例如pocket）

擴(kuò)展

若分類大變，或者再次細(xì)化整理，則換一套管理思路，管理方式仍舊采用gtd方式管理.

例如丟棄之前的gtd標(biāo)簽，采用新的gtd標(biāo)簽：

gtd方式2_下一步
gtd方式2_稍后
gtd方式2_將來也許
gtd方式2_取消
gtd方式2_已處理

這樣擴(kuò)展之后，就算之前應(yīng)用過GTD標(biāo)簽，如果想換一條整理思路，那么重新?lián)Q一套標(biāo)簽就行了，之前的標(biāo)簽忽略即可。

建議軟件能顯示所有未貼標(biāo)簽的內(nèi)容。
建議能修改標(biāo)簽名。
建議能批量加標(biāo)簽。
標(biāo)簽和分類的區(qū)別是先有文章后有標(biāo)簽，但先有分類后有文章

關(guān)鍵

使用該方式，最好相應(yīng)的環(huán)境能支持如下功能：

能顯示所有未貼標(biāo)簽的內(nèi)容。
能過濾顯示出沒貼特定標(biāo)簽的內(nèi)容（如沒貼GTD標(biāo)簽，卻貼了普通標(biāo)簽的分類）。
能修改標(biāo)簽名。
能批量增、刪改標(biāo)簽。

使用GTD方式管理郵件

如果是采取GTD方式管理自己的工作方式，其中郵件中的內(nèi)容處理之后，可過濾到GTD系統(tǒng)中。而對(duì)郵件，也可采用GTD類似的方式來進(jìn)行過濾，這樣自己的GTD管理系統(tǒng)像是分層的一樣，但是不宜過于復(fù)雜。

實(shí)現(xiàn)思路

大多數(shù)郵件客戶端都有標(biāo)簽顯示的功能，基于此，我們可以先定下如下規(guī)則：

未貼標(biāo)簽的郵件，就是雜亂的不重要的郵件，而貼了標(biāo)簽的郵件，是需要關(guān)注的。

實(shí)現(xiàn)舉例

設(shè)置如下類似GTD的系統(tǒng)標(biāo)簽：

未讀郵件: 類似GTD中的收集，這個(gè)狀態(tài)在一般郵件客戶端中都默認(rèn)存在，所以并不對(duì)應(yīng)什么標(biāo)簽名稱，需要特別注意的是，收集是未讀狀態(tài)的無GTD標(biāo)簽郵件，而非無GTD標(biāo)簽郵件，這樣保證收集的郵件不至于堆積。
下一步: 該標(biāo)簽表示還來不及讀取，只是通過標(biāo)題等能確認(rèn)是重點(diǎn)郵件，讀取之后會(huì)變成后面的對(duì)應(yīng)分類。類似GTD的“下一步”，需要過后進(jìn)一步處理的郵件，這個(gè)分類的內(nèi)容在整體中應(yīng)該不多，處理后去掉標(biāo)簽或遷移到其它標(biāo)簽中，或重要郵件放到合適的位置、或者標(biāo)簽已辦事項(xiàng)中。
稍后: 相對(duì)下一步，可以稍后延緩處理的郵件。該標(biāo)簽郵件的處理方式類似前面，對(duì)應(yīng)于GTD的“稍后”狀態(tài)。
將來也許: 不確定是否會(huì)用到，看起來像是重點(diǎn)，先堆積到這里。該標(biāo)簽郵件處理方式類似前面，對(duì)應(yīng)于GTD中的“將來也許”狀態(tài)。
等待委派: 委派給別人處理或等待回復(fù)。該標(biāo)簽郵件處理方式類似前面，對(duì)應(yīng)于GTD中的“等待委派”狀態(tài)。
已經(jīng)處理的相關(guān)標(biāo)簽: 已處理郵件，不用貼上“已處理”標(biāo)簽，將其相應(yīng)的GTD狀態(tài)標(biāo)簽去掉即可，一般是已讀的、未貼GTD標(biāo)簽的郵件，如果郵件比較重要，則建立一些根據(jù)自己情況的分類來重點(diǎn)存放。例如
- 開發(fā)注意: 本項(xiàng)目發(fā)布，開發(fā)過程中的一些注意事項(xiàng)。該標(biāo)簽郵件處理方式類似前面，對(duì)應(yīng)于GTD中的“將來也許”狀態(tài)。
- 項(xiàng)目文檔: 項(xiàng)目開發(fā)、管理、會(huì)議、討論等中發(fā)布的一些文檔
- 開發(fā)技巧: 日常開發(fā)的一些小技巧、說明等。
- 通用技術(shù): 一些比較通用的，不僅限于當(dāng)前項(xiàng)目的技術(shù)內(nèi)容，可以日后進(jìn)一步學(xué)習(xí)或者有長遠(yuǎn)的作用的內(nèi)容。
- 公司事務(wù): 一些公司事務(wù)信息，如人力資源相關(guān)、薪資、一些注意事項(xiàng)說明、出差、報(bào)銷、福利等。
- 重要信息: 暫時(shí)沒有辦法分類，但是感覺需要終點(diǎn)關(guān)注的郵件，比如階段性的進(jìn)展或者計(jì)劃等。

另外，有些系統(tǒng)中可用添加星標(biāo)的方式標(biāo)注郵件，這時(shí)候，一些臨時(shí)性有期限的階段重點(diǎn)可以用星標(biāo)標(biāo)注（比如上次release到了哪個(gè)版本，這次應(yīng)該從上次的開始，那么每次release的時(shí)候?yàn)槠涮砑有菢?biāo)，下次的時(shí)候就不會(huì)為了一個(gè)上次版本號(hào)，海量搜索所有郵件了），便于近期跟蹤，相對(duì)重要信息，這類郵件的生命周期較短。

這樣處理郵件后，處理好的內(nèi)容（轉(zhuǎn)移至其它系統(tǒng)如GTD系統(tǒng)中繼續(xù)也表示郵件處理完了）?，要么就是添加上合適的標(biāo)簽，要么就是去掉標(biāo)簽表示不用關(guān)注。但是如前所述，如果感覺處理后還是很重要，那就加上星標(biāo)?；蛘叻诺揭粋€(gè)“重要郵件”的標(biāo)簽中。

不同的客戶端可能顯示標(biāo)簽的方式不同，例如對(duì)于outlook，為了便于分類顯示郵件，我們可以建立一個(gè)基于標(biāo)簽的搜索目錄；而對(duì)于thunderbird，我們可以直接通過將標(biāo)簽添加到快速訪問欄過濾顯示；等等。
其實(shí)添加標(biāo)簽后，標(biāo)簽基本上就可以預(yù)示分類了，但是如果標(biāo)簽感覺不是十分牢靠（可能一不小心點(diǎn)一下，就沒有標(biāo)簽了）所以一些重要的沒有過時(shí)的東西，可以按照意愿自建目錄，轉(zhuǎn)移到特定目錄中。

使用GTD方式管理工作文件

有時(shí)候我們處理問題不一定全部在某一個(gè)GTD系統(tǒng)中進(jìn)行，期間可能會(huì)涉及到訪問電腦文件系統(tǒng)的相關(guān)操作。對(duì)文件系統(tǒng)采用GTD的方式管理，能避免文件系統(tǒng)的內(nèi)容因文件雜亂導(dǎo)致的混亂。

思路

類似前面講述的GTD標(biāo)簽的方式，我們可以創(chuàng)建一些GTD分類，將需要處理的資料流經(jīng)這些分類最終歸并到其他的合適的普通分類中。

比如，查看郵件時(shí)，發(fā)現(xiàn)一個(gè)待處理的問題。這封郵件中包含一些附件，比如處理問題時(shí)參考的文檔、處理時(shí)的日志、以及測試報(bào)告、測試程序；處理問題之時(shí)，又可能會(huì)查閱其它地方，將其它相關(guān)參考資料整理至本地（比如上網(wǎng)下載一個(gè)處理該問題的軟件或者數(shù)據(jù)文件）；甚至?xí)约簩懸恍┪臋n記錄當(dāng)前處理的內(nèi)容，比如設(shè)計(jì)文檔、流程圖、設(shè)計(jì)圖等等。這些內(nèi)容如果很多，那么可能會(huì)將自己的文件系統(tǒng)搞的亂七八糟。

顯然目前似乎也很難將這些內(nèi)容的管理集成到現(xiàn)有的GTD系統(tǒng)中，或者也可以集成，但是需要再為現(xiàn)有的GTD系統(tǒng)添加一些額外的處理方式（這個(gè)方式可以因人而異，這里也不做介紹，可能將來會(huì)給出一套方案來解決這個(gè)問題）。如果我們不愿意花費(fèi)精力將自己的這個(gè)GTD系統(tǒng)弄得很龐大復(fù)雜，為簡便起見，我們可以給出一個(gè)折衷方案，自己習(xí)慣的方式，直接將相關(guān)的內(nèi)容在本地文件系統(tǒng)中進(jìn)行操作，但是操作之時(shí)，對(duì)文件系統(tǒng)采用GTD的思路劃分。

實(shí)現(xiàn)舉例

比如，我們給自己的文件系統(tǒng)劃分為如下GTD分類目錄：

$ls -p
1_inbox/  3_later/  5_maybe_future/  7_cancel/ 
2_next/   4_wait/   6_done/  readme  ...

目錄內(nèi)容如下：

1_inbox/: 用于將所有處理問題過程中臨時(shí)下載、獲取的資料集中在這里存放，內(nèi)容不能堆積要及時(shí)整理到其他目錄。
2_next/: 在整理文件系統(tǒng)時(shí)，將正在進(jìn)行工作所需的資料匯集至此，不同內(nèi)容可處于不同子目錄中。
3_later/: 在整理文件系統(tǒng)時(shí)，需要被推遲的事情所涉及的資料匯集至此，不同內(nèi)容可處于不同子目錄中。
4_wait/: 在整理文件系統(tǒng)時(shí)，由于等待而被阻塞的事情匯集至此，不同內(nèi)容可處于不同子目錄中。
5_maybe_future/: 在整理文件時(shí)，將不重要的以后可能會(huì)用到的資料堆積在這里，不同內(nèi)容可處于不同子目錄中。
6_done/: 在整理文件系統(tǒng)時(shí)，已完成工作相關(guān)資料暫積于此，這里包含各種完成任務(wù)所涉及資料，將來可能進(jìn)一步整理。
7_cancel/: 在整理文件系統(tǒng)時(shí)，將取消的任務(wù)涉及的資料都匯集到這里，將來可能會(huì)被清理。
readme: 對(duì)當(dāng)前處理的目錄結(jié)構(gòu)的進(jìn)一步說明。
其它目錄: 任何自己定義的目錄。與以上GTD分類不沖突，GTD分類做為過濾，采用GTD方法，經(jīng)過前面幾個(gè)GTD分類的過濾（狀態(tài)切換后）后，最終整理好的資料可以匯集于其他自己習(xí)慣的目錄中。

使用GTD方式管理網(wǎng)址收藏

有時(shí)我們需要有一個(gè)類似稍后閱讀的需求，比如，看到某一個(gè)網(wǎng)址，把它添加到收藏夾中，將來再瀏覽。這個(gè)和稍后閱讀有些類似，但是同時(shí)也具有收藏網(wǎng)址的目的。

思路

類似前面講述的GTD標(biāo)簽的方式，我們可以創(chuàng)建一些GTD分類，將需要處理（稍后閱讀、或者收藏到指定目錄）的網(wǎng)址流經(jīng)這些分類最終歸并到其他的合適的普通分類中。

實(shí)現(xiàn)方式

在你常見的收藏夾中，這里以firefox的書簽為例。firefox書簽支持層級(jí)目錄。

首先創(chuàng)建好你的普通書簽分類（因人而異），以及一個(gè) gtd 的書簽分類。

在gtd分類中建立各種gtd分類，例如： 1_inbox, 2_next, 3_later, 4_wait, 5_maybe_fure, 6_done, 7_cancel.

然后，在想要系統(tǒng)性瀏覽閱讀網(wǎng)站的時(shí)候，把它添加到合適的 gtd 目錄中.

閱讀完畢后，如需收藏網(wǎng)址，則在 6_done 的gtd分類中將其轉(zhuǎn)移到普通書簽分類，完成網(wǎng)址收藏。

雜亂

任何經(jīng)驗(yàn)知識(shí)等敘述到一定程度，總有一些無法具體歸類的雜項(xiàng)內(nèi)容，哪怕是某方面知識(shí)體系中的一小部分，也很難一下子把所知以及真正的內(nèi)容全部完美的表達(dá)出來。本文也是如此，所以在這里列出暫時(shí)堆積一些無法放置的，可能有待進(jìn)一步整理也可能不會(huì)再整理的內(nèi)容。

任務(wù)狀態(tài)

GTD系統(tǒng)不是一成不變的，但是大多數(shù)GTD系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)具有如下幾個(gè)類似的狀態(tài)：收集、下一步、將來也許、已完成。

收集箱: 用于快速存放所有臨時(shí)想到的任務(wù)，有時(shí)間再將其進(jìn)一步整理，細(xì)化任務(wù)屬性，但是其中內(nèi)容不要堆積。
下一步: 便于集中精力，只存放當(dāng)前處理的任務(wù)，其中內(nèi)容不要過多。
將來也許: 任務(wù)堆積的地方，可能做可能不做又不想遺忘的、沒處理的任務(wù)，都可以先堆積在這里。
已完成: 已完成的任務(wù)，做為備份或歸檔，可能將來回顧或進(jìn)一步組織整理。

任務(wù)屬性

除了前面的任務(wù)狀態(tài)，根據(jù)所處環(huán)境、工具與方法的不同，GTD任務(wù)還可能具有的屬性也有所不同。比較基本的有任務(wù)所屬的“任務(wù)名稱”、“項(xiàng)目分類”；有時(shí)候根據(jù)情況還需要其他擴(kuò)展的屬性如：“場景”、“開始/結(jié)束時(shí)間”、“是否重復(fù)”、“提醒”、“備注”、“優(yōu)先級(jí)”等等。

不同屬性具有不同用途，實(shí)現(xiàn)方式也不同。

比如：“項(xiàng)目分類”和“場景”可能用分類目錄或者標(biāo)簽的方式來實(shí)現(xiàn)，如果采用分類目錄，需要注意此時(shí)與狀態(tài)分類并不沖突，因?yàn)榉诸惒粌H是對(duì)內(nèi)容狀態(tài)、屬性的分類，也是對(duì)任務(wù)場景的分類。任務(wù)的“項(xiàng)目分類”一般在回顧的時(shí)候會(huì)經(jīng)常用到；任務(wù)的“情景”一般在處于不同場合的時(shí)候用到（如@家里、@辦公室、@外出等）；這些一般都可根據(jù)個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行設(shè)置，只要便于快速過濾到適合該情況下需要關(guān)注的任務(wù)即可。

又如：“開始/結(jié)束時(shí)間”、“是否重復(fù)”、“提醒”……這類時(shí)間相關(guān)的信息，可能根據(jù)軟件場合的不同也有不同的實(shí)現(xiàn)。比如Orgmode可以用時(shí)間戳和SCHEDULE屬性等來標(biāo)記這些信息等等。而有些工具在特定的時(shí)候，又可能會(huì)根據(jù)時(shí)間信息，對(duì)任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)的處理，比如將任務(wù)貼上標(biāo)簽，設(shè)置好起始結(jié)束日后，過期或者特定時(shí)間，自動(dòng)將任務(wù)移動(dòng)到特定的狀態(tài)或項(xiàng)目等分類中（有許多GTD管理工具中都有一項(xiàng)”今日待辦“之類的分類就類似如此)，或者反復(fù)提醒。對(duì)于簡單的GTD管理，如記事本方式，可能就很難直接實(shí)現(xiàn)這類根據(jù)時(shí)間有所動(dòng)作的任務(wù)管理。

任務(wù)性質(zhì)

如果對(duì)任務(wù)，需要時(shí)間方面的屬性進(jìn)行輔助管理，這里給出一些經(jīng)驗(yàn)性的建議：

提醒: 不用什么都設(shè)提醒，必須在指定時(shí)間做的事情，或重要的事情才值得提醒；提醒的功能可以任找類似鬧鐘功能的方便軟件輔助即可（如中華萬年歷），不用必須集成到GTD中實(shí)現(xiàn)。
日程: 有些任務(wù)雖然不需提醒，但是也對(duì)時(shí)間比較敏感，比如今日待辦，明日待辦，指定日期代辦，將來待辦等，雖然有些并不一定是要執(zhí)行，但是都有一個(gè)期限，有些工具在日歷中會(huì)將其標(biāo)記出來。
待辦: 對(duì)時(shí)間不敏感的任務(wù)。有些任務(wù)對(duì)時(shí)間信息不是很敏感，或無法指定究竟什么時(shí)候需要做、需要完成，但是能確定的是它應(yīng)該被做，這類任務(wù)可以稱為待辦。

前面所述的，是對(duì)任務(wù)性質(zhì)方面的劃分，并不是必須的分類方式，這里真正做了劃分的，我們?cè)贕TD中看到的各個(gè)任務(wù)的狀態(tài)，大多狀態(tài)的任務(wù)都具有以上之一的性質(zhì)。對(duì)任務(wù)性質(zhì)進(jìn)行這樣的劃分之后，一些比較讓人迷惑的概念應(yīng)該比較容易澄清了。

例如：日歷、提醒、備忘、日程、待辦……這幾個(gè)概念經(jīng)常在敘述的時(shí)候出現(xiàn)，如果不對(duì)其專門規(guī)定和提取，有時(shí)候連自己都會(huì)對(duì)其比較迷惑。經(jīng)過上面的性質(zhì)劃分之后，我們可以這樣理解：“日程”就是有時(shí)間安排的任務(wù)，它可以在“日歷”中被標(biāo)記出來?！皞渫庇行┦切枰嵝训?，有些不用“提醒”只要做為“待辦”即可。

優(yōu)先級(jí)劃分

任務(wù)都有一個(gè)優(yōu)先級(jí)的問題，有一個(gè)為任務(wù)優(yōu)先級(jí)分類的方式：四象限法則。該方法不具體介紹，大致是將任務(wù)按照“緊急度”與“重要度”劃分為四個(gè)象限：

第一象限: 重要不緊急

需要制定計(jì)劃，按時(shí)完成的內(nèi)容，是最重要的事情，它可以幫助我們進(jìn)入良性循環(huán)。建議占用約65%-80%的精力。
第二象限: 重要且緊急

需要優(yōu)先解決，這也是沒有經(jīng)過適當(dāng)計(jì)劃的內(nèi)容，可能因?yàn)橹暗陌才挪缓侠?，?dǎo)致一些任務(wù)從第一象限隨著時(shí)間的推移被遷移到第二象限，可能導(dǎo)致我們無休止地一直在“瞎忙”。建議占用約20%-25%的精力。
第三象限: 緊急不重要

會(huì)讓我們產(chǎn)生“這事很重要”的錯(cuò)覺的事件，實(shí)際上其實(shí)事件只是對(duì)別人而言很重要。建議占用約15%的精力。
第四象限: 不重要不緊急

浪費(fèi)時(shí)間的事情，如果可能，交給別人去做。建議占用<1%的精力。

勞逸結(jié)合

劃分任務(wù)狀態(tài)很大一部分也是為了集中我們的精力，將處理任務(wù)時(shí)精力集中在下一步，回顧時(shí)精力集中在任務(wù)的劃分等等。而真正在處理任務(wù)之時(shí)，精力不一定能保證一直集中；集中過久又可能會(huì)導(dǎo)致之后的處理效率低下。所以可以考慮番茄工作法來改善這樣的狀況。

番茄工作法是一種相對(duì)于GTD更微觀的時(shí)間管理方法。大致如下：
將每次做事情，比喻成番茄，休息和番茄交替進(jìn)行。大致如下原則：

一個(gè)番茄時(shí)間（25分鐘）不可分割，不存在半個(gè)或一個(gè)半番茄時(shí)間。
一個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)如果做與任務(wù)無關(guān)的事情，則該番茄時(shí)間作廢。
永遠(yuǎn)不要在非工作時(shí)間內(nèi)使用《番茄工作法》。（例如：用3個(gè)番茄時(shí)間陪兒子下的棋、用5個(gè)番茄時(shí)間釣魚，等等。）
不要拿自己的番茄數(shù)據(jù)與他人的番茄數(shù)據(jù)比較。
番茄的數(shù)量不可能決定任務(wù)最終的成敗。
必須有一份適合自己的作息時(shí)間表。

通用的方式是：每個(gè)番茄25分鐘，休息5分鐘，但是也可根據(jù)自身情況而定。工作時(shí)準(zhǔn)備好一個(gè)定時(shí)器，每次過一個(gè)番茄，一定休息，休息完畢，就下一個(gè)番茄，每次休息和番茄之間，通過定時(shí)器來提醒，防止“越界”。

回顧的解釋

如果某項(xiàng)任務(wù)比較復(fù)雜，處理完畢后，最好能有一個(gè)匯總的文檔，整理期間處理的情況，類似索引。便于以后參考引用，以及追加索引處理更新情況，也可能沒有用處，這就是一條回顧，也是項(xiàng)目。

回顧最初可能是以任務(wù)的形式出現(xiàn)的，將任務(wù)處理到一定程度后，發(fā)現(xiàn)其中可以劃分為許多子部分，而最初的“任務(wù)”可以用來做為一個(gè)回顧索引，來引用到處理任務(wù)時(shí)涉及的的各個(gè)子部分。這個(gè)時(shí)候，“任務(wù)”就變成了“回顧”，將新建立的回顧放在相應(yīng)的“回顧”分類中（如“活躍的回顧”、“普通的回顧”等），之后的處理全在“回顧”以及其引用的相應(yīng)的任務(wù)中記錄和復(fù)習(xí)，并不是說進(jìn)入到“回顧”中了，就相應(yīng)的條目就不能更新了，回顧是對(duì)項(xiàng)目的劃分，這里存在的是項(xiàng)目而非任務(wù)，回顧并非任務(wù)的終結(jié)狀態(tài)，它是一系列相關(guān)任務(wù)的處理情況記錄和索引，便于今后理解和參考。

管理回顧的經(jīng)驗(yàn)

這里有些，可以借鑒，不是必須的：

回顧可能沒有結(jié)尾，但是一定條理清晰，便于追加編輯，和索引。
每條回顧中可能包含多條對(duì)任務(wù)的索引，索引內(nèi)容不能太多，更多相關(guān)的內(nèi)容可以在該索引對(duì)應(yīng)的鏈接內(nèi)容中體現(xiàn)。
每條回顧對(duì)應(yīng)一個(gè)項(xiàng)目，不同的回顧代表不同項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目是對(duì)相關(guān)任務(wù)的匯集。
并不是所有的任務(wù)都需要回顧和匯總，一些單一簡單的任務(wù)，其本身處理完放入到已處理中，本身就可當(dāng)作回顧。
回顧中索引引用的任務(wù)或者內(nèi)容，最好和相應(yīng)的任務(wù)或內(nèi)容對(duì)應(yīng)的筆記的題目一致，以便于在無支持鏈接的情況下移植。
回顧和所引用的任務(wù)之間最好能夠交叉引用。創(chuàng)建相關(guān)任務(wù)的時(shí)候，首先將回顧的鏈接附上。等待任務(wù)處理到一定程度之時(shí)，可以重新命名一個(gè)好的標(biāo)題，然后再將任務(wù)鏈接貼在回顧中。
理想情況下，回顧中只包含相關(guān)的任務(wù)標(biāo)題鏈接，有時(shí)候?qū)嵲谛枰M(jìn)一步說明，也可在回顧相應(yīng)的索引鏈接處中給出一些提示性的內(nèi)容表征任務(wù)的大致情況。
如果回顧對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目仍需繼續(xù)，那么就不要將相關(guān)的所有任務(wù)清除為已處理，以免丟失對(duì)任務(wù)的跟蹤。也就是說，沒有完成，或達(dá)到一定階段的項(xiàng)目，要保持其中有一項(xiàng)未完成狀態(tài)的任務(wù)(例如長時(shí)間不做了，可以將其設(shè)置為推遲、將來也許、甚至不了了之的任務(wù)確認(rèn)后放入取消)。
活躍的回顧是指當(dāng)前進(jìn)行的項(xiàng)目，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行可能會(huì)在其中不斷衍生出新的任務(wù)，例如一些重復(fù)性的任務(wù)，如“周報(bào)”，一般每周都要寫，短期內(nèi)不會(huì)終止，所以它可被看作一個(gè)活躍的項(xiàng)目。
回顧所引用的一般是處于各個(gè)狀態(tài)的任務(wù)，不一定只有任務(wù)，也可能是其他的回顧，但是一定是GTD系統(tǒng)中的內(nèi)容。
回顧的內(nèi)容與回顧所引用的內(nèi)容應(yīng)該能相互引用，便于參考時(shí)的跳轉(zhuǎn)。

關(guān)于參考

參考既不是任務(wù)，也不是回顧，但是它又處于GTD系統(tǒng)當(dāng)中。它主要是在回顧，或者處理時(shí)不是中間任務(wù)性質(zhì)的半?yún)⒖嘉臋n性質(zhì)的內(nèi)容。例如導(dǎo)致接收任務(wù)的郵件片段、期間的交互證據(jù)、網(wǎng)址文獻(xiàn)等等。按理說應(yīng)該有相關(guān)的時(shí)間、地點(diǎn)（可以是email地址）、人物、事件（起因/經(jīng)過/結(jié)果）。在目前看來，參考在本文所述的GTD中可以被去掉，歸并到已處理分類中，但是也可根據(jù)個(gè)人需要與喜好單獨(dú)列出來一個(gè)分類用來管理這些內(nèi)容。

如何處理“回顧”、“任務(wù)”、“參考”的關(guān)系？

任務(wù)是可以執(zhí)行事情的分割單位，其中包含處理該任務(wù)是的一些總結(jié)性質(zhì)的東西，是深入處理相關(guān)任務(wù)時(shí)做的雜亂記錄。
回顧是對(duì)一系列相關(guān)任務(wù)的匯集整理，本事就是一個(gè)項(xiàng)目，整理任務(wù)處理期間的關(guān)系以及處理的大致情況和索引，便于今后跟蹤和參考。
參考可能是回顧會(huì)引用的，或者是任務(wù)中會(huì)引用到的一些資料，例如導(dǎo)致接收任務(wù)的郵件、期間的交互證據(jù)，網(wǎng)址文獻(xiàn)等等。

如何處理“項(xiàng)目分類”與“狀態(tài)分類”實(shí)現(xiàn)的沖突

先給出問題，在列出思考實(shí)現(xiàn)的過程，最后給出采用當(dāng)前的方案的原因。

正常收集過來的任務(wù)直接放在收集箱，進(jìn)行進(jìn)一步處理之后放在相應(yīng)的項(xiàng)目分類中，隨著時(shí)間的推移再進(jìn)入到下一步狀態(tài)，但是該任務(wù)仍然屬于之前所設(shè)置的項(xiàng)目分類。也就是說，任務(wù)的項(xiàng)目分類是不變的，狀態(tài)卻可能隨著處理改變成其它狀態(tài)（如下一步）。任務(wù)的狀態(tài)是以目錄形式存在，所以對(duì)于項(xiàng)目分類的管理方式如果也以目錄的方式管理可能就導(dǎo)致目錄混亂。

考慮到項(xiàng)目分類是隨時(shí)間動(dòng)態(tài)增長的，而目錄分類不宜過多；相對(duì)的，標(biāo)簽是文章之后動(dòng)態(tài)創(chuàng)建的，將項(xiàng)目用標(biāo)簽表示可能更靈活好用一些；或者在每一個(gè)狀態(tài)目錄中建立子目錄表示項(xiàng)目，或者使用標(biāo)簽來實(shí)現(xiàn)對(duì)任務(wù)即可用狀態(tài)的角度來分類，又可用項(xiàng)目角度來分類……然而，這些方式都會(huì)到至筆記的分類復(fù)雜，并且并不是所有的工具都支持標(biāo)簽。

前面的局限在于，認(rèn)為分類只能是對(duì)同一角度內(nèi)容的分類，所以將項(xiàng)目和狀態(tài)同時(shí)用分類來表示的時(shí)候，會(huì)混淆。當(dāng)前采用的方式將狀態(tài)和項(xiàng)目全都用分類來表示，但是分類不是在一個(gè)角度上進(jìn)行分類，可以是管理狀態(tài)的分類，或者管理項(xiàng)目的分類……不同方面，有各自的分類方式，可以用分類名前綴，或者自己的習(xí)慣來理解不同的分類方式就行。這樣，將“分類”進(jìn)行分類之后，不同方面的分類可以存在于同一個(gè)筆記系統(tǒng)中，就不會(huì)引起混亂。它是，對(duì)于項(xiàng)目這類變化比較大的（基本是只增不減）內(nèi)容，采用分類又有些不妥，所以項(xiàng)目干脆用筆記來表示，每個(gè)項(xiàng)目分類只是一個(gè)筆記，然后將所有項(xiàng)目歸結(jié)到項(xiàng)目狀態(tài)中。

自我管理的演化過程

隨著時(shí)間的過去，我們從學(xué)校進(jìn)入到職場，從個(gè)人變成了組建的家庭，所處理和面對(duì)的事務(wù)也變得越來越復(fù)雜。如果不做合理規(guī)劃，工作、生活、學(xué)習(xí)各個(gè)方面會(huì)變得越來越糟糕。
希望能有一個(gè)高效的生活方式的我們，可能會(huì)經(jīng)歷如下的管理過程階段，希望能給大家一個(gè)參考。

記事本階段(筆記本子，或者Windows上的記事本，博客等)

將平時(shí)涉及的一切寫到一個(gè)記事本中，可以是電子版的，或者紙質(zhì)的，也有時(shí)候?yàn)榉窒砗头奖阌涗浀讲┛偷染W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中。在隨后的講述中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，這些內(nèi)容漸漸變得越來越復(fù)雜分散，簡單的記錄已不再適應(yīng)。

待辦清單與文檔（任何設(shè)備、系統(tǒng)上自帶的工具）

記事本，可能包含了能夠記錄的一切，但是其中記錄的內(nèi)容各不相同，而且數(shù)據(jù)量越來越大，我們真正所需的，其實(shí)是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)⑵涮崛〕鰜恚偨Y(jié)起來發(fā)現(xiàn)大致有兩類事情：

一類是平時(shí)記錄的技巧、經(jīng)驗(yàn)、資料、文檔等等
另一類是影響自己行動(dòng)的計(jì)劃、待辦事項(xiàng)、約會(huì)、提醒等等。

于是產(chǎn)生了兩種方式的記錄：待辦清單和文檔。

待辦清單: 其實(shí)是行動(dòng)管理的雛形。羅列了需要處理的事情，需要進(jìn)行某些事情的時(shí)候，瀏覽一下這個(gè)清單，處理完將其劃掉，日常的生活在清單不斷地增減中度過。
文檔: 其實(shí)是內(nèi)容管理的雛形。那些經(jīng)驗(yàn)、技巧、文檔類的內(nèi)容，被整理至某個(gè)筆記系統(tǒng)或目錄結(jié)構(gòu)中，為不同的內(nèi)容建立相應(yīng)的分類，分門別類存放，需要之時(shí)直接到對(duì)應(yīng)地方查閱即可。

在任何我們手中的系統(tǒng)和設(shè)備中（比如手機(jī)的Android和IOS、PC的Window和Linux等等），總有一款待辦清單方面的工具，以及筆記記錄方面的工具，供我們這時(shí)所需。

豐富的待辦清單與文檔系統(tǒng)(中華萬年歷與為知筆記)

隨著時(shí)間遷移，在待辦清單和文檔，終于有一個(gè)像樣的名稱，內(nèi)容管理和行動(dòng)管理。

行動(dòng)管理方面

待辦清單變得越來越長，往往想確定下一步做什么的時(shí)候，需要先瀏覽一遍長長的清單，然后找到需要的內(nèi)容，于是產(chǎn)生了對(duì)待辦清單改善的需要：需要一些新的工具，或者在原來的待辦清單上改善和擴(kuò)展。一是添加提醒，一些事情到特定時(shí)間后自動(dòng)通過鬧鐘或者其他方式提醒我們?nèi)タ矗謾C(jī)、電腦上有許多類似的工具；二是劃分優(yōu)先級(jí)，那些待辦事項(xiàng)中，總有一些是重要的、一些是不重要的、一些是過時(shí)的等等，四象限法則就是一個(gè)劃分優(yōu)先級(jí)的好方法，在我所用過的工具里，中華萬年歷是這個(gè)時(shí)候不錯(cuò)的選擇，它還附帶了一個(gè)簡單的云筆記功能。
內(nèi)容管理方面

總是覺得之前的分類變得越來越復(fù)雜，文件系統(tǒng)越來越亂，內(nèi)容越來越多，并且分散在各處（手機(jī)、電腦等），都有不不同的文檔系統(tǒng)，而且有時(shí)候想要記錄的時(shí)候，東西不在身邊，當(dāng)有現(xiàn)成的環(huán)境之時(shí)，卻又想不起該記錄什么了。這需要對(duì)內(nèi)容管理方式有一個(gè)改善，改善分類的方式，讓分類簡單；增加記錄與訪問的便攜與集中性，比如各類云筆記（麥庫、有道、為知、evernote）等等可以隨時(shí)記錄訪問，也可根據(jù)需要的內(nèi)容，搜索檢索相應(yīng)的筆記，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，為知筆記在這個(gè)方面做的非常不錯(cuò)。

輕重結(jié)合(輕量級(jí)的系統(tǒng)便簽或筆記工具、與為知、中華萬年歷)

在管理內(nèi)容和行動(dòng)方面的信息的同時(shí)，不斷尋求新的更強(qiáng)大的工具，最終會(huì)感覺到，自己的手機(jī)、電腦、越來越慢，訪問所需的等待時(shí)間往往超過了我們的忍耐限度，為了臨時(shí)記錄一點(diǎn)東西，我們可能會(huì)花費(fèi)1、2分鐘的時(shí)間啟動(dòng)我們的系統(tǒng)和軟件，啟動(dòng)的時(shí)間內(nèi)，我們往往可能已經(jīng)能夠把相應(yīng)的事務(wù)處理完畢了。

這要求我們對(duì)所管理的信息有一種便捷的訪問方式。各類系統(tǒng)平臺(tái)上一般都會(huì)有那么幾款輕量級(jí)別的記錄工具，記事便簽、記事本等等，再添加上分類的功能使之不要過于弱。重量級(jí)和輕量級(jí)工具同時(shí)使用，我們經(jīng)常訪問的信息就存于輕量級(jí)別的工具中，空閑之時(shí)在重量級(jí)工具與輕量級(jí)工具之間同步數(shù)據(jù)。

需有體系的信息管理組織方式（GTD與Git）

便攜性意味著功能的減弱，功能強(qiáng)則會(huì)減弱便攜性。兩者綜合起來應(yīng)用，又會(huì)涉及到同步和數(shù)據(jù)移植行的問題。這時(shí)候管理信息已經(jīng)不是工具方面的問題了，而是方法和存儲(chǔ)。

采用的方式：
- 行動(dòng)管理方面: 方法是GTD方法，為所有任務(wù)定義好狀態(tài)。工具則任意款便攜、可移植的工具即可。
- 內(nèi)容管理方面: 原生文本格式方式增強(qiáng)數(shù)據(jù)移植性；Git分布式管理增強(qiáng)便攜安全與版本控制；用現(xiàn)有大型網(wǎng)站托管資料（如github、bitbucket等等）增強(qiáng)集中與同步性。
數(shù)據(jù)格式、訪問、存儲(chǔ)與管理方式

工具可以盡量簡單，方法選擇適合自己的方法，而數(shù)據(jù)的格式也是一個(gè)問題。如果做過軟件開發(fā)的人，可能會(huì)覺得，這有點(diǎn)類似軟件中的MVC方法問題（M是數(shù)據(jù)模型、V是數(shù)據(jù)訪問視圖、C是數(shù)據(jù)控制方式）。
1. 數(shù)據(jù)格式-Orgmode
  
  為了便于將來環(huán)境的切換，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的格式是一個(gè)比較重要的內(nèi)容。
  - 文本格式: 實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，最通用的數(shù)據(jù)格式不是.doc、音視頻、圖片、pdf、或者各類筆記專有數(shù)據(jù)格式等等，而是文本，文本格式也便于版本控制管理。
  - 標(biāo)記語言: 對(duì)于文本格式，xml、html就是文本標(biāo)記語言，latex也是，但是通用性強(qiáng)了、可閱讀性也必不可少，這些文本格式對(duì)于非專業(yè)人員，幾乎是天書般的存在。
  - 輕量級(jí)標(biāo)記語言: 各類輕量級(jí)的標(biāo)記語言如markdown、orgmode等等，可以做為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的格式，學(xué)習(xí)成本也低、而且文本的數(shù)據(jù)格式也便于直接閱讀。
  - Markdown與Orgmode: 學(xué)習(xí)成本太低，便意味著功能的有限，反之亦然。
    
    markdown的學(xué)習(xí)成本很低，相對(duì)orgmode更流行，但是若用它寫復(fù)雜的文檔，還是有些勉強(qiáng)只能寫一些簡單的博客性文章；orgmode是這里極力推薦的方式，它可以變得很輕量級(jí)，但是如果你多學(xué)習(xí)，它又能變得非常強(qiáng)大，既能內(nèi)容管理，又能行動(dòng)管理，還能導(dǎo)出為其他各種格式遠(yuǎn)不止于此。
2. 訪問方式-工具控
  
  總結(jié)起來，這個(gè)階段，工具不是重點(diǎn)，Emacs、Vim、記事本、任意一款可以編輯的工具都可做為數(shù)據(jù)訪問的方式。
  
  如果只考慮工具，又不想自己主動(dòng)耗費(fèi)精力思考方法，降低學(xué)習(xí)成本，這個(gè)階段有兩個(gè)工具建議可用：
  - 行動(dòng)管理: 采用dgt gtd，安卓下的工具，可以導(dǎo)出數(shù)據(jù)，并且便攜記錄。
  - 內(nèi)容管理: 仍然采用為知筆記。
  - 做為輔助: 對(duì)訪問速度要求高時(shí)，可以用系統(tǒng)上的任意便簽工具做為中轉(zhuǎn)。
3. 管理方式-GTD與分布式版本控制
  
  方法才是核心，管理方法往往說起來很簡單：GTD管理任務(wù)，Git分布式管理內(nèi)容并版本控制，當(dāng)然肯定也會(huì)有其它的方法或者分布式管理。
總結(jié)

總之，如果用最直接的方式來描述一個(gè)特定的管理方式，目前而言，我采用的方式是：
- emacs的擴(kuò)展性滿足了工具控的需要，可以當(dāng)作任何想到的工具訪問數(shù)據(jù)；
- markdown和orgmode這類文本標(biāo)記語言相結(jié)合，表示數(shù)據(jù)，使之符合人閱讀的原生文本格式，orgmode還能方便轉(zhuǎn)換為各種其它格式；
- 任意款分布式版本控制工具（比較流行的是git）可以當(dāng)作云存儲(chǔ)與管理內(nèi)容的方式;
- gtd方法做為靈魂，做為管理行動(dòng)的方式（管理數(shù)據(jù)的組織方式也是諸多行動(dòng)的一種），
其它一切都是浮云。

其它

前面的過程，其實(shí)總結(jié)起來，可能是這個(gè)樣子的：雜亂的信息-任務(wù)管理/內(nèi)容管理。

當(dāng)管理達(dá)到一定階段，滿足現(xiàn)狀的時(shí)候，還可能會(huì)發(fā)生其他的事情，比如，數(shù)據(jù)、工具、方法都有了，我們要做什么？

也許，下一步就是目標(biāo)管理了吧？因?yàn)槲乙猜犝f過SWOT方法、5w1h方法等等，又或許，還需更好的方式在組織這些。

留給未來的自己

[2019-04-23 二 17:30]

這個(gè)文章寫完至今，已經(jīng)將近4年了，期間學(xué)了不少相關(guān)的知識(shí)。
當(dāng)時(shí)覺得自己學(xué)了很多，會(huì)了很多（畢竟使用GTD的人，還不多），現(xiàn)在一看不過入門的程度。而且還有很多有待完善之處。不過這個(gè)文章還是對(duì)走在GTD之路上，有價(jià)值的。

一言難盡，簡單總結(jié)幾句。
1. 它會(huì)幫你從直觀上了解，什么是GTD，以及使用GTD的大致方式。
2. GTD五大流程：收集、處理、組織整理、回顧、執(zhí)行。它基本上解決了其中的收集、部分解決了處理（狀態(tài)方面）
3. GTD的特點(diǎn)是，你學(xué)了一部分，就能開始實(shí)踐它，在實(shí)踐中一邊完善，要走的路還很長……

參考資料

一些值得參考的一些文章：

褪墨?時(shí)間管理

http://blog.sina.com.cn/s/blog_6495e9c90101evo7.html

http://www.mifengtd.cn/articles/gtd-grab-the-destiny.html

WAIT/FORWARD FAQ <code>[0%]</code> <code>[0/4]</code>

State "WAIT/FORWARD" from [2016-06-12 日 17:16] 
wait for all done.

NEXT 如何通過orgMobile進(jìn)行管理？

State "NEXT" from "INBOX" [2015-12-30 三 09:40]

INBOX 回顧與完成/沒完成任務(wù)之間的引用

Capture Time:[2016-05-25 三 10:30]

回顧的內(nèi)容，沒有完成的可以用鏈接的方式將任務(wù)與回顧相互引用，任務(wù)完成之后，可以考慮將其直接集成到回顧中，不用鏈接，防止過于分散。

如果過大過復(fù)雜的內(nèi)容，或者沒有辦法很好的組織的內(nèi)容，可以用鏈接的方式對(duì)其進(jìn)行關(guān)聯(lián)。否則就盡量不要使用鏈接，使用鏈接的內(nèi)容，都是沒有弄完的內(nèi)容，弄完之后把鏈接去掉。

NEXT 六個(gè)高度、5w1h=時(shí)間地點(diǎn)任務(wù)，起因經(jīng)過結(jié)果

State "NEXT" from [2017-10-13 五 09:38]

NEXT 任務(wù)的狀態(tài)、場景、和分類、參考資料等。

State "NEXT" from [2018-02-01 四 14:19]

分類、場景、標(biāo)簽、狀態(tài)；待辦、提醒、日程、任務(wù)、記事

分類

任務(wù)的分類，確切的說是標(biāo)簽，用來描述任務(wù)的屬性，因人而異，標(biāo)簽比分類更靈活，因?yàn)闃?biāo)簽不是層級(jí)的而是圖形的，而且隨時(shí)添加，一個(gè)任務(wù)可以屬于多個(gè)標(biāo)簽，卻只能屬于一個(gè)分類。而場景，是另外一種根據(jù)現(xiàn)狀的分類，尤其是下一步任務(wù)，不象日程提醒這樣有時(shí)間鬧鐘的輔助，下一步的任務(wù)對(duì)時(shí)間要求是盡快而非精確，積累多了，提示下一步任務(wù)的信息就是相應(yīng)任務(wù)的執(zhí)行場景，比如“在家”就關(guān)注只能在家里執(zhí)行的下一步內(nèi)容。

簡而言之，分類因人而異?？梢杂脙蓸O分化的思想歸結(jié)為兩個(gè)方面：現(xiàn)實(shí)和思想。場景是當(dāng)下狀況的現(xiàn)實(shí)分類，是親臨實(shí)境的現(xiàn)實(shí)；標(biāo)簽是根據(jù)每個(gè)人經(jīng)歷的印象分類，是思想內(nèi)容的組織結(jié)構(gòu)。而這兩者通過任務(wù)的狀態(tài)相互關(guān)聯(lián)，每個(gè)任務(wù)的狀態(tài)轉(zhuǎn)換，是將任務(wù)從思想變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的過程。

待辦

我們可以將待辦事項(xiàng)看作包含：“提醒”（精確時(shí)間做）、“日程”（精確日期做）、“任務(wù)”（盡快去做）、“記事”（前面的參考資料，不用做是提示信息或文檔）。

“提醒”和“日程”，

可以用鬧鐘來提醒，防止遺忘。

“任務(wù)”

又包括各個(gè)任務(wù)狀態(tài)。

分類
其中“下一步”狀態(tài)需要通過場景提醒

我們可以將場景看作執(zhí)行“下一步”任務(wù)時(shí)的提示信息，以防遺忘。因?yàn)椤跋乱徊健钡娜蝿?wù)，沒有像 “提醒”、“日程”這樣的時(shí)間鬧鐘輔助，所以我們將任務(wù)轉(zhuǎn)化為下一步的時(shí)候，一定要確認(rèn)好它的場景，沒有場景的，就只能在每次各個(gè)場景回顧的時(shí)候同時(shí)都回顧了。
其他狀態(tài)

其他狀態(tài)的內(nèi)容，是通過周期性的回顧結(jié)合標(biāo)簽來組織，以防遺忘。因?yàn)樗鼈儧]有鬧鐘，也不一定用“場景”來輔助。但是我們可將標(biāo)簽抽象為項(xiàng)目，里面包含多個(gè)任務(wù)。實(shí)在關(guān)聯(lián)性太強(qiáng)的各個(gè)任務(wù)，可以考慮用層級(jí)的方式歸集到一個(gè)清單中。

記事

記事是捕獲到的，不是可以執(zhí)行的內(nèi)容，一般歸結(jié)到“參考”狀態(tài)中，只起到提示、參考和文檔的作用。將來會(huì)轉(zhuǎn)存到其他文檔系統(tǒng)。

任務(wù)的狀態(tài)中，如果記錄的不是任務(wù)，而是提示性的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)放到參考里面，而非將來/也許。

簡而言之，任務(wù)的gtd系統(tǒng)，通過"參考"和文檔系統(tǒng)關(guān)聯(lián)上。

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GTD管理方式

前言

概述

執(zhí)行平臺(tái)

良好GTD系統(tǒng)應(yīng)該具備的特性

主要內(nèi)容

任務(wù)和項(xiàng)目

項(xiàng)目

任務(wù)

舉例說明

管理思路

任務(wù)管理

項(xiàng)目管理

執(zhí)行方式

任務(wù)狀態(tài)

支持的任務(wù)狀態(tài)

任務(wù)狀態(tài)與生命周期

項(xiàng)目與回顧

項(xiàng)目狀態(tài)

項(xiàng)目生命周期

建議

原則

不要將任務(wù)狀態(tài)設(shè)置太多

任務(wù)不一定全部要處理完畢

任務(wù)從“收集”中拿出后，不應(yīng)該再放回去

進(jìn)行的任務(wù)要先移動(dòng)至“下一步”狀態(tài)，再進(jìn)行處理。

處于“下一步”狀態(tài)的任務(wù)不宜過多

處于“稍后”狀態(tài)的任務(wù)，要么會(huì)回到“下一步”，要么會(huì)被放置其它狀態(tài)

大多數(shù)GTD管理不需要過于復(fù)雜的特性

多操作多整理多回顧有助獲得正能量

在特定環(huán)境下可借助特定工具擴(kuò)展GTD來提高效率

DGT GTD：

Doit.im：

Omnifocus：

2Do：

Wunderlist(奇妙清單)：

toodledo

Orgmode：

推薦

Orgmode

DGT GTD

任意一個(gè)帶有分類功能的便簽

其他

使用GTD思想進(jìn)行內(nèi)容管理

“任務(wù)管理”方面

“內(nèi)容管理”方面

將GTD管理中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容管理

管理思路

舉例

GTD系統(tǒng)項(xiàng)目回顧中對(duì)應(yīng)的條目

GTD系統(tǒng)“已處理”狀態(tài)中對(duì)應(yīng)的任務(wù)：

內(nèi)容管理系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的內(nèi)容：

使用GTD標(biāo)簽管理信息

GTD標(biāo)簽

實(shí)現(xiàn)方式

擴(kuò)展

關(guān)鍵

使用GTD方式管理郵件

實(shí)現(xiàn)思路

實(shí)現(xiàn)舉例

使用GTD方式管理工作文件

思路

實(shí)現(xiàn)舉例

使用GTD方式管理網(wǎng)址收藏

思路

實(shí)現(xiàn)方式

雜亂

任務(wù)狀態(tài)

任務(wù)屬性

任務(wù)性質(zhì)

優(yōu)先級(jí)劃分

勞逸結(jié)合

回顧的解釋

管理回顧的經(jīng)驗(yàn)

關(guān)于參考

如何處理“項(xiàng)目分類”與“狀態(tài)分類”實(shí)現(xiàn)的沖突

自我管理的演化過程

記事本階段(筆記本子，或者Windows上的記事本，博客等)

待辦清單與文檔（任何設(shè)備、系統(tǒng)上自帶的工具）

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任務(wù)從“收集”中拿出后，不應(yīng)該再放回去

進(jìn)行的任務(wù)要先移動(dòng)至“下一步”狀態(tài)，再進(jìn)行處理。

處于“稍后”狀態(tài)的任務(wù)，要么會(huì)回到“下一步”，要么會(huì)被放置其它狀態(tài)

記事本階段(筆記本子，或者Windows上的記事本，博客等)

待辦清單與文檔（任何設(shè)備、系統(tǒng)上自帶的工具）

輕重結(jié)合(輕量級(jí)的系統(tǒng)便簽或筆記工具、與為知、中華萬年歷)

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分類、場景、標(biāo)簽、狀態(tài)；待辦、提醒、日程、任務(wù)、記事

“提醒”和“日程”，