一年一度的年會(huì)又要開始了，老J已經(jīng)組織過N年的上百人年會(huì)，在這兒也可以簡(jiǎn)單的做個(gè)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，愿與大家共享。這個(gè)內(nèi)容不但細(xì)致，還能少花錢，多辦事。如何組織年會(huì)？不要撓頭，其實(shí)很簡(jiǎn)單。從大塊上說(shuō)就是人、物、流程安排。
一、人員安排
因?yàn)槲覀兪窃诮M織公司的年會(huì)，參與會(huì)務(wù)的人越多，能在現(xiàn)場(chǎng)娛樂的人就越少，為了更多的讓更多人盡興，原則上會(huì)務(wù)組人員要越少越好。需要確定的人員如下：
1、年會(huì)資源總協(xié)調(diào)1人，通常為公司級(jí)主管，有一定協(xié)調(diào)能力。
2、年會(huì)總導(dǎo)演1人，必須有激情，有創(chuàng)意。
3、主持人，根據(jù)人員多少，建議100人以下2名主持人，100人以上4名主持人。
4、燈光、音響2人。
5、攝像、照相，3、4人，可根據(jù)設(shè)備情況安排。
6、會(huì)務(wù)禮品統(tǒng)計(jì)、兌獎(jiǎng)及物品管理1人。
二、物
包括最大的物品，即年會(huì)場(chǎng)地，這是總導(dǎo)演最先要確定的，因?yàn)閳?chǎng)地也是年會(huì)成敗的關(guān)鍵因素。年會(huì)主要物品清單：
1、場(chǎng)地：需要確定的有活動(dòng)和用餐地點(diǎn)，場(chǎng)地的進(jìn)出口，是否可能會(huì)擁擠，是否安全。演員的出入通道是否順暢。
2、條幅，拉花，氣球，用于布置會(huì)場(chǎng)，這個(gè)不用細(xì)說(shuō)吧？
3、電腦、投影儀、投影幕布。
4、燈光，音響設(shè)備。
5、相機(jī)、攝像機(jī)。
6、熒光棒、室內(nèi)爆噴彩花、掌聲小塑料手、喇叭。這都是用于烘托現(xiàn)場(chǎng)氣氛的。
7、游戲道具，根據(jù)需要而定，通常沒啥太貴的東西，因?yàn)槟陼?huì)也是有成本的。
8、獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)券、禮品、證書、抽獎(jiǎng)箱、鮮花等，用于抽獎(jiǎng)、頒獎(jiǎng)等環(huán)節(jié)。
9、飲料、糖果、水果、干果等。有多少人頭買多少份，這個(gè)不能省，要不然大家看你的節(jié)目心里也不舒服，少買帶殼的。
10、節(jié)目道具應(yīng)提醒演出人員自備，因?yàn)楫吘共皇菍I(yè)的策劃劇組。
11、其它小物品，包括剪、刀、膠帶、桌簽、簽到薄、簽字筆、紙箱。
三、流程
這是最復(fù)雜的內(nèi)容了，因?yàn)楹枚嗉?xì)節(jié)和技巧都在流程這一步。
1、確定整個(gè)年會(huì)的基調(diào)與創(chuàng)意，先確定晚會(huì)的參與者是誰(shuí)，比如打造團(tuán)隊(duì)？溶合？答謝？這都是基調(diào)。那么什么是年會(huì)的創(chuàng)意呢？是根據(jù)年會(huì)的基調(diào)來(lái)設(shè)計(jì)整個(gè)晚會(huì)從開始到結(jié)束的內(nèi)容，比如創(chuàng)意可以是“尋寶”、“冒險(xiǎn)”、“解密”等等，可以圍繞主題來(lái)展開創(chuàng)意。
2、需要確定的文本清單：
《年會(huì)策劃案》把剛才那兩項(xiàng)用填空和問答寫滿。
《分房與分桌》如果是為了融合，要重新混分，如果是為了答謝，按自愿分桌。
《主持人臺(tái)詞》開場(chǎng)與收尾。
《年會(huì)游戲文本》注意，不是拓展游戲，一會(huì)再詳述。
《年會(huì)費(fèi)用預(yù)算案》原則：有多少錢辦多少事。
《獎(jiǎng)品、禮品清單》
《優(yōu)秀員工名單》
《參加人員名單》要有性別，民族和職務(wù)，身份證號(hào)和聯(lián)系電話。
《節(jié)目清單》在年會(huì)開始前，打印好，每個(gè)節(jié)目的負(fù)責(zé)人一份。
《場(chǎng)地、設(shè)備租用方聯(lián)系方式清單》包括租車的使用與安排，是否參會(huì)人員需要接送等。
《獎(jiǎng)券》
以上文檔除相關(guān)人員掌握外，總導(dǎo)演至少要有一張紙版?zhèn)溆谩?/p>
3、年會(huì)的開始時(shí)間，月日不需要說(shuō)，時(shí)間需要說(shuō)說(shuō)，上午？下午？晚上？下午開年會(huì)最難，因?yàn)橄挛缛硕疾皇亲钆d奮的狀態(tài)。所以通常首選都是晚上。但有答謝宴的話，晚上容易喝多，別怪我沒提醒你。
4、主持人安排：主持人選擇的標(biāo)準(zhǔn)最好是外形與智慧兼?zhèn)涞?，心理素質(zhì)要好，最重要的是對(duì)幽默有認(rèn)知，收發(fā)自如。100人以上都是考慮兩男兩女，這樣便于安排節(jié)目和互補(bǔ)。主持人需要準(zhǔn)備的只有開場(chǎng)白和結(jié)束語(yǔ)，中間的串場(chǎng)詞要見機(jī)行事。
5、節(jié)目安排：主要包括節(jié)目、游戲、抽獎(jiǎng)、頒獎(jiǎng)這幾大塊內(nèi)容。
提前收集節(jié)目報(bào)名，節(jié)目報(bào)名表有如下幾項(xiàng)需要填寫，即“順序、節(jié)目名稱、節(jié)目性質(zhì)、參加人員、所屬部門、時(shí)長(zhǎng)、主持人備注、時(shí)間控制”。順序是最后有年會(huì)總導(dǎo)演確定的，名稱到時(shí)長(zhǎng)都是用來(lái)安排節(jié)目順序的，時(shí)長(zhǎng)和時(shí)間控制是控制時(shí)間的。
說(shuō)下節(jié)目確定順序的原則和方法。
原則：通常先激情開場(chǎng)，然后平穩(wěn)過度到第一個(gè)游戲節(jié)目，再安排平穩(wěn)的節(jié)目，再反復(fù)，總體控制要像波浪一樣，不要長(zhǎng)期維持觀眾興奮的心態(tài)，最后安排比較抒情的節(jié)目，收尾。通常根據(jù)節(jié)目數(shù)量2、3個(gè)加一個(gè)游戲或頒獎(jiǎng)，這樣便于控制氣氛。
安排節(jié)目的技巧：用EXCEL按節(jié)目類別排序，把不同的類別標(biāo)上不同的顏色，然后在順序這列寫上編號(hào)，再重新排序，看一下是不是所有的顏色都是分開的，如果不是，重新編號(hào)。原則還是以剛才說(shuō)的“波浪式”為主。
通常順序是：開場(chǎng)、主持人上臺(tái)開場(chǎng)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話，表演節(jié)目，串插游戲與頒獎(jiǎng)，抽獎(jiǎng)，結(jié)束，開吃……
6、收集各節(jié)目素材，二次編輯與開發(fā)。要多與表演節(jié)目的人溝通，給予適合的建議。
7、PPT安排。PPT現(xiàn)在做為晚會(huì)的主要道具，是非常重要的內(nèi)容，一方面可以幫助導(dǎo)演、主持理清頭緒，另一方面可以讓觀眾了解當(dāng)前進(jìn)程。通常開始可以做花絮，如觀眾拜年。然后主持人入場(chǎng)音樂，音效。節(jié)結(jié)音樂等。
技巧：把所有節(jié)目清單列在同一屏，標(biāo)上用投影儀顯示不清楚，但在筆記本上能看清的字體?？梢杂贸?jí)鏈接來(lái)控制整個(gè)PPT目錄與節(jié)目的安排。還有，把桌面背景換成公司年會(huì)的主題畫面，在切換程序的時(shí)候不會(huì)太突兀。
8、關(guān)于游戲，這是最讓人頭痛的部分，通常會(huì)讓人想破頭。但是，我告訴大家，這個(gè)其實(shí)不需要完全創(chuàng)新，只需要對(duì)已經(jīng)有的游戲上進(jìn)行二次開發(fā)就足夠用一輩子的了。以簡(jiǎn)單的踩氣球來(lái)說(shuō)，早期的是單人的，我們可以二次開發(fā)為雙人的，雙人的不行可以多人的，多人的也玩過可以玩“盲人”的，“盲人”的也玩過了，那“盲人背瘸子”的。游戲是玩不完的。
特別注意，主持人在主持游戲的時(shí)候，不要長(zhǎng)篇論述游戲規(guī)則，只需要發(fā)布簡(jiǎn)單的口令即可。這樣才能讓參與者最快的明白游戲的意思。
還有，注意游戲與場(chǎng)地安排的關(guān)系，如果場(chǎng)地太小，那么只能一組安排一個(gè)人員，或者分組比賽。
年會(huì)游戲的類型通常有3種，競(jìng)技，對(duì)抗，表演類，可以根據(jù)情況來(lái)安排，不要重復(fù)。
年會(huì)游戲的幾大原則：安全！這是第一原則，不要使用任何危險(xiǎn)的道具！然后是有趣和互動(dòng)，最好是臺(tái)下臺(tái)上全場(chǎng)人一起互動(dòng)，全員開心，那才叫設(shè)計(jì)的好的游戲。
9、抽獎(jiǎng)，抽獎(jiǎng)的形式也是不拘一格，有積分式得獎(jiǎng)，隨機(jī)式抽獎(jiǎng)，破密式得獎(jiǎng)，尋寶式得獎(jiǎng)，這個(gè)在電視上都看過，也可以按“二次開發(fā)”進(jìn)行安排就可以了。
10、處理現(xiàn)場(chǎng)情況，這是我最要說(shuō)的，年會(huì)相對(duì)復(fù)雜，現(xiàn)場(chǎng)可能出現(xiàn)的情況比較多，如果剛才準(zhǔn)備的足夠，也可能會(huì)出現(xiàn)問題。原則上，每個(gè)電子設(shè)備都要有一到二個(gè)的備份，包括年會(huì)的PPT也要復(fù)制在另一臺(tái)電腦上，如果你想死，就只放在一臺(tái)筆記上，就算ThinkPad有時(shí)也可以讓你死的很難看。如果人員和節(jié)目發(fā)生變化，一定要提前通知和安排，要不然，就只能你自己上臺(tái)去串場(chǎng)現(xiàn)演了！
11、結(jié)束后，物品清點(diǎn)與回收。查好了，沒用完的東西別丟了，省錢，明年還能用。
如果你正在做年會(huì)，把這個(gè)內(nèi)容從頭到尾核對(duì)一下，如果比這做的還細(xì)致，那你的年會(huì)就肯定沒問題了！
