想知道如何召開一次高效能的會議，我們先看看低效能的會議是什么樣子的。下面這個案例是我在日常工作中遇到的其中一個會議。
一天早上，我回到公司，被一個業(yè)務部門小姑娘告知，上午9:00要召開一個會議，請我參加。
我問她：“是什么內容的會議啊？”
“我不知道呢，我們經理只讓我通知您開會，沒有說是開什么會哦！”她說。
我打開電腦，查看了一下RTX記錄，里面沒有看見任何關于這個會議的通知和材料。
九點很快就到了，于是，我懷著好奇的心情，走進了會議室。
原來這是一個業(yè)務部門關于發(fā)展市場的激勵方案要在會上討論通過。
因為這個激勵方案涉及獎金分配，以及激勵的標準，會議主辦部門會前沒有把方案初稿先發(fā)給大家看看。所以，會上，大家七嘴八舌、天馬行空地提了許多意見，但一時也難以統(tǒng)一意見。
討論了近兩個小時后，大家差不多把想到的話都說完了，會議才安靜下來。
這個市場發(fā)展的激勵方案涉及到錢的問題，但是我沒有看到財務經理在場開會，便問主辦部門孫經理：“這筆獎勵費用有預算嗎？錢從哪兒出呢？”
孫經理一拍腦袋說：“哦，忘了叫財務楊經理了?！彼檬謾C打楊經理的電話，楊經理外出開會去了，無法趕回來開這個會。
然后，孫經理問我：“這個費用能在工資總額里出嗎？”
我說：“工資總額涉及職工的切身利益，而且，年初我們就確定了工資總額的發(fā)放方式，如果要改變工資的發(fā)放方案，是要經過職代會討論通過才行的，所以這個問題我不能答復您?！?/p>
孫經理此時才發(fā)現，最關鍵的問題，錢的出處沒確定下來，激勵標準再細致，也是白搭，于是，吵吵嚷嚷了近兩個小時的會議，便宣告無果而終。
上面這個會議的例子，就是一個典型的低效能會議。會議花了大家兩個時去討論，卻不能得出一個確定性的方案。
那么，如何召開一次高效能的會議呢？
計劃召開一個會議時，先考慮一下這個事項是否必須開會。如何確定一個事項是否要召開會議呢？主要有以下原則：
能夠不開會就能解決問題的，盡量不要開會；一定要通過會議形式去解決問題、確定方案的工作，都是一些涉及跨部門，需要各部門領導認可，以及單位總負責人拍板的事情。還有，看看有關事項如果是屬于公司有明確的規(guī)定，必須上會討論通過的，也要召開會議。
開會是為了解決問題。但是，不要以為大家坐在一起，簡單地頭腦風暴一下，就能解決問題。組織一次會議要在事前做好一系列的準備工作，以便在會議上能夠流暢、高效、清晰地通過會議解決問題。
如果你作為某個會議的主辦部門，要召開一次高效能的會議，要做好以下幾個方面的工作。
第一步，檢查本部門提交會議討論的材料是否充分。制定的方案是否己初步完善，關鍵的信息有否清晰列明。本部門還不能確定的事項有哪些，必須標注出來，以便參與會議的人員重點關注；
第二步，確定參加會議的部門和人員。一定不要漏掉關鍵的部門和人員，如剛才的會議是涉及費用出處的，但主辦部門卻漏了通知財務部的人員參加，導致了會議議題無法繼續(xù)下去。
第三步，至少提前一天把會議材料發(fā)給各部門參會人員，讓他們先熟悉會議材料，同時也可以就會議材料中需討論的事項，先行收集意見。
第四步，協(xié)調會議召開的時間。這一點很就重要，如果你定的會議時間與參會人員的工作安排有嚴重沖突，這個會議很可能就不能如期召開。
第五步，確定會議的主題議程、召開時間和地點，發(fā)布正式的會議通知。注意，會議通知提前的時間要確保各參會人員能否及時到會，一般情況下至少提前一天通知。注意會議通知要確定每個參會者都收到了通知信息。
第六步，檢查會議資料是否準備好。一般現在都是通過PPT演示方案，如果沒有條件通過PPT演示的，就按傳統(tǒng)方法把方案初稿人手一份準備好。
第七步，按預定的程序開會。開會過程中，主持人起著把控會議過程，引導會議按預定程序推進的關鍵作用。因此，主持會議要注意做好以下幾點：
控制好會議的節(jié)奏和各環(huán)節(jié)的時間分配；
對于偏離會議主題的討論要及時制止，防止陷入主題不明的閑談；
對會議討論的內容要形成確定性的結論，避免議而不決；
作好會議記錄，筆錄的同時最好放置錄音筆；
對每一位參與會議的人員，都要給予發(fā)表意見的機會，有些參會者可能會習慣性地保持沉默，這時主持人應問一句他是否同意方案內容；
萬一有個別的信息沒有在方案中體現，導致部分內容不能當場作出決定的，可保留，會后收集到這方面信息后，再與與會者溝通確定有關事項。
第八步，形成會正式方案和會議紀要，并在一定范圍公布，以便各部門按照方案和會議紀要執(zhí)行工作事項。
至此，一次高效能的會議組織工作就完成了。可見，召開一次高效能的會議，要掌以下八大關鍵點：
*主題要明確
材料要齊備
人員要確定
會前要通報
程序要把控
溝通要充分
記錄要完整
紀要要公布
