時(shí)間管理 | 簡(jiǎn)單易行的番茄工作法

手繪圖片鎮(zhèn)樓

看完《番茄工作法圖解》這本書(shū),寫一篇讀書(shū)筆記來(lái)和大家分享,自己也正在慢慢嘗試使用,大家也可以一起來(lái)。

這是一個(gè)很好玩的時(shí)間管理方法,簡(jiǎn)單、易行,可以根據(jù)自己的實(shí)際情況隨時(shí)調(diào)整,并且通過(guò)記錄、檢討進(jìn)行PDCA,最終形成一種習(xí)慣!


一、番茄工作法概述

關(guān)鍵是開(kāi)始行動(dòng)


別考慮任務(wù)有多復(fù)雜,重要的是開(kāi)始,再開(kāi)始!

別想著“這個(gè)任務(wù)好復(fù)雜,怎么做得完啊”,想想“我從哪里開(kāi)始呢?”

1. 選定一項(xiàng)任務(wù),定時(shí)25分鐘,開(kāi)始工作,時(shí)間一到就休息5分鐘;

2.工作25分鐘,休息5分鐘,如此循環(huán),完成第4個(gè)25分鐘時(shí),休息15分鐘。

3.中間5分鐘休息時(shí)間,請(qǐng)讓自己放松,溜達(dá)、喝水、看看窗外、打個(gè)盹也行……

為什么要定時(shí)25分鐘,為了強(qiáng)迫自己進(jìn)入正襟危坐、全神貫注的姿勢(shì),因?yàn)閺?qiáng)迫自己在25分鐘之內(nèi)專注當(dāng)前工作,要比東張西望等待靈感有效得多。

番茄工作法一天結(jié)束前的3件事:記錄、處理、可視化。

1.記錄:當(dāng)天數(shù)據(jù)歸檔——完成幾個(gè)完整的番茄鐘,被中斷的次數(shù)等等;

2.處理:從數(shù)據(jù)中提取有效信息,比如可以找出不受打擾的時(shí)段,最容易被打擾的時(shí)段等;

3.可視化:將信息以某種方式組織好,找出改善方案。

堅(jiān)持2周,再來(lái)調(diào)整,25分鐘并不是絕對(duì)的要求。

也許經(jīng)過(guò)調(diào)整之后,對(duì)于你來(lái)說(shuō),45分鐘更加適合作為一個(gè)番茄鐘,也沒(méi)關(guān)系,那就設(shè)定45分鐘即可。

只是我建議大家先從25分鐘開(kāi)始,如果堅(jiān)持專注25分鐘都有問(wèn)題,那就從15分鐘開(kāi)始也未嘗不可。


二、番茄+清單

待辦清單很重要


1.把近期要做的事情列成一張“任務(wù)清單”,這個(gè)近期可能是1個(gè)月、2個(gè)月或者3個(gè)月甚至更長(zhǎng)。

2.在一天的開(kāi)始,從“任務(wù)清單”中提取最重要的任務(wù),填寫到“今日待辦”清單;

3.如果今天沒(méi)打算做的事情,就別寫到“今日待辦” 清單;

4.將“今日待辦”清單按重要程度排序,最重要的排在第一位;因?yàn)閮H僅寫出一張任務(wù)清單是不夠的,關(guān)鍵在于選擇。

5.啟動(dòng)番茄鐘,開(kāi)始攻克今天的第一項(xiàng)任務(wù)。

有的時(shí)間管理老師也提到,“今日待辦”這種清單不太現(xiàn)實(shí),因?yàn)榇蟛糠止ぷ鞑⒉皇且惶炀湍茏鐾甑?,可能需要幾天甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。

這時(shí)候,如果把事情放在“今日待辦”清單中,一旦當(dāng)天沒(méi)有完成,就會(huì)對(duì)自己的自信心造成打擊。

如果你也有這種顧慮,可以改為“本周待辦”,即某些事情是一周要完成的。

也許你會(huì)說(shuō),有的項(xiàng)目比較大,一周也未必能完成啊,沒(méi)關(guān)系,你只要在“本周待辦”當(dāng)中寫明本周應(yīng)該完成到那個(gè)階段即可。


三、番茄鐘預(yù)估——培養(yǎng)時(shí)間敏感度

你能準(zhǔn)確估算一個(gè)任務(wù)所需要的時(shí)間嗎?


1.預(yù)計(jì)每項(xiàng)任務(wù)需要的番茄鐘(25分鐘)個(gè)數(shù),然后開(kāi)始,即使無(wú)法按預(yù)計(jì)完成也沒(méi)關(guān)系,因?yàn)槟阋呀?jīng)盡力了。

2.如果一個(gè)番茄鐘還沒(méi)到就搞定了一個(gè)任務(wù),那么,請(qǐng)不要切換到其它任務(wù),可以回顧、檢討、總結(jié)這個(gè)任務(wù)的完成經(jīng)過(guò)。

3.如果一個(gè)任務(wù)預(yù)計(jì)超過(guò)7個(gè)番茄鐘,那么說(shuō)明這個(gè)任務(wù)太大了,需要分解成幾個(gè)小任務(wù)進(jìn)行。

4.如果一個(gè)任務(wù)小于一個(gè)番茄,合并其他小任務(wù),湊足一個(gè)番茄鐘。

5.預(yù)估每個(gè)任務(wù)需要幾個(gè)番茄鐘,完成之后,實(shí)際與預(yù)估對(duì)比。詳細(xì)記錄哪些高估了自己的能力,多用了番茄鐘時(shí)間(+N),哪些任務(wù)低估了自己的能力,少用了番茄鐘時(shí)間(-N),(N代表番茄鐘個(gè)數(shù)),如果N值太大,說(shuō)明我們的時(shí)間敏感度非常不夠,經(jīng)常算不準(zhǔn)。

日積月累,我們預(yù)估時(shí)間的能力會(huì)越來(lái)越靈敏,每當(dāng)你接到一個(gè)任務(wù),只要這個(gè)任務(wù)不是全新的任務(wù),你都可以比較準(zhǔn)確地預(yù)估出大概需要多長(zhǎng)時(shí)間即可完成。

當(dāng)我們的時(shí)間敏感度越來(lái)越強(qiáng)的時(shí)候,我們所做的工作計(jì)劃就會(huì)越來(lái)越準(zhǔn)確,也就可以在番茄鐘之間設(shè)立適當(dāng)?shù)木彌_時(shí)間,幫助我們更好地在任務(wù)之間進(jìn)行切換。


四、番茄鐘被中斷


這個(gè)世界上總有意外發(fā)生


番茄鐘時(shí)間之內(nèi),盡量不要中斷,不要被打擾,因?yàn)槊恳淮未驍_,大腦的工作區(qū)就會(huì)丟失一些信息,重新找回狀態(tài)的代價(jià)挺大的。

中斷有兩種情況,一種是自己走神,想起有其他的事情要辦;或者被電話、短信、微信等信息打斷。另外一種是外部中斷,別人過(guò)來(lái)交付新的任務(wù),或者自己忘記了,別人過(guò)來(lái)催促的任務(wù)等等。

內(nèi)部中斷——自己走神,用【’】記錄中斷次數(shù),馬上將需要做的事情記錄到待辦清單就好,并加上【u】(計(jì)劃外)標(biāo)記,盡量不要中斷當(dāng)前番茄鐘。

外部中斷——?jiǎng)e人打擾,用【-】記錄下來(lái),同樣將需要做的事情記錄到待辦清單,加上u標(biāo)記,盡量不要中斷當(dāng)前番茄鐘。

如果番茄鐘時(shí)間還沒(méi)到,你就轉(zhuǎn)而去做另外一個(gè)任務(wù),那么這個(gè)番茄鐘不可記錄到番茄鐘的個(gè)數(shù)中去。如果一天當(dāng)中【u】特別多,就要檢討我們的計(jì)劃是不是有問(wèn)題,因?yàn)橛羞@么多計(jì)劃外的任務(wù)我們都沒(méi)有預(yù)計(jì)到。


五、團(tuán)隊(duì)番茄工作法

一起來(lái),更精彩


番茄工作法并不限于個(gè)人使用,團(tuán)隊(duì)也可以靈活變通。

比如會(huì)議,一個(gè)會(huì)議有3個(gè)議題,那就每個(gè)議題25分鐘,然后休息5分鐘;再繼續(xù)下一個(gè)議題。

在家里,可以和自己的小孩一起用一個(gè)番茄鐘:你工作,小孩寫作業(yè),專注25分鐘,一起休息,一起重新開(kāi)始,哈哈,好像挺好玩的吧!


六、儀式

做事的前奏


儀式就是執(zhí)行一套相同的動(dòng)作和準(zhǔn)備程序。這樣的目的是使大腦自我調(diào)整,進(jìn)入執(zhí)行某類事務(wù)的最佳狀態(tài)。

比如很多比賽選手在比賽正式開(kāi)始之前都會(huì)有自己的熱身活動(dòng),優(yōu)秀的選手一般都會(huì)是同一組動(dòng)作,因?yàn)樗枷牒图∪舛家呀?jīng)形成了條件反射,只要這一組動(dòng)作一出現(xiàn),思想和身體都會(huì)自動(dòng)進(jìn)入最佳狀態(tài)。

對(duì)我來(lái)說(shuō),健身鍛煉就需要一個(gè)儀式:換上運(yùn)動(dòng)鞋、運(yùn)動(dòng)服,打開(kāi)健身視頻或者APP。

不要小看這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的儀式,很多人健身無(wú)法堅(jiān)持,就是因?yàn)槿鄙僖粋€(gè)儀式,導(dǎo)致每次都是惰性取得了勝利,而簡(jiǎn)單的儀式可以很好地戰(zhàn)勝你的拖延癥,養(yǎng)成良好習(xí)慣!

“番茄工作法”本身就提供了一個(gè)儀式,一旦開(kāi)啟25分鐘倒計(jì)時(shí),就開(kāi)始專注做好一件事。形成習(xí)慣之后,只要一打開(kāi)番茄鐘,大腦會(huì)自動(dòng)集中注意力。


APP推薦

安卓和蘋果都支持

“番茄土豆”是基于番茄工作法的一個(gè)時(shí)間管理APP,我也最近才剛剛使用,如果你也感興趣,不如也下載一個(gè)試試看。




一起來(lái)玩?zhèn)€游戲吧


我寫完每篇文章之后,都會(huì)在最后寫下一句詩(shī)詞,大家在評(píng)論中留下這句詩(shī)詞的后面一句。

比如,我在文章最后寫下:床前明月光。

那么大家就在評(píng)論中留下:疑是地上霜。

這句詩(shī)詞就是我們的暗號(hào),暗號(hào)對(duì)上了之后,大家隨意對(duì)文章發(fā)表其他評(píng)論即可。

只留一句即可,不用太多,而且盡量手打,不要復(fù)制過(guò)來(lái)。

千萬(wàn)不要復(fù)制整首詩(shī)詞放在評(píng)論里哈。

我從我最喜歡的一首超長(zhǎng)的唐詩(shī)開(kāi)始了,請(qǐng)?jiān)陬^腦中想象詩(shī)句當(dāng)中的場(chǎng)景,很有感覺(jué)哦,我提供的詩(shī)句是:

春江潮水連海平

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