像我們這種中小團隊，以前就用 Excel 來記錄團隊日常的一些支出情況，雖然有很多模板可以套用，但感覺還是有些不便之處，比如在表格里無法記錄太多文字；添加發(fā)票憑證也不方便；對于不同數(shù)據(jù)的切換查看也缺乏靈活性。后來使用 SeaTable 來記錄和管理支出明細就方便多了，雖然它不是一個專門用來記賬的軟件工具，但還是能很好地派上用場。感覺它不僅僅是一個新型的在線協(xié)同表格，更可以作為一個靈活的信息管理系統(tǒng)來使用。
下面是我們用 SeaTable 創(chuàng)建的一個簡單的“團隊支出明細記賬表”，內(nèi)容做了刪減，大家重點看演示就可以了。
在這個支出表中：
- 用途類型、發(fā)生賬戶、經(jīng)辦部門這幾列，用了“單選”類型。單選標簽的編輯可根據(jù)公司實際情況來創(chuàng)建。
- 記錄日期列，用了“日期”類型里的國際標準格式。記錄日期時可直接選擇日期。也便于使用“分組”對其按月等進行分組。
- 金額列，用了“數(shù)字”類型里的人民幣格式。
- 用途明細列，用了“長文本”類型，能記錄很多文字，也能添加鏈接、插入圖片、表格和列表等。
- 憑證字據(jù)列，用了“文件”類型，用于添加發(fā)票、收據(jù)、詳單等格式類型的文件。
- 經(jīng)辦人列，因人員一般不固定，記錄的文本也少，就用了“文本”類型。
- 在記賬人列，因平時是我和行政來記賬，要共享表格，協(xié)作記錄，所以用了“協(xié)作人”類型。
限于篇幅，本文主要演示以下操作：
- 記錄越來越多，怎樣按周、按月、按季度和年查看呢？
- 如何直觀地逐月查看支出情況呢？
- 如何統(tǒng)計表中2020年的支出大類占比呢？
- 如何統(tǒng)計2020年的每月各類支出總額呢？
一起來看下：
按月查看支出
當記錄越來越多時，可以按周、按月、按季度、按年來分組查看。
為方便切換查看不同數(shù)據(jù)，增加個視圖并命名為“按月”，然后點擊“分組”按鈕，就可以對“記錄日期”列進行分組。
如下所示：
逐月支出
直觀地查看逐月的支出情況，可以用柱形圖和折線圖。
逐月支出柱形圖
通過“統(tǒng)計”按鈕，創(chuàng)建一個新的統(tǒng)計表并為其命名為“逐月支出柱形圖”。在編輯界面，選擇表格的“默認視圖”，選擇圖表里的柱形圖，設置完相應參數(shù)即可自動統(tǒng)計出來。
點擊圖表中的一個柱形，還可以打開對應的記錄列表，方便我們知道是哪些記錄對應這個柱形統(tǒng)計信息。
如下所示：
逐月支出折線圖
在上面的統(tǒng)計表編輯界面，切換選擇折線圖，即可自動統(tǒng)計出逐月的支出趨勢。
為了在統(tǒng)計表列表中同時有折線圖和柱形圖。也可以再創(chuàng)建一個新的統(tǒng)計表，選擇折線圖，設置的參數(shù)同上個圖表。
如下所示：
2020年支出大類占比
可以直接在默認視圖用過濾器篩選出：記錄日期是2020年的記錄，然后使用“統(tǒng)計”按鈕，選擇餅狀圖即可統(tǒng)計出2020年的支出大類占比。
也可以單獨增加個視圖，如為其命名為“2020支出”，然后同樣使用“過濾器”，篩選出記錄日期是2020年的記錄，然后再進行統(tǒng)計即可。
“2020支出”視圖，如下所示：
2020年支出大類餅狀圖，如下所示：
2020年每月各類支出總額
進入“統(tǒng)計”，創(chuàng)建一個新的統(tǒng)計表，選擇“表格”，選擇“2020支出”視圖，設置完相應參數(shù)即可。
如下所示：
總結(jié)
我們通過 SeaTable 就可以記錄團隊平時的一些支出明細，它像個信息管理系統(tǒng)一樣，日積月累地幫我們記錄和管理支出明細，極大地提高了效率，也省去了專門買一個記賬軟件的成本。
- 使用 SeaTable 豐富的數(shù)據(jù)類型，在表格里記錄信息時更加規(guī)范和方便，用表格就能方便的記錄和管理各類零散信息。
- 在多個視圖間切換查看，能方便地從不同的角度來看數(shù)據(jù)，讓信息管理更輕松和自動化。
-
對表里零散的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，“統(tǒng)計”功能不需要公式函數(shù)，簡單又快速?？梢暬瘓D表一勞永逸，查看對應的詳細記錄也方便。
這個 SeaTable 在線使用，不用下載，PC和手機端同步，可以隨時記錄支出明細。共享后也能滿足不同人員記錄和查看。當然了，除了用來記錄團隊的支出明細，也可以用來記錄和管理其他信息，對于個人或團隊而言，都是一個不錯的工具。了解更多，可訪問 ：https://seatable.cn
