在當今時代，隨著社會分工越來越精細，導致需要多個組織、部門、崗位之間互相協(xié)作的工作任務越來越多，而會議在這其中也扮演著越來越重要的角色。據(jù)統(tǒng)計，職場人士約有37%的工作時間都用來參加各種各樣的會議。但是，這其中約50%的時間因為會議的低效被浪費掉了。（數(shù)據(jù)來源：A study of trends, costs, and attitudes toward business travel and teleconferencing, and their impact on productivity ，https://e-meetings.verizonbusiness.com/global/en/meetingsinamerica/uswhitepaper.php）

那么，如何才能讓我們的會議變得高效呢？與大家分享以下高效會議的黃金法則。

準備、準備、再準備

要想會議變得高效，會前的準備怎么強調(diào)都不過分。就一場會議而言，良好的會前準備是成功的一半。那么，我們需要做哪些方面的準備呢？

1. 明確目標

在做會議準備時，最重要的一點就是要明確會議目標，我們開這個會議到底是為了什么？是為了頭腦風暴得到一個解決方案？還是為了形成一項決議？或者是制訂一個行動計劃？又或者僅僅是獲取項目的最新進展？

如果沒有目標，先不說會議開得是否高效，我們可能連這個會議開的是成功還是失敗都無法評判。

在明確目標后，我們還需要更進一步思考：是不是說一定要通過開會才能達到我們的目標？是否通過郵件、電話或者與相關人員的私下溝通更高效？

2. 確定流程、人員、時間、資料、開會方式（地點）

如果確認我們的目標必須要開會才能達成，就需要做進一步的準備：

首先要根據(jù)我們的目標對會議流程進行細化，需要想清楚先討論什么，后討論什么，每一個議題大約的時長，應該有哪些人參會，誰做為主持人控制整個會議流程，應該征求誰的意見和建議，誰應該拍板做最終的決定，參會的人要知道哪些信息和資料，采用何種開會的方式，是必須當面開會，還是說視頻或電話會議也可以？當然，如果對于會議流程的某些細節(jié)點拿不準，則需要找領導或者更有經(jīng)驗的同事求助，確保我們的會議流程是可行的；

把上述會議流程的細節(jié)點考慮清楚以后，就可以確定會議的總時長，并初步確定幾個會議召開的時間點，去約參會人員的時間（優(yōu)先約關鍵人物的時間），最終確定會議時間后，還需要預約會議地點或者會議設備。（很多公司內(nèi)部視頻或電話會議系統(tǒng)也是需要預約的）

3. 發(fā)出安排和相應資料

確定上述內(nèi)容后，即可發(fā)出會議安排。除通知到相關參會人會議時間、地點以外，更重要的是要明確會議的目標、流程和時長，并且參會人所需提前了解的信息和資料也需要一并發(fā)出。下文的會議安排模板供大家參考。相關會議安排及資料至少在會前24小時發(fā)出，讓所有參會人員做到有備而來，有想法、有腹稿、有參與度，比如針對某一問題尋找解決方案的會議要求參會人至少提供一種解決問題的思路或建議；

按規(guī)矩開會

上述會前充足準備已經(jīng)為會議的高效進行打下了堅實的基礎，但是這還不足夠，在正式開會時，我們還需要遵守以下規(guī)矩：

1. 開場

在開場時需要再次強調(diào)本次會議的目標，并明確會議子流程/主題和時長，最好把前面的會議安排投出來或?qū)懙桨装迳?，要讓每個參會人都要有清晰的目標感，圍繞目標促成行動；

2. 討論

在討論過程中，需要不斷去澄清并確認各方的觀點。當大家意見僵持不下，或者眾說紛紜的時候，要推動各方達成協(xié)議。比如，投票（少數(shù)服從多數(shù)）或者直接請領導拍板。

3. 總結

會議結束時，要做出總結，總結時要符合SMART原則，比如我們今天的會議做了什么決定，在這個決定中，每個人的任務是什么，什么時間完成，以及下一次的跟進計劃等等；

4. 其他

a. 遵守會議時間安排

不要遲到，發(fā)言時控制時長；

b. 保持專注

除因為要投影或者做會議紀要必須要帶電腦的人員外，其余人員參會時不要帶電腦；手機靜音，開會時不要玩手機；不要吃飯或做其他與會議無關的事；

c. 尊重他人

不要輕易打斷別人，不要否定他人，注意溝通策略；

會議的結束并不是真正的結束

會議結束后，還有重要的兩件事要做：

1. 編寫并發(fā)送會議紀要

會議都應該編寫會議紀要（看過電影《繡春刀2》就會明白會議紀要的重要性），尤其是總結的部分，要落實到書面，以便后續(xù)跟蹤執(zhí)行情況。
會議紀要編寫完成后，要發(fā)給參會人及未參會的關鍵干系人（比如相關部門的領導）。

2. 復盤

每次會議結束后，需要對會議的整個過程進行復盤，找出哪些地方做的比較好，哪些地方需要改進，這樣才能不斷進步；

上述就是要分享給大家的高效會議的黃金法則，請大家相信，知道這些開會的效率就可以得到長足的提升--這事是不可能發(fā)生的。知道并不重要，做到才重要。哪怕只是做到其中的一點。