辦公室管理的小技巧

Todywu2017-3-29

序言：企業(yè)需要有一個(gè)辦公場所，從大到小可以結(jié)合實(shí)際情況，不同用途，不同使用者來設(shè)定，即便是一張簡易的臺子，那也可以用來辦公。我們談到的管理辦公室，自然不是一個(gè)人一個(gè)辦公室管理著一個(gè)企業(yè)，自然有很多格局，比如劃分細(xì)化的部門，每一個(gè)部分有不同的職位與人手。一個(gè)大的集團(tuán)公司，其辦公場地之大，人員之多，操作的內(nèi)容之廣，這不是我們簡單三兩句話可以講清楚的，當(dāng)我們走進(jìn)這種集團(tuán)辦公區(qū)域，明顯可以感受到企業(yè)文化，所經(jīng)營的風(fēng)格等。如果沒有前臺引導(dǎo)，或者沒有熟人，想找某某部門或者細(xì)化到找某一個(gè)人，估計(jì)一時(shí)半會也沒法找到，因?yàn)檫@些只有內(nèi)部專職人員才知道，再有更大的辦公場所，內(nèi)部人員也只是知道自己那一塊，別的更多內(nèi)容就不知道了，正比如網(wǎng)上瘋傳的豪宅，當(dāng)兩個(gè)男女主人進(jìn)去后，通過無線電聯(lián)系，結(jié)果彼此找不著對方，后來把這豪宅也賣掉了。當(dāng)我們進(jìn)入微軟公司基地，我想說真的找不著北。在這里我們看著有點(diǎn)大，但是，無論所占的區(qū)域大小，其管理必須有一套完整的系統(tǒng)方案，以及應(yīng)急處理方案，這樣管理才會讓整個(gè)辦公室保持流暢對接，讓辦公室人員流動率降低，讓大家充滿激情，讓大家看到希望。我們需要這樣的辦公環(huán)境，我們需要這樣的團(tuán)隊(duì)！

管理制度：大家都知道好的制度可以管理好任何一個(gè)企業(yè)或者部門，而執(zhí)行力度才是最終決定勝負(fù)的砝碼。一間大型企業(yè)中相對管理成熟，幾乎實(shí)行績效管理辦法，在集團(tuán)公司或者大型企業(yè)也都效仿這種績效管理制度來約束員工，在外界看來很有成效，于是，很多小型企業(yè)也有板有眼的學(xué)著這種績效管理，結(jié)果有名無實(shí)，根本就是鬧著玩，沒有實(shí)質(zhì)性的意義，尤其是家族企業(yè)管理。這種管理的性質(zhì)發(fā)生了改變，收效甚微，甚至適得其反，出現(xiàn)更多的管理漏洞。因此，企業(yè)不一定靠績效這種自己都沒辦法控制的管理辦法，有更多管理制度辦法更加適合管理企業(yè)。在辦公室管理中，績效同樣對成熟的企業(yè)且較規(guī)模較大，有一百人以上的辦公室職員，用這種績效制度，而且執(zhí)行者相當(dāng)靈活，具有相當(dāng)資深的管理才能作為執(zhí)行者，這種管理辦法不是說不好，一樣能起到立竿見影的作用。辦公室管理制度中，大小企業(yè)都適用的辦法，那只有獎罰分明，執(zhí)行力度到位。一個(gè)制度健全，管理到位，執(zhí)行力度靈活且恰到好處，沒有哪一位員工不服從，這種管理辦法已經(jīng)到了企業(yè)為主導(dǎo)，員工執(zhí)行，管理監(jiān)督，使得企業(yè)在管理上得到認(rèn)可，企業(yè)處理良性發(fā)展。因此，管理制度，首先從辦公室開始執(zhí)行，然后再下到基層員工，辦公室尤其重要，這也是帶頭作用。我們更應(yīng)該看到績效管理的弊端。

辦公室權(quán)限劃分：從董事長、助理、到以下各部門，形成一個(gè)完整的分級管理，對各級部門設(shè)定權(quán)限范圍，平級部分的銜接，上下級的銜接，這要一個(gè)相對比較靈活的管理辦法，如果僅僅從大方向，用框架劃分的做法，很多企業(yè)都是這么運(yùn)作，大家都能耳熟能詳，如果要這里給一個(gè)企業(yè)管理分布圖，沒有太大的實(shí)在意義，因?yàn)榇蠹叶级P(guān)鍵在于這些部分所出現(xiàn)的問題與即時(shí)解決的途徑，往往一件事情相互推委，也就是同一件事情，看上去大家都有責(zé)任，而最后大家又都沒有責(zé)任，這就是管理上的模糊點(diǎn)或者盲區(qū)。例如過道上放了一袋沒有標(biāo)識的產(chǎn)品，大家認(rèn)為是誰的責(zé)任呢？首先是就近原則，然后再查看產(chǎn)品來路。假如說有責(zé)任來講，這袋產(chǎn)品是距離最遠(yuǎn)的一位職員的產(chǎn)品，她仍然有責(zé)任，屬于自己的工作范圍內(nèi)的產(chǎn)品居然不知道去向！而在過道上的產(chǎn)品，打掃衛(wèi)生也有責(zé)任，為什么不把這件事上報(bào)呢？大家對這件產(chǎn)品一頭霧水。其實(shí)這里漏掉了一個(gè)最重要的環(huán)節(jié)，也就是這個(gè)貨是怎么進(jìn)到辦公室的？首先涉及到行政人事管理漏洞，也就是在保安與前臺的崗位職責(zé)沒有執(zhí)行到位。這種簡單的問題往往在很多辦公室不了了之，把產(chǎn)品拿走，是誰的就給誰，看似很團(tuán)結(jié)，是一個(gè)相互“包庇”的團(tuán)隊(duì)，這種情況將會持續(xù)發(fā)生，唯一可以做的是人事管理制度，看看哪里不到位還是沒有執(zhí)行到位，該罰還得罰，沒有人情可講，當(dāng)然，在一個(gè)企業(yè)罰款不是唯一解決的辦法，假如送進(jìn)來一個(gè)炸彈，這后果又該誰來承擔(dān)，誰又承擔(dān)得起？

劃塊管理辦公室：把辦公室按一定的規(guī)律分塊管理，把資料按英文字母排序，把建檔按阿拉伯?dāng)?shù)字編號，并冠字頭區(qū)分不同客人，例如A代表英國客人，A001代表英國Alan，A002代表英國Peter，而美國用B來代表，B001代表美國Jack，B002代表美國Kitty等，很多企業(yè)有這種習(xí)慣，也有一部分企業(yè)并沒有這種意識，直接標(biāo)注并沒有什么不可，只是預(yù)防萬一而為之。記得在某公司由前面統(tǒng)一負(fù)責(zé)發(fā)送文件，結(jié)果錯將其中一位客人的資料發(fā)送到另一客人手上，想后悔也來不及，我們所做的這些工作，在辦公室規(guī)范使作的習(xí)慣，往往也是預(yù)防萬一，當(dāng)然，這種事情本來不應(yīng)該發(fā)生，如果有做這個(gè)細(xì)微的動作，即便是發(fā)錯了，客人收到資料也弄不明白誰是誰，也不明白A、B、C具體到哪個(gè)國家哪位客人，任他想破腦袋也找不到答案，所以，平時(shí)有這些良好的整理資料習(xí)慣是好事，而這些做法往往來源于辦公室劃塊管理的功勞，而不是某一個(gè)人的個(gè)人行為，這是一個(gè)辦公團(tuán)隊(duì)一致對外處理辦法。

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辦公共享區(qū)域：辦公室必須要有共享資源，例如大到服務(wù)器小到紙張都是共享資源。成熟的企業(yè)會自己設(shè)置服務(wù)器共享，而有一部分企業(yè)并沒有這么干，這是一個(gè)很不合理的做法，大的企業(yè)有網(wǎng)管，會對這些資料進(jìn)行歸類分管起來，即便是某一位員工離職或者電腦出現(xiàn)故障，可以從另一臺電腦打開提取，或者一些文件圖片放在共享文件夾，由員工自己提取應(yīng)用，看上去比較合理方便，而沒有網(wǎng)管的企業(yè)，或者僅有幾個(gè)辦公人員，往往忽略掉，這明顯不夠合理，萬一電腦發(fā)生故障，這些資料有可能無法恢復(fù)，導(dǎo)致相互推脫責(zé)任現(xiàn)象，因此，這類型企業(yè)可以利用閑置電腦，把硬盤加大，設(shè)置成共享，集中擺放文件，不再給人動電腦，作為共享資源存儲工具。而打印機(jī)自然得共享，紙張共享，某些樣版與資料共享，這些都得陳列出來，讓辦公室人員都知道在哪里可以找到資料，但是，很多辦公室吵著一團(tuán)，找不到資料問這問那，找了半天也不知道資料去了哪里，這里就是一個(gè)規(guī)范管理，用完后物歸原處，并且有人兼管，隨時(shí)整理排序，給大家提供方便，節(jié)約查找時(shí)間，例如色卡，這是大家熟知的共享資源，但是，往往進(jìn)去展廳或者某個(gè)存放共享資源的地方，亂七八糟一大堆！這也是老吳曾經(jīng)去到別的公司或者工廠看到的現(xiàn)象，想找某一種物料，往往近期的能找到，或者近幾天才拿回來的資料可以找到，說遠(yuǎn)點(diǎn)的色卡，都要翻箱倒柜查找。顯然這里的共享資源管理相當(dāng)混亂，按照現(xiàn)時(shí)8S管理法則，完全不符合。假如按材料種類劃分，或者按檔口供應(yīng)商劃分，看看哪一類更適合自己，而普通的按材料劃分類別，更容易找到。在辦公區(qū)域設(shè)置共享資源，為的就是方便大家資源共享，加快運(yùn)行速度，而不是添亂。

統(tǒng)一設(shè)置通訊工具：目前智能手機(jī)普及，大家都會利用手機(jī)與客人對接，諸如微信、QQ、Skype、貿(mào)易通、Msn、E-Mail等，將這些帳號統(tǒng)一歸屬企業(yè)分配給到相關(guān)人員，任何個(gè)人都得遵守規(guī)則，不僅僅可以適時(shí)查找資料，還可以查看客人當(dāng)時(shí)的留言記錄等，如果有員工離職，同時(shí)可以讓新進(jìn)員工順利接手，盡量禁用私人帳號，或者手機(jī)號，統(tǒng)一由企業(yè)配置，如果企業(yè)達(dá)不到通訊標(biāo)配，自然得啟用私人手機(jī)號，而這時(shí)就要考慮到一個(gè)安全和費(fèi)用問題，這些管理起來才會得心應(yīng)手，不必考慮客戶流失，規(guī)范管理客人，規(guī)范管理辦公室職員。某企業(yè)聘請業(yè)務(wù)員，保留職位，只拿提成不計(jì)底薪，看上去提成高，職員有利可圖，業(yè)務(wù)員依賴企業(yè)平臺與客人對接，業(yè)務(wù)員擔(dān)心客人固定，自己離職后得益于企業(yè)，而企業(yè)擔(dān)心業(yè)務(wù)離職后帶走客人。這二者之間相當(dāng)矛盾。到底如何做才算是萬無一失呢？我想說很多企業(yè)想破腦袋也沒能得出結(jié)果來，客人還是給業(yè)務(wù)帶走了，企業(yè)還是把客人留下了，業(yè)務(wù)也沒能帶走客人，一般會出現(xiàn)這兩種結(jié)果。要避免這兩種不良隱患，我們得想一個(gè)萬全之策，那就是前面講到的規(guī)范管理，首先業(yè)務(wù)員進(jìn)企業(yè)時(shí)，就已經(jīng)了解企業(yè)的這種管理模式，考慮清楚，覺得可行或者同意后才入職工作，各種薪酬制度，或者提成方案，又或者往后的福利方案等，了解清楚后才入職，用上面的規(guī)范管理就可以了，省得應(yīng)聘與受聘雙方扯皮。比如說業(yè)務(wù)離職，開發(fā)出來的客人歸企業(yè)所有，而選擇自離，企業(yè)當(dāng)給予方便，或者談?wù)勲x職原因，看看企業(yè)能不能解決業(yè)務(wù)員離職的原因，如果覺得業(yè)務(wù)員不適合，需要解聘，自然要考慮目前勞動法對解聘的處理方案，別想著業(yè)務(wù)員都要走了，能省一筆算一筆的處理方法，這會給留下的員工留下陰影，這也不是企業(yè)管理的正確做法。

考勤管理：有人說刷臉，又有人說刷指紋，也有人說打紙卡，靜脈識別來做門禁等方法對考勤進(jìn)行管制。大家覺得這些都是一種簽到的控制方法，對考勤遲到早退或者曠工實(shí)施懲罰?？墒乾F(xiàn)實(shí)說明，上有政策下有對策，這并不是萬全之策，所謂防君子不能防小人，因此，有些不法分子也做起了指紋膜生意，而光線與角度也影響刷臉，于是也有漏洞可尋，紙卡就更不用講了，也算是最原始的一種，因?yàn)榧埧梢允趾灒部梢詸C(jī)打，這些統(tǒng)統(tǒng)都有漏洞。從某種意義上講，管人管心才是最直接有效的管理方法，而身在曹營心在漢，有心搗亂，什么方法都難不倒他們，這就是我們在管理上考條件限制所帶來的弊端，因此，只有一種方法可以讓職員不遲到早退曠工，那就是讓員工真心實(shí)意在上班，害怕被炒魷魚！首先做到公司管理規(guī)范，福利條件優(yōu)越，整個(gè)公司的工作氛圍優(yōu)良，薪酬標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)越等條件來制衡這一缺陷。部分企業(yè)或者公司總想著低工資請人做事，而事實(shí)證明，工資越高業(yè)績越好，而工資越低效率越低，業(yè)績就更不用講了，人員流失也快?；蛟S這里要沿運(yùn)到“胖東來”的管理模式，例如位經(jīng)理在同行業(yè)中薪水為6,000.00元，而來到貴公司薪酬是12,000.00元，還有各種福利，用車住房等提供，您覺得這位經(jīng)理會想離開嗎？一位普通員工在同行業(yè)中薪酬為4,500.00元，而在來到貴公司給出8,000.00元，各種住宿設(shè)施完善，福利比同行業(yè)中平均水平要高出一半，這員工會離開嗎？會不把工作當(dāng)工作來做嗎？業(yè)績嗖嗖的就上去了，因?yàn)檫@種手法在2010年老吳也試用過幾個(gè)月，立竿見影！業(yè)務(wù)為了給國外對接，晚上在自己住處跟進(jìn)，第二天來辦公室報(bào)告進(jìn)度是常有的事。誰還去擔(dān)心遲到早退曠工的事？

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辦公用紙：很多辦公室沒有考慮這個(gè)問題，尤其是現(xiàn)在可以無紙辦公的年代，可是我們?nèi)匀粩[脫不了用紙的命運(yùn)，早期我們用的打印紙為80GMS，而后來為了省錢，商家為了降低成本，又開始改成70~75GMS，而復(fù)印紙與打印紙?jiān)谝话戕k公室用量也不小，可是大家并沒有在意這些紙張的來源，片面認(rèn)為只要是紙就可以打印，都可以復(fù)印，而事實(shí)證明確實(shí)如此，是可以打印，也可以復(fù)印，可是為什么打印紙復(fù)印紙會貴于普通紙呢？因?yàn)槲覀兯玫拇蛴〖埐缓o電，不損傷電器，正因?yàn)槿绱?，打印紙區(qū)別與普通紙，價(jià)格自然會高些，而紙張表面光滑，便于打印圖案清晰，這種紙簡稱粉紙，當(dāng)然還有更光滑的相片紙，有光紙等等，如果長期在辦公室用紙，又要考慮電器使用壽命，我們自然不能胡亂采購不合格的打印紙?？瓷先缀鯖]有太大區(qū)別，也沒有太多人注意，可是便宜的紙張會加重辦公成本，維修一次電器或者縮短電器壽命，遠(yuǎn)遠(yuǎn)比購買合格打印紙費(fèi)用高得多。加上我們平時(shí)使用不配套的墨水也有相當(dāng)大的關(guān)系，同樣損傷打印機(jī)，使得噴頭堵塞，更換噴頭，或者更換一個(gè)復(fù)印機(jī)的曬鼓，成本明顯增高。當(dāng)然，大家打時(shí)間拉長來看，并沒有發(fā)現(xiàn)其中有什么問題，并不太了解普通紙作為打印紙有什么不妥，這也不足為奇，老吳奇談怪論也是針對這些問題一個(gè)個(gè)講下去，至于大家信不信沒關(guān)系，當(dāng)閑聊也沒所謂。

辦公人員：從前期的招聘規(guī)劃開始著手，每進(jìn)一個(gè)員工就得培訓(xùn)，很多企業(yè)招人進(jìn)來簡單的交待就上手了，跟著感覺走，在磕磕碰碰中成長，也沒有發(fā)現(xiàn)哪里不對，而事實(shí)證明，新人入職培訓(xùn)相當(dāng)重要，很多企業(yè)也有注重這點(diǎn)，不僅僅是針對有技術(shù)含量或者一些專業(yè)水平培訓(xùn)，而是普普通通的職位，同樣要前期培訓(xùn)再投入工作。我記得曾經(jīng)去一間企業(yè)上班，人事部安排我坐一個(gè)禮拜，了解現(xiàn)場到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作七天，我沒事就往車間轉(zhuǎn)悠，那些個(gè)車間主管不知道老吳具體是做什么工作，結(jié)果鬧了笑話，因?yàn)樵谖仪懊嬉灿幸晃贿M(jìn)去車間轉(zhuǎn)悠，結(jié)果什么也沒做就離職了，而我進(jìn)去也就剛好填補(bǔ)空缺，車間主管在員工下班時(shí)趕深圳維亞公司的樣辦，提到這間公司估計(jì)很多人知道，結(jié)果車間主管弄不好，我覺得有意思就站在一旁看，沒想到車間主管想給我一個(gè)下馬威，讓我來試試，老吳也沒有客氣，直接坐上高頭車開干，把樣辦弄出一個(gè)來，不就是最后一個(gè)包雙回口工序么，沒想到車間主管馬上改變主意，讓我繼續(xù)第二個(gè)，此時(shí)老吳到是餓了，給車間主管講，得先去搶飯吃，回頭再來弄！由此可見，一位新人入職，必須經(jīng)過一段時(shí)間的培訓(xùn)實(shí)習(xí)，讓整個(gè)企業(yè)知道有新人進(jìn)駐，需要企業(yè)樣關(guān)人員做相應(yīng)的配合工作，如果新入職即刻上任，一個(gè)陌生人進(jìn)入一個(gè)環(huán)境，需要處處摸索，處處小心，坑太多了，很容易短時(shí)間內(nèi)離職，這也是入職培訓(xùn)的一個(gè)重要因素，可以在培訓(xùn)期間混個(gè)熟臉。

離職人員：有一部分企業(yè)對離職人員不聞不問，清算工資自行離開。老吳覺得有一間公司在這方面做得不錯，有員工離開，公司會安排人員作陪一起吃餐飯當(dāng)給離職員工送行，而在會議上公開給大家的信息是“某某因自己發(fā)展需要而離職，工作由誰接替”我們先不說這員工是不是被炒魷魚了，自己心里一大堆怨氣，當(dāng)有員工保持聯(lián)系，說是在會議上得知您已離職，聽說又有新的發(fā)展，有什么關(guān)照？想必員工聽到公司在替自己圓場，心里一定很高興，不至于說自己被炒魷魚后多沒面子，更何況還有曾經(jīng)朝夕相處的同事仍在企業(yè)上班，偶爾路過或者有空還得去看看老同事，如果被炒魷魚，還能回去看看老同事么？自己覺得過意不去，好像也覺得過不了自己這關(guān)，往往這種心理會逆向作用，給企業(yè)帶來負(fù)面影響，或者更多的報(bào)怨，添油加醋，企業(yè)在同行業(yè)中的聲譽(yù)慢慢變得指指點(diǎn)點(diǎn)，當(dāng)一個(gè)員工說企業(yè)不好，說明這員工有問題，十個(gè)八個(gè)都是同一口徑的說詞，您還覺得是員工的問題嗎？顯然是企業(yè)的問題，一傳十，十傳百，企業(yè)要在這行業(yè)中生存，必須付出沉痛的代價(jià)，比別人多花十倍百倍的功夫，或者根本就上不去。因此，作為管理辦公室的問題，希望看過這篇文章，看到這段落的企業(yè)，珍惜每一位員工，珍重每一位員工的隱私，讓每一位員工在職時(shí)開開心心工作，離職是開開心心的離開，在有需要幫助的時(shí)候提供幫助，讓企業(yè)走得更穩(wěn)。

辦公室的飲食習(xí)慣：特別注重這方面的管理，讓員工明白吃零食或者帶餐等的規(guī)范問題，我們看起來容易，做起來很難，吃飯會掉飯?jiān)?，吃零食也是如此，而在我們的辦公區(qū)域，有些生物天生對食物殘?jiān)舾?，如蟑螂老鼠，往往吃剩下的殘?jiān)粔颍慕雷忠彩怯械?，好好的文檔第二天來到，留下腳印是小事，給他們當(dāng)廁所就不好了，更有部分炎件被咬得不成樣子，我們想后悔也來不及，再加上它們知道有這些美味，第二個(gè)晚上仍然會光顧，這一折騰又不知道要到何時(shí)才能打斷他們的念頭，想抓它們談何容易。在辦公室管理中，很多時(shí)候會忽悠這個(gè)問題，當(dāng)喝下午茶，咖啡，奶茶等等，覺得大家都習(xí)以為常，沒什么值得關(guān)注，恰恰因?yàn)檫@些壞習(xí)慣慢慢助長了它們的習(xí)慣?？梢栽谀硞€(gè)區(qū)域劃分為喝茶吃零食，或者就餐區(qū)域，讓清潔衛(wèi)生時(shí)時(shí)保持干凈，讓它們找不到樂趣，自然不會停留下來，雖說不能完全杜絕，至少可以起到預(yù)防作用。