文/蘇蘇
收藏夾里的網(wǎng)頁，居然失效了！
明明收藏過，卻怎么也翻不到！
領(lǐng)導(dǎo)急用一份材料，你卻找不到了！
電話急等回復(fù)，電腦卻在緩慢搜索！
怎么辦？
怎么辦？
簡直急死人！
如果這是你常態(tài)，那看這篇文章就對(duì)了！
作為一個(gè)十分喜歡存留生活印記、成長印記，并且是學(xué)校電子資料“總管”的我，擁有一份數(shù)以百G的電子資料，簡直是太正常不過了！
對(duì)！是數(shù)以百G!
我的電子資料總和是以百G為單位的，這還不包括我在新浪微博、微信、QQ、瀏覽器等收藏夾里收藏的電子資料。哦，還有QQ郵件里、云盤，我也存了不少資料。
每次看到那幾百G電子資料，我都頭疼不已。
7月初別墨跡組織了整理收納小組時(shí)，我告訴自己，不能再墨跡了，因?yàn)?，你的墨跡只會(huì)讓資料的混亂程度越演越烈；因?yàn)椋幢闶俏易约翰辉偈占{一些感興趣的電子資料，學(xué)校的電子資料也不會(huì)放過我的！
那么，怎么整理這么多電子資料呢？
在網(wǎng)絡(luò)上，整理衣物、整理化妝品、整理房間等整理大法層出不窮，但是，關(guān)于如何整理電子資料的論述并不多。我只能摸著石頭過河，探索著來。
丟，不是關(guān)鍵！
我閱讀過《怦然心動(dòng)的整理魔法》以及網(wǎng)上一些關(guān)于衣物、物品整理的文章。其中，最重要的一個(gè)觀點(diǎn)就是——“心動(dòng)是唯一的取舍標(biāo)準(zhǔn)”。也就是說，只要不能讓你怦然心動(dòng)的，都應(yīng)該丟！
丟，是整理的最終奧義！
但是，電子資料的奧義，不是這個(gè)。
丟，是必須，但是不是關(guān)鍵！
以個(gè)人為例，工作相關(guān)的電子資料，能不能不心動(dòng)就丟？能不能過3-5年就丟？能不能刪除過程資料，只保留最終結(jié)果？
答案是不能！
為什么？
第一，工作相關(guān)資料中有一部分相當(dāng)于檔案資料，你敢丟嘛？丟了，領(lǐng)導(dǎo)就要給你點(diǎn)兒顏色看看了！所以，無論它讓你心動(dòng)與否，都必須保留。
第二，正常說來3-5年之前的檔案資料，留存的價(jià)值極低。但是，有些重要材料也是需要保留的。
想想看，當(dāng)學(xué)校\\公司五十年大慶時(shí)，其他人只能拿出最近三五年的照片，表明學(xué)校\\公司的現(xiàn)在時(shí)，你甩出幾張老照片，別人會(huì)用怎樣驚羨的目光看著你？你的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)認(rèn)為你對(duì)學(xué)校\\公司有著不一般的熱情，對(duì)你留有特別的印象！
第三，過程資料對(duì)學(xué)校\\公司的影響不大，多數(shù)可以刪除。但是，對(duì)你來說，卻有部分應(yīng)當(dāng)留存。
過程材料可以幫助你改進(jìn)工作行為、提煉經(jīng)驗(yàn)。這樣，你在跟后輩新人“吹噓”你的“想當(dāng)年”時(shí)，也有很多鮮活的例子可以用。
過程材料可以讓你的經(jīng)驗(yàn)介紹更真實(shí)可靠，具有可借鑒的意義。也許有人覺得自己一輩子不會(huì)有向別人介紹自己工作經(jīng)驗(yàn)的機(jī)會(huì)?？墒?，萬一呢？人生那么長，誰知道會(huì)發(fā)生啥？
當(dāng)初我在區(qū)里做新聞寫作經(jīng)驗(yàn)介紹時(shí)，我所留存的新聞原稿就派上了用場，可以讓聽會(huì)的同行明白，什么樣的表述是不恰當(dāng)?shù)?，為什么要這樣改。
過程資料可以讓你向領(lǐng)導(dǎo)作總結(jié)匯報(bào)時(shí)，更能言之有物。用修改了8遍文稿、調(diào)整了5次文章框架，比你空口無憑的說，你非常辛苦的寫稿，更有說服力。當(dāng)然，如果你是洽談合同，你可以說，與XX公司溝通多少次、修改了幾次合同，爭取了哪些權(quán)益等等。
分類，才是關(guān)鍵！
丟，不是關(guān)鍵，那么什么才是電子材料整理的關(guān)鍵呢？
分類，才是關(guān)鍵！
當(dāng)你去一個(gè)陌生的城市時(shí)，尋找一家符合心意的餐館，可能是困難的、花費(fèi)大量時(shí)間的。但是，當(dāng)你去一個(gè)陌生的超市是，購買一袋符合需要的食鹽，卻可能是簡單的、短時(shí)間可以完成的。除非你要的品牌，這里沒有[表情符號(hào)，擠眼]。
這是為什么呢？
因?yàn)橐粋€(gè)城市的規(guī)劃是不可能將同類商家放在一起的。當(dāng)你在一個(gè)陌生的城市里，想尋找一家符合心意的餐館，聰明點(diǎn)兒的辦法就是找朋友推薦、網(wǎng)上搜索，然而，依然不一定合你的口味；笨拙點(diǎn)兒的辦法就是一家一家嘗試，這樣花費(fèi)的時(shí)間，更是無法計(jì)算。
而一個(gè)超市的規(guī)劃卻可以將同類商品放在一處。即便是在一個(gè)陌生的超市里，只要你找到或者詢問到調(diào)料區(qū)，然后就能很輕而易舉地找到你想要的那袋食鹽。這，就是分類來帶的便捷！
因此，整理電子材料時(shí)，事先想好分類是最重要。這樣，你整理好的材料，才能很輕易地再次找出來！至于如何給你的電子材料分類，需要根據(jù)你的個(gè)人情況進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)。
基本的遵循原則是按項(xiàng)目、類別做大分類，按項(xiàng)目過程或者事件線索做小分類。
例如，大多數(shù)人的電子材料包含三大類，應(yīng)用軟件、工作文檔、個(gè)人文檔。如果僅以這三個(gè)分類作電子材料分類，里面的子分類的層次就會(huì)過多了。每次翻找材料的時(shí)候，就跟玩俄羅斯套娃一樣（我太喜歡木一妹紙的套娃比喻了?。?，打開一層又一層。無意識(shí)中增加了查找的困難，對(duì)于我這等懶人，實(shí)在是不太適用。
因此，即便是大分類，也需要相對(duì)精細(xì)化。例如，工作文檔分為001-工作文檔-產(chǎn)品介紹；001-工作文檔-客戶資料，等等。這樣總文件夾下面的子文件夾的層次就會(huì)比較少。
建議子文件夾的層次控制在三層以內(nèi)，最多不超過四層，不然，對(duì)于翻找的人來說，簡直就是一場災(zāi)難。
下圖，是我的電子材料大分類圖，供大家借鑒。里面細(xì)小的分類，我就不做展示了。
填充，增加成就感！
分類文件夾建立好了之后，保證每個(gè)文件夾是空白的很重要。這樣從0開始的整理，會(huì)讓你有再一次積累資料的滿足感與成就感，此外，在依次填充的過程中，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己以往相關(guān)資料積累的空白處。
比如說，一次培訓(xùn)的通知、培訓(xùn)內(nèi)容、簽到表、過程照片或者視頻、相關(guān)報(bào)道或者總結(jié)，是否都積累了呢？或者，有沒有資料重復(fù)存儲(chǔ)了呢？
再次整理電子材料的過程，也是對(duì)自己資料查缺補(bǔ)漏、整理合并的過程。
因此，在整理過程中，將沒有整理過的材料與分類文件夾放在不同的位置是極好的一種行為。這樣你可以很清晰的明白自己已經(jīng)整理了多少材料，也避免了文件名改來改去，改暈了頭。
文件命名，很重要！
好的文件命名可以讓我們在文件夾中第一時(shí)間找到他們，也可以使文件檢索變得十分簡單。
請善用-、[]、””等符號(hào)，以及001-100的序號(hào)、A-Z的英文字母等，可以讓你的文件名更易于分辨。
你可以把他們隨機(jī)組合，讓你的文件夾更加清晰明了。并盡可能用序號(hào)或者英文字母將文件夾進(jìn)行系統(tǒng)排序，這樣能夠按照你的個(gè)人習(xí)慣，將經(jīng)常使用的文件夾排在前列。
具體的文件命名也十分重要。這樣你可以在打開文件夾之后，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)它！
時(shí)間+關(guān)鍵詞+文名+作者，是極好的一種搭配。可以讓你輕易的了解文章的是哪個(gè)時(shí)期的產(chǎn)物，主要講了什么。
例如，“20160721-文檔整理-拯救你的“腦”-蘇蘇。
電子材料也要斷舍離！
因?yàn)殡娮硬牧喜徽加脤?shí)際空間，所以，我們最容易忽視的整理內(nèi)容。往往會(huì)存在這個(gè)也不錯(cuò)，那個(gè)也不錯(cuò)，一股腦都存在電腦里或者各種收藏夾里，然后每次翻找時(shí)，把自己搞得焦頭爛額，甚至因?yàn)椴牧线^多，壓根提不起精神去翻看，白白攢了一堆資料。
電子材料也要斷舍離！
就算不占現(xiàn)實(shí)空間，虛擬空間也是很寶貴的，好嘛！
而且，電子材料過多，就算分類再明晰，也會(huì)增加不必要的查找困難。因此，必要?jiǎng)h除、整合電子材料是非常必要的！
類似的，要最全的！
更新的，要最新的！
雷同的，要整合的！
未加工，要加工版！
無用的，徹底刪除！
……
總之，讓我們的電腦，輕盈起來，讓查找資料輕松起來！拯救你的“腦”，還你百G空間！
如果你有什么想法，歡迎你留言，我會(huì)盡量逐一回復(fù)的。
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