如果將傳統(tǒng)的封建王朝比作一個大型的國有企業(yè)的話，那么皇帝是董事長，朝廷奏折、文書是其管理意志的體現(xiàn)，明朝是中國檔案事業(yè)的大發(fā)展期，有著一整套關于文書的發(fā)布、執(zhí)行和管理制度，即使放在現(xiàn)在也有著極高的管理參考價值，注：古時文件一般稱為文書；

那么，這些中國歷史上最大的“企業(yè)”，是如何管理文件的呢？

集中存儲，搜索方便

文書按照年代和地域分類存放，再統(tǒng)一編號，按順序排列。庫內設立嚴密的安全措施，不僅定期晾曬檔案，而且有著嚴謹?shù)牟殚喼贫取?/p>

超強審批流，安全嚴謹

為加強朝廷的文書控制，朱元璋分別設立了“行移勘合”和“照刷磨勘”制度。朝廷機關在簽發(fā)文書時，均需領取特定簿冊，每一冊均編號在案。發(fā)文時，左半側向下傳發(fā)，有半側存根，左右半側均由發(fā)文機關加蓋騎縫公章，用完后，必須統(tǒng)一歸檔以便查閱。

全程監(jiān)督，記錄文書的整個生命周期

600年前，朱元璋極好的詮釋了一個企業(yè)應有的文件監(jiān)督制度。歷洪武一朝，官員的違法比例是整個明朝時期中最低的，這與其嚴格、完善的文書監(jiān)督管理制度是分不開。

機要文件存儲安全

明代對文書的保密頗為重視。密疏制度是明代中央機構實行的文書保密制度。明成祖時，臣僚有機要事上奏疏，用揭帖或題本，以文淵閣印封緘，徑送某大臣拆閱，密疏制度由此產(chǎn)生。

協(xié)同高效辦公

明代的驛傳以京師為中心，向全國各地輻射延伸，四通八達?；实垲C發(fā)的詔令文書，都由驛傳負責遞送到各省及邊遠地區(qū)；為了使文書傳達較快，驛傳還為使臣、信差、官員的往來提供便利的食宿條件，最后形成了一套完善的驛傳制度。

權限管理

行移制度是明代公文在部門之間轉遞移交的制度，其作用主要是規(guī)范部門間的公文轉遞移交。明代公文的轉遞移交要求經(jīng)過一定的規(guī)定途徑，即規(guī)定有些公文必須經(jīng)某些衙門，有些公文則不得行移某些衙門，不得違誤。

檔案管理，永不刪除

朱元璋對元朝檔案的收集是十分重視的，在起義過程中不斷命令部下注意收集元王朝檔案材料，同時也鼓勵元朝將領攜帶檔案圖籍前來投降。所以這些檔案對于朱元璋取得軍事上的勝利，鞏固明初時期的社會秩序，恢復和發(fā)展經(jīng)濟，建立各種制度等方面起了十分重要的作用。

但是，你的企業(yè)文件管理達到了600年前的水平了么？

“讀史使人明智”，雖然古時科技水平達不到，但是他們對于文件重要性的認知和管理卻是極高的，以上朱元璋朱董十分重視的問題，交給開始云就全部能解決，不管是高效協(xié)同辦公，移動智能化辦公，數(shù)據(jù)化管理、可視化操作，還是積累企業(yè)知識成果，提高90%辦公效率，開始云KASS企業(yè)內容管理系統(tǒng)，滿足你全部的文件管理需求。