前兩篇介紹了不規(guī)范使用Excel的后果，以及Excel數(shù)據(jù)表的分類(lèi)和管理，接下來(lái)詳細(xì)介紹什么是規(guī)范的數(shù)據(jù)表。

表格的規(guī)范化包括：表格結(jié)構(gòu)的規(guī)范化、數(shù)據(jù)的規(guī)范化。

規(guī)范化的表格結(jié)構(gòu)，理想狀態(tài)下是一張一維表，只有第一行是標(biāo)題，其余行都是數(shù)據(jù)；每一列（也稱(chēng)為字段）存放同一屬性的數(shù)據(jù)；其次要求數(shù)據(jù)連續(xù)，數(shù)據(jù)區(qū)域中不能出現(xiàn)空行空列，沒(méi)有小計(jì)總計(jì)行列。

理想狀態(tài)下，設(shè)計(jì)規(guī)范化的Excel基礎(chǔ)表格是高效使用Excel的第一步，在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的時(shí)候，將結(jié)構(gòu)不一的原始數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換為規(guī)范化數(shù)據(jù)表，再進(jìn)行存儲(chǔ)。

然而有時(shí)候并不是所有的原始數(shù)據(jù)表都需要轉(zhuǎn)換為一維表進(jìn)行存儲(chǔ)，例如上篇提到原始數(shù)據(jù)表也包含手工錄入的數(shù)據(jù)表、接收到的匯總表，這些表格根據(jù)使用的需要，通常都為二維表，并且可能更新頻繁。如果使用時(shí)嚴(yán)格按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，并且保持表格結(jié)構(gòu)的一致性，也可以按照原結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)表格。

數(shù)據(jù)的規(guī)范化，是指單元格里的數(shù)據(jù)，必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。單元格可包含三種基本數(shù)據(jù)類(lèi)型，數(shù)值、文本、公式，時(shí)間日期本質(zhì)上屬于數(shù)值型。應(yīng)當(dāng)保持每列的數(shù)據(jù)類(lèi)型準(zhǔn)確和一致、屬性一致。

數(shù)據(jù)類(lèi)型準(zhǔn)確是指根據(jù)數(shù)據(jù)的性質(zhì)選擇對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型，比如銷(xiāo)量銷(xiāo)售額等就應(yīng)該存儲(chǔ)為數(shù)值，而不能是文本值；日期就應(yīng)該選擇對(duì)應(yīng)的日期類(lèi)型，而不是五花八門(mén)的文本值。

數(shù)據(jù)類(lèi)型一致要求同一列的數(shù)據(jù)是同一種數(shù)據(jù)類(lèi)型，避免在同一列同時(shí)存放數(shù)值和文本，或者文本和日期等混合類(lèi)型。

屬性一致是指同一列只有一個(gè)屬性。如下圖，“銷(xiāo)售額”和“銷(xiāo)量”是兩個(gè)屬性，不應(yīng)該存放在同一列里。

應(yīng)當(dāng)將不同屬性的數(shù)據(jù)，存放在不同的列。

規(guī)范化的數(shù)據(jù)表不僅僅有利于數(shù)據(jù)的管理，也為后續(xù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析提供優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)源，可以減少大量的手工操作，提高工作效率和準(zhǔn)確性。