發(fā)電子郵件可謂現(xiàn)代社會必備技能。作為工作學(xué)習(xí)中交流的重要方式，一封電子郵件能夠反映我們的風(fēng)格和能力。為了系統(tǒng)性彌補(bǔ)自己在這方面的短板，我搜集了大量關(guān)于郵件技巧的文章并系統(tǒng)閱讀。這樣做之后，我的確發(fā)現(xiàn)了一些多數(shù)人注意不到的問題，以及能為自己增色的小技巧，在這里分享給大家。
為保證文章結(jié)構(gòu)清晰，我準(zhǔn)備按照這幅圖中的順序，從發(fā)件頁面的每一項說起，談?wù)勥@些少為人知的郵箱技能點(diǎn)。
一、發(fā)件人
大部分人都認(rèn)為“發(fā)件人”這部分沒什么需要考慮的，設(shè)置默認(rèn)的就是賬戶名和郵箱地址嘛。但我們忽視了，“發(fā)件人”這一欄的目的，是要明確告訴對方我們是誰。所以，僅僅服從原設(shè)置，顯示我們的賬戶名和郵箱地址是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。很多人QQ郵箱的賬戶名依然使用自己的昵稱，很容易讓收件人看到之后感到困惑甚至反感。
我們要做的就是根據(jù)不同的郵件，設(shè)置發(fā)件人的名稱，以求對方看到郵件來源時就能知道發(fā)件人是誰。更要細(xì)心的是，有時候即使我們把自己的名字寫在了發(fā)件人一欄，依然不能讓對方準(zhǔn)確了解我們是誰，因為可能有人和我們重名。所以，不妨在姓名后加上能表明我們身份的簡潔信息，比如待辦事項或所屬單位等。
二、收件人、抄送和密送
部分人可能并不了解抄送和密送的功用。抄送(Carbon Copy)，又簡稱為CC。這一欄要放置那些應(yīng)該了解該郵件內(nèi)容但不必回復(fù)的人。了解了抄送的功能，我們就知道，有些郵件根本不必把所有須知悉者都放在收件人欄中。
而密送(blindcarbon copy)，簡稱BCC，意味著只有發(fā)信的人知道密送給了誰，但郵件接收者和抄送者都不知道發(fā)送者密送給了誰。同時，接收密送的人卻可以知道這份郵件發(fā)給了誰，并抄送給了誰，但不知道這封郵件同時又密送給了誰。密送的一個妙用在于，如果自己認(rèn)為某個郵件很重要，需要額外記憶或者留底保存，可以密送給自己。
關(guān)于抄送和密送的具體使用，要謹(jǐn)慎斟酌，避免給收件人帶來不好的感受。沒有必要抄送的回復(fù)類郵件，就要及時刪除抄送欄的收件人。而關(guān)于密送，一定要注意的是，要和被密送人交流好，防止被密送人全部回復(fù)，從而造成收件人知道“我們在打小報告”的尷尬局面。
三、主題
主題的意義在于最簡明地反應(yīng)郵件意旨，所以不可以空缺，不可以無意義，更不應(yīng)冗雜無章。
由于郵件的意義在于交流一些簡單重要的事項，所以每封郵件最好只涉及一件事，這樣也可以保證主題簡短明確。
關(guān)于主題的另一個細(xì)節(jié)，就是不要輕易在主題上標(biāo)注“緊急”或者“十分緊急”的字樣，因為這樣會給收件人一種很不友好的催促感。事情的緊急完全可以通過主題表現(xiàn)出來，比如說：“下午三點(diǎn)前需完成的報表”。
四、內(nèi)容
談及郵件內(nèi)容，首先，一定要有抬頭部分，注意使用恰當(dāng)?shù)姆绞椒Q呼對方，根據(jù)具體公私場合，時間地點(diǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)抄送情況，來使用不同的稱呼。
然后，關(guān)于正文，正文的首要特點(diǎn)是簡潔正式，不要使用過于口語化的語言和表情符號。另外，正文要只針對一件簡單重要的事情，保證對方能在兩三分鐘內(nèi)讀完，其他重要復(fù)雜的事情可以通過電話或者面談來解決。
在結(jié)構(gòu)和排版上，使用金字塔結(jié)構(gòu)，讓對方第一眼知道你的結(jié)論和目的。我們還要恰當(dāng)使用列表符號讓結(jié)構(gòu)清晰。同時，可以適當(dāng)使用粗體下劃線等方式進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)記，以不潦草混亂為宜。
當(dāng)然，為避免文風(fēng)過于生硬和機(jī)械，問候語和祝福語必不可少。至少在正文開始說一句“您好”，在結(jié)尾處附上感謝語和祝福語，比如“感謝您的配合”和“祝您一切順利”。
最后要談的簽名部分很重要。簽名部分不僅僅要寫明自己的姓名，還要根據(jù)具體郵件情況，列明自己的各類信息，比如電話、郵箱、地址、公司等等。
很多人的困惑在于，既然發(fā)件人部分已經(jīng)寫明了郵箱地址，為什么還需要在簽名處列明自己的郵箱。原因在于，經(jīng)多次轉(zhuǎn)發(fā)、回復(fù)以及群發(fā)的情況下，發(fā)件人郵箱地址可能消失了。而且，在簽名檔額外寫明自己的郵箱地址，本來就是節(jié)省對方心力的一種表達(dá)尊重的方式。
五、附件
我們要放在附件部分的文件，往往是為了讓對方核驗和修改的。如果僅僅為了讓對方閱讀和了解，在容量允許的情況下，放在正文內(nèi)可能更讓對方一目了然，省時省力。
如果放了附件，我們就要注意以下幾點(diǎn)。
首先，附件盡可能不壓縮，以減少對方操作步驟。同理，不壓縮的文件不要超過四個，避免浪費(fèi)對方時間。
然后，在文件必須壓縮的情況下，第一，要把壓縮文件正確命名，讓對方在未打開之前就知道文件是什么，文件名稱最好和對方期待一致；第二，要保證壓縮的文件能夠被正常打開，沒有壓縮錯誤；第三，在正文部分對附件進(jìn)行說明，最好說清文件各部分內(nèi)容摘要，如果能夠附帶說明下載方式和建議就更好。最后，一定要避免忘記添加附件的低級錯誤。
六、額外建議
除了以上針對郵件各部分的建議技巧之外，還有三個意在言外的竅門推薦大家牢記。
（一）養(yǎng)成良好的郵件寫作流程和習(xí)慣
郵件往來中最大的尷尬莫過于各種錯誤：附件忘加，錯別字叢生，格式不整等等。為了避免這些問題，我推薦大家形成良好郵件寫作習(xí)慣：先寫正文，加附件，然后檢查格式和錯別字，最后再填寫收件人和抄送密送。
這樣的最大好處在于絕對避免了誤發(fā)的情況，從而防止讓自己形象大打折扣。然后，憑借這樣的流程，我們就可以保證在檢查的時候，及時改正自己郵件的所有問題，從而讓附件完整好用，正文簡明得體、有人情味。
（二）固定回復(fù)郵件的時間和周期
之所以建議大家這樣做，是因為我們無法預(yù)計郵件的到來時間，有時也可能錯過郵件提醒，這樣就會導(dǎo)致一些重要的郵件看不到，或者回復(fù)不及時，從而錯過機(jī)會，造成麻煩。
根據(jù)郵件的性質(zhì)，有些需要在短時間內(nèi)立刻回復(fù)。針對這些郵件，我們就可以設(shè)置一個高頻率檢查周期。比如，我們可以根據(jù)自己的番茄工作時間，在每個休息時間內(nèi)把檢查郵件作為第一任務(wù)。假如自己的工作時間單元是一小時，這樣就保證了自己對關(guān)鍵郵件的回復(fù)時間不超過一小時，從而有效規(guī)避了回復(fù)遲延。
而針對那些不需要及時回復(fù)的郵件，我們可以在第一時間發(fā)現(xiàn)后先回應(yīng)一下，然后每天安排一個統(tǒng)一時間進(jìn)行處理和回復(fù)，從而提高效率，節(jié)約時間。
（三）定期整理自己的郵箱
最后一個小建議，就是定期整理自己的郵箱?？赡芎芏嗳瞬⒉恢酪寻l(fā)郵件和收件箱都是都可以進(jìn)行整理的。我們可以根據(jù)自己的喜好、事項的重要性、去設(shè)置標(biāo)簽，整理歸類。
如果我們養(yǎng)成了定期整理郵箱的習(xí)慣，就可以及時刪除廢舊郵件，標(biāo)記重要郵件，整合歸類郵件中的重要信息。這樣不僅能讓我們的郵箱更精簡，而且能提高我們的工作效率。下次老板讓我們再給他發(fā)一次某郵件，或者我們想起了某個郵件中的重要記錄，之前的整理就會發(fā)揮作用，讓我們事半功倍。
以上，就是在我眼中少數(shù)人知道的郵件技能了，相信了解了這些盲點(diǎn)，我們肯定會脫離郵件小白的狀態(tài)，把郵件技能變成自己的閃光點(diǎn)。
