每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都是折翼的天使，來到世間背最重的鍋，吵最難的架。項(xiàng)目順利時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理半夜下班；項(xiàng)目不順利時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理不下班。
為了幫助如此艱難的項(xiàng)目經(jīng)理減輕負(fù)擔(dān)，PMO（項(xiàng)目管理辦公室）成立了。話雖如此，很多PMO卻走上了管理和限制項(xiàng)目經(jīng)理的不歸路。PMO習(xí)慣性設(shè)置一道道繁瑣的流程來拉低項(xiàng)目效率，使本就繁忙的項(xiàng)目經(jīng)理更加負(fù)重前行。
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，更希望PMO是自己的家和靠山，自己沖鋒陷陣，后背永遠(yuǎn)有PMO守護(hù)。對(duì)于PMO來說，項(xiàng)目經(jīng)理就應(yīng)該是這個(gè)家庭的一群孩子，要關(guān)愛、幫助、指引他們成長(zhǎng)，讓他們更加輕松和優(yōu)秀。
如何將PMO從Project Management Office變成Project Manager hOme？可以從以下四個(gè)方面入手。
1、保障項(xiàng)目管理的整體環(huán)境
項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目，最大的工作量在于和各部門溝通，督促各部門按項(xiàng)目計(jì)劃履行自己的職責(zé)。然而大多數(shù)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理很難獲得各職能部門的全力配合，這個(gè)項(xiàng)目管理帶來了很大的阻礙。
對(duì)于這種既通用又關(guān)鍵的問題，就輪到PMO登場(chǎng)了。不論通過關(guān)系管理還是行政溝通，或者制定共贏制度、激勵(lì)制度，PMO出面與各部門達(dá)成對(duì)項(xiàng)目的一致價(jià)值觀，都將很大程度促進(jìn)各部門對(duì)項(xiàng)目的支持。項(xiàng)目經(jīng)理的工作難度也會(huì)大幅降低。
所謂保障項(xiàng)目管理環(huán)境，并不是代表組織層級(jí)出面溝通其他部門這么簡(jiǎn)單。因?yàn)轫?xiàng)目管理的整理環(huán)境不僅包括外部環(huán)境還有內(nèi)部環(huán)境。除了組織層級(jí)這樣的“大事”還有很多細(xì)枝末節(jié)的“小事”會(huì)影響項(xiàng)目經(jīng)理的工作狀態(tài)。
比如把項(xiàng)目獎(jiǎng)金包多爭(zhēng)取30%，一定能讓項(xiàng)目經(jīng)理心情愉悅。又比如為某個(gè)項(xiàng)目開辟了專屬會(huì)議室，項(xiàng)目經(jīng)理開會(huì)再也不用到處找會(huì)議室了。還有對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理下班晚的現(xiàn)象，為他們準(zhǔn)備一份深夜暖心宵夜，也會(huì)讓疲憊的夜晚變得溫暖。
通過保障項(xiàng)目管理環(huán)境，PMO可以很溫暖，帶給項(xiàng)目經(jīng)理安心和舒心。在這樣的溫馨環(huán)境下艱苦奮斗，疲憊和無助也會(huì)減輕許多。
2、維護(hù)項(xiàng)目管理的基本流程
項(xiàng)目經(jīng)理沖進(jìn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，很容易迷失在繁雜的瑣事中。比如明天就要給客戶送樣了，今天產(chǎn)出的樣品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理很容易妥協(xié)一些不符合流程的措施?？此平鉀Q了眼前的窘境，卻可能為后續(xù)工作埋下了巨大隱患。
有詩云“身在山中不見山，卻因遠(yuǎn)看更孱顏”。不論戰(zhàn)士在戰(zhàn)場(chǎng)上，還是消防隊(duì)員在火場(chǎng)中，都如同“身在山中”，并不知道整體狀況有多么險(xiǎn)峻，隨時(shí)可能走入彎路或?qū)?zhàn)局引入危險(xiǎn)。必須要偵察兵、指戰(zhàn)員這樣的角色進(jìn)行“遠(yuǎn)看”，才能及時(shí)提供指引，維持整體方向正確。
PMO在項(xiàng)目管理中就是這樣偵察兵、指戰(zhàn)員的角色。項(xiàng)目基本流程是經(jīng)過無數(shù)企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)踐中得出的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是一套能夠避免項(xiàng)目走彎路或造成重大損失的有效方法論。PMO要時(shí)刻維護(hù)各項(xiàng)目保持在項(xiàng)目基本流程中，就是對(duì)項(xiàng)目的“遠(yuǎn)看”。
比如項(xiàng)目變更要走變更流程，才能保證項(xiàng)目可追溯。又比如費(fèi)用預(yù)算必須嚴(yán)格控制，才能保證項(xiàng)目不虧本。項(xiàng)目經(jīng)理因?yàn)檠矍暗默嵤露雎赃@些基本流程時(shí)，PMO要及時(shí)指出并規(guī)范，才能避免項(xiàng)目造成更大損失。
維護(hù)項(xiàng)目基本流程不是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的限制，而是對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的保護(hù)。PMO要堅(jiān)持，項(xiàng)目經(jīng)理也要理解。
3、提高項(xiàng)目管理的人員效率
PMO這個(gè)家不僅有保護(hù)和關(guān)心項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任，也有幫助項(xiàng)目經(jīng)理成長(zhǎng)提高的義務(wù)。
每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都是從懵懂無知的萌新成長(zhǎng)為獨(dú)當(dāng)一面的大將的。這個(gè)成長(zhǎng)過程因個(gè)人的天分和努力程度而不同，有的項(xiàng)目經(jīng)理做一個(gè)項(xiàng)目就蛻變成長(zhǎng)一次，有的項(xiàng)目經(jīng)理做了若干項(xiàng)目依然沒有悟得要領(lǐng)。
從績(jī)效的角度講，項(xiàng)目經(jīng)理有優(yōu)劣之分?？蓮腜MO的角度講，每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都是這個(gè)家庭的孩子，就不該被放棄或嫌棄。有哪個(gè)家長(zhǎng)會(huì)因?yàn)楹⒆犹熨Y不足而放棄呢？
PMO有義務(wù)幫助每一名項(xiàng)目經(jīng)理更加高效的成長(zhǎng)提高。PMO能夠掌握所有項(xiàng)目運(yùn)行的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，還可以收集業(yè)界乃至所有項(xiàng)目管理實(shí)踐的卓越經(jīng)驗(yàn)。通過對(duì)這些信息的整理歸納，是很容易發(fā)現(xiàn)每一名項(xiàng)目經(jīng)理的強(qiáng)項(xiàng)和短板的。有規(guī)劃的幫他們發(fā)揮強(qiáng)項(xiàng)，補(bǔ)齊短板，輔以一些必要的指導(dǎo)和建議，能夠幫項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)現(xiàn)事半功倍的提高。
PMO不僅可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理短期快速提升，還可以為項(xiàng)目經(jīng)理規(guī)劃長(zhǎng)期成長(zhǎng)基線。通過能力維度的劃分和能力地圖的繪制，項(xiàng)目經(jīng)理將直觀看到未來需要掌握的知識(shí)和技能。將自己的成長(zhǎng)和工作相結(jié)合，未來掌握在項(xiàng)目經(jīng)理自己手中，有規(guī)劃的職業(yè)生涯，才能有機(jī)會(huì)開掛。
提高項(xiàng)目管理的人員效率，既是PMO的職責(zé)，也是PMO的專屬。做好人員效率提升，是對(duì)個(gè)人和集體的雙贏貢獻(xiàn)。
4、整理項(xiàng)目管理的各項(xiàng)成果
項(xiàng)目經(jīng)理作為先鋒部隊(duì)沖鋒陷陣，也需要后勤部隊(duì)打掃戰(zhàn)場(chǎng)。不論項(xiàng)目過程輸出的各項(xiàng)文件，還是各類問題解決形成的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，都變成了這個(gè)項(xiàng)目的重要成果。這些成果的價(jià)值不低于項(xiàng)目成功的價(jià)值，因?yàn)檫@些成果可能幫助更多的項(xiàng)目以更小的代價(jià)獲得成功。
項(xiàng)目經(jīng)理作為直接經(jīng)歷者，總結(jié)出的成果確實(shí)更加客觀準(zhǔn)確。但優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理容易忽略一些對(duì)他來說很基礎(chǔ)的成果，繁忙的項(xiàng)目經(jīng)理容易忘記停下來總結(jié)和反思，稚嫩的項(xiàng)目經(jīng)理還無法判斷哪些內(nèi)容更加高質(zhì)量。只有PMO可以從中拉通，幫助不同的項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)整理必要的成果。
PMO整理項(xiàng)目成果的另一項(xiàng)意義在于組織過程資產(chǎn)的積累。學(xué)習(xí)過PMP的項(xiàng)目經(jīng)理都知道組織過程資產(chǎn)的重要性，遇到項(xiàng)目難題時(shí)，如果有完善的組織過程資產(chǎn)可供查閱，是可以快速找到答案的。這比口口相傳的詢問高效很多，可信度也會(huì)高出很多。
最頂尖的咨詢公司有一項(xiàng)重要的財(cái)富，就是掌握著業(yè)界最先進(jìn)最成功的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在給任何公司做咨詢的時(shí)候都能匹配到更好的解決方案。PMO在公司內(nèi)項(xiàng)目管理領(lǐng)域也要做這個(gè)最頂尖的咨詢公司，收集歷史上和現(xiàn)行的每個(gè)項(xiàng)目的重要成果，為未來項(xiàng)目提供更好的解決方案。項(xiàng)目經(jīng)理自然會(huì)把PMO當(dāng)成家一樣熱愛。
PMO的初衷是撐起所有項(xiàng)目高效運(yùn)轉(zhuǎn)，而不是高高在上做領(lǐng)導(dǎo)。獲得項(xiàng)目經(jīng)理尊重的PMO，遠(yuǎn)比高壓控制項(xiàng)目經(jīng)理的PMO更有價(jià)值。愿每一個(gè)PMO都成為項(xiàng)目經(jīng)理的家。
