早上，7：30，鬧鐘響起。
因?yàn)橥砩纤⑹謾C(jī)太晚，備感疲憊，拖著沉重的身體，把向往自由的靈魂召喚回來，靈魂附體后，匆忙洗漱，換衣服，上班。
急急忙忙來到辦公室，第一時間打開郵箱，一大堆新鮮出爐的郵箱bilingbiling閃亮登場。
揉揉眼睛，開始瀏覽郵件，發(fā)現(xiàn)一件可以立即解決的郵件，第一時間回復(fù)，爽！哇，又有一件事情，立刻打電話回復(fù)，爽！
一不小心就到了11點(diǎn)，時間過得好快。
尿意已經(jīng)非常濃烈，幾步小跑上個廁所，喝幾口水，繼續(xù)工作。
上面的畫面是你的工作日常嗎？
如果你覺得事情太多，郵件太多，經(jīng)常加班，你應(yīng)該好好閱讀此文。
郵件管理的方法很多，outlook的功能已經(jīng)非常強(qiáng)大，關(guān)鍵是找到適合自己的方式。
基于我的經(jīng)驗(yàn)，整理提煉三個可操作方法分享如下。
1. 瀏覽全部+立即分類
有人不贊成早上把郵件都瀏覽一遍，我的經(jīng)驗(yàn)是瀏覽+回復(fù)+分類同步進(jìn)行。
我曾經(jīng)使用過插小紅旗標(biāo)識的方法，發(fā)現(xiàn)并不如按顏色分類有效。
Outlook 2007中，郵件的后面都會有一個圓角正方形的“類別”標(biāo)記，點(diǎn)擊它就能夠快速為郵件設(shè)置不同的顏色，用以標(biāo)記郵件的類別。
我個人的分類（我的截屏只有英文版，對照你的郵箱可以找到分類管理圖標(biāo)）：
藍(lán)色：Done - 完成
綠色：Ignore - 忽略
黃色：Pending - 懸而未決
紅色：To Do - 需要回復(fù)
你可以根據(jù)個人具體情況和喜好進(jìn)行類別管理。
早上來公司，我滿心歡喜看著郵件涌入。
按照從時間倒序開始瀏覽，這樣很多連續(xù)劇的郵件在開始就都看過，后面的郵件很多可以直接忽略。
可以立即處理的，比如回復(fù)：好的，沒問題，OK......或直接授權(quán)其他人做的，立即處理，標(biāo)記藍(lán)色：Done - 完成。
和我工作不相關(guān)的，參考類郵件，直接標(biāo)記綠色：Ignore - 忽略。
不能當(dāng)下回復(fù)，需要請示老板，或者找客戶，詢問下屬細(xì)節(jié)的才能回復(fù)的，標(biāo)記黃色：Pending - 懸而未決。
大BOSS發(fā)來的指示/任務(wù)等重要等級最高的郵件，標(biāo)記紅色：To Do - 需要回復(fù)。
這個過程在30分鐘可以全部完成。
早上，午飯后，下午四點(diǎn)前，總之找一段固定時間，集中處理。
所以，任務(wù)已經(jīng)集中在紅色和黃色兩種需要處理的郵件。
一鍵點(diǎn)擊郵件排序小三角，選擇類別，所有紅色和黃色需要處理的郵件立即呈現(xiàn)。
注意是：毫不費(fèi)力——立！即！呈！現(xiàn)！
2. 提早上班+晚上日清
據(jù)美國博客網(wǎng)站Gawker的萊恩-塔特描述，庫克早晨4：30左右就開始收發(fā)電子郵件。庫克早晨5點(diǎn)通常就已在健身房鍛煉，而且人們稱他總是第一個到辦公室。
喬布斯生前也習(xí)慣早起，他通常早晨6：00左右開始一天的工作。
思科首席技術(shù)兼戰(zhàn)略官帕沃里奧通常早晨4：30起床，用1小時查閱郵件，之后再閱讀新聞、鍛煉身體并準(zhǔn)備送兒子去上學(xué)，沃里奧最晚8：30出門上班。
其他牛逼的CEO我就不用一一列舉了，你可以觀察你公司里面那些來的最早的人都是什么人，保潔阿姨除外。
如果覺得自己太累，工作效率無法提高，建議是盡量提早到達(dá)辦公室，會讓你一天都輕松應(yīng)對。
早上的時間非常寶貴，人少，可以整理思路，安排優(yōu)先級和日程。
切忌，一直盯著電腦等郵件到來。
我的同事James,經(jīng)常加班到晚上九點(diǎn)以后，我有時候甚至收到他十點(diǎn)以后回復(fù)郵件，我好奇問他為什么每天那么晚，他說要處理郵件啊。
后來才知道，過了下班時間，他也會盯著屏幕，等待郵件到來。來了就處理，來了就處理，直到確實(shí)累了，才關(guān)電腦走人，早上碰頭還會說，“唉，昨天晚上太累了，還沒忙完就走了?！?/p>
如果你習(xí)慣下班后答復(fù)郵件，那么你的同事和客戶就會習(xí)慣性等下班后給你發(fā)郵件并期待你給出答復(fù)。
其實(shí)可以設(shè)定某個時間以后的郵件不回復(fù)（算第二天郵件），比如18：00以后，當(dāng)然，大BOSS和特殊情況除外。
下班之前，一鍵點(diǎn)擊，再次復(fù)查紅色和黃色標(biāo)簽郵件。能處理的當(dāng)天處理，不能處理的心里有數(shù)，這樣不會漏掉重要郵件，重要的事情也在自己的清單上面。
發(fā)件箱管理，同上。
3. 郵件主題+定期存檔
在我看來，郵件的主題的撰寫非常重要，主題關(guān)鍵詞篩選可以幫助你在成千上萬封郵件中找到你需要的郵件，也可以讓收件人重視你發(fā)的郵件，盡快得到答復(fù)。
類似你的“文字指紋”，你自己命名的郵件主題，留下比較深刻的印象。
舉例，同樣是收集信息，不同的主題會有不同的效果。
主題? 【HRD2017 Q3季度報告_員工滿意度調(diào)研結(jié)果反饋_提交時間7月20日】
主題? 【員工滿意度結(jié)果反饋】
主題? 【數(shù)據(jù)收集】
如果用主題?，回復(fù)郵件的人會直接在你命名的郵件點(diǎn)擊回復(fù)，即便是兩年后，你還可以很輕松在存檔文件夾中找第三季度的員工滿意度調(diào)研結(jié)果反饋。
主題關(guān)鍵詞搜索：【Q3】? 【員工滿意度反饋】——就會出現(xiàn)你要的信息。
倘若省事，命名【數(shù)據(jù)收集】，基本上你是很難找到歷史郵件。
而找到相關(guān)歷史郵件的速度，信息管理的能力直接決定了你的工作效率。
除非垃圾郵件，我不會刪除已經(jīng)處理的任何郵件。現(xiàn)在公司outlook容量都非常大?？梢园凑漳晗拗苯哟鏅n到本地文件夾。
好處是，需要查找信息，立刻能找到。
很多人大部分時間都用在找，找不到，問別人，下次還是找不到的循環(huán)中。
關(guān)于存檔（Achive）。處理過的郵件在收件箱（Inbox）內(nèi)，不刪除，然后復(fù)制到其他按照你工作習(xí)慣建立的文件夾中，可以根據(jù)你的喜好，設(shè)置多維度的查找郵件路徑，比如：
? 業(yè)務(wù)維度：存檔到本地按業(yè)務(wù)分文件夾（比如：招聘，培訓(xùn)，績效......）
? 時間維度：存檔到本地按照時間分文件夾（比如：2015，2016，2017......)
? 人物維度：存檔到本地按照人物分文件夾。
重點(diǎn)來了：
能打電話或面談就不要發(fā)郵件，郵件這東西，你發(fā)的越多，收的越多。重要的是解決問題，不是“享受“處理郵件。
——菲凡
仔細(xì)體會和執(zhí)行這句話，至少可以提升效率50%。
菲凡：坐標(biāo)上海，長期混跡于外企500強(qiáng)，我個人思維和經(jīng)驗(yàn)的局限導(dǎo)致我的分享并不能代表整個中國職場，當(dāng)然如果對你有些許幫助，你可以手動點(diǎn)贊，不同觀點(diǎn)，開放討論。
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