“連最基礎(chǔ)的工作你都做不好，以后還能交給你什么重要的工作？”，初入職場(chǎng)的小白因?yàn)榻o領(lǐng)導(dǎo)訂機(jī)票的時(shí)候填錯(cuò)身份證號(hào)碼，被領(lǐng)導(dǎo)一通亂罵。
遇到這么不靠譜的下屬，哪位領(lǐng)導(dǎo)不窩火。千里之堤，潰于蟻穴。工作中，細(xì)節(jié)決定成敗。
在《細(xì)節(jié)的力量》一書中，作者FLANAGAN裕美子結(jié)合自己20多年的行政秘書工作經(jīng)驗(yàn)，從基礎(chǔ)技能、應(yīng)對(duì)上司、解決問題、面對(duì)失敗和自我提升五個(gè)維度，總結(jié)了51個(gè)工作中必須注意的細(xì)節(jié)，為工作不順的職場(chǎng)人提供能夠了輕松工作的技巧。
這51個(gè)工作細(xì)節(jié)至少解決了如何減少失誤、如何有效溝通、如何自我提升這三個(gè)職場(chǎng)難題。本文將從這三個(gè)問題切入，給大家分享裕美子的工作技巧。
如何減少失誤？
墨菲定律告訴我們，凡是可能出錯(cuò)的事，有很大幾率會(huì)出錯(cuò)。從工作的角度來看，可以理解為“失誤是不可避免的”。
既然失誤不可避免，我們就應(yīng)當(dāng)盡可能地減少失誤。裕美子是這樣做的：
1.預(yù)先準(zhǔn)備
試想一下，什么樣的工作是讓你游刃有余的？我想起碼是你熟悉的工作。對(duì)于全新的工作內(nèi)容而言，你無法熟悉，唯一的辦法是提前做好一切準(zhǔn)備。
預(yù)先準(zhǔn)備這個(gè)工作細(xì)節(jié)必須貫穿工作的始終。
裕美子的秘訣是從早晨上班的路上就開始為工作做準(zhǔn)備。盡管通勤時(shí)間不長(zhǎng)，但她會(huì)思考一下當(dāng)天有哪些工作需要做，然后根據(jù)工作急緩排序，并記錄在手機(jī)上避免遺漏。
2.親自確認(rèn)
最近，工作上犯了一個(gè)小錯(cuò)誤。原本打算讓專門負(fù)責(zé)收發(fā)的同事去分公司的時(shí)候順便幫我捎個(gè)文件，于是按照原先的做法，給文件套上信封，再寫上收件人的名字、部門，放在那位同事桌上。
由于已經(jīng)是午休時(shí)間，我心想，他應(yīng)該知道怎么做的，還是不要打擾他午休了。結(jié)果，這位同事沒有拿這份文件就走了。
人確實(shí)很容易產(chǎn)生慣性思維。在職場(chǎng)中，“我們一直都是這么做的，從來沒有出過問題”，“聽說是這樣的”，“他應(yīng)該知道要那樣做，不用我再確認(rèn)了”等說辭十分常見。
然而，事物是動(dòng)態(tài)的、變化的，過于想當(dāng)然容易因?yàn)榍閯?shì)變更導(dǎo)致失誤。因此，不要想當(dāng)然，盡量親自確認(rèn)，反而是一種減少工作失誤、提高工作質(zhì)量的重要方法。
3.反復(fù)檢查
裕美子要求自己對(duì)工作必須做到“檢查三次”。
以撰寫報(bào)告為例，第一次要大致瀏覽一遍全文，第二次要逐字閱讀關(guān)注細(xì)節(jié)部分，第三次則要先把報(bào)告放一邊，3-5分鐘后再從全新的角度去檢查內(nèi)容。
如何有效溝通？
無效的溝通，多源于“想當(dāng)然”。想破除“想當(dāng)然”實(shí)現(xiàn)有效溝通，就要做到善于觀察，勇于表達(dá)，精準(zhǔn)表達(dá)。
1.善于觀察
每個(gè)人的個(gè)性、處理問題的方式是不同的。想要有效地溝通，最重要的一點(diǎn)是要做到“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。
舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，領(lǐng)導(dǎo)喜歡在早上批文件，你卻硬要在下午給他看文件，那么獲得否定地概率會(huì)明顯增加。
那么，我們是如何知道“領(lǐng)導(dǎo)喜歡在早上批文件”這個(gè)要點(diǎn)呢。答案就是要多觀察，越了解對(duì)方，越能按對(duì)方的喜好來推進(jìn)工作。
2.勇于表達(dá)
在中國(guó)的職場(chǎng)中，有著與日本類似的語境，那就是不好意思給上司、同事添麻煩。常見的場(chǎng)景就是，明明生病了卻硬挺著去上班，但因?yàn)闋顟B(tài)不佳，反而影響了工作。
比如，裕美子就曾因?yàn)槌粤酥固燮瑢?dǎo)致工作疏失，被上司責(zé)罵。其實(shí)她也很委屈，覺得自己明明已經(jīng)帶病上班了，為什么還要被指責(zé)。
上司的回應(yīng)是：說明清楚狀況才是成年人的工作方式。即使是一件小事，沒有溝通好，也可能變成大問題，所以“勇于表達(dá)”這一點(diǎn)非常重要。及時(shí)溝通可以避免與他人發(fā)生誤解，也避免工作受影響。
3.精準(zhǔn)表達(dá)
在中國(guó)的文化語境中，我們尊崇謙虛這種美德。職場(chǎng)中，最常見的表現(xiàn)就是，喜歡使用“可能”、“應(yīng)該”等含糊不清的詞語。
在上一節(jié)中我們談到如何減少失誤，細(xì)心的你可能已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了，那些失誤恰恰源自于在工作環(huán)節(jié)中不夠精準(zhǔn)。不精準(zhǔn)的表達(dá)會(huì)給人工作不夠?qū)I(yè)的負(fù)面印象，因?yàn)樵诠ぷ髦校е晾?，差之千里?/p>
身在職場(chǎng)，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到：被提問時(shí)對(duì)方除了想知道正確答案外，還包含了“如果現(xiàn)在回答不上來，就馬上調(diào)查好再匯報(bào)”這層意思。
如果很確定，那么就要用直接、肯定性的表達(dá)，省去“可能”“應(yīng)該”一類模棱兩可的詞語。面對(duì)不知道、不清楚、不確定的問題時(shí)，正確的做法是如實(shí)匯報(bào)情況，立刻去調(diào)查清楚。
如何自我提升？
1.直面失敗
失敗是失誤的連鎖反應(yīng)，同樣也是不可避免的。與其把時(shí)間花費(fèi)在后悔與惆悵中，不如直面失敗，在失敗中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。
《黑匣子思維》一書中也強(qiáng)調(diào)了這個(gè)觀點(diǎn)。令我印象深刻的例子是在國(guó)內(nèi)頗受歡迎的品牌戴森。創(chuàng)始人戴森為了完善雙層氣旋分離器這項(xiàng)技術(shù)，進(jìn)行了5127次試驗(yàn)。
實(shí)驗(yàn)次數(shù)如此精確，是因?yàn)樗麑?duì)每次試驗(yàn)都進(jìn)行了詳細(xì)的記錄、分析。可以說，戴森的成功正是因?yàn)樗泵媸?，不斷試錯(cuò)。
2.敢于冒險(xiǎn)
阻礙職場(chǎng)人自我提升的另一大障礙是被動(dòng)工作。簡(jiǎn)單地說，就是等上司命令或者同事提出要求之后才會(huì)采取行動(dòng)。這樣確實(shí)四平八穩(wěn)、不會(huì)犯錯(cuò)，但沒有冒險(xiǎn)就沒有成長(zhǎng)。
裕美子提出了兩個(gè)工作技巧：
1.不要否定新想法：流水不腐，戶樞不蠹。信息時(shí)代，世界瞬息萬變。新的想法恰恰是推動(dòng)工作的動(dòng)力。
2.先行動(dòng)再思考：千里之行，始于足下?！跋氲锰?，而做得太少”是職場(chǎng)人的通病。猶豫不決中，時(shí)間、機(jī)會(huì)都悄悄溜走了。
“敢于冒險(xiǎn)”這點(diǎn)用于評(píng)價(jià)今日頭條創(chuàng)始人張一鳴就再貼切不過。2011年，張一鳴辭去了“九九房”CEO的職務(wù)，在沒技術(shù)、沒條件、沒資金的情況下了創(chuàng)立了“今日頭條”。
當(dāng)時(shí)內(nèi)容分發(fā)在國(guó)內(nèi)還不被人看好。盡管四處四處碰壁，備受冷眼，但他沒有否定自己創(chuàng)業(yè)初衷，以行動(dòng)創(chuàng)造了新的互聯(lián)網(wǎng)巨頭。
3.全力以赴
“我已經(jīng)盡力了”，這是我在初入職場(chǎng)時(shí)常有的想法。當(dāng)工作多年后，再回顧過往經(jīng)歷，我發(fā)現(xiàn)：那些我以為的盡力只是我以為。
裕美子在書中寫道，曾經(jīng)的上司在全力以赴這點(diǎn)上的觀點(diǎn)是：在自己獲得能夠接受的結(jié)果后，才能說出“已經(jīng)做了能做的事”這句話。
與此相呼應(yīng)的是，裕美子反對(duì)“為了逃避困難換工作”。她認(rèn)為，在嘗試完自己所有能做的事情之后才應(yīng)該考慮換工作。
由于換過不少工作，這點(diǎn)我有切身的體會(huì)。工作中遇到的困難，比如無聊的工作內(nèi)容、不融洽的人際關(guān)系，在任何工作中都會(huì)遇到，換工作并不沒有解決實(shí)際問題，只是這個(gè)問題暫時(shí)被回避了。
當(dāng)意識(shí)到這一點(diǎn)后，我現(xiàn)在的做法就是嘗試去解決那些問題，而不是簡(jiǎn)單的逃避。
《細(xì)節(jié)的力量》這本書雖然僅有12萬字不到，但是作者裕美子將20年職業(yè)生涯中的工作經(jīng)驗(yàn)、技巧總結(jié)為51個(gè)職場(chǎng)小事，給予迷茫的職場(chǎng)人提供了行之有效的工作指南。
作者簡(jiǎn)介：楠孩子，熱愛閱讀，喜歡寫作，以閱讀和寫作為自己的終身生活方式。
