EXCEL基礎應用（一）：利用Excel快速處理匯總考勤數(shù)據(jù)（上） - 三茅自選課程 - 三茅人力資源網(wǎng)
馬上又要月底了，又要面臨著把從刷卡機里導出的12月的考勤數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。我們總不能還是花幾天時間來手工處理這些考勤數(shù)據(jù)吧？前天晚上給HR們上課，正好介紹到考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的一個例子，現(xiàn)在拿出來跟大家分享。
實際數(shù)據(jù)如下圖所示，從打卡機導出的數(shù)據(jù)是一個流水，要求：
1、找出每個人最早打卡時間和最晚打卡時間；
2、判斷每個人每天的遲到、早退情況、加班情況。
說明：出勤時間標準是8:00-17:30，18點以后為加班時間。
這個表格數(shù)據(jù)的特點是：每個人的刷卡數(shù)據(jù)有好幾個，分成了幾行保存，而且刷卡日期和時間是保存在一個單元格，因此我們首先要把刷卡日期和時間分開，這個工作可使用“分列”工具欄完成，處理結(jié)果如下：
剩下的問題，就是要解決本文前面提出的問題了。這些問題的解決，有很多方法，其中一個最容易掌握、也最簡單的方法，是利用簡單的幾個函數(shù)IF、COUNTIFS、INDEX函數(shù)進行處理。下面進行具體說明。
在右側(cè)插入一個輔助列，標題為“第幾次刷卡”，在單元格F2輸入公式=COUNTIFS($B$2:B2,B2,$D$2:D2,D2)，往下復制，就可以統(tǒng)計E列的某個刷卡時間是某人某天的第幾次刷卡了。
再插入兩個輔助列，標題分別為“最早刷卡”和“最晚刷卡”。
在單元格G2輸入公式=IF(F2=1,E2,"")，往下復制，即可得到某個人在某天的最早刷卡時間。
在單元格H2輸入公式=IF(G2<>"",INDEX(E2:E875,COUNTIFS(B:B,B2,D:D,D2)),"")，往下復制，即可得到某個人在某天的最晚刷卡時間。
這三個公式的思路、邏輯和原理，這里就不再細說了。
這樣，就得到了如下的處理結(jié)果。
將F列至H列的公式，采用選擇性粘貼的方法轉(zhuǎn)換為數(shù)值，然后篩選出所有空值單元格，予以刪除，并刪除E列和F列，就得到下面的每個人的刷卡考勤數(shù)據(jù)，以此數(shù)據(jù)來做考勤計算：
在此表格的右側(cè)進行遲到、早退、加班的計算，數(shù)字1表示遲到或早退，具體的時間表示加班時間，如下表：
其中，各單元格的公式分別如下：
單元格G2：=IF(E2>8/24,1,"")
單元格H2：=IF(F2<17.5/24,1,"")
單元格I2：=IF(F2>18/24,F2-18/24,"")
最后再對這個數(shù)據(jù)表進行透視匯總分析，就得到每個人這個月的遲到、早退、加班匯總數(shù)據(jù)，如下：
大家看到了吧，考勤數(shù)據(jù)的處理并不復雜，也不難，只要掌握了Excel的幾個實用技能（分列工具、常用函數(shù)、透視表），就可以在幾分鐘把看起來繁瑣無比的考勤數(shù)據(jù)進行高效快速處理和統(tǒng)計匯總。
