當我在律所分享心得時，我發(fā)現我的分享受到眾多律師的歡迎。
作為執(zhí)業(yè)多年的民商事律師，我分享了一個案件管理的主題：“案件進展、案件資料、客戶資料、日程提醒如何最大限度做到可視化？”
什么是可視化？在我看來，可視化可以是根據問題的層次，聚合信息，并以最佳的“可視化”方式達到信息的共享與協作。
關于案件進度、案件資料、客戶資料、日程創(chuàng)建的同步管理，這個問題曾經很困擾我，相信很多律師也被這個問題困擾過。我曾經試過很多文件整理方法和工具，但沒有一個普適性的工具能夠滿足我目前的作需求。
分享之前說下自己曾經的失誤：
我曾經弄丟過幾百G的資料，最狠的一次是電腦和硬盤在同一天壞掉，從此留下后遺癥，電腦上的文件全部都要備份，而且是多次備份。
我電腦上的文件歸納整理起來，主要有三類：案件材料、客戶資料、知識積累。
所以我通常是從這三大塊入手，進行縱向細分整理。比如，常規(guī)案件路徑：案件文件夾→具體案件名→案件要素夾→文檔、表格、圖片、整合材料。
當然，這種常規(guī)操作到最后通常會遇到一個難題：縱深太深，查找任何資料都要經過這每一層路徑，層層打開，也挺麻煩。
尤其是在處理批量案件時，可能還會增加項目、子項目這樣的母文件夾。隨著業(yè)務量越來越大，文件夾的層級只會增加。
而且這樣也導致了備份困難，每次備份也都是按照這個思路再來一遍，又是一項大工程。
還有一次嚴重的失誤是：
在我未曾有【案件進度管理】意識時，曾經錯過了開庭時間，將兩個案件的程序階段弄混，甚至有跑錯法庭的經歷。
當然，你可以說我這是身為律師本不改犯的低級錯誤，但這也充分說明了即使在你手頭上沒幾個案件的時候就要有【案件進度管理】的意識。
所以對于案件進度管理，我會利用excel做成案件匯總表，用不同的顏色表明訴訟進展，顯示已完成、未完成等狀態(tài)，同時還可以根據日期、金額等進行重新排序和整理。
但excel表格無法存儲大量的文件資料，所以我會用過堅果云和印象筆記，文檔資料可團隊共享，存儲容量也差不多。
然后到了每周五下午，對本周的工作進行回顧總結，對下周的工作進行安排。
根據工作安排，使用滴答清單進行項目和日程管理，就不必擔心在繁雜事務中遺忘重要事件，更專注地處理當下的事務。
但是漸漸發(fā)現，我的案件進度、項目、文件、日程是分散管理的。
表格看案件進度、滴答清單做項目日程管理、印象筆記做文件存儲......多個工具管理無法解決時效性和可視化的問題，甚至容易引起細節(jié)上的失誤。
不過近期我發(fā)現了更高效的管理方法和工具，現在將我的管理方法分享給大家。
用過律師工具的都知道，這些工具無非就是案件管理、文件資料管理、案例法規(guī)檢索。
我現在用的這個工具和一般的律師工具相比，優(yōu)勢在于案件管理是在excel表格的基礎上升級的智能表格，可以無限次上傳多格式文件，包括word文檔、pdf文檔、圖片和視頻，在表格中就能形成證據清單或資料清單；查找時在一個路徑可以最大程度地整合所有信息，類似這樣：
還可以直接在表格中插入舉證日期、開庭日期、答辯期限、反訴截止日等，插入的日期即創(chuàng)建了日程，微信會發(fā)送【日程提醒】。
總之，這個工具集合了案件進度管理、資料管理、日程管理等，這是一個很小眾的律師工具，叫【和訟】。
鑒于每個律師管理案件的要求與程序不一，下面，我僅以自己的案件作為講解的例子（關于隱私問題下面的名字和案件信息有修改及虛構），將工作流程結合軟件工具，希望能夠幫助各位律師找到好的工作方法。
01、創(chuàng)建案件基本信息
首先打開【和訟】，進入項目模塊，左側按照分類創(chuàng)建項目，如執(zhí)行類、訴訟類、仲裁類、專項類、常法類，根據案件類型創(chuàng)建表格，每個分類都有一個表格模板，很方便增刪。
主要記錄案件當經辦律師、項目文件、重要日期、案由案號等相關基本信息。
02、插入類案流程模板
除了法律法規(guī)之外，有時候類似判例也很有指導作用。在沒有思路的情況下，類似案例是比較好的啟發(fā)索引，能夠指導律師如何去準備自己承辦的案件。
所以這個對于律師助理或青年律師很友好。我可以從右側【拖拽】一個【類案流程模板】到表格，【打開大綱】可以編輯修改。
【類案流程模板】的搭建完全依照律所業(yè)務規(guī)律，圍繞辦案過程中的“接案—庭審—結案”三大版塊展開工作，查詢、執(zhí)行、審核更方便，我認為是可以提升律所業(yè)務管理效率的。
大綱式的類案流程模板，對案情梳理極為方便，層級清晰后，有些臨場調整也會很快。通過模板整理下來的一些項目經驗、案件經驗又可以作為知識管理內容復用到以后的工作當中。
更高效的一點是，大綱可以拖拽任務執(zhí)行人與執(zhí)行時間，這樣，又可以直接創(chuàng)建單個任務的日程了。
03、勾選或拖拽承辦/經辦律師
從立案、偵查、起訴到審判，每個環(huán)節(jié)都有許多事項要確認，所以一般一個項目也會有多個律師跟進（獨立執(zhí)業(yè)的除外），因此，案件進度的經辦人也是必填選項。
但這個工具的表格在填寫承辦律師或者經辦律師時，無需輸入律師名字，我可以直接通過【勾選】的方式選擇項目團隊成員。
也可以從右側【團隊】中拖拽律師到表格內，非常方便。
04、案件資料上傳
文檔只存放在本地的情況有一個比較大的缺點，就是出差或者使用別人電腦時不方便找到自己需要的文件，硬盤U盤易丟。
所以在我習慣了使用和訟后，在表格內上傳不同格式的文件，以及不限存儲容量，簡直不要太爽。
像視頻、壓縮文件、PDF文檔、word文檔、圖片、excel表格等都可以上傳到表格中，也可以將文件下載到本地。
文件上傳后就可以實現文件的自動同步和團隊共享，也支持團隊在線編輯修改。
對案件文書、資料提供電子歸檔，可以快速生成證據清單，就不用拖著大量的案件材料負重出行了。
05、設置時間創(chuàng)建日程
我每天都會上和訟，查看下所有案件的進度，然后給當下在著手的案件做一個待辦事項的安排。
比如明天xx案申請財產保全，下周x天開庭，下個月x天舉證日期截止......
我會在進度表上及時為案件的下一步做安排，把日期和精確到時/分的時間插入，凡插入的日期都會創(chuàng)建成待辦日程，然后微信會發(fā)送日程創(chuàng)建提醒信息，到待辦事項的當天，也會提前發(fā)送日程待辦信息。
在日程設置完成后，我并不需要手動分享給參與律師，在保存日程后，微信會將日程自動分享給選定的參與人員，我就無需再次分享。
當天只需要執(zhí)行已計劃好的待辦事項，事后如有必要可補充事項完成情況。隨著時間的推移，案件就會積累不同階段很多的記錄。
06、程序階段/項目狀態(tài)
項目記錄，會隨著案件的進展經常更新，程序階段和項目狀態(tài)也是必須要記錄的。比如程序階段的一審、二審，平時使用excel表格需要手動輸入文字或復制粘貼。
但和訟的【程序階段】可以在輸入過的基礎上直接選擇。也就是說，已經存儲了第一次輸入的信息，二次輸入時直接選擇一審、二審或再審，背景色也支持自定義修改。
此外，像【項目狀態(tài)】的已結案和未結案，【款項狀態(tài)】的已結清和未結清，這種固定結果的可以不用輸入文字，在備選項里直接選擇。這樣就可以提升我們錄入信息的效率。
輸入中就是要提升用戶的錄入效率，錄入效率的提升其實可以歸結為兩個方面，能選擇就不用輸入，輸入后可以直接選。我個人還是很喜歡這種便捷方式的。
07、團隊協作留痕
這個功能非常適合團隊跨區(qū)域協作。
誰加入了，誰編輯了，誰刪除了，誰上傳了，都能在表格的【動態(tài)】列看到最新的操作動態(tài)，可以在動態(tài)中及時了解項目最新狀態(tài)，對團隊協作而言，使用體驗會非常好。
08、案件拖拽排序
這個對于整理多個案件是很高效的一個功能。
首先，表格可以在前面插入【序號】，對于目前參與的案件的數量可以一目了然。
其次，表格的所有案件可以根據接案、結案情況拖拽調整順序。比如已經結案的可以拖到底下，進行中的案件可以靠前。
09、僅查看有用信息
除此之外，表格還可以【隱藏/顯示】列表內容，比如我可以隱藏掉【文件】、【承辦律師】等，只看重要的日期和程序階段等信息，這樣可以更有效地查看我想看的信息。
10、自動換行，一鍵切換
自動換行是大多數文字編輯器、文書處理器的一個附加功能。
和訟的表格也支持【自動換行】，比如在案件進展中輸入的文字過多，當它不是換行狀態(tài)時，難以查閱所有信息，自動換行后可以完整地查閱所有案件信息。
另外，表格支持導入導出，打印后放在案卷里也很方便，方便隨時隨地可打開查閱。既可以讓同團隊成員可以共享案件進度，也可以導出表格分享給律師助理。
綜上，是我在使用和訟時的體驗感受。
通過和訟的【案件進度管理表】，可以看到每個案件進度，進行到哪個階段、任務完成的怎么樣，將信息進行更加直觀的可視化呈現，很好地實現了我的業(yè)務時效性和可視化管理。
我雖然算不上案件管理的頂尖高手，但是這個集合了案件進展管理、資料管理、日程管理為一體的可視化工具，比起第一次獨立結3個案（兩個民事、一個法律顧問），從資料整合到制表，前前后后、磨磨唧唧花了很長時間相比，我現在可以節(jié)省80%的時間，也算是質的突破了。
把案件當作項目來管理，一是質量，二是進度。
而從質量而言，其實就是時間的維度，只有管理好了時間，才能及時有效地處理好業(yè)務，給委托人提供高質量的法律服務。
總之，律師工作的基本原則就是在最短的時間內把工作做到最優(yōu)秀，管理工具還是必不可少的。據了解這是一款免費律師軟件，感興趣的可以嘗試下。
