不妨來回顧一下，我們平時(shí)是按照什么喜好來安排自己的工作的順序？
——先做喜歡做的事，然后做不喜歡做的事。
——先做熟悉的事，然后做不熟悉的事。
——先做容易的事，然后做難做的事。
——先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。
——先做已排定時(shí)間的事，然后做未經(jīng)排定時(shí)間的事。
——先做經(jīng)過籌劃的事，然后做未經(jīng)籌劃的事。
——先做緊迫的事，然后做不緊要的事。
——先做有趣的事，然后做枯燥的事。
——先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切有利害關(guān)系的人所拜托的事，然后做其他人所拜托的事。
以上的各種行事準(zhǔn)則，從一定程度上說，大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。我們既然是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向，那么在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)中，到底哪些應(yīng)該先著手處理？哪些可以拖后處理？哪些甚至可以不用處理呢？?
另外，工作中是否經(jīng)常遭遇這樣的情況：
文件夾里有大堆待辦事項(xiàng)，看看這個(gè)，發(fā)現(xiàn)新一期的項(xiàng)目策劃，很重要，需要盡快處理；翻翻那個(gè)，覺得這周的工作報(bào)告，很緊急，也需要盡快寫完……這個(gè)時(shí)候，你是否又會(huì)慌亂無措，不知道該從何下手呢？或者，干脆從待辦事項(xiàng)單的第一項(xiàng)開始做起，一天下來，明天就要到期的工作依舊沒能完成。
我們急需完成的事件不外乎兩種，重要的和緊急的，那么，在時(shí)間不是很寬裕的情況下，我們究竟該去做哪一種呢？若是先做重要的，那么，可能緊急的事情就沒辦法完成；若是先做緊急的，那么重要事件的時(shí)間就不富余了。這時(shí)候，你或許又要為自己找些慣用借口了，工作太多，時(shí)間不夠……所以，不論先做哪一件，到時(shí)候都沒法完成全部的工作任務(wù)，一樣還是要加班，以犧牲睡眠時(shí)間來完成工作任務(wù)。
同時(shí)，很多人都對時(shí)間管理在認(rèn)知方面存在誤區(qū)，認(rèn)為時(shí)間管理就是對時(shí)間進(jìn)行分配，確保每一項(xiàng)工作可以得到安排。但時(shí)間管理的關(guān)鍵并不是將所有時(shí)間都利用起來，也不是讓所有的時(shí)間得到合理的分配，而是確保我們有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要的事情上。
首先，每個(gè)人的時(shí)間都是有限的，不可能將所有的工作做完或者做好，也不可能真的將所有的工作安排妥當(dāng)，所以只能選擇那些對自己最有價(jià)值的事情來做。
其次，對于我們來說，時(shí)間的價(jià)值主要體現(xiàn)在那些最重要的事情上，只要那些重要的工作任務(wù)完成了，我們的時(shí)間價(jià)值就可以獲得最基本的保障。
正因?yàn)槿绱耍芾韺W(xué)家史蒂芬·柯維提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，他把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)象限：既緊急又重要，重要但不緊急，緊急但不重要，既不緊急也不重要。這就是關(guān)于時(shí)間管理的“重要緩急四象限法則”。
1、第一象限，緊急而重要的事情。
這一類的事情往往比較緊急，需要盡快完成。同時(shí)此類的事情非常重要，價(jià)值很大，或者說是意義重大，因此不能回避，也不能拖延，必須在第一時(shí)間內(nèi)優(yōu)先解決掉。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園地。
對于我們來說，第一象限內(nèi)的事情應(yīng)該最先解決掉，不過第一象限的事情往往具有很大的挑戰(zhàn)性，而且不一定能夠順利完成。如果你總是有緊急又重要的事情要做，說明你在時(shí)間管理上存在問題，畢竟我們可能浪費(fèi)了很多時(shí)間，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，才導(dǎo)致工作變得更加緊張。
無論如何，我們還是應(yīng)該設(shè)法減少這一類事情。最好不要連續(xù)去面對這種事情，否則，自己的壓力會(huì)變得更大，工作效率反而也會(huì)受到影響。
該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。
2、第二象限，重要但不緊急的事情。
不同于第一象限，這一象限的事情非常重要，通常對整個(gè)事情的發(fā)展或者對工作者的個(gè)人狀態(tài)產(chǎn)生重大影響，但是不具有時(shí)間上的緊迫性。這就意味著這些工作可以立即去完成，也可以適當(dāng)推遲到后面去完成，而沒有必要非得抓緊時(shí)間立即去做，也沒有必要把自己逼得太緊。在面對這類工作時(shí)，我們通常會(huì)制訂各種計(jì)劃，這些計(jì)劃中的目標(biāo)可以在未來的一段時(shí)間內(nèi)去達(dá)成。
實(shí)際上，制訂計(jì)劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。因此，我們應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)如何去制訂計(jì)劃，如何去做好準(zhǔn)備。一般來說，像制訂計(jì)劃、做好準(zhǔn)備、努力學(xué)習(xí)、進(jìn)行培訓(xùn)等事情都是重要的預(yù)防或者是重要的儲備工作。
荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對我們造成催促力量，所以必須主動(dòng)去做。
一般情況下，我們應(yīng)該在那些重要而不緊急的事情上花費(fèi)65%～80%的工作時(shí)間，可惜的是多數(shù)人可能只投入了15%的工作時(shí)間。比如，在日常工作中，我們往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事，可是卻常常因?yàn)槟承┰蚨鴽]有及時(shí)去做，因?yàn)槲覀兛赡芡浟诉@些事情，而在時(shí)間的流逝中，個(gè)人的工作狀態(tài)和工作質(zhì)量會(huì)不斷下降，最終導(dǎo)致心有余而力不足。因此，把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)象限的事情上顯然是很有必要的，而我們也需要很好地安排時(shí)間——最好是采取預(yù)約的方式，將自己的時(shí)間很好地控制起來，確保不會(huì)被其他事情、其他人所干擾。
這是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事變少，不再瞎“忙”。
3、第三象限，緊急但不重要的事情。
這些事情很緊急，通常都需要在第一時(shí)間去解決，否則，就會(huì)失去這樣的機(jī)會(huì)。但其實(shí)這類事情并不重要，根本沒有太多值得去做的價(jià)值和意義。
在一般情況下，這一象限的事情會(huì)具有很大的欺騙性，畢竟在很多人看來，只要某件事很緊急，那么往往就會(huì)覺得它很重要，實(shí)際上這是一種心理誤導(dǎo)。一些急促的電話、一些需要立即解決的小事情，實(shí)際上都不重要，我們甚至可以忽略這一類事情。如果過度看重這類事情的緊急性而覺得這件事非常重要，那么就可能會(huì)因此而浪費(fèi)最重要的時(shí)間。
對于緊急但不重要的事，要學(xué)會(huì)說“不”。一個(gè)人的時(shí)間和精力是有限的，對于自己不重要的事情，我們沒有必要自己去做，或者說沒有必要浪費(fèi)自己寶貴的時(shí)間去做，最合理的方式就是授權(quán)，盡量讓別人去做，同時(shí)也確保了自己原有的工作不會(huì)受到干擾。
4、第四象限，不緊急也不重要的事情。
這些事情大多是些瑣碎的雜事，沒有時(shí)間的緊迫性，也根本不重要。從某種程度上來說，這一象限的事情通常只會(huì)浪費(fèi)我們的時(shí)間，尤其是當(dāng)我們忙于做一些更有價(jià)值的事情時(shí)，當(dāng)我們?nèi)狈ψ銐虻臅r(shí)間時(shí)，這種事情與時(shí)間的結(jié)合會(huì)造嚴(yán)重的浪費(fèi)。
簡而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天、沉迷于網(wǎng)絡(luò)游戲等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時(shí)也許有滋有味，到后來你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。
現(xiàn)在，你再不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請注意，在劃分第一和第三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認(rèn)為是重要的事。其實(shí)，二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標(biāo)，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。
