有效的管理者并不是一開始就著手工作，他們往往會從時間安排上著手。他們并不以計劃為起點，認識清楚自己的時間用在什么地方才是起點。然后他們管理自己的時間，減少非生產(chǎn)性工作所占用的時間。最后，再將“可自由運用的時間”，由零星而集中成大塊連續(xù)性的時段。這三個步驟，是管理者有效性的基礎：

記錄時間；

管理時間；

統(tǒng)一安排時間。

有效的管理者知道，如果要管理好自己的時間，首先應該了解自己的時間實際上是怎么耗用的。

一.時間對管理者的壓力

創(chuàng)新和變革，形成了對管理者時間的過度需求。如果時間短促，一個人就只能考慮他已經(jīng)熟悉的事，只能做他曾經(jīng)做過的事。

上述種種原因，組織本身的需要，處理人事問題的需要，以及創(chuàng)新和變革的需要，都使得管理者不能不講求時間的管理了。而要管理好時間，首先要了解自己是如何使用時間的。

二.如何診斷自己的時間

可從時間表排除的非生產(chǎn)性的和浪費時間的活動:

1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費時間，無助于成果。將時間記錄拿出來，逐項逐項地問：“這件事如果不做，會有什么后果？”如果認為“不會有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。

2.第二個該問的問題是：“時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果？”

“授權(quán)”這個名詞，通常都被人誤解了，甚至是被人曲解了。這個名詞的意義，應該是把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應由自己做的事——這才是有效性的一大改進。

3.還有一項時間浪費的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，這項因素是：管理者在浪費別人的時間(通過盤詢下屬了解自己的時間安排）。

管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會有太大的風險。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認為許多事非躬親不可?？v然是最有效的管理者，仍然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。大膽減少無謂的工作，絕對無損于有效性。

三.消除浪費時間的活動

1.首先要做的是，找出由于缺乏制度或遠見而產(chǎn)生時間浪費的因素。應注意的現(xiàn)象，是機構(gòu)中一而再、再而三出現(xiàn)同樣的“危機”。同樣的危機如果出現(xiàn)了第二次，就絕不應該再讓它出現(xiàn)第三次。同一個危機如果重復出現(xiàn)，往往是疏忽和懶散造成的。一個管理上了軌道的組織，常是一個令人覺得興味索然的組織。在這樣的組織里，所謂“引人注目”的事情大概就是為未來做決策，而不是轟轟烈烈地處理過去的問題。

2.人員過多，也常造成時間浪費。

用一個人，應該是每天的工作都需要用他。偶爾才有需要的專家，必要時才需向他請教的專家，就不該正式聘用。要知道在有問題時花顧問費向他請教，遠比正式聘用便宜得多。何況把這樣的專家留在組織里，對整個團體的有效性肯定有不良的影響，用了他反而將成為組織的禍害。

3.另一個常見的浪費時間的原因，是組織不健全。其表現(xiàn)就是會議太多。

原則上，一位管理者的時間，絕不能讓開會占用太多。會議太多，表示職位結(jié)構(gòu)不當，也表示單位設置不當。會議太多，表示本應由一個職位或一個單位做的工作，分散到幾個職位或幾個單位去了。同時表示職責混亂，以及未能將信息傳送給需要信息的人員。

4.最后一項浪費時間的因素，是信息功能不健全。另一種同樣常見的現(xiàn)象，是信息的表達方式不當。其后果有時更為嚴重。

以上所說的種種時間浪費的缺點，例如人數(shù)過多、組織不健全或信息系統(tǒng)失靈等等，有時是輕而易舉就可以改善的，但有時也要花費許多時間和耐心才能改善。不過，只要你肯付出努力，這種改善的效果是很大的，特別是可以幫你省出許多時間來。

四.統(tǒng)一安排可以自由支配的時間

有效的管理者，第一步應先估計究竟有多少“自由時間”，真正是他自己的時間，然后保留出相當分量的一段連續(xù)性的整塊時間來。一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情在“蠶食”他保留的時間，便立刻再仔細分析他的時間記錄，再將其中比較次要的工作重新過濾一次。他們已知道這層道理，因此不至于過分刪減。

一切卓有成效的管理者都懂得：對時間的控制與管理不能一勞永逸。他們要持續(xù)不斷地做時間記錄，定期對這些記錄進行分析，還必須根據(jù)自己可以支配的時間的多少，給一些重要的活動定下必須完成的期限。

總而言之，時間是最稀有的資源。若不將時間管理好，要想管理好其他事情就只是空談。而分析自己的時間，也是系統(tǒng)地分析自己的工作，鑒別工作重要性的一種方法。

“認識你自己”這句充滿智慧的哲言，對我們一般人來說，真是太難理解了。可是，“認識你的時間”卻是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性之路。