有時(shí)候，會(huì)覺(jué)得組織一場(chǎng)活動(dòng)很復(fù)雜，但后來(lái)發(fā)現(xiàn)，其實(shí)并沒(méi)那么難。
有時(shí)候，會(huì)覺(jué)得組織一場(chǎng)活動(dòng)很簡(jiǎn)單，但后來(lái)發(fā)現(xiàn)，其實(shí)并不那么容易。
01
前幾天，我們俱樂(lè)部組織了一場(chǎng)活動(dòng)，就經(jīng)歷了這樣的心路歷程。
這是一場(chǎng)線(xiàn)下沙龍活動(dòng)。
為什么要舉辦這場(chǎng)沙龍呢？
活動(dòng)初衷是俱樂(lè)部成立，想舉行一場(chǎng)成立大會(huì)，為此邀請(qǐng)導(dǎo)師在晚上作兩小時(shí)專(zhuān)題分享并授牌，為珍惜這次機(jī)會(huì)，我們決定邀請(qǐng)深圳片區(qū)的學(xué)員和非學(xué)員來(lái)參加。
活動(dòng)最終有五六十人參加，如期順利結(jié)束。
活動(dòng)第二天，俱樂(lè)部，即活動(dòng)籌備組在微信群簡(jiǎn)要作了語(yǔ)音復(fù)盤(pán)。
02
為什么要復(fù)盤(pán)呢？
開(kāi)始我還在想，前一天，在會(huì)后，不是和導(dǎo)師一起吃飯暢聊了么？還有必要在第二天花專(zhuān)門(mén)時(shí)間復(fù)盤(pán)？
復(fù)盤(pán)之后，發(fā)現(xiàn)復(fù)盤(pán)太有必要，太有意義了。
復(fù)盤(pán)時(shí)，聽(tīng)他人所言，想自己所想，很多想法似乎豁然開(kāi)朗：
“這個(gè)做法確實(shí)好！”
“當(dāng)初我怎么就沒(méi)想到？”
“當(dāng)時(shí)為什么不多做這一件事？”
“下回，一定可以這樣做！”
前事不忘，后事之師。
復(fù)盤(pán)之后，更有信心將下次的沙龍舉辦得更好，至少比這次好，至少避開(kāi)或者盡量避開(kāi)那些曾經(jīng)踩過(guò)的坑。
03
復(fù)盤(pán)總結(jié)了哪些內(nèi)容？
復(fù)盤(pán)一般總結(jié)亮點(diǎn)和反思不足。
亮點(diǎn)在此不贅述，重點(diǎn)說(shuō)不足和改進(jìn)。
特將俱樂(lè)部成員群策群力之復(fù)盤(pán)內(nèi)容，擷取歸納一二，準(zhǔn)確的說(shuō)，歸納一二十條，至少對(duì)我們，說(shuō)不定也對(duì)別人有益哩。
1、活動(dòng)地址如何詳盡？
不足之處：雖然互動(dòng)吧上列明的活動(dòng)地址已經(jīng)寫(xiě)得很詳細(xì)，還附有地圖，但由于地址變更過(guò)一次，且有一個(gè)地址與新地址名稱(chēng)極為類(lèi)似容易混淆，導(dǎo)致好幾個(gè)人跑錯(cuò)地址，包括我們的導(dǎo)師。
改進(jìn)措施：最好列明乘車(chē)路線(xiàn)。
如變更地址，確保通過(guò)系統(tǒng)或人工通知到每一位報(bào)名者。
2、何時(shí)建群？
不足之處：雖然在沙龍開(kāi)始后，在主持人引領(lǐng)下現(xiàn)場(chǎng)建了微信群，但稍晚了些。
改進(jìn)措施：早建群。
互動(dòng)吧附二維碼，報(bào)名成功即進(jìn)入微信群，提前預(yù)熱，更新動(dòng)態(tài)，包括前述的地址變更。
入群后，引導(dǎo)改昵稱(chēng)，專(zhuān)人活躍氣氛。
3、察看場(chǎng)地看什么？
不足之處：場(chǎng)地面積預(yù)估不準(zhǔn)。
改進(jìn)措施：場(chǎng)地查看時(shí)，最好獲得長(zhǎng)寬高數(shù)據(jù)，以便規(guī)劃布景。
4、是否請(qǐng)專(zhuān)業(yè)攝影師？
不足之處：現(xiàn)場(chǎng)拍攝的照片全景多，個(gè)人特寫(xiě)少，面部表情包少。
改進(jìn)措施：除非內(nèi)部潛藏?cái)z影高手，否則請(qǐng)專(zhuān)業(yè)攝影師的錢(qián)還真不能省。
5、如何更好布置會(huì)場(chǎng)？
不足之處：照片體現(xiàn)社群特色、社群文化的素材較少，微營(yíng)銷(xiāo)做得不夠。
改進(jìn)措施：多添加體現(xiàn)社群特色的現(xiàn)場(chǎng)背景素材，方便發(fā)圈。
6、簽到表如何制訂？
不足之處：采用的是空白簽到表讓參加者簽到，活動(dòng)即將開(kāi)始時(shí)，想電話(huà)詢(xún)問(wèn)互動(dòng)吧未到者時(shí)，核對(duì)很不方便。
改進(jìn)措施：從互動(dòng)吧導(dǎo)出表格直接作為簽到表。
7、是否準(zhǔn)備茶點(diǎn)？
不足之處：雖然準(zhǔn)備了礦泉水，但由于活動(dòng)在晚上舉行，有人來(lái)不及吃晚餐，忍饑挨餓到十點(diǎn)。
改進(jìn)措施：晚上分享，最好準(zhǔn)備一點(diǎn)茶點(diǎn)，哪怕一點(diǎn)點(diǎn)。
8、會(huì)前會(huì)議何時(shí)召開(kāi)？
不足之處：雖然在沙龍前幾天沙龍籌備組舉行過(guò)一次線(xiàn)上會(huì)議，但未能在沙龍將臨時(shí)充分頭腦風(fēng)暴。
改進(jìn)措施：會(huì)前召開(kāi)碰頭會(huì)至少不低于兩次，至少在沙龍舉行當(dāng)天或前一天召開(kāi)一次會(huì)前會(huì)議，當(dāng)面或語(yǔ)音方式皆可，以查漏補(bǔ)缺。
9、流程分工如何優(yōu)化？
不足之處：雖然有秘書(shū)組、策劃組、執(zhí)行組、接待組等分工，但部分分工尚不是特別明確，也未充分關(guān)注到其它組工作。
改進(jìn)措施：可以在石墨文檔建共享文檔，對(duì)會(huì)議流程、詳細(xì)分工職責(zé)、工作進(jìn)度等，多人隨時(shí)實(shí)時(shí)修訂更新。
10、沙龍是否收費(fèi)？
不足之處：在沙龍前籌備組對(duì)是否收費(fèi)及收費(fèi)多少進(jìn)行了充分討論，確定的方案是非學(xué)員收50元，學(xué)員免費(fèi)。結(jié)果是交費(fèi)的非學(xué)員基本都來(lái)了，免費(fèi)的學(xué)員缺席不少。
改進(jìn)措施：所有的報(bào)名人員一律收費(fèi)，當(dāng)然學(xué)員可以適當(dāng)優(yōu)惠。
11、指引海報(bào)如何做？
不足之處：貼在門(mén)口的指引牌為現(xiàn)場(chǎng)手寫(xiě)，但不夠高大上，且尺寸稍小。
改進(jìn)措施：門(mén)口指引海報(bào)可提前制作，不低于兩倍A3紙張大小，也可噴繪制作，重復(fù)使用。
12、如何體現(xiàn)工作人員專(zhuān)業(yè)形象？
不足之處：穿著略顯隨意，看不出我們是工作人員。
改進(jìn)措施：可制作工作牌、徽章等，更顯禮儀風(fēng)范。
13、遲到人多怎么辦？
不足之處：沙龍開(kāi)始時(shí)間設(shè)定為19：30，遲到人較多。
改進(jìn)措施：可設(shè)定提前半小時(shí)簽到，簽到時(shí)間注明19：00。
14、如何避免浪費(fèi)？
不足之處：會(huì)后礦泉水浪費(fèi)嚴(yán)重。
改進(jìn)措施：會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人引導(dǎo)參會(huì)者將水帶走。
15、音響dj如何播放得更好？
不足之處：現(xiàn)場(chǎng)dj只負(fù)責(zé)放音樂(lè)，配合不熟。
改進(jìn)措施：提前與主講老師、主持人、策劃者溝通音樂(lè)和ppt播放內(nèi)容、播放時(shí)間。
16、紅包發(fā)多還是發(fā)大？
不足之處：發(fā)紅包環(huán)節(jié)，五六十人發(fā)五六十個(gè)紅包，顯得太平均太小，沒(méi)有“搶”的感覺(jué)，沒(méi)有“搶后”或興奮或遺憾的感覺(jué)。
改進(jìn)措施：紅包數(shù)量比例稍小一點(diǎn)，最高金額顯得大一點(diǎn)。
17、主持人開(kāi)場(chǎng)要多久？
不足之處：主持開(kāi)場(chǎng)略長(zhǎng)，眾人翹首以盼較長(zhǎng)時(shí)間才等到老師出場(chǎng)。
改進(jìn)措施：開(kāi)場(chǎng)盡可能簡(jiǎn)潔，可提前設(shè)定時(shí)間，并設(shè)專(zhuān)門(mén)或兼職計(jì)時(shí)官做計(jì)時(shí)牌，提醒主持人時(shí)間。
18、活動(dòng)目標(biāo)是否清晰？
不足之處：本次沙龍，是俱樂(lè)部的活動(dòng)，老師給我們助威，還是老師課程的宣傳課？定位不太清晰，俱樂(lè)部的概念并沒(méi)有突出，打廣告痕跡略過(guò)明顯。
改進(jìn)措施：活動(dòng)目的或目標(biāo)可厘得更清晰。
19、哪些項(xiàng)目可以刪減？
不足之處：沙龍中動(dòng)員參加人員報(bào)名俱樂(lè)部，然而讓沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)相關(guān)課程的學(xué)員參加俱樂(lè)部略顯尷尬。
改進(jìn)措施：非學(xué)員較多時(shí)，可刪除報(bào)名俱樂(lè)部環(huán)節(jié)。
20、如何讓參加人員有更好體驗(yàn)，并學(xué)有所獲？
不足之處：參與人更多是來(lái)聽(tīng)分享，參與度不高。從內(nèi)容上，課程理論稍多。
改進(jìn)措施：開(kāi)場(chǎng)前可增加小游戲、分組介紹等環(huán)節(jié)，暖場(chǎng)破冰。讓報(bào)名者更有參與感，制造更多相互鏈接機(jī)會(huì)。
內(nèi)容和流程上，可增加更多干貨、實(shí)操應(yīng)用、學(xué)員分享等環(huán)節(jié)。
04
參與組織一次線(xiàn)下沙龍，迭代的不僅是老師所授的知識(shí)，還有組織沙龍的全過(guò)程。
這實(shí)在是一件很有意義并且很值得去做的事情。
