如何診斷自己的時(shí)間？第34頁，第70頁
案例總經(jīng)理，公務(wù)旅行，財(cái)務(wù)經(jīng)理，二戰(zhàn)時(shí)羅斯?？偨y(tǒng)的機(jī)要顧問，霍普金斯先生
要了解時(shí)間是怎樣耗用的，從而憑借這個(gè)用來管理時(shí)間，我們必須先記錄時(shí)間。
這個(gè)道理其實(shí)我們早在幾十年前就已經(jīng)明白了在20世紀(jì)初的科學(xué)管理時(shí)代，我們就已經(jīng)知道了記錄工作時(shí)間，只不過那是把體力工作當(dāng)作對(duì)象。到了今天，幾乎所有國家都在工業(yè)管理上，學(xué)會(huì)使用這套方法了。
可是這套方法我們卻一直應(yīng)用在時(shí)間因素并不太重要的工作上，在那些工作中時(shí)間的利用和浪費(fèi)，充其量只會(huì)對(duì)效率和成本稍稍有些影響罷了，而是某些越來越重要的工作領(lǐng)域，我們卻沒有應(yīng)用這套方法，尤其是那些時(shí)間因素，特別重要的知識(shí)工作，特別是管理者的工作。必須要知道，只有在這些方面，實(shí)踐的運(yùn)用和浪費(fèi)才是直接和有效性跟成果相關(guān)聯(lián)的。
所以要提高管理者的有效性，第一步就是記錄他的時(shí)間，耗用的實(shí)際情形
時(shí)間記錄的方法我們在這里就不需要贅述了，實(shí)際上，許多管理者都備有一本小冊子，自己記錄，當(dāng)然也有請秘書小姐代為記錄的。
重要的是必須在處理某一工作的當(dāng)時(shí)馬上對(duì)他施以記錄，而不能在事后，憑記憶補(bǔ)記
許多有效的管理者都經(jīng)常有保持這樣的一份時(shí)間記錄，每個(gè)月定期拿出來檢討，至少有效的管理者往往會(huì)用連續(xù)三四個(gè)星期的時(shí)間為一個(gè)時(shí)段，每天記錄一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段，有了時(shí)間耗用的記錄樣本，他們就能自行檢討了
半年后，他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用的很混亂，浪費(fèi)在種種無謂的小事上的事情，時(shí)間很多。
經(jīng)過練習(xí)，他們在時(shí)間的利用上必定會(huì)有進(jìn)步。但是管理時(shí)間必須持之以恒才能避免再回到浪費(fèi)的時(shí)間狀態(tài)上去。
因此第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們要先把非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來，盡可能的，把這類活動(dòng)從時(shí)間表上排除開來。要想做到這一步，可以先試著問一下自己下列幾個(gè)問題。
一，首先要找出什么事，根本就不用做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，壓根無助于成果。將時(shí)間記錄拿出來，逐項(xiàng)逐項(xiàng)的問自己，這件事如果不做，會(huì)有什么后果？如果認(rèn)為不會(huì)有任何影響，那么這件事就應(yīng)該要立刻取消。
但是有許多大忙人，天天在做一些他們覺得都難以割舍的事情，比如應(yīng)邀演講和參加宴會(huì)，以及擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類的，不知不覺的占據(jù)了他們很多的時(shí)間。而這些工作對(duì)他們來說本身既不感興趣實(shí)際做的也不夠精彩。
但是他們得承受這樣的負(fù)擔(dān)，一年又一年，就像從天而降的災(zāi)難，躲也躲不了。其實(shí)要對(duì)付這些事情，只要審度一下自己，對(duì)于組織有沒有貢獻(xiàn)，對(duì)于他本人有沒有貢獻(xiàn)，或者是對(duì)于對(duì)方的組織有沒有貢獻(xiàn)就好了，如果都沒有，那只有謝絕的份了
前面文章說起的那位天天有應(yīng)酬的總經(jīng)理，在經(jīng)過一番檢討后，發(fā)現(xiàn)其中有至少1/3的宴會(huì)宴請根本就沒有參加的必要。有的時(shí)候，他甚至有點(diǎn)哭笑不得，因?yàn)橹魅瞬⒉皇钦嫘南Ｍ鱿?。?shí)際上主人發(fā)了邀請，只不過就是一番禮貌罷了。其實(shí)主人倒真的希望他在請?zhí)貓?zhí)上寫個(gè)謝謝邀請，而她每次凈賠主人反而不知道怎么樣為他安排座位呢。
第二個(gè)問題，該問的事，時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)是可以由他人代為參加而又不影響效果的呢？
前面說過，提到的總經(jīng)理還發(fā)現(xiàn)，在他參加的宴會(huì)里面，實(shí)際上有1/3，只要有公司的高級(jí)管理人員到場即可，并不是要，每次都要他親自參加。主辦單位只不過希望把該公司列在請客名單上罷了。
多年以來的在管理方面都在研究授權(quán)的問題。任何一個(gè)組織，這包括了企業(yè)和政府以及學(xué)校還有軍事機(jī)關(guān)。幾乎每一個(gè)主管人員都接到過上級(jí)有關(guān)做好授權(quán)的指示，并且他們本人也曾經(jīng)好多次對(duì)他的下屬闡明授權(quán)的重要性。可是這樣的淳淳告誡，是不是能產(chǎn)生效果，實(shí)在是讓人懷疑。原因也非常簡單，只是因?yàn)闆]有完全明了的授權(quán)的含義。如果認(rèn)為所謂的授權(quán)，意思就是說我的工作應(yīng)該由別人來做，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。因?yàn)槟慵热灰呀?jīng)拿了薪水，就應(yīng)該要做你該做的工作。又有別的人認(rèn)為充分授權(quán)之后，最閑散的經(jīng)理人便是應(yīng)該，最好是的經(jīng)理人。這樣的看法不但荒唐，并且也是不道德的。
但是我卻從來沒有見過一位管理者在檢討過自己的時(shí)間記錄后，還不去改變自己的習(xí)慣將不需要自己親自處理的事情交給別人。
只要查閱一下時(shí)間記錄，他就能馬上發(fā)現(xiàn)他的時(shí)間是全用在了不必要的事情上了，而對(duì)于真正重要的事情，他自己希望做的事情和他已經(jīng)承諾過的事情，卻沒有時(shí)間來處理。其實(shí)如果他真的想有所作為，只要把可以讓別人來做的事情交給別人就行了。
公務(wù)旅行就是這樣的例子。帕金森定律這本書里面指出，要想盡快擺脫不勝任的上級(jí)主管，有個(gè)最好的辦法，就是讓他不斷出差旅行。把飛機(jī)當(dāng)作管理工具來使用，這實(shí)在是過高的估計(jì)了飛機(jī)的作用。當(dāng)然出差是必要的，但是派一位資歷較淺的人員，也照樣可以完成任務(wù)，而資歷較淺的人員通常喜歡出差，同時(shí)年輕人在旅館里也容易睡好。年輕人總是更吃苦耐勞，正因?yàn)槿绱?，往往?huì)比經(jīng)驗(yàn)豐富，但容易疲勞的高級(jí)人員更適合外出工作。
參加會(huì)議也是個(gè)問題，雖然會(huì)議本身并沒有其他人處理不了的大事，可是管理者總得出席。在文件的初稿出來之前，管理者往往需要花上好幾個(gè)小時(shí)來參與討論。研究所為了發(fā)布研究成果的新聞，得有主持該項(xiàng)研究的高級(jí)研究員來撰寫新聞稿。研究所里有很多人都知道這項(xiàng)研究的經(jīng)過，新聞稿如果由別人來寫，寫出來一定文筆流暢，且通俗易懂。而高級(jí)研究員卻只能寫出一些高深莫測的數(shù)學(xué)公式?？偠灾?，管理者所做的工作確實(shí)有許許多多可以讓別人去做的，而且也應(yīng)該由別人去做的。
授權(quán)這個(gè)名詞一直以來都被人誤解，甚至是曲解了。這個(gè)名詞的含義應(yīng)該是要把可以讓別人做的事情交給別人，這樣才能做真正應(yīng)該由自己做的事情。這個(gè)才是有效性的一大改變。
三還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素是管理者自己可以控制，并且能夠消除的，這項(xiàng)因素是管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間。
這種現(xiàn)象并不是很明顯，但有個(gè)簡單的方法可以診斷出來，去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統(tǒng)，并且誠懇的問他的下屬，請你來想想看，我經(jīng)常做的哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情。問這樣的問題，而且問得對(duì)方敢說真心話，這才是有效管理者的特色。
即使管理者處理的都是頗有成效的工作，他的處理方式依然有可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi)。
某一家大企業(yè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)經(jīng)理，深深感受到會(huì)議浪費(fèi)了太多時(shí)間。一般情況下不管要討論的東西是什么？他都會(huì)通知財(cái)務(wù)部各單位主管全體成員前來開會(huì)。這個(gè)結(jié)果就是會(huì)議，每次都拖了很長時(shí)間。而出席會(huì)議的每一位主管，為表示自己對(duì)問題的關(guān)切，都得表示意見，而表示的意見卻大多與問題不相關(guān)，這會(huì)議的時(shí)間自然就拖長了。
直到有一次，這位財(cái)務(wù)經(jīng)理誠懇的問了，大家才知道，大家也都認(rèn)為會(huì)議太浪費(fèi)時(shí)間了?？墒秦?cái)務(wù)經(jīng)理又想到，每一個(gè)人在組織中都至為重要，都應(yīng)該了解情況，開會(huì)時(shí)如果少請幾個(gè)人，他又擔(dān)心會(huì)使得沒被邀請的人覺得他們被忽視。
現(xiàn)在這位財(cái)務(wù)經(jīng)理終于找到一個(gè)兩全其美的辦法了。在開會(huì)前，他西安普遍分發(fā)一下開會(huì)通知。
先前定于星期三下午3點(diǎn)在四樓會(huì)議室邀請趙乾孫李四個(gè)人開會(huì)討論下年度資本預(yù)算問題。如果哪位需要了解這個(gè)問題，或者愿意參加討論，也請?jiān)谀莻€(gè)時(shí)候出席。如果沒有辦法出席，我們將會(huì)在會(huì)后馬上呈送記錄，來給各位參考，并希望提供寶貴意見。
這樣一來，在過去，每次會(huì)議都要12個(gè)人參加，花費(fèi)整個(gè)下午，而現(xiàn)在只要四個(gè)人出席一小時(shí)就能結(jié)束，并且沒有一個(gè)人有被忽視的感覺。
許多管理者都意識(shí)到了哪些問題，會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間，然而他們卻不敢面對(duì)這樣的問題。他們就怕因小失大，造成錯(cuò)誤。殊不知即使有了錯(cuò)誤，也能很快的彌補(bǔ)，能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作，則工作就能進(jìn)行的快的多了。
美國總統(tǒng)四年一任，每一位新當(dāng)選的總統(tǒng)，一開始總會(huì)接到各種各樣的邀請。經(jīng)過一段時(shí)間后，他才會(huì)發(fā)現(xiàn)要做的事情有太多，而接受邀請也大多沒有對(duì)它的有效性有幫助。于是新總統(tǒng)就會(huì)開始謝絕各種邀請，結(jié)果又被人認(rèn)為沒有人情味了。他就會(huì)進(jìn)行必要的調(diào)整，在被人剝奪工作的有效性和利用公開場合展開，工作之間，尋求一種比較適合的權(quán)衡折中的方法。
事實(shí)上，一個(gè)管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕對(duì)不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn)。人們總會(huì)有一種傾向，高估自己的地位的重要性。認(rèn)為許多事情一定要自己來做，其實(shí)就算是最有效的管理者，依然免不了有許多不必要的和非生產(chǎn)性的工作。
要大膽減少自己的工作，真的會(huì)出問題嗎？只要看有些管理員雖然身患重病，甚至身體上有殘疾，但依然能干得有聲有色，就能知道這種顧慮是多余的。
二戰(zhàn)期間，羅斯?？偨y(tǒng)的機(jī)要顧問霍普金斯先生就是個(gè)案例?；羝战鹚巩?dāng)年已經(jīng)體力衰竭，舉步維艱，每隔一天才能辦公幾個(gè)小時(shí)。正因?yàn)槿绱?，他不能把一切事?wù)都撇開，僅處理真正重要的工作。但這個(gè)因素卻一點(diǎn)都沒有損害它的有效性。秋姐還對(duì)霍布金斯佩服的五體投地，贊美他是個(gè)奇才。因?yàn)樗羝战鹚雇瓿傻娜蝿?wù)，當(dāng)年在美國政府都沒有人能出其右。
上面告訴了我們，大膽減少無謂的工作，絕對(duì)會(huì)無損于有效性。
