對于很多剛?cè)胄械膶徍藛T來說，寫審核記錄是一件很苦惱的事（對企業(yè)的內(nèi)審員難度更大），究竟什么不要寫，什么要寫，寫到什么程度，一臉懵逼……。
也難怪，大部分審核員在考試前對審核的專業(yè)知識接觸很少，注冊準(zhǔn)則對審核員關(guān)于審核記錄的培訓(xùn)也未提出明確要求，導(dǎo)致部分機(jī)構(gòu)不重視審核員培訓(xùn)，只負(fù)責(zé)安排審核任務(wù)，培訓(xùn)少或者不注重實(shí)效，導(dǎo)致審核員不知道如何編寫審核記錄。今天我們就結(jié)合CNAS-TRC-003《現(xiàn)場審核記錄指南》來聊聊審核記錄的那些事兒，帶你學(xué)會編制審核記錄，提升審核能力。
一、審核記錄的作用
審核記錄的作用是證實(shí)管理體系是否滿足標(biāo)準(zhǔn)要求，是否能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)期結(jié)果，它客觀地反映了審核員在審核現(xiàn)場，依據(jù)策劃執(zhí)行審核任務(wù)，獲取審核證據(jù)的全過程。具體作用包括：
1）證實(shí)審核過程或程序已得到有效實(shí)施；
2）為審核報告的編制提供基礎(chǔ)信息；
3）為認(rèn)證決定提供支持性的客觀證據(jù)；
4）需要時，向相關(guān)方（例如，認(rèn)可機(jī)構(gòu)或監(jiān)管部門）證實(shí)認(rèn)證機(jī)構(gòu)執(zhí)行認(rèn)證審核的能力。
審核記錄的作用相對容易理解，但為了充分發(fā)揮這些作用，同時證實(shí)審核工作達(dá)到了審核目的，審核記錄至少應(yīng)該提供以下方面的信息：
1）記錄了有關(guān)對組織的管理體系進(jìn)行檢查的情況；
2）提供了適當(dāng)?shù)膶徍俗C據(jù)；
3）顯示了審核覆蓋的區(qū)域（例如，場所、職能、活動或過程等）、審核路線和獲取審核證據(jù)的方式；
4）反映了審核的樣本狀況和抽樣情況；
5）體現(xiàn)了信息的可重現(xiàn)性和可證實(shí)性；
6）提供了依照審核策劃的安排完成規(guī)定要求（審核）的客觀證據(jù)；
7）適當(dāng)時，在發(fā)生申、投訴或重大質(zhì)量、安全和環(huán)境等事故時，提供可追溯的信息。
這么多的信息，不是哪一份單獨(dú)的審核記錄能夠完全包括的，所以，審核記錄應(yīng)該指所有審核員完成的工作記錄，至少應(yīng)該包括以下內(nèi)容：
1）文件審查記錄；
2）審核計劃；
3）審核中樣本的選擇方案，適當(dāng)時也包括多場所抽樣建議；
4）適宜時，檢查表；
5）現(xiàn)場審核過程的記錄，包括審核證據(jù)、審核發(fā)現(xiàn)、會議和溝通等記錄；
6）審核報告，包括審核中的分歧和未解決的問題；
7）不符合報告；
8）審核后續(xù)活動的報告，例如，糾正和預(yù)防措施及對其驗(yàn)證的記錄等；
9）適用時，其他記錄。
一般而言，針對認(rèn)證機(jī)構(gòu)來說，很多記錄都是有制式模板的。審核員記錄量最大、最能反映審核員審核情況、難度最大的就是檢查單了，下文的內(nèi)容主要是針對檢查單的，其余審核記錄相對容易或有模板，本文不再贅述。
二、審核記錄的內(nèi)容和詳略程度
為了充分發(fā)揮審核記錄的證實(shí)作用，審核記錄應(yīng)該是越詳細(xì)越好，但審核工作本身又是有時間限制的，過于詳細(xì)的審核記錄會占用大量審核時間，導(dǎo)致審核不充分。所以，審核記錄適宜為好，何為適宜呢？
寫審核記錄一定要結(jié)合審核目的，不能機(jī)械地套于各種模板。比如：第三方審核的目的是為了證實(shí)受審核方管理體系是否符合管理體系標(biāo)準(zhǔn)或其他規(guī)范性文件的要求，同時受到審核時間的限制，所以對審核記錄要求高，要求符合的原則記，不符合的詳細(xì)記；第二方審核的目的是為了確定供方是否滿足公司的要求，以及幫助供方提升質(zhì)量保證水平，所以，對審核記錄的要求不多，也不要求過程和條款覆蓋；內(nèi)審的目的是為了發(fā)現(xiàn)問題，自我完善和改進(jìn)以期不斷提升質(zhì)量保證水平，對審核記錄的要求也不高，但要求過程和條款覆蓋。
通常來說，審核記錄應(yīng)該覆蓋管理體系的重要方面，包括但不限于以下內(nèi)容：
1）根據(jù)關(guān)鍵績效目標(biāo)和指標(biāo)對績效進(jìn)行監(jiān)視、測量、報告和評價的證據(jù)；
2）受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規(guī)有關(guān)方面的證據(jù)；
3）受審核組織過程的運(yùn)作和控制方面的證據(jù)；
4）人員能力和設(shè)施資源提供方面的證據(jù)；
5）內(nèi)部審核和管理評審有效策劃和實(shí)施的證據(jù)；
6）對于方針的管理職責(zé)的情況；
7）重要的顧客反饋信息，包括顧客投訴及采取糾正措施的有關(guān)證據(jù)；
8）受審核方在產(chǎn)品、過程、體系改進(jìn)方面的主要證據(jù)；
9）事故的處理及采取糾正措施的相關(guān)信息；
10）有關(guān)重大的風(fēng)險信息及風(fēng)險管理的信息等。
具體到每一項(xiàng)活動或過程該如何記錄呢？
審核通常運(yùn)用“問、查、看”的方法進(jìn)行，記錄方法具體包括：
1）通過詢問、交談的方式進(jìn)行審核的記錄方法
a）記錄回答、交談?wù)叩男彰?、職?wù)和所屬部門（審核證據(jù)）；
b）記錄回答問題的要點(diǎn)、主要內(nèi)容（審核證據(jù)）；
c）記錄對回答問題、交談內(nèi)容的判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
2）通過查閱的方式進(jìn)行審核的記錄方法
a）記錄受審人員的姓名、職務(wù)和所屬部門（審核證據(jù)）；
b）記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據(jù)）；
c）記錄所抽查書面材料；
d）記錄審核判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
3）對產(chǎn)品進(jìn)行審核的記錄
a）記錄產(chǎn)品所處研制生產(chǎn)階段、地點(diǎn)等信息（審核證據(jù)）；
b）記錄產(chǎn)品特征參數(shù)、標(biāo)記等（審核證據(jù)）；
c）記錄審核判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
4）對過程進(jìn)行審核的記錄方法
a）記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務(wù)和資格（審核證據(jù)）；
b）記錄此過程工作的名稱（審核證據(jù)）；
c）記錄主要工作內(nèi)容（審核證據(jù)）；
d）記錄審核判斷結(jié)論（審核發(fā)現(xiàn)）。
三、審核記錄的重點(diǎn)
一般來講，認(rèn)證機(jī)構(gòu)都有適合管理要求的、與其風(fēng)險管理一致的審核記錄的管理方法，對審核記錄的重點(diǎn)提出明確要求，這些都是審核記錄中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并詳細(xì)記錄的部分，具體包括：
3.1 法律法規(guī)符合性信息的記錄
包括那些用于證實(shí)組織管理體系在持續(xù)滿足法律法規(guī)方面有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，如：
1）組織對適用的法律法規(guī)要求的識別，以及把相關(guān)要求轉(zhuǎn)化或整合到組織的資源管理、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)等業(yè)務(wù)活動中的情況；
2）組織自我評估與所識別要求的符合程度，包括發(fā)生偏離時采取糾正措施的情況；
3）證實(shí)與法律法規(guī)符合性的相關(guān)信息，包括必要時與其他要求的符合性證據(jù)，
如：①組織從事相關(guān)活動的法律許可或準(zhǔn)入要求；②與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全和食品安全等任何有關(guān)的法定或法律法規(guī)有要求的驗(yàn)收、評價和監(jiān)測結(jié)果；③ 行業(yè)要求等。
3.2 組織關(guān)鍵場所或重點(diǎn)區(qū)域的現(xiàn)場調(diào)查記錄
1）質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵現(xiàn)場，例如，產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)、檢測現(xiàn)場、儲存現(xiàn)場等；
2）環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系的關(guān)鍵場所或重點(diǎn)區(qū)域，例如，污水、廢氣排放現(xiàn)場、重點(diǎn)噪聲源、粉塵現(xiàn)場、廢棄物的收集、處置場所、危險化學(xué)品倉庫、動力設(shè)施及排水管網(wǎng)的布局、配套生活設(shè)施及周邊環(huán)境等；
3）食品安全管理體系的關(guān)鍵場所或重點(diǎn)區(qū)域，例如，食品生產(chǎn)系統(tǒng)、輔助系統(tǒng)和員工服務(wù)設(shè)施的布局、動力設(shè)施及排水管網(wǎng)的布局、廢棄物及污水處理場所、蟲害控制、清潔、消毒場所及廠區(qū)周邊環(huán)境等。
3.3 組織現(xiàn)場運(yùn)行控制的記錄
1）質(zhì)量管理體系：突出對產(chǎn)品/服務(wù)實(shí)現(xiàn)過程，例如，產(chǎn)品設(shè)計、關(guān)鍵的生產(chǎn)/服務(wù)、采購、檢驗(yàn)等活動審核信息的記錄；
2）環(huán)境管理體系：突出對重要環(huán)境因素的評價和控制、應(yīng)急管理、動力設(shè)施系統(tǒng)、能源供給系統(tǒng)、污染物治理設(shè)施等相關(guān)審核信息的記錄；
3）職業(yè)健康安全管理體系：突出對危險源的判定與風(fēng)險管理、應(yīng)急管理、高風(fēng)險作業(yè)活動等相關(guān)審核信息的記錄；
4）食品安全管理體系：突出對關(guān)鍵控制點(diǎn)的識別、控制和監(jiān)測、應(yīng)急管理、撤回、食品生產(chǎn)的基礎(chǔ)設(shè)施、生產(chǎn)布局，環(huán)境衛(wèi)生及人員健康狀況、關(guān)鍵的食品生產(chǎn)（加工）過程控制、內(nèi)外部信息溝通等審核信息的記錄。
3.4 其他記錄
面談、現(xiàn)場/實(shí)地觀察的記錄（而非在組織的辦公室大量抄錄組織的相關(guān)文件、資料和以往形成的檢驗(yàn)、試驗(yàn)等記錄）。
3.5 抽樣方法
1）抽樣情況
① 樣本總量和抽樣數(shù)量；注意：需要選取的樣本數(shù)量取決于被審核活動或過程的復(fù)雜程度，以及審核員從獲取的樣本處所能得到的信息質(zhì)量，認(rèn)證機(jī)構(gòu)/審核組在確定抽樣數(shù)量時宜考慮抽樣量的適宜性對審核結(jié)果的影響。 ② 樣本狀況，包括樣本類別、名稱、時間（批次）及唯一性標(biāo)識等。
2）審核方法
例如，面談或基于電子系統(tǒng)的互動式交流、對現(xiàn)場活動的觀察、對工作環(huán)境的調(diào)查、對文件、記錄和其他報告的查閱等。
3）其他
審核時間、地點(diǎn)、受審核的對象、活動或過程等。
對于審核中收集到的符合和不符合信息的記錄程度可有一定的差異性，不符合相關(guān)的信息，應(yīng)有足夠詳細(xì)的事實(shí)予以支持，以便于追溯；符合性信息可適當(dāng)簡略說明。即：符合的原則記，不符合的詳細(xì)記。
四、審核記錄和審核報告
審核記錄是對審核證據(jù)的客觀記錄，是形成審核發(fā)現(xiàn)的基礎(chǔ)。審核報告則以審核記錄為基礎(chǔ)，是基于審核目的，并對審核活動中（包括文件評審和現(xiàn)場審核活動）形成的所有審核發(fā)現(xiàn)的歸納、分析和評價，它陳述了諸如有關(guān)管理體系與認(rèn)證要求的符合程度（包括對于不符合的意見）、管理體系的有效實(shí)施、保持和改進(jìn)能力等方面的綜合性評價意見，闡明了審核組內(nèi)部達(dá)成一致的結(jié)論性意見即審核結(jié)論。
五、最后的話
審核記錄雖然很繁瑣，但卻是審核工作的重要組成部分，也是最能考驗(yàn)審核員功力的環(huán)節(jié)。進(jìn)行現(xiàn)場審核記錄時審核員應(yīng)根據(jù)具體環(huán)節(jié)和審核實(shí)際情況，靈活運(yùn)用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息做好現(xiàn)場審核記錄，提高現(xiàn)場審核質(zhì)量，同時不斷提升自己的審核能力。
參考文獻(xiàn)：
1）CNAS-TRC-003《現(xiàn)場審核記錄指南》
2）勤勞的粉絲《審核員如何寫好審核記錄》
