6.5.3時(shí)間t與科維的時(shí)間管理法

內(nèi)容提要：時(shí)間有2個(gè)重要屬性，分別是長(zhǎng)短和時(shí)刻?？凭S的時(shí)間四象限管理法是將時(shí)間的時(shí)刻這個(gè)屬性和事情的重要程度屬性相結(jié)合的矩陣分析方法。同一件事情做得時(shí)刻不同，產(chǎn)生的成果不同。不同的事情相同時(shí)刻做而產(chǎn)生的成果也不同。不同的做事次序產(chǎn)生的成果不同，為了讓產(chǎn)生的成果最大化，就產(chǎn)生了一個(gè)四象限的做事次序，順序?yàn)榫o急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

時(shí)間“四象限”法是美國(guó)的管理學(xué)家史蒂芬?科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)象限：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的?！八南笙蕖狈ǖ年P(guān)鍵在于第二和第三類(lèi)的順序問(wèn)題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類(lèi)事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來(lái)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能（如圖6-33所示）。

圖6-33四象限時(shí)間管理

1）第一象限：重要又急迫的事，立即去做

舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶(hù)、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開(kāi)刀等等。

這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。

該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

2）第二象限：重要但不緊急的事，有計(jì)劃重點(diǎn)去做

案例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問(wèn)題處理的建議等等事項(xiàng)。

荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。

這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無(wú)限變少，不再瞎“忙”。

3）第三象限：緊急但不重要的事，盡量少做。

舉例：電話(huà)、會(huì)議、突來(lái)訪(fǎng)客都屬于這一類(lèi)。

表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿(mǎn)足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。這樣的事情應(yīng)該少做或授權(quán)給別人做。

4）第四象限：不緊急也不重要的事，盡量不做。

舉例：閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。

簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來(lái)回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因?yàn)檎嬲袆?chuàng)造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而像閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等，這樣的休息不但不是為了走更長(zhǎng)的路，反而是對(duì)身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。

波士頓矩陣分析

看到了科維的時(shí)間管理的四象限分析法，很容易聯(lián)想到波士頓矩陣，波士頓矩陣也是橫坐標(biāo)有2個(gè)維度，縱坐標(biāo)有2個(gè)維度，2×2變成了4個(gè)維度。波士頓矩陣由美國(guó)著名的管理學(xué)家、波士頓咨詢(xún)公司創(chuàng)始人布魯斯·亨德森于1970年首創(chuàng)。亨德森從兩個(gè)方向分析產(chǎn)品市場(chǎng)，分別為產(chǎn)品的增長(zhǎng)率和相對(duì)市場(chǎng)占有率，增長(zhǎng)率分為高增長(zhǎng)和低增長(zhǎng)2個(gè)維度，相對(duì)市場(chǎng)占有率分為高占有和低占有2個(gè)維度，這樣就將產(chǎn)品分為了四類(lèi)，包括高增長(zhǎng)高占有的明星型產(chǎn)品，高增長(zhǎng)低占有的問(wèn)題型產(chǎn)品，低增長(zhǎng)高占有的金牛型產(chǎn)品和低增長(zhǎng)和低占有的瘦狗型產(chǎn)品。對(duì)于四類(lèi)產(chǎn)品，采取四種方法，明星型產(chǎn)品要加大投資，問(wèn)題型產(chǎn)品要選擇性投資，金牛型產(chǎn)品要回收資金，瘦狗型產(chǎn)品要放棄（如圖6-34所示）。

圖6-34波士頓矩陣

科維的四象限時(shí)間管理法通過(guò)從時(shí)間的發(fā)生時(shí)刻和事件的重要性?xún)蓚€(gè)方向進(jìn)行分析，得到了重要緊急，重要不緊急，不重要緊急和不重要不緊急四象限，然后在分別對(duì)這四象限采樣不同的處理方法。

學(xué)習(xí)波士頓矩陣后，可以通過(guò)它來(lái)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，然后采用不同的方式對(duì)待不同類(lèi)型的問(wèn)題，提高工作效率和產(chǎn)出。經(jīng)典的波士頓矩陣和科維的四象限時(shí)間管理法都是從兩個(gè)方向進(jìn)行分析，每個(gè)方向上有2個(gè)維度，然后獲得四種組合。如果一個(gè)方向上市A和B，另一個(gè)是a和b，那么就會(huì)Aa、Ab、Ba和Bb這四種組合，這和經(jīng)典的波士頓矩陣以及時(shí)間四象限管理法的模型相同（如圖6-35所示）。

圖6-35 ?4組合波士頓矩陣模型

比如從兩個(gè)方向分析，一個(gè)方向上有A、B和C，另一個(gè)方向上是a、b、c，那么就有9種組合（如圖6-36所示）。

6-36 ?9組合波士頓矩陣模型

波士頓矩陣模型的方向數(shù)量和每個(gè)方向上的維度，并沒(méi)有限制。波士頓矩陣模型可以擴(kuò)展出n種形式，具體采用哪種形式，可以根據(jù)實(shí)際情況靈活處理。波士頓矩陣模型并不局限用于管理學(xué)，也可以用于其他學(xué)科。

邁爾斯-布里格斯性格分類(lèi)法（MBTI）是性格分類(lèi)的一種，其基本理論是根據(jù)瑞士心理分析家榮格于1921年所出版的書(shū)籍心理類(lèi)型。MBTI從四個(gè)方向?qū)θ祟?lèi)性格進(jìn)行了分析。

1）如何獲取和發(fā)泄能量：你是“外向”（Extrovert）（E）還是“內(nèi)向”（Introvert）（I）？

2）認(rèn)識(shí)外在世界的方法：你是“感覺(jué)”（Sensing）（S）還是“直覺(jué)”（Intuition）（N）？

3）倚賴(lài)什么方式做決定：你是“理性”（Thinking）（T）還是“情感”（Feeling）（F）？

4）生活方式和處事態(tài)度：你是“判斷”（Judging）（J）還是“理解”（Perceiving）（P）？

MBTI從四個(gè)方向進(jìn)行分析人類(lèi)的性格，每個(gè)方向2個(gè)維度，共2×2×2×2=16種人類(lèi)性格類(lèi)型（如圖6-37所示）。

圖6-37 ?16組合MBTI性格分類(lèi)