作為職場(chǎng)人士，日常總免不了開會(huì)。
開會(huì)誰不會(huì)呢？準(zhǔn)備好紙筆，邊聽邊記錄就好了嘛。
但也有很多時(shí)候與會(huì)者參與熱情不高，尤其是那種許多人參加的大會(huì)，玩會(huì)兒手機(jī)是免不了的。
今天我們就來聊一聊開會(huì)這件小事，如何讓會(huì)議開得更有效呢？能不能做到既不浪費(fèi)大家時(shí)間，組織者也能達(dá)到預(yù)期目的，參加者還能從中學(xué)到很多東西？
首先我們看看日本作家美崎榮一郎在《別告訴我你會(huì)記筆記》中對(duì)于會(huì)議參加者的意見:如何開會(huì)才能學(xué)到更多。
預(yù)測(cè)會(huì)議內(nèi)容
通知開會(huì)時(shí)，一般已經(jīng)知道了會(huì)議的主要議題，那從何下手才能督促自己主動(dòng)地聆聽別人意見并積極提出自己的創(chuàng)意呢？
在參加會(huì)議前，可以先用3W方法預(yù)演一下會(huì)議的流程，誰（who），什么時(shí)候（when），要解決什么問題（what）。
接下來設(shè)想一下誰會(huì)和自己的意見相同，誰會(huì)和自己不同。
開會(huì)時(shí)，動(dòng)用你的五感，全心投入，把自己預(yù)先的設(shè)想和實(shí)際結(jié)果做對(duì)照（可用藍(lán)色記錄設(shè)想，紅色記錄結(jié)果），看自己預(yù)測(cè)到了哪些事。如果設(shè)想和結(jié)果不同，思考一下原因。
這種做法好像上學(xué)時(shí)做的預(yù)習(xí)和復(fù)習(xí)。帶著問題開會(huì)，是不是更有參與感，大腦轉(zhuǎn)動(dòng)得更快了呢？同時(shí)還能鍛煉自己的預(yù)測(cè)能力和做決定的能力呢。
記錄會(huì)議內(nèi)容
開會(huì)時(shí)，畫出座次圖，在人名旁邊記錄對(duì)應(yīng)的發(fā)言。這種方法適合與會(huì)者不多的情況。
如果有現(xiàn)成的會(huì)議流程圖，就在圖上記錄，這樣更方便了。
另外還可以用康奈爾筆記法來記錄。我從網(wǎng)上搜了一張照片，最大的一塊可以寫會(huì)議記錄，左邊長(zhǎng)條可以寫疑點(diǎn)、問題、點(diǎn)子等等，最下面的部分總結(jié)一下會(huì)議要點(diǎn)（圖中文字為圖片自帶）。
聊完了怎么參加會(huì)議，我們?cè)倭囊涣脑趺唇M織一次高效率的會(huì)議。
組織會(huì)議的具體流程大同小異，但一些細(xì)節(jié)的改變卻可以影響會(huì)議的效果。
《細(xì)節(jié)：如何輕松影響他人》這本書里提醒會(huì)議組織者需要注意幾個(gè)小細(xì)節(jié)。小小的幾個(gè)改變就能顯著提高會(huì)議的效率。
1、請(qǐng)與會(huì)者在會(huì)議開始前提交信息
開會(huì)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)這種情況，聽了前面幾個(gè)人的發(fā)言，發(fā)現(xiàn)把我想說的話都說完了，輪到我發(fā)表意見，只能總結(jié)一下前面幾個(gè)同事的觀點(diǎn)，自己都覺得low爆了。
這是因?yàn)槲覀兒苋菀资艿絼e人的影響，導(dǎo)致大家沒什么新鮮的觀點(diǎn)，失去了開會(huì)的意義。
為了防止出現(xiàn)這種情況，可以請(qǐng)大家在開會(huì)前把對(duì)會(huì)議議題的意見提交給組織者。這樣能讓更多人的意見得到傾聽，收集到更多的新點(diǎn)子。
2、會(huì)議組織者最后一個(gè)發(fā)言
這種做法也是為了避免大家受第一個(gè)發(fā)言人的影響。如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者先把觀點(diǎn)說了出來，大家一般會(huì)下意識(shí)地聽從，其他的想法和意見就不容易產(chǎn)生了。
所以領(lǐng)導(dǎo)需要先傾聽大家的想法，然后再表達(dá)自己的意見。
3、列一張任務(wù)清單會(huì)很有用
醫(yī)生在做診斷前最好列一個(gè)問診清單，把病人的情況毫無遺漏地了解清楚。
一個(gè)飛行員登機(jī)前列一張清單，確保每一項(xiàng)操作正確，確保飛行安全。
會(huì)議組織者也需要列一個(gè)準(zhǔn)備清單，問自己幾個(gè)問題：參會(huì)的人選恰當(dāng)嗎？大家的經(jīng)驗(yàn)是否平衡得當(dāng)？有沒有那種以積極正面的方法提出反對(duì)意見的角色？
4、合理安排座次
研究發(fā)現(xiàn)，座位的安排會(huì)微妙地影響人們的注意力重點(diǎn)。
圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。參會(huì)者更容易重視整體目標(biāo)，也容易被強(qiáng)調(diào)集體利益的信息和提議說服。
所以如果會(huì)議目的是創(chuàng)造合作互助的氣氛，那么圓桌式的排位更有利。
相反，當(dāng)座次安排呈現(xiàn)出帶角的形狀（如L形或方形）時(shí)，效果剛好相反。這種座次安排激發(fā)了人們對(duì)獨(dú)特性的要求。人們更容易響應(yīng)那些以自我為中心的信息和提議，容易表現(xiàn)出個(gè)人主義。
所以如果領(lǐng)導(dǎo)者希望讓團(tuán)隊(duì)成員為自己的行動(dòng)負(fù)起責(zé)任，那么正方形或長(zhǎng)方形的桌型會(huì)更好。
總結(jié)一下，組織者需要做到:在會(huì)前列一個(gè)待辦清單；請(qǐng)與會(huì)者在會(huì)前提交信息；合理安排座次；組織者在最后發(fā)言。與會(huì)者調(diào)動(dòng)主動(dòng)性，會(huì)前預(yù)測(cè)、會(huì)中記錄、會(huì)后做比較總結(jié)。
做出這些小小改進(jìn)，開會(huì)變得沒那么無聊了吧？
接下來請(qǐng)大家把手機(jī)調(diào)到靜音，專心地參加這次會(huì)議吧！
