開會，對于職場上的你我他再也熟悉不過，作為在職場摸爬滾打多年的老鳥，總會看到和聽到職場新人，甚至是職場打拼多年的人都抱怨公司從早到晚各種開會，效率低、浪費時間，關(guān)鍵是解決不了任何問題。我想說“也許是吧”，但我更想說“你真的會開會嗎？”
近來，正帶領(lǐng)團隊為某客戶提供咨詢服務(wù)，前段時間正準(zhǔn)備進行階段匯報，我提前安排團隊成員張三準(zhǔn)備會議相關(guān)材料，并組織該會議。按說是一個再普通不過會議安排，而且張三也是在職場工作三年的人，但從我和他的交流過程中發(fā)現(xiàn)，完全不是我預(yù)期的效果。所以，我覺得有必要為職場新人，甚至“老人”總結(jié)一下：職場中，你真的會開會嗎？
敘述的邏輯按照時間順序，即開會前，開會中，開會后。另外補充一點“一般人不告訴你的開會潛規(guī)則”。
一、開會前你需要做什么準(zhǔn)備：
0、判斷會議性質(zhì)
這是寫了1、2、3后突然想起來的，完善一下。為什么要提出來，因為鄙人也開過諸如“務(wù)虛會”、“茶話會”等會議，可能下面的方法就酌情處理了，下面的方法主要是針對工作類會議。
1、明確主題和議題、控制流程
作為會議組織方的你，你需要明確本次開會的主題是什么，也就是說整個會議都是圍繞主題進行的，會議上任何延伸和跑題你都應(yīng)該及時制止，并說明理由，以確保在有限的時間解決特定的問題，只有你心中時刻明確會議主題才能做到控場，不然會議很可能成了老太太的裹腳布---又臭又長。
那什么是主題，如何確定主題？這還不夠明顯嗎，作為組織者，你所關(guān)心的問題，你需要本次會議上讓大家知道的或者幫你解決的問題就是會議主題。你都是主辦方了，你還不把主動權(quán)抓緊？
那流程又是什么？流程就是幫助你解決主題的步驟。
下面給出我開會前一般準(zhǔn)備的會議流程參考格式：
1> 主題介紹，分析現(xiàn)狀（由我向與會者介紹本次會議主題相關(guān)的基本情況。目的是與會者都明白為什么開這個會，接下來需要討論什么，和他們什么關(guān)系，因為無法保證與會者在會前都會做精心準(zhǔn)備。內(nèi)容一般包括：會議背景、現(xiàn)狀分析、遇到難題、需解決問題、需領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和支持。如果本次會議由很多議題，也需要在這個環(huán)節(jié)拋出來）；
2> 其他相關(guān)領(lǐng)域介紹或補充（這點是否設(shè)置根據(jù)實際情況，一般涉及面較廣的會需要很多領(lǐng)域準(zhǔn)備相關(guān)材料并一一做介紹的，作為組織者你是需要安排好發(fā)言順序和發(fā)言時間的，1和2根據(jù)實際情況，可能會細(xì)化流程占很多時間，也可能很快）；
3> 與會代表依次發(fā)言（好的企業(yè)開會，這個環(huán)節(jié)是要與會的每個人都發(fā)言，即使沒意見，也要示意。目的有兩個：一是既然來開會就都是利益相關(guān)者，必須給每個人發(fā)言的權(quán)利，無論職位高低；二是要與會者要對會議結(jié)果負(fù)責(zé)，不說話不代表你和結(jié)果無關(guān)，所以有話一定要說，也是個表現(xiàn)自己機會。有理有據(jù)，邏輯清晰的發(fā)言會讓leader眼前一亮的<笑臉>）
4> 討論環(huán)節(jié)（有時也稱“扯皮”環(huán)節(jié)，有時可能與3合并）
5> 領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言（這里可不是所謂的“同志們辛苦了，同志們繼續(xù)努力”之類的，會議有沒有效果就看這個環(huán)節(jié)了，領(lǐng)導(dǎo)要對3和4拍板，“老李拉車?yán)贤跄ツァ保@里是要定任務(wù)、定責(zé)任、安排會議行動的。簡單說就是扯皮到此為止，各位請回去整吧。）
主題和流程定了，會議基本上可控了。
2、準(zhǔn)備會議材料并提前通知
預(yù)通知：一般涉及較廣的會議需要提前一周（提前太多也不好，變數(shù)太多）發(fā)預(yù)通知的，讓與會各方提前安排日程，尤其是有高級別領(lǐng)導(dǎo)（不是因為他級別高奉承，是因為他會多，你得提前問人家“約嗎？”）參加的會，需要郵件抄送其秘書安排日常表。如果參會人員不達(dá)標(biāo)，你改時間大家也都會接受。預(yù)通知只需說明會議主題和大致情況即可。
正式通知：在預(yù)通知理想的情況下，正式通知最好在會前2-3天發(fā)出，抄送必要的秘書。正式通知需要將會議主題、議程、地點、具體時間等詳細(xì)情況全部說明清楚，并附上會議材料附件供與會者提前參閱（看不看是他的事，附不附是你的事，別和我說“他們都不看”）
會議材料：如果會議材料僅由你一人負(fù)責(zé)完成，相對比較可控，如果涉及多方準(zhǔn)備材料，一定要在最晚正式通知發(fā)送前匯總到你這里，否則會議開起來就霧里看花了，必要時請準(zhǔn)備紙質(zhì)打印材料。另外記得準(zhǔn)備會議簽到表，正式會議開始前要求與會者簽到。
彩排：會議開始前，作為組織方的你應(yīng)該確保會議資源可用，比如：投影可用，電腦可用，PPT能打開（兼容性），各種奇怪格式的文件能打開，麥克可用，視頻可連接、錄音筆等，千萬別等與會者坐滿后開始調(diào)試設(shè)備；
二、開會中你需要做什么：
1、發(fā)言
如果有，請做到有理有據(jù)、邏輯清晰、重點突出。
2、記錄
會議記錄是很有學(xué)問的一門課，這里不展開。記錄人可以是你，也可以安排其他人，根據(jù)實際情況。
3、控場
對于規(guī)模不大的會議，一般組織者就是主持人，也具備控場的權(quán)利，對于插科打諢、跑題扯皮、嚴(yán)重超時等一概提醒并制止。對于大型會議組織者可能只是組織者了，控場你就不用擔(dān)心了，領(lǐng)導(dǎo)比你又經(jīng)驗。
4、傾聽
傾聽要看道行深淺，你要逐步學(xué)會判斷與會者真實的立場，而不是浮于表面，尤其是在甲乙方或者商務(wù)談判的會議，說出來的不一定是真的，你要分析癥結(jié)究竟在什么地方。
三、會后還有什么工作需要做
1、會議記錄或會議紀(jì)要
記錄和紀(jì)要是有區(qū)別的，記錄力求完整再現(xiàn)會議場景，老張老王老李說了什么盡可能原版還原，不添加任何個人感情色彩（這時一般需要錄音筆在場），一般只存檔不公開。紀(jì)要是撿重要的記，對于口語話的語言可以做一定的書面改動（前提是不改變原意），并且要求后續(xù)貫徹執(zhí)行。
無論是記錄還是紀(jì)要，重點都是在“會后行動安排”、“責(zé)任分工”、“最終決策”、“達(dá)成一致條款”等會議結(jié)論，是約束相關(guān)利益相關(guān)方的文件，避免以后再就該問題踢皮球；
2、存檔
記錄和紀(jì)要如各方均無疑問，均需要由與會者簽字并存檔，包括會議相關(guān)的各項材料均須存檔。
3、會議行動跟蹤
當(dāng)然，這里的會議行動不一定由你來跟蹤，但是確保再下次開會時能夠匯報本次會議行動的進展。
4、總結(jié)
會議是否達(dá)到之初你理想的期望，原因和改進方法等。
四、一般人不告訴你的開會潛規(guī)則
1、開會的原因
1>下面搞不定了，需要領(lǐng)導(dǎo)來拍板決定或者是借機向領(lǐng)導(dǎo)要資源；
2>有時候開會是為了表表功勞；
3>風(fēng)險不能一個人擔(dān)，得讓大家都知道某事的進展；
4>收集點子，頭腦風(fēng)暴；
2、重大或敏感話題提前商量
你可能也聽說過，開會就是走個過場，其實上會前該定的都定了。不錯，對于某些話題是存在這種現(xiàn)象的，尤其是重大決策或敏感涉密話題，如果遇到這種情況，記得一定先和你的leader商量，必要時提前知會相關(guān)與會者，避免踩雷。
3、就事論事，千萬別人生攻擊
別上來就臉紅脖子粗，大家都是為了工作，也許有點私心，但都不至于人生攻擊，所以就事論事非常重要。
4、你們可能就沒聊到點子上，請換位思考
為什么對方就如此堅持，試著站在對方的立場思考一下問題，說不定你們各自堅持的本質(zhì)上并不矛盾。
5、開會不是一定要出結(jié)論的，領(lǐng)導(dǎo)不拍板肯定是有原因的
不要想著開會能解決一切，領(lǐng)導(dǎo)不說話，肯定想到了你沒想到的，別逼他，他會讓你更難過。
6、不是每個人都懂你在說什么
這一點尤其發(fā)生在技術(shù)人員身上，上來一大堆技術(shù)名詞，看似專業(yè)無比，但是你考慮過其他人感受嗎？臣妾聽不懂啊，本來你是叫大家一起來解決問題的，結(jié)果我壓根連什么問題都不知道怎么解決，請把你的技術(shù)語言翻譯成通俗易懂的普通話。
7、你需要引導(dǎo)式開會
作為組織者，你擁有主場權(quán)利，你從會議準(zhǔn)備上就可以開始引導(dǎo)會議進程和結(jié)果，時刻記著你組織開會的目的，你需要達(dá)到的效果，你需要同事和領(lǐng)導(dǎo)給予的支持。整個過程你都應(yīng)該是背后的操縱者，這樣開會才有效果，有效率，最起碼解決了你的問題。會議紀(jì)要也出自你手，那是不是可以引導(dǎo)式下結(jié)論（前提是不改變原意），話術(shù)話語是不是可以由你來控制，當(dāng)然，這是必須的。
8、不是每個人都會開會
恰好你看了這篇文章，恭喜你已經(jīng)明白開會也有這么多學(xué)問。大膽去引導(dǎo)他們吧，包括你的領(lǐng)導(dǎo)，不是每個人都像你這么明白開會的學(xué)問。
如果大家覺得還有幫助，下次繼續(xù)來一篇“與會者角度該如何參會”。
