周末，老板群發(fā)消息：大家在周末都要安裝試用小程序，找到問題統(tǒng)一登記，周一上班討論。周一，整個部門和技術(shù)一起開會，兩個部門將近二十個人，用投影把每個人的問題閱讀、 確認(rèn)是否與上一個不同，然后逐個討論。

開會時，總有人愿意發(fā)言，也有人停在邊緣，翻手機(jī)或?qū)憣懏嫯?，或與旁邊人各自聊起來。會議結(jié)束常常要用三四個小時。最后也未必能達(dá)成一致的意見，即使達(dá)成一致，也未必所有人都能落實(shí)。非常浪費(fèi)時間。

這是典型的低效會議。

低效會議的特點(diǎn)是：

1、會議主題不明確；

2、沒有會前通知或準(zhǔn)備；

3、參會人不積極；

4、開會人太多，難以控制全場氛圍和焦點(diǎn)；

5、無限拖延時間，搞疲勞戰(zhàn)術(shù)；

6、會議結(jié)束，沒有將具體行動落實(shí)到人。

如何讓會議變得更高效？

1、會前定好主題，提前通知參會人準(zhǔn)備

每個人都有很多工作量需要完成，常常臨時召集開會只會打亂大家的節(jié)奏。會前不知道要討論什么，沒有準(zhǔn)備，開會時發(fā)言的積極性和準(zhǔn)確度就會打折扣。只有會前定好主題，提前把資料發(fā)放給參會人，告知將要討論的內(nèi)容和大致的流程，才能讓參會人有所準(zhǔn)備，提高開會效率。

2、規(guī)定會議時間，到點(diǎn)堅決結(jié)束

這是給參會人的明確信號，也是給會議召集人的壓力。既方便大家做好其他工作安排，也明確會議要有效果、有速度的進(jìn)行。不搞疲勞戰(zhàn)術(shù)，不養(yǎng)成拖延的習(xí)慣。會議召集人、主持人的狀態(tài)，會影響整個會議的氛圍。

3、只邀請相關(guān)的人和能做決定的人參加會議

對于目的性明確的功能性會議，特別是緊急會議，不需要每個人都參加，只邀請與議題相關(guān)的部門和人員參加，并且為了保證開會效果，要找能做決定的人參加。能做決定，才能分配任務(wù)，落實(shí)到行動。

4、主持人要掌控全場，及時聚焦會議主題

開會時，討論多了常常會偏離主題，主持人需要始終明確開會的主題和目的，及時把所有人的焦點(diǎn)拉回到議題上來。這也是主持人管理能力的一種體現(xiàn)。

5、將會議結(jié)果落實(shí)到人，具體到事

會議結(jié)束，需要形成明確的行動計劃，需要執(zhí)行哪些計劃，在什么時間完成，要明確記錄下來。每件事都落實(shí)到人，由誰執(zhí)行，誰來配合，向誰匯報，誰來負(fù)責(zé)。讓大家都知道各自要承擔(dān)的內(nèi)容和責(zé)任。

6、做好會議記錄，會后向相關(guān)人員及時發(fā)布并做好跟進(jìn)

會議討論的結(jié)果，未解決的問題，下次開會的時間，都要做好記錄，向參會人員發(fā)布。對于會后要做的事情，做好跟進(jìn)，及時通報進(jìn)度。

工作中有很多會要開，如何能讓開會更有效，確實(shí)起到推動進(jìn)度、解決問題的作用，不僅是管理者要考慮的，也是員工需要關(guān)注的。一個團(tuán)隊只有提高會議效率，準(zhǔn)確落實(shí)行動，才能有效的推動進(jìn)度，達(dá)成目標(biāo)。在一次次的高效溝通中，員工才會更加聚焦，更有士氣。每一次高效會議，都代表了一個團(tuán)隊的溝通水平，和團(tuán)隊領(lǐng)導(dǎo)者的管理能力。